Vérifier les documents comptables des clients dans QuickBooks en ligne Comptable

Apprenez quoi passer en revue chaque mois pour chacun de vos clients dans QuickBooks en ligne Comptable.

L’outil de vérification des documents comptables se concentre sur les domaines de tenue de livres courants et délicats : les opérations incomplètes, les rapprochements et les soldes de comptes. Il répertorie les tâches clés afin que vous puissiez rapidement régler les détails, prioriser le travail et personnaliser vos propres tâches à des fins de révision. Vous pouvez même collaborer sur des opérations avec votre client directement dans QuickBooks, envoyer et recevoir des messages et téléverser des documents.

Cet article aborde les sujets suivants :

• Nettoyer les documents comptables de vos clients
• Corriger les opérations incomplètes
• Terminer le rapprochement des comptes
• Problèmes de solde du compte chèques
• Récapitulation de la vérification des documents comptables de vos clients
• Créer des éléments supplémentaires pour faire le suivi des tâches mensuelles

Étape 1 : Nettoyer les documents comptables de vos clients

La configuration de la tenue des livres vous aide à fournir des documents comptables de haute qualité et à éviter les travaux en double entre la mise à jour et la tenue des livres mensuelle.

1. Dans QuickBooks en ligne Comptable, ouvrez le compte QuickBooks en ligne d’un client.
2. Allez à Toutes les applications , sélectionnez Comptabilité, puis sélectionnez Vérification des livres comptables.
3. Sélectionnez l’onglet Configuration.
   Note : Si vous ne le voyez pas, sélectionnez la liste déroulante Mensuel ▼, puis sélectionnez Nettoyage.
4. Sélectionnez l’icône de modification à côté de la date pour vérifier un autre mois.
5. Apportez vos modifications, puis sélectionnez Appliquer.

Les tâches sont divisées en cinq sections. Suivez les onglets dans l’ordre, en commençant par l’onglet Configuration. Ensuite, passez aux onglets Revue des opérations, Rapprochement de comptes, Revue finale et Récapitulation.

Étape 2 : Corriger les opérations incomplètes

L’onglet Revue des opérations affiche les opérations dont l’information est incomplète ou qui contiennent de l’information erronée. QuickBooks signale les opérations non catégorisées, les opérations sans bénéficiaires les fonds non déposés et les paiements non appliqués.

S’il manque des données, vous verrez une ligne vide dans la colonne. Vous pouvez également collaborer avec vos clients pour saisir l’information manquante au niveau des opérations. Voici comment faire :

1. À l’onglet Revue des opérations, sélectionnez une opération pour l’ouvrir et faire des corrections.
2. Cochez la case d’une ou de plusieurs opérations. Dans la fenêtre contextuelle Action qui s’affiche, sélectionnez Demander au client.
3. Le formulaire Créer une demande remplit automatiquement un nom et une description ainsi que la demande pour les détails manquants au niveau de l’opération. Vous pouvez modifier ces champs, comme la date d’échéance à laquelle vous voulez une réponse du client, ou ajouter des documents supplémentaires.
4. Sélectionnez Partager. Votre client reçoit une notification par courriel l’invitant à ouvrir QuickBooks en ligne en ligne et à fournir des détails supplémentaires sur la ou les opérations.
5. Votre client doit ouvrir une session dans QuickBooks en ligne Comptable :
   • Allez à Clients et sélectionnez Liste de clients (Accéder).
   • Sélectionnez le nom d’un client, puis l’onglet Demandes. Ici, il peut ouvrir chaque demande pour expliquer ce qu’il a acheté et pourquoi.
6. Une fois que votre client a répondu à la demande, vous pouvez trouver la réponse dans la section Vérification des documents comptables. Sélectionnez le menu déroulant Demandes de clients ▼, puis Voir toutes les demandes.

Étape 3 : Terminer le rapprochement des comptes

L’onglet Rapprochement de compte énumère les comptes que vous devez rapprocher. Assurez-vous d’utiliser l’option Sélectionner les comptes pour préciser la liste à rapprocher.

Sélectionnez un compte pour commencer le rapprochement. Utilisez les renseignements de chaque colonne comme guide pour savoir combien de travail il reste à faire. Les opérations non réglées s’affichent dans la colonne Non rapproché.

Étape 4 : Vérifier les problèmes de solde du compte

L’onglet Revue finale répertorie tous les soldes inhabituels ou inattendus que vous pourriez devoir rajuster, ainsi que les rapports financiers que vous devriez vérifier chaque mois. Faites défiler vers le bas jusqu’à la section Rapports et sélectionnez Réviser pour ouvrir un rapport. QuickBooks filtre automatiquement les rapports pour le mois que vous sélectionnez.

Étape 5 : Récapitulation de la vérification des documents comptables de vos clients

L’onglet Récapitulation vous permet de préparer des rapports, d’envoyer le lot de rapports et de clôturer les comptes. Vous pouvez également personnaliser le modèle de rapport sur cet écran.

Créer des éléments supplémentaires pour faire le suivi des tâches mensuelles

Vous pouvez créer vos propres tâches sous chaque onglet. Elles vous aident à faire le suivi des éléments que vous devez accomplir pour votre clôture de fin de mois.

Pour créer une tâche :

1. Allez à Toutes les applications , sélectionnez Comptabilité, puis sélectionnez Vérification des livres comptables.
2. Sélectionnez + Ajouter.
3. Dans les champs Article, Nom du lien, Détails et Lien vers la page QuickBooks, entrez les détails et sélectionnez Enregistrer.