Payer ou rajuster les obligations salariales dans QuickBooks Desktop

La plupart des entreprises doivent soumettre les retenues sur la paie du mois dernier à l’Agence du revenu du Canada (ARC) au plus tard le 15 du mois en cours. Consultez l’ARC ou votre comptable pour savoir ce qui convient à votre entreprise. Pensez ensuite à configurer un rappel dans le Tâches liste.

Lorsque vous êtes prêt à payer vos obligations salariales, QuickBooks Desktop vous permet de choisir la totalité ou seulement une partie des opérations à payer et de créer des chèques pour les payer. Vous pouvez également ajouter des pénalités, des dépenses et des rabais aux chèques, au besoin. Avant que vos obligations salariales puissent être payées, vous devez avoir un nom de bénéficiaire associé à chaque obligation.

Cet article explique également comment utiliser un rajustement de passif pour corriger les renseignements sur le cumul annuel d’un employé contenus dans des éléments de paie, tels que les cotisations de l’entreprise, les éléments de paie ajoutés par les employés et les retenues.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Payer les obligations salariales
• Verser des paiements pour les obligations salariales
• Rajuster les obligations salariales
• Corriger le rapport sur le solde des obligations salariales et le chèque d’obligation

Payer les obligations salariales

1. Choisir Employés, puis Passifs salariaux ,puis Payer les obligations salariales,
2. Dans le Période entrez les dates de début et de fin de la période quand vous avez engagé les passifs que vous voulez payer maintenant. Ensuite, cliquez sur OK.
   Note : Vérifiez bien les dates, car QuickBooks Desktop les utilise pour créer le formulaire PD7A et les rapports Soldes de passif salarial. Par défaut, la période indique vos passifs en date du dernier jour du mois précédent.
3. Dans le Payer les obligations salariales fenêtre, sélectionnez le À imprimer pour imprimer les chèques d’obligation à l’aide de Quickbooks Desktop, ou décochez-la si vous les faites à la main.
4. Choisissez le compte chèques à partir duquel émettre le chèque (et non votre compte de passifs salariaux).
5. Dans le Date de paiement, saisissez la date que vous voulez voir apparaître sur vos paiements d’obligations.
6. À partir du Trier par Dans la liste déroulante, choisissez comment vous voulez que QuickBooks Desktop trie votre liste de passifs : par ordre alphabétique par nom du bénéficiaire, par ordre alphabétique par élément de paie ou par montant (le plus élevé en premier).
7. Indiquez si vous voulez vérifier les chèques de paiement d’obligations avant que QuickBooks Desktop les crée.
8. Vérifiez la période indiquée dans le Afficher les passifs de / à champs. (Ces valeurs proviennent de la fenêtre précédente de l’étape 2.)
9. Sélectionnez les obligations que vous voulez payer.
   • Certaines obligations peuvent être sélectionnées et payées uniquement en tant que groupe. Par exemple, Employé du RPC, Employeur du RPC, Employé d’AE, Employeur d’AE, Retenues d’impôt fédérales et autres retenues d’impôt fédéral ne peuvent être sélectionnées qu’ensemble.
10. (Facultatif) Si vous voulez payer moins que le montant total de l’obligation que vous avez sélectionnée, entrez le montant à payer dans les Mnt À payer champ.
11. Sélectionnez Créer.
12. QuickBooks Desktop fait un seul chèque pour toutes les obligations payées au même fournisseur.

Après avoir créé un chèque, le rapport Soldes des passifs salariaux indique une diminution du montant que vous devez pour tenir compte du paiement. Toutefois, le rapport PD7A Sommaire indique le montant que vous deviez pour la période, peu importe les paiements que vous avez effectués.

Verser des paiements pour les obligations salariales

Étape 1 : Créer un compte d’actif pour faire le suivi de l’acompte provisionnel

1. Allez à Listes menu et sélectionner Plan comptable,
2. Sélectionnez le .Compte, puis sélectionnez Nouv.,
3. Sélectionner Autres types de comptes, puis Autres actifs pour le type.
4. Nommez le compte Acomptes provisionnels - Paie,
5. Saisissez une description du compte, au besoin.
6. Sélectionner Enregistrer et fermer,

Étape 2 : Payer l’acompte provisionnel

1. Allez à Banque menu et sélectionner Écriture de chèques,
2. Sélectionnez le compte bancaire voulu.
3. Sélectionnez la date du chèque.
4. Dans le Payer à l’ordre de, saisissez l’administration fiscale (Receveur général).
5. Un message d’avertissement peut s’afficher Sélectionnez Annuler.
6. Dans le Mémo, saisissez votre numéro d’entreprise pour la paie et tout autre renseignement requis.
7. Dans le Dépenses sous Compte, sélectionnez le Acomptes provisionnels - Paie compte.
8. Laissez la colonne Taxe vide.
9. Saisissez le paiement dans le Montant colonne.
10. Sélectionnez le .Imprimer pour imprimer le chèque, au besoin.
11. Sélectionner Enregistrer et fermer pour enregistrer le chèque. Le compte versements - Paie sera augmenté par le montant du chèque créé.

