Traiter, réviser et transmettre par TED les formulaires de relevés d’emploi (RE) dans QuickBooks Desktop

Un relevé d’emploi (RE) doit être émis lorsqu’un employé démissionne, est mis à pied ou licencié, ou n’a pas eu de travail ou de rémunération assurable de votre part pendant sept jours consécutifs (employés à temps plein) ou 30 jours consécutifs (employés à temps partiel). sauf si l’employé est payé principalement à la commission.

Service Canada exige également que vous produisiez des formulaires de relevés d’emploi dans certaines situations particulières, par exemple si la rémunération d’un employé est inférieure à 60 % de son salaire