Configurer et gérer les échéanciers de paie pour QuickBooks Desktop Payroll

Vue d’ensemble

En tant que propriétaire d’entreprise, la gestion des échéanciers de paie peut sembler une tâche ardue. Heureusement, QuickBooks Desktop Payroll offre une fonction de paie facile à utiliser qui simplifie le processus. Cet article vous guide à travers les étapes de configuration et de gestion des échéanciers de paie.

En suivant ces étapes, vous pouvez vous assurer que vos employés sont payés avec exactitude et à temps. L’actualisation de vos échéanciers de paie peut vous aider à éviter tout problème lié au traitement de la paie.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Configurer un nouvel échéancier de paie
• Attribuer un échéancier de paie à un employé
• Gérer les échéanciers de paie
• Désactiver un échéancier de paie

Options de l’échéancier de paie

• Hebdomadaire : Payez vos employés chaque semaine à une date précise. De nombreuses entreprises choisissent de payer leurs employés tous les vendredis, pour un total de 52 paies par an.
• Toutes les deux semaines ou toutes les deux semaines : Payez vos employés toutes les deux semaines. En programmant la paie un vendredi sur deux, vous obtenez un total de 26 paies par an.
• Deux fois par mois ou bimensuelle : Payez vos employés deux fois par mois. La première paie peut être versée au milieu du mois et la deuxième à la fin du mois. Les paiements les plus courants pour cet échéancier sont le 15 et le 30 du mois. Ce type d’échéancier produit 24 paies par an.
• Mensuel : Payez vos employés une fois par mois à une date récurrente précise. Ce type d’échéancier produit 12 paies par an.

Configurer un nouvel échéancier de paie

1. Allez à Employés et sélectionnez Centre de paie.
2. Sélectionnez l’onglet Pay Employees .
3. Dans le menu déroulant Payroll Schedules , sélectionnez New.
4. Dans le champ Quel nom voulez-vous donner à cet échéancier de paie? , donnez un nom descriptif à l’échéancier.
5. Dans le champ À quelle fréquence allez-vous payer vos employés selon cet échéancier? , sélectionnez la fréquence à laquelle vous voulez payer vos employés.
6. Dans le champ Quelle est la date de fin de la période de paie? , sélectionnez la période pour laquelle vous payez vos employés.
7. Dans le champ Quelle date doit apparaître sur les chèques de paie pour cette période de paie? , sélectionnez le jour où vous voulez que les chèques soient envoyés.
8. Une fois que vous avez terminé d’ajouter les détails, sélectionnez OK.

Attribuer un échéancier de paie à un employé

1. Allez à Employés et sélectionnez Employee Centre.
2. Double-cliquez sur le nom de l’employé.
3. Sélectionnez l’onglet Payroll Info.
4. Sélectionnez le menu déroulant Payroll Schedule .
5. Sélectionnez l’échéancier de paie que vous voulez attribuer à cet employé.

Gérer les échéanciers de paie

Note : Si vous changez les dates à partir de la fenêtre Saisir l’information sur la paie , les changements affectent seulement la période de paie courante. Ils n’auront aucune incidence sur les dates de la prochaine période de paie à venir. Vous pouvez consulter votre échéancier de paie dans l’onglet Pay Employees du Centre de paie.

Si vous voulez mettre à jour tous les échéanciers de paie à venir, modifiez-les ou mettez-les à jour à partir de la fenêtre Modifier l’échéancier de paie  :

1. Allez au menu Employés , puis sélectionnez Centre de paie.
2. Sous le tableau Créer des chèques de paie , sélectionnez l’échéancier de paie que vous voulez mettre à jour.
3. Dans le menu déroulant Payroll Schedules , sélectionnez Edit Schedule.
4. Effectuez les mises à jour nécessaires dans la fenêtre Modifier l’échéancier de paie .
5. Sélectionnez OK.

La prochaine fois que vous allez à l’onglet Opérations dans le Centre employés et que vous sélectionnez Chèques de paie, vous verrez les nouvelles périodes de paie basées sur l’échéancier de paie mis à jour. QuickBooks rajustera la rémunération et les cotisations sociales de vos employés pour la nouvelle période de paie.

Désactiver un échéancier de paie

Au lieu de supprimer un échéancier de paie, vous pouvez le rendre inactif. De cette façon, vous pouvez toujours le réactiver au besoin sans avoir à configurer un nouvel échéancier de paie. Pour désactiver un échéancier de paie :

1. Allez à Employés et sélectionnez Centre de paie.
2. Sous le tableau Créer des chèques de paie, sélectionnez l’échéancier de paie que vous voulez mettre à jour.
3. Dans le menu déroulant Payroll Schedules (échéanciers de paie), sélectionnez Edit Schedule(modifier l’échéancier).
4. Marquez Horaire comme étant inactif, puis sélectionnez OK.

Si vous décidez de supprimer complètement une paie, il y a deux étapes à suivre. Tout d’abord, supprimez tous les employés qui figurent sur l’échéancier de paie que vous voulez supprimer :

1. Allez à Employés et sélectionnez Centre de paie.
2. Double-cliquez sur le nom de l’employé.
3. Allez à l’onglet Info sur la paie .
4. Assurez-vous que l’échéancier dans le champ Payroll Schedule n’est pas celui que vous devez supprimer. Le cas échéant, sélectionnez un autre échéancier de paie pour l’employé ou effacez le champ.
5. Répétez ces étapes pour sélectionner l’échéancier de paie de chacun de vos employés.

Ensuite, supprimez l’échéancier de paie.

1. Allez au menu Employés , puis sélectionnez Centre de paie.
2. Allez à l’onglet Pay Employees .
3. Sous le tableau Créer des chèques de paie , sélectionnez l’échéancier de paie que vous voulez supprimer.
4. Dans le menu déroulant Payroll Schedules , sélectionnez Delete Schedule. Si vous voyez une invite indiquant que vous ne pouvez pas supprimer ou désactiver un horaire, c’est que des employés y sont encore inscrits. Suivez l’ étape 1 pour vérifier tous vos employés.
5. Sélectionnez OK.