Ajouter et modifier plusieurs clients, fournisseurs et articles

Cet article explique comment utiliser la fenêtre Ajouter/modifier plusieurs entrées de liste pour ajouter et modifier plusieurs clients, fournisseurs, services, articles en stock et articles hors stock. Vous pouvez également copier et coller des renseignements de liste d’Excel directement dans QuickBooks à l’aide de cette fenêtre.

Vous pouvez facilement copier et coller des renseignements :

• À partir d’Excel, vers la fenêtre Ajouter/modifier plusieurs entrées de liste
• Passer d’une cellule à une autre dans la fenêtre Ajouter/modifier plusieurs entrées de liste

Note : Cette fenêtre est pour les renseignements de votre liste (nom, description, etc.). Vous ne pouvez pas l’utiliser pour saisir des opérations (factures, factures à payer, etc.) ou pour modifier les soldes d’ouverture existants pour les clients et les fournisseurs. De plus, bien que vous ne puissiez pas copier les données d’une liste de QuickBooks vers Excel, vous pouvez les exporter.

Ajouter/modifier plusieurs entrées de liste

1. Ouvrez la fenêtre Ajouter/modifier plusieurs entrées de liste .
2. Cliquez sur la flèche de déroulement Liste et sélectionnez la liste avec laquelle vous voulez travailler.
3. Si vous avez déjà des enregistrements dans votre liste, vous pouvez la filtrer pour voir un enregistrement ou un ensemble d’enregistrements particulier.
4. Vous pouvez aussi choisir les colonnes que vous voulez voir dans la fenêtre Ajouter/modifier plusieurs entrées de liste en sélectionnant Personnaliser les colonnes. Ainsi, vous serez mieux à même de vous concentrer sur les colonnes qui vous intéressent.
5. Ajoutez ou modifiez des entrées dans la liste.

• Pour ajouter des entrées, cliquez sur la première ligne vide à la fin de la liste et commencez à saisir vos entrées.
• Pour modifier des entrées, sélectionnez n’importe quel champ et commencez à apporter des modifications.
• Vous pouvez également copier (Ctrl+C) des données d’Excel et les coller (Ctrl+V) dans la fenêtre Add/Edit Multiple List Entries (Ajouter/modifier plusieurs entrées de liste).
• Pour copier les données d’un champ spécifique dans les enregistrements restants, il suffit de mettre en surbrillance le champ voulu, de cliquer avec le bouton droit de la souris, puis de choisir Copier vers le bas. Si des données se trouvent dans l’un de ces champs restants, elles seront écrasées.
• Pour dupliquer une ligne, placez simplement votre curseur dans n’importe quelle ligne, faites un clic droit et choisissez Ligne en double. L’enregistrement est dupliqué dans la ligne suivante et est suivi du mot « DUP ».

6. Sélectionnez Save Changes (Enregistrer les changements). S’il y a des erreurs, la liste effacera tous les enregistrements enregistrés (la flèche de déroulement Afficher change pour afficher seulement les enregistrements avec des erreurs). Seuls les enregistrements comportant des erreurs resteront dans la liste afin que vous puissiez apporter des corrections. S’il n’y a pas d’erreurs, la liste de tous les enregistrements enregistrés reste affichée.
7. Corrigez les erreurs qui pourraient s’afficher.
8. Sélectionnez Enregistrer les changements et répétez le processus jusqu’à ce que toutes les erreurs soient corrigées.