Étape 3 : Verser les passifs salariaux pour la période

1. Choisir Employés, puis Passifs salariaux ,puis Payer les obligations salariales,
2. Saisissez la période du versement. Il est recommandé que la date soit du 1er janvier de l’année courante jusqu’au dernier jour de la période de versement. Cela garantit que tous les rajustements et les opérations sont inclus dans le versement.
3. Sélectionnez OK.
4. Sélectionnez le compte bancaire voulu dans la Compte chèques liste déroulante.
5. Sélectionnez la date de paiement du chèque d’obligations.
6. Sélectionner Vérifiez le chèque d’obligation pour saisir les dépenses et les pénalités,
7. Sélectionnez le .Rapport bouton.
8. Utilisez le rapport pour remplir votre formulaire de versement.
9. Fermer le Soldes de passif salarial rapport.
10. Cochez les obligations salariales à verser.
11. Sélectionnez Créer.
12. Le Chèque d’obligation s’affiche. Sélectionnez l’onglet Dépenses.
13. Dans le Compte colonne, sélectionnez Acomptes provisionnels - Paie,
14. Dans le Montant, saisissez le montant du chèque comme un montant négatif.
15. Sélectionner Recalculer, Le montant du chèque doit être zéro.
16. Sélectionner Enregistrer et fermer,

Si le compte Acomptes provisionnels - Paie a un montant restant à la fin de l’année, demandez à votre administration fiscale si le montant restant sera reporté à l’année suivante. Si le compte Acomptes provisionnels - Paie a un solde à payer (un montant négatif), vous devrez peut-être remettre ce solde à l’administration fiscale.

Rajuster les obligations salariales

Scénarios courants pouvant être corrigés par un rajustement de passif

• Vous avez configuré la cotisation à l’entreprise d’assurance-maladie avec le mauvais type de suivi des impôts et vous devez corriger le montant de l’obligation après avoir créé un nouvel élément de contribution de l’entreprise de paie avec le bon type de suivi des impôts.
• Vous devez rajuster le salaire, la déduction ou les éléments de paie additionnels pour un employé qui ne recevra plus de chèques de paie futurs (p. ex., un employé licencié).
• Vous devez augmenter ou diminuer le montant des éléments de contribution de l’entreprise.

Vous pouvez rajuster plus d’un passif à la fois lors d’une opération de rajustement de passif en sélectionnant les éléments de paie dans la colonne de l’élément de paie fourni. Vous ne pouvez utiliser qu’une seule date d’entrée en vigueur pour un rajustement de passif. Si vous devez effectuer des rajustements pour plus d’une période, vous devez utiliser une opération de rajustement distincte pour chaque période. Assurez-vous que les rajustements sont corrects en sélectionnant les rapports appropriés lorsque vous avez terminé.

Rajuster les obligations salariales pour l’entreprise

Les rajustements de l’entreprise sont utilisés si le solde doit simplement être supprimé du rapport des soldes d’obligations salariales ou supprimé parce qu’un solde apparaît dans le plan comptable.

Si le rajustement a une incidence sur les données de votre déclaration trimestrielle, vous pouvez envisager d’effectuer un rajustement du cumul trimestriel au lieu d’un rajustement du cumul annuel.

Pour trouver le montant exact à verser, créez le rapport PD7A pour la période en question :

1. Dans le menu Rapports, sélectionnez Employés et paie, puis Rapport PD7A,
2. Dans le Date ,sélectionnez la période requise.
   Par exemple : Si vous effectuez un rajustement pour le premier trimestre, votre rapport devrait avoir une Date de début du 01/01 au 31/03.
3. Choisir Employés ,puis Passifs salariaux ,puis Rajustez les obligations salariales.
4. Dans le d’exp., entrez la date pour laquelle vous faites le rajustement.
   Note : QuickBooks Desktop préremplit la date du jour, mais vous devez saisir la date à laquelle vous voulez que le rajustement entre en vigueur.
5. Dans le Date d’entrée en vigueur, saisissez la date à laquelle vous voulez que ce rajustement affecte votre solde de passif. La date d’entrée en vigueur ne sera pas la même si le rajustement doit être reflété dans la période au cours de laquelle il a eu lieu ou dans la prochaine période de versement. QuickBooks Desktop utilise cette date pour calculer les montants sur votre formulaire PD7A, TPZ-1015 et dans le rapport des soldes de passif salarial.
6. Dans le Le rajustement est de pour section, sélectionnez Entreprise,
7. Dans le Impôts et obligations section, sélectionnez le Nom de l’élément et sélectionner l’élément de paie approprié.
8. Insérez le montant du rajustement dans le champ correspondant. Saisissez un montant négatif pour réduire le montant de l’obligation, et un montant positif pour l’augmenter.
9. (Facultatif) Utilisez le Mémo pour indiquer le rajustement, pour référence ultérieure.
10. Sélectionner Comptes touchés, puis sélectionnez N’affecte pas les comptes ou Toucher les comptes de passif et de dépenses,
    • Pour ne pas modifier les soldes des comptes de passifs et de dépenses qui font le suivi des éléments de paie que vous rajustez, sélectionnez N’affecte pas les comptes,Le rajustement modifiera toujours les montants cumulatifs annuels dans vos rapports de paie.
    • Pour saisir une opération de rajustement dans les comptes de passifs et de dépenses qui font le suivi des éléments de paie que vous rajustez, sélectionnez Toucher les comptes de passif et de dépenses,
11. Sélectionner OK pour fermer la fenêtre Toucher les comptes.
12. Sélectionner OK de nouveau pour enregistrer le rajustement.

Rajuster les obligations salariales pour l’employé

Les rajustements d’employés permettent de modifier les informations cumulatives à ce jour d’un employé.

Note : Faites ce qui suit même si l’article rajusté est un article payé par l’entreprise. Elle met à jour les renseignements sur le cumul annuel figurant sur le feuillet T4 de l’employé.

1. Créer un Sommaire de la paie rapport pour obtenir le montant de l’élément de paie à rajuster.
   • Modifiez la période indiquée dans votre rapport Sommaire de la paie pour qu’elle corresponde à la date d’entrée en vigueur de votre rajustement de passif.
     Par exemple : Si vous effectuez un rajustement pour le premier trimestre, votre rapport devrait avoir une date « Du » du 01/01 au 03/31.
2. Choisir Employés, puis Passifs salariaux, puis Rajuster les obligations salariales,
3. Dans le d’exp., entrez la date pour laquelle vous faites le rajustement.
   Note : QuickBooks Desktop préremplit la date du jour, mais vous devez saisir la date à laquelle vous voulez que le rajustement entre en vigueur. Autrement, cet élément ne s’affichera pas dans le rapport Sommaire de la paie approprié.
4. Dans le Date d’entrée en vigueur, saisissez la date à laquelle vous voulez que ce rajustement affecte votre solde de passif. QuickBooks Desktop utilise cette date pour calculer les montants sur votre formulaire PD7A, TPZ-1015 et dans le rapport des soldes de passif salarial.
5. Dans le Le rajustement est de pour section, sélectionnez Employé,
6. Sélectionnez l'employé dans la liste déroulante. Le rajustement peut avoir un effet sur le T4 de cet employé.
7. Dans le Impôts et obligations section, sélectionnez le Nom de l’élément et sélectionner les articles de paie appropriés.
8. Insérez le montant du rajustement dans le champ correspondant. Saisissez un montant négatif pour réduire le montant de l’obligation, et un montant positif pour l’augmenter.
9. (Facultatif) Utilisez le Mémo pour indiquer le rajustement, pour référence ultérieure.
10. Cliquez Comptes touchés, puis sélectionnez N’affecte pas les comptes ou Toucher les comptes de passif et de dépenses,
    • Pour ne pas modifier les soldes des comptes de passifs et de dépenses qui font le suivi des éléments de paie que vous rajustez, sélectionnez N’affecte pas les comptes,Le rajustement modifiera toujours les montants cumulatifs annuels dans vos rapports de paie.
    • Pour saisir une opération de rajustement dans les comptes de passifs et de dépenses qui font le suivi des éléments de paie que vous rajustez, sélectionnez Toucher les comptes de passif et de dépenses,
11. Sélectionner OK pour fermer la fenêtre Toucher les comptes.
12. Sélectionner OK de nouveau pour enregistrer le rajustement.

Vous devrez peut-être soumettre une modification. Communiquez avec l’ARC pour en savoir plus.

Corriger le rapport sur le solde des obligations salariales et le chèque d’obligation

1. Accédez à votre registre bancaire de paie et trouvez le chèque d’obligation que vous avez créé pour l’ancien élément de paie.
2. Faites un clic droit et sélectionnez Modifier un chèque d’obligation,
3. Sous le Passifs salariaux, remplacez l’ancien élément de paie par le nouveau.
4. Sélectionner Enregistrer et fermer, puis sélectionnez Oui au message afin d’enregistrer les modifications.

Note : Les rajustements de l’entreprise (qui ne sont pas les mêmes que les articles payés par l’entreprise) réduisent les passifs dans le rapport Soldes des obligations salariales, mais ils n’affectent pas le rapport Sommaire de la paie.