Approuver et gérer les heures travaillées des membres de l’équipe pour QuickBooks Time

Apprenez comment créer des congés pour les membres de votre équipe et approuver ou refuser des demandes de congé dans QuickBooks Time sur le tableau de bord Web. 

Si vous avez QuickBooks en ligne Standard, Plus, Avancé, Comptable ou QuickBooks en ligne Paie Premium ou Elite, vous pouvez y approuver et y gérer les demandes de congé des membres de votre équipe.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Approuver ou refuser des demandes de congés
• Saisir les congés directement pour les membres de l’équipe
• Modifier les demandes de congés
• Annuler les demandes de congés

Notes :

• Les heures de congé peuvent comprendre les jours de maladie, les vacances, les congés annuels et les jours fériés.
• Les administrateurs de comptes peuvent saisir des congés pour tous les membres de l’équipe.
• Les gestionnaires peuvent saisir les congés pour le groupe ou l’équipe qu’ils gèrent.
• Les congés saisis par un administrateur ne nécessitent pas d’approbation.
  • Les congés saisis par un gestionnaire qui fait également partie du groupe qu’il gère ne doivent pas être approuvés. S’il ne fait pas partie du groupe qu’il gère, la demande de congé devra être approuvée par l’administrateur.

Approuver ou refuser des demandes de congés

• Cette fonction est disponible seulement sur le Web.
• Les approbations ne sont disponibles que si cette option est activée dans les paramètres de votre entreprise.

Pour approuver ou refuser des demandes, veuillez procéder comme suit : 

1. Dans QuickBooks en ligne, allez à Heures, puis sélectionnez Congés.
   Vous pouvez également utiliser QuickBooks Time et aller à Congés.
2. Passez la souris sur la demande en attente et sélectionnez Approuver ou Refuser.
   • Pour ajouter une note à la demande, sélectionnez la demande, ajoutez une note et sélectionnez Approuver ou Refuser.

Saisir les congés directement pour les membres de l’équipe

Suivez ces étapes pour saisir les congés d’un ou de plusieurs membres de l’équipe de l’une des deux manières suivantes :

1. Dans QuickBooks en ligne, allez à Heures, puis sélectionnez Congés.
   Vous pouvez également utiliser QuickBooks Time et aller à Congés.
2. Sélectionnez Ajouter un congé.
3. Sélectionnez les membres de l’équipe de votre choix pour une saisie groupée, ou choisissez un membre de l’équipe en particulier.
   • Vous êtes automatiquement sélectionné. Si vous ne voulez pas ajouter de demande de congé pour vous-même, désélectionnez-vous.
4. Sélectionnez Continuer. Choisissez un code, la date d’entrée et le nombre d’heures pour cette journée.
   • Seuls les codes qui sont attribués à tous les membres de l’équipe dans une entrée groupée s’afficheront.
5. (facultatif) Ajoutez un autre jour pour le même code.
6. (facultatif) Ajoutez des notes.
7. Sélectionnez Enregistrer.
   • Lorsque vous effectuez une saisie groupée de congés et qu’un membre de l’équipe ne dispose pas de suffisamment d’heures en banque, le système vous en informe avant que la saisie de congés ne soit enregistrée.

Note : Vous pouvez ajouter des congés pour une date antérieure, mais les éléments suivants sont touchés :

• La date ne peut pas remonter à plus d’un an.
• La date doit être postérieure à la date de réinitialisation.

Modifier les congés

Notes :

• Une demande refusée ne peut pas être modifiée.
• Une demande en attente ne peut pas être modifiée.
• Des modifications peuvent être apportées à une demande de congé seulement après son approbation.
• Une fois qu’une feuille de temps est verrouillée pour exportation ou pour approbation, elle ne peut pas être modifiée.

Pour modifier les congés : 

1. Dans QuickBooks en ligne, allez à Heures, puis sélectionnez Congés.
   Vous pouvez également utiliser QuickBooks Time et aller à Congés.
2. Sélectionnez l’entrée des congés.
3. Sélectionnez Modifier et apportez vos modifications.
4. Sélectionnez Enregistrer.

Annuler un congé

Notes :

• Une demande peut être annulée lorsqu’elle est en attente ou approuvée.
• Une fois qu’une feuille de temps est verrouillée pour exportation ou pour approbation, elle ne peut pas être annulée.

Pour annuler un congé : 

1. Dans QuickBooks en ligne, allez à Heures, puis sélectionnez Congés.
   Ou, dans QuickBooks Time, allez à Congés.
2. Sélectionnez une entrée de congé.
3. Sélectionnez Annuler l’entrée.
4. (Facultatif) Saisissez la raison pour laquelle l’entrée est annulée.