Rapports dans QuickBooks Time

Voir aussi :

• Comment approuver des feuilles de temps, les rejeter et annuler leur approbation
• Configurer la soumission et les approbations des feuilles de temps

Notes :

• L’option Approuver les heures affichées permet d’approuver et de verrouiller toutes les données de temps jusqu’aux dates choisies pour le rapport, inclusivement. Annuler l’approbation ou rejeter les heures affichées permet de déverrouiller toutes les heures, de la date actuelle jusqu’aux dates des rapports affichées.
• Une fois qu’un membre de l’équipe a soumis son temps, il ne peut plus effectuer de modifications (en fonction des autorisations), mais les administrateurs et les gestionnaires peuvent le faire. Une fois les heures travaillées approuvées, personne ne peut plus modifier la feuille de temps.
• Annulez l’approbation des feuilles de temps pour les débloquer et permettre aux administrateurs et aux gestionnaires de les modifier. Rejetez les feuilles de temps pour permettre aux membres de l’équipe de modifier leurs heures travaillées et de les soumettre de nouveau une fois les modifications effectuées (en fonction des autorisations).
• Pour afficher les feuilles de temps individuelles qui constituent le total des heures d’un membre de l’équipe, dans la case Total des heures, sélectionnez afficher les détails.
• Pour visualiser différents types d’heures travaillées (approuvées, soumises et non approuvées), sélectionnez les onglets dans le haut de la fenêtre.
• Une ventilation des types d’heures (normales : vert, heures supplémentaires : rouge, congés : bleu, pauses : brun) pour chaque membre de l’équipe est affichée à droite de la fenêtre, sous la barre des heures.
• Après l’approbation de la ou des feuilles de temps, les données peuvent être exportées vers un programme de paie.

Voir aussi : Comment exécuter et utiliser le rapport sur la paie

Après l’exécution de ce rapport, vous pouvez :

• Visualiser un rapport détaillé qui comprend également un graphique circulaire des types d’heures travaillées en sélectionnant Afficher tout.
• À partir de cette fenêtre, vous pouvez télécharger une feuille de calcul détaillée dans les formats suivants : CSV, Excel ou PDF.
• Imprimer une copie de la feuille de calcul.

Ce rapport, couramment utilisé pour calculer le coût d’un projet, affiche le total des heures enregistrées pour chaque projet ou client et les membres de l’équipe qui ont travaillé sur chacun d’eux.

Après l’exécution du rapport, vous pouvez :

• Visualiser les détails des feuilles de temps pour chaque projet, client, membre d’équipe, groupe, etc. affichés.
• Télécharger une feuille de calcul de ces détails en format .csv.

Pour en savoir plus, consultez Exécuter un rapport de projet.

Ce rapport permet aux administrateurs de compte de savoir combien d’argent est dû pour chaque projet ou client, pour chacun des membres de l’équipe qui a travaillé sur ce projet ou pour ce client. Il indique les heures normales, les heures supplémentaires et le temps double (s’il est configuré), le taux de facturation de chaque membre de l’équipe et le montant total dû pour le projet ou le client.

• Seuls les administrateurs ont accès à ce rapport.
• Des taux de rémunération doivent être définis. Vous pouvez les configurer dans la section Détails des membres de l’équipe. Si le taux ne s’affiche pas pour un membre de l’équipe inclus dans le rapport ou si les taux qui s’affichent sont des taux quotidiens ou annuels, le système vous demande d’ajouter un taux horaire avant de poursuivre.
  • Saisissez un taux horaire à côté de chaque membre de l’équipe qui figure sur la liste. Ensuite, sélectionnez Enregistrer et continuer.

Pour exécuter ce rapport, allez à Rapports > Suivi > Coût du projet des membres de l’équipe.
Voir aussi : Comment exécuter un rapport sur le coût des projets d’un membre de l’équipe

Ce rapport permet aux administrateurs de télécharger une feuille de calcul qui répertorie le nom des membres de l’équipe qui ont travaillé, le nombre d’heures effectuées (séparées en heures normales et heures supplémentaires), leur taux de rémunération et le salaire total (heures x taux de rémunération brut).

