Enregistrer et répartir les dépenses prépayées

Suivez ces étapes si vous avez un client qui souhaite répartir les dépenses liées à un article payé en un seul montant (p. ex., primes d’assurance, facture de la page jaune, etc.) sur une période de plusieurs mois afin d’attribuer les dépenses au mois approprié.

1. Créez un compte pour faire le suivi de la dépense prépayée. Généralement, il s’agit d’un compte Autres actifs à court terme .
   1. Dans le menu Entreprise , sélectionnez Plan comptable.
   2. Dans la fenêtre Plan comptable, cliquez avec le bouton droit n’importe où, puis sélectionnez Nouveau .
   3. Dans la fenêtre Choisir un type de compte, sélectionnez le menu déroulant Autres types de comptes , puis sélectionnez Autre actif à court terme.
   4. Sélectionnez Continuer.
   5. Saisissez le nom du compte (par exemple, Dépenses prépayées) et les autres détails, puis sélectionnez Enregistrer et fermer .
2. Saisissez le paiement au fournisseur à l’aide du compte créé à l’étape 1.
3. Créez une écriture de journal mémorisée pour attribuer un mois ou un trimestre à la dépense.
   1. Dans le menu Entreprise de QuickBooks, sélectionnez Créer des écritures de journal générales .
   2. Saisissez la date appropriée pour la première période. Vous pouvez utiliser votre propre numéro d’entrée ou permettre à QuickBooks d’en attribuer un automatiquement.
   3. Débitez le compte de dépenses et créditez les dépenses prépayées au pourcentage approprié du paiement total (1/6 si 6 mois, ¼ si chaque trimestre pendant un an). Vous pouvez inclure un mémo approprié si vous le souhaitez.
   4. Appuyez sur les touches Ctrl-M sur votre clavier pour mémoriser l’opération. Attribuez-lui un nom (par exemple, assurance parapluie), et choisissez Saisir automatiquement . Sélectionnez la fréquence à laquelle vous voulez que l’entrée soit enregistrée, ainsi que la date de la prochaine opération. Indiquez également le nombre d’entrées restantes.
   5. Sélectionnez OK.
4. Les écritures seront enregistrées en fonction de la fréquence que vous avez sélectionnée, ce qui réduit le compte de dépenses prépayées à chaque période. Le solde du compte Dépenses prépayées devrait être à zéro à la fin de la période de couverture.
5. Si l’utilisateur a plusieurs dépenses prépayées à suivre, on lui suggére de créer des comptes rattachés avec le compte Dépenses prépayées afin de faire le suivi de chacune séparément.