Avec tant de choses à faire pour chaque client, il peut être difficile de garder le contrôle. Heureusement, vous pouvez utiliser l’outil de révision des documents comptables pour terminer des tâches spécifiques dans le compte QuickBooks en ligne de chaque client chaque mois.
L’outil de vérification des livres comptables se concentre sur les domaines de tenues des livres courants et délicats : les opérations incomplètes, les rapprochements et les soldes de comptes. Il répertorie les tâches clés afin que vous puissiez rapidement régler les détails, prioriser le travail et personnaliser vos propres tâches à des fins de révision. Vous pouvez même collaborer sur des opérations avec votre client directement dans QuickBooks, envoyer et recevoir des messages et téléverser des documents.
Étape 1 : Nettoyer les documents comptables de vos clients
Si vous devez nettoyer les documents comptables de votre client, commencez par aller à l’onglet Configuration. La configuration de la tenue de comptes vous aide à fournir des documents comptables de haute qualité et à éviter le travail en double entre le nettoyage et la tenue de livres mensuelle.
- Ouvrez le compte QuickBooks en ligne d’un client.
- Sélectionnez Comptabilité à Impôts, puis Vérification des livres comptables.
- Sélectionnez l’onglet Configuration. Si vous ne le voyez pas, sélectionnez la liste déroulante Mensuel ▼, puis Nettoyage.
- Sélectionnez Modifier ✏️ à côté de la date pour revoir un autre mois. Le mois précédent est affiché par défaut pour les revues de fin de mois.
Les tâches sont divisées en cinq sections. Suivez les onglets dans l’ordre, en commençant par le Configuration onglet. Ensuite, passez aux onglets Revue des opérations, Rapprochement de comptes, Revue finale et Récapitulation.
Étape 2 : Corriger les opérations incomplètes
L’onglet Revue des opérations affiche les opérations avec des renseignements manquants ou incorrects. QuickBooks signale les opérations non catégorisées, les opérations sans bénéficiaires et les paiements non appliqués.
S’il manque des données, vous verrez une ligne vide dans la colonne. Sélectionnez une opération pour l’ouvrir et apporter des corrections. Vous pouvez également collaborer avec vos clients pour saisir l’information manquante au niveau des opérations. Voici comment faire :
- Sélectionnez une ou plusieurs opérations. Dans le Actions qui s’affiche, sélectionnez Demander au client.
- Le Créer un formulaire de demande remplit automatiquement un nom et une description ainsi que la demande pour les détails manquants au niveau de l’opération. Vous pouvez modifier ces champs, comme la date d’échéance à laquelle vous voulez une réponse du client, ou ajouter des documents supplémentaires.
- Sélectionnez Créer. Votre client reçoit une notification par courriel l’invitant à ouvrir QuickBooks en ligne et à fournir des détails supplémentaires sur la ou les opérations.
- Demandez à votre client d’ouvrir une session dans QuickBooks, puis allez à Mon comptable, puis le Demandes onglet. Ici, il peut ouvrir chaque demande pour expliquer ce qu’il a acheté et pourquoi.
- Une fois que votre client a répondu à la demande, vous pouvez trouver la réponse dans la section Vérification des livres comptables. Sélectionnez Demandes de clients, puis Voir toutes les demandes.
Étape 3 : Terminer le rapprochement des comptes
Passez à l’onglet Rapprochement de compte Cette liste énumère les comptes que vous devez rapprocher.
Sélectionnez un compte pour commencer le rapprochement. Utilisez les renseignements de chaque colonne comme guide pour savoir combien de travail il reste à faire.Les opérations non réglées apparaissent dans le Non rapproché colonne.
Étape 4 : Vérifier les problèmes de solde du compte
L’onglet Revue finale répertorie les rapports financiers que vous devriez vérifier chaque mois. Sélectionnez Revue pour ouvrir un rapport. QuickBooks filtre automatiquement les rapports pour le mois que vous sélectionnez.
Étape 5 : Récapitulation de la vérification des livres comptables de vos clients
L’onglet Récapitulation vous permet de préparer et d’envoyer un lot de rapports à votre client et de fermer ses documents comptables, ce qui lui permet d’effectuer sa vérification des livres comptables. Les rapports que vous créez dans l’onglet Récapitulation vous permettent de conseiller et de guider vos clients dans leurs décisions d’affaires stratégiques.
Ici, vous pouvez préparer des rapports, envoyer le lot de rapports et clôturer les comptes. Vous pouvez également personnaliser le modèle de rapport sur cet écran.
Vérifier la progression de la revue des documents comptables
Vous pouvez facilement vérifier l’état des livres comptables en cours pour chacun de vos clients :
- Allez au menu Clients dans QuickBooks en ligne Comptable.
- Sélectionnez l’onglet Tenue des livres.
- Vérifiez l’état du Revue des livres colonne.
- Sélectionnez l’icône dans la Revue des livres pour voir les tâches terminées ou ouvertes.
Remarque : Les demandes des clients dont les dates d’échéance sont fixées pour une année future n’apparaîtront pas dans le Revue des livres dans QuickBooks en ligne Comptable. Pour afficher ces demandes, allez à l’entreprise QuickBooks en ligne de votre client et trouvez la tâche dans le Mon comptable onglet.
Créer des éléments supplémentaires pour faire le suivi des tâches mensuelles
Vous pouvez créer vos propres tâches sous chaque onglet. Elles vous aident à faire le suivi des éléments que vous devez accomplir pour votre clôture de fin de mois. Pour créer une tâche, allez à la section Éléments supplémentaires ou Rapports et sélectionnez + Ajouter.