• Seuls les administrateurs ont accès à ce rapport.
• Avant d’exécuter ce rapport, allez dans les détails du membre de l’équipe, et assurez-vous qu’un taux de rémunération est saisi pour chaque membre de l’équipe que vous voulez inclure dans le rapport de salaire.

Pour exécuter ce rapport, allez à Rapports > Paie > Rapport sur les salaires.

Ce rapport, qui se trouve sous Rapports > Paie > Sommaire des heures travaillées par membre de l’équipe, affiche le total des heures pour chaque membre de l’équipe. Il est ventilé par heures normales, heures supplémentaires et congés (le cas échéant). Chaque colonne de type d’heure est également ajoutée à un total général.

Ces rapports permettent aux administrateurs de télécharger des feuilles de calcul au format .csv contenant certains types de données pour la période donnée, avec un maximum de 21 jours à la fois. Vous les trouverez sous Rapports > Journalisation et vérification.

• Journal du système : Contient toutes les entrées du journal.
• Journal des heures : Contient toutes les heures travaillées et les modifications.
• Solde de congés : Contient le solde de congés total par code de congé, par membre de l’équipe. Les entrées de la feuille de calcul peuvent ensuite être ajustées et téléchargées dans QuickBooks Time pour mettre à jour ces soldes de congés. Voir aussi : À propos des codes de congé et des banques de congés.
• Historique des approbations : Contient toutes les activités d’approbation enregistrées dans le compte. Gardez à l’esprit que la plage de dates du rapport détermine la date des feuilles de temps incluses dans le rapport, et non la ou les dates auxquelles les heures ont été approuvées ou non.
• Applicable aux grands employeurs : Contient le total des heures moyennes et mensuelles travaillées par les membres de l’équipe.

Ces rapports permettent aux administrateurs d’apporter des modifications aux codes de projet, aux utilisateurs, aux groupes et aux gestionnaires de groupe à l’aide d’une feuille de calcul en format .csv. À partir de chaque rapport, l’administrateur télécharge la feuille de calcul, effectue des rajustements et renvoie les données mises à jour dans QuickBooks Time.Vous les trouverez sous Rapports > Exportations.

• Exportation de projet : Une liste de tous les codes de projet. Voir aussi : Comment créer et gérer des projets ou des clients.
• Exportation des utilisateurs : Une liste de tous les membres de l’équipe et leurs détails.
• Exportation de groupes et de gestionnaires de groupe : Une liste de tous les groupes, de tous les gestionnaires de groupe et leurs détails.

Ces rapports, qui se trouvent sous Rapports > Suivi, permettez aux administrateurs de faire le suivi plus détaillé et de télécharger des feuilles de calcul .csv de certains renseignements, tels que :

• Positions GPS : Un rapport de toutes les positions GPS enregistrées pour chaque feuille de temps ainsi qu’un calcul de la précision approximative.
• Heures par poste complet, poste de niveau supérieur, groupe, date ou membre de l’équipe : Ces rapports fournissent des totaux d’heures selon des paramètres donnés. Les rapports peuvent être affichés sous forme de liste ou de grille, avec divers filtres appliqués.
  • Pour définir un filtre de rapport double, assurez-vous que vous avez déjà attribué tous les autres filtres nécessaires.
  • Au bas de la fenêtre du filtre de rapport double se trouvent deux menus déroulants, dont l’un est grisé. Le second vous permet de sélectionner vos critères secondaires, qui vous permettront de générer des valeurs X et Y pour une grille d’exportation en format .csv.

Ces rapports indiqueront des renseignements qui sont généralement exclus des autres rapports. Vous les trouverez sous Rapports > Exceptions. Les administrateurs peuvent télécharger une feuille de calcul en format .csv contenant les éléments suivants :

• Pas encore approuvé ou soumis : Contient la liste des employés qui n’ont pas encore soumis leurs heures travaillées ou qui ne les ont pas fait approuver.
• Moins de X heures travaillées un jour de semaine : Contient une liste de chaque personne qui n’a pas travaillé un certain nombre d’heures un jour donné.
• Exceptions du géorepérage dans les feuilles de temps : Affiche une liste des feuilles de temps qui contiennent des positions GPS à l’extérieur d’une zone de géorepérage pour le projet qui a été spécifié.