Planifier des opérations récurrentes créées avec un modèle dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment programmer des opérations récurrentes créées à l’aide d’un modèle dans QuickBooks en ligne Standard et Plus.

Vous pouvez programmer le calendrier de vos modèles d’opération récurrente. Dans cet article, nous expliquerons cette fonction et comment la configurer.

Programmez votre échéancier pour « Nombre de jours à l’avance »

Vous pouvez utiliser l’option Nombre de jours où créer à l’avance dans les modèles récurrents programmés. L’option vous donne un aperçu des flux de trésorerie futurs ainsi que la possibilité d’envoyer des rappels aux clients avant la date de l’opération. Vous pouvez saisir la valeur dans ce champ quand vous modifiez l’échéancier d’un modèle récurrent.

Vous pouvez créer des opérations (à partir de modèles récurrents programmés) pour un nombre déterminé de jours avant la date réelle de l’opération.

• Les valeurs des champs Date précédente et Date suivante qui figurent sur la Liste d’opérations récurrentes et dans les rapports sont basées sur la date de l’opération et non sur la date de création de l’opération.
• Nous avons également un modèle récurrent de type Rappel que vous pouvez programmer. Cela enverra un rappel à votre page d’accueil, où vous pourrez consulter les modèles et décider lesquels utiliser, puis les modifier au préalable.

Exemple Si vos opérations sont programmées pour le 15 de chaque mois, mais que vous voulez envoyer un rappel à vos clients 10 jours à l’avance, saisissez 10 dans Nombre de jours à créer. QuickBooks en ligne créera des opérations le 5 du mois. Le 5, vous pouvez imprimer des factures et envoyer des rappels, mais la date de l’opération reste le 15.

Changer la valeur de ce champ ne modifie pas les opérations existantes. Si vous laissez le champ vierge, QuickBooks crée l’opération à la date de l’opération.

Activer la date de début

Les opérations récurrentes sont créées à la date programmée, généralement entre minuit et 5 h, selon votre fuseau horaire. Il arrive parfois, en raison du volume, que les opérations soient créées un peu plus tard.

Tout ce qui est programmé avant ou le jour de la création de l’opération n’est pas traité avant la prochaine date libre prévue à l’échéancier.

Exemple : Si vous avez créé le modèle ayant le premier de chaque mois comme date de début et qu’aujourd’hui est le premier du mois, le modèle commencera le premier du mois suivant.

Utiliser un modèle récurrent avant la date prévue

Si vous devez utiliser un modèle récurrent avant sa date programmée, vous pouvez vous servir de la fonction Utiliser.

1. Allez à Paramètres .
2. Sous Listes, cliquez sur Opérations récurrentes.
3. Mettez en surbrillance le modèle que vous souhaitez utiliser.
4. Dans le menu déroulant Action ▼, sélectionnez Utiliser.
5. Modifiez l’opération si nécessaire, puis sélectionnez Enregistrer.

Si vous utilisez manuellement un modèle récurrent, cela n’empêchera pas le système de l’utiliser automatiquement comme prévu. Si vous ne voulez plus que la prochaine opération ait lieu, vous devez réinitialiser l’échéancier ou supprimer l’opération en double lorsque le système la saisit.

1. Retournez à la Liste d’opérations récurrentes.
2. Sélectionnez l’opération que vous avez utilisée manuellement.
3. Dans le menu déroulant Action ▼, sélectionnez Modifier.
4. Pour Type de modèle, passez de Programmé à Rappel. (La plupart des renseignements sur votre échéancier seront enregistrés, mais le système vous enverra un rappel au lieu de saisir automatiquement l’opération.)
5. Sélectionnez Enregistrer le modèle.

Lorsque vous recevez le rappel vous invitant à saisir cette opération, supprimez le rappel, puis revenez à la liste des opérations récurrentes et réglez l’opération sur Programmé.