Créer des flux de travaux personnalisés dans QuickBooks en ligne Avancé

Apprenez comment créer des flux de travaux personnalisés pour envoyer des rappels à vos clients ou à votre équipe interne.

Avec QuickBooks en ligne Avancé, vous pouvez utiliser les flux de travaux pour automatiser des tâches courantes dans QuickBooks, comme l’envoi de rappels de paiement ou de nouvelles factures aux clients. Vous pouvez également envoyer des rappels à votre équipe pour qu’elle accomplisse certaines tâches, comme la vérification des factures impayées. L’automatisation des tâches à l’aide des flux de travaux vous permet de gagner du temps et de vous concentrer sur votre entreprise.

Ici, nous vous montrerons comment créer vos propres flux de travaux personnalisés à partir d’un seul modèle. 
Vous pouvez également créer de nouveaux flux de travaux avec des modèles prédéfinis par QuickBooks.

Créer un flux de travaux personnalisé

Lorsque vous créez un flux de travaux, celui-ci envoie des rappels en fonction des conditions que vous avez configurées. Voici comment créer un flux de travaux personnalisé :

1. Aller à Flux de travaux ou Paramètres ⚙, puis Gérer les flux de travaux.
2. Sélectionnez l’onglet Modèles.
3. Sélectionner + Flux de travaux personnalisé pour créer un nouveau modèle.
4. Dans le menu déroulant ▼ pour Sélectionner l’enregistrement pour le flux de travaux, sélectionnez le type d’opération.
5. Dans le Définir l’action que vous voulez que QuickBooks effectue, sélectionnez une action. Les options qui s’affichent dépendent du type d’opération que vous sélectionnez.
6. Sélectionnez Suivante.
7. Dans le champ Nom du flux de travaux, saisissez un nom pour le modèle.
8. Dans la section Faites ceci dans QuickBooks, sélectionnez les actions que QuickBooks accomplira lorsque les conditions seront remplies. Cela détermine ce qui se passe après l’activation du modèle.
9. Dans la section Comment voulez-vous effectuer cette action?, cochez les cases appropriées pour indiquer à QuickBooks comment envoyer le rappel. Sélectionnez ensuite la liste déroulante ▼ correspondante pour voir les options d’attribution du rappel. Les options qui s’affichent dépendent du type de rappel que vous sélectionnez.
   Note : Les champs en surbrillance du modèle sont des variables. Les variables remplissent le message de rappel avec les infos sur votre entreprise ou sur le client. Pour changer la variable, saisissez #, puis sélectionnez la variable que vous voulez utiliser, comme Nom du client, Nom de l’entreprise, ou Montant total.
   • Créer une tâche de rappel dans Tâches : Cette action crée une nouvelle tâche dans le menu Tâches. Vous pouvez sélectionner les personnes à qui vous voulez assigner la tâche et le nom de la tâche. Vous pouvez également choisir de fermer la tâche manuellement ou demander à QuickBooks de fermer la tâche pour vous lorsque l’action est entreprise, par exemple lorsque votre facture est payée.
   • Envoyer un courriel au client : Cette action envoie un courriel directement à votre client et à toute adresse courriel que vous ajoutez avec l’option cc (copie conforme) ou cci (copie conforme invisible). Vous pouvez également personnaliser l’objet et le message électronique du modèle.
   • Envoyer un courriel d’entreprise : Vous pouvez choisir d’envoyer un courriel à quelqu’un au sein de l’entreprise. Définissez l’objet et le corps du texte ou utilisez les valeurs par défaut.
   • Envoyer une notification poussée : Cette action permet d’envoyer une notification poussée à un utilisateur au moyen de l’appli mobile QuickBooks en ligne.
10. Dans le Lorsque cela se produit, sélectionnez les conditions. L’activation des rappels se fait en fonction de ces conditions.
    Note : Vous pouvez définir plusieurs conditions pour certains flux de travaux. Pour en ajouter d’autres, sélectionnez Ajouter une condition. Toutes les conditions doivent être remplies pour démarrer le flux de travaux.
11. Sélectionnez Enregistrer et activer.

Après avoir créé votre flux de travaux, apprenez comment réviser vos tâches en cours ou gérer vos flux de travaux.