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Créer des factures dans QuickBooks en ligne

by Intuit•32• Dernière mise à jour : 20 décembre 2024

Apprenez à créer et à envoyer des factures dans QuickBooks en ligne.

Si vous prévoyez être payé plus tard pour des produits et services que vous vendez, envoyez une facture à vos clients. Vous pouvez ajouter le produit ou le service que vous vendez à une facture et l’envoyer à votre client par courriel.

Nous vous montrerons comment créer de nouvelles factures et comment passer en revue les factures impayées. Nous vous donnerons également des renseignements sur la façon dont les clients peuvent payer leurs factures en ligne si vous avez Paiements QuickBooks, ou sur la façon de procéder si vous utilisez une plateforme de traitement des paiements externe.

Vos devis ou vos factures auront une apparence différente selon que vous profitez de l’ancienne ou de la nouvelle expérience de devis et de factures. Découvrez quelle expérience vous avez.

Étape 1 : Créer et envoyer une facture

Si vous utilisez la nouvelle mise en page

Il existe plusieurs façons de créer une facture dans QuickBooks. Si vous envoyez un devis et que le client l’approuve, vous pouvez convertir votre devis en facture. Vous pouvez également créer une nouvelle facture à partir de zéro.

Sélectionnez + Nouveau.
Sélectionnez Facture.
Sélectionnez Ajouter un client et choisissez un client dans le menu déroulant ▼. Assurez-vous que tous les renseignements sont exacts, particulièrement l’adresse courriel.
Vérifiez la Date de facturation, la Date d’échéance, et les Modalités. Saisissez de nouvelles dates ou modalités, au besoin. Conseil : Dans le champ Conditions, « Net » fait référence au nombre de jours restants avant la date limite de paiement.
Pour ajouter un produit ou un service, sélectionnez-en un dans la liste déroulante Produit/service ▼.
Note : Pour ajouter un autre produit ou service, sélectionnez Ajouter un produit ou un service.
Saisissez une quantité et un taux, au besoin.
Pour personnaliser l’info ou la conception de vos factures, sélectionnez ⚙ Gérer. Sélectionnez ensuite les options dans le panneau latéral. QuickBooks mémorise vos choix et les applique à toutes les factures existantes et futures.
Une fois que vous aurez terminé, vous pourrez choisir entre plusieurs options pour enregistrer ou partager la facture :
- Si vous êtes prêt à envoyer la facture, sélectionnez Réviser et envoyer pour envoyer la facture à votre client par courriel. Modifiez le courriel au besoin, puis sélectionnez Envoyer la facture.
- Pour envoyer la facture plus tard, sélectionnez Enregistrer ou Enregistrer et fermer.
- Pour fermer la facture actuelle et en ouvrir une nouvelle, sélectionnez Enregistrer et nouveau.
- Pour imprimer une facture papier, sélectionnez Imprimer et télécharger.
- Pour envoyer à votre client un lien vers sa facture par texto, sélectionnez Partager le lien.

Si vous utilisez l’ancienne mise en page

Sélectionnez + Nouveau.
Sélectionnez Facture.
Dans la liste déroulante Client ▼, sélectionnez un client. Assurez-vous que tous les renseignements sont exacts, particulièrement l’adresse courriel.
Vérifiez la Date de facturation.
Au besoin, changez la date d’échéance. Vous pouvez également la modifier en changeant la valeur dans la liste déroulante Conditions ▼.
Conseil : « Net » fait référence au nombre de jours restants avant la date limite de paiement. La valeur par défaut est de 30 jours, mais vous pouvez modifier l’échéance au besoin.
Dans la colonne Produit/service, sélectionnez un produit ou un service. Vous pouvez aussi sélectionner + Ajouter pour créer un nouveau produit ou service directement à partir de la facture.
Saisissez la Quantité et le Tarif, et modifiez le Montant au besoin.
Sélectionnez une option Taxe de vente. Si vous ne pouvez pas voir Taxe de vente, assurez-vous d’avoir configuré taxe de vente.
Une fois que vous aurez terminé, vous pourrez choisir entre plusieurs options pour enregistrer ou partager la facture :
- Si vous êtes prêt à envoyer la facture, sélectionnez Enregistrer et envoyer pour envoyer la facture à votre client par courriel.
- Pour envoyer la facture plus tard, sélectionnez Enregistrer et fermer.
- Pour fermer la facture actuelle et en ouvrir une nouvelle, sélectionnez Enregistrer et nouveau.
- Pour envoyer à votre client un lien vers sa facture par texto, sélectionnez Enregistrer et partager le lien.
- Pour imprimer une facture papier, sélectionnez Enregistrer. Sélectionnez ensuite Imprimer ou Prévisualiser et suivez les étapes pour imprimer la facture.

Vous voulez changer l’apparence de votre facture? Apprenez comment personnaliser vos factures à l’aide de modèles.

Si votre entreprise fonctionne par projets, vous pouvez créer des factures proportionnelles afin de demander des paiements partiels au cours d’un projet.

Étape 2 : Réviser les factures impayées

QuickBooks enregistre les factures impayées dans votre compte client. Vous verrez ce compte dans votre bilan et vos autres rapports financiers.

Chaque fois que vous voulez passer en revue vos factures, allez à Ventes et sélectionnez Factures (Accéder). Vérifiez la colonne État pour voir où en sont vos factures dans le processus de vente.

Voici quelques états courants que vous pourriez voir :

Payable dans [jours] : Vous n’avez pas encore envoyé la facture par courriel.
Payable dans [jours] – Envoyée : Vous avez envoyé la facture au client par courriel.
Payable dans [jours] – Vue : Votre client a ouvert la facture.
Déposé : Votre client a payé la facture.
En retard de [jours] : La facture est en retard et impayée.
En retard de [jours] – Vue : Le client a ouvert sa facture en retard, mais ne l’a pas payée.
Problème d’envoi : La facture n’a pas été livrée. Vérifiez l’adresse courriel et renvoyez la facture.
Annulée : La facture a été annulée dans QuickBooks.

Vous devez aviser vos clients que la date d’échéance de leurs factures approche? Vous pouvez lui envoyer un message de rappel.

Étape 3 : Recevoir des paiements de factures

Si vous utilisez Paiements QuickBooks, les clients peuvent payer leurs factures directement via Paiements QuickBooks. Nous effectuons tout le traitement pour vous. Lorsque vous recevez un paiement, QuickBooks enregistre les opérations dans les bons comptes.

Si vous utilisez une plateforme externe pour traiter les paiements, vous pouvez faire le suivi de ces paiements dans QuickBooks. Découvrez comment enregistrer les paiements de factures manuellement.

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