Rembourser un employé dans QuickBooks en ligne Paie

Si vos employés ont utilisé leurs fonds personnels pour payer une dépense d’entreprise, vous pouvez enregistrer la dépense lorsqu’elle est accumulée et la payer plus tard. Nous allons vous montrer comment procéder.

Enregistrer la dépense

Avant de payer vos employés, vous devez d’abord enregistrer la dépense.

Configurer un compte de passif pour enregistrer les dépenses lorsque les employés les déclarent

1. Suivez ces instructions pour configurer un nouveau compte.
2. Définissez le type de compte comme Passif.
3. Enregistrez le compte sous Autres passifs à court terme.
4. Définissez votre section de formulaire d’impôt comme Autres passifs à court terme.
5. Donnez au compte un nom qui a du sens pour vous, par exemple Remboursement de dépense d’employé à payer.
6. Sélectionnez Enregistrer.

Ajouter la dépense sous forme d’écriture de journal

1. Sélectionnez + Nouveau, puis sélectionnez Écriture de journal.
2. À la première ligne :
   • Sous Compte, sélectionnez votre compte de passif.
   • Sous Crédits, saisissez le montant que vous devez à l’employé.
   • Sélectionnez la liste déroulante Nom ▼ et recherchez le nom de l’employé.
3. À la deuxième ligne :
   • Sous Compte, sélectionnez le compte de dépenses qui correspond au type d’achat effectué par l’employé.
   • Sous Débits, saisissez le montant de l’achat.
4. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Après avoir enregistré la dépense, vous pouvez maintenant payer votre employé par le biais de la paie.

Payer votre employé

Vous devez d’abord configurer les remboursements d’employés dans votre paie.

Ajouter ou modifier des types de paie dans QuickBooks

1. Allez à Paie, puis à Employés.
2. Sélectionnez votre employé.
3. Dans Types de paie, sélectionnez Commencer ou Modifier.
4. Sélectionnez Types de paie courants ▼,puis sélectionnez Remboursement.
5. Laissez le champ Montant récurrent vide.
6. Sélectionnez Enregistrer.

Vérifiez le mappage de vos remboursements

1. Allez à la roue dentée dans le coin supérieur droit et sélectionnez Paramètres de la paie.
2. Sous Comptabilité, sélectionnez l’icône de crayon.
3. Défilez vers le bas jusqu’à Dépenses salariales et sélectionnez l’icône de crayon.
4. Défilez vers le bas jusqu’à Remboursements et choisissez le compte de passif que vous avez créé plus tôt.
5. Sélectionnez Enregistrer, puis Terminé.

Lorsque vous exécutez ensuite la paie, inscrivez le montant à rembourser dans la case Remboursement . Vos employés seront ensuite payés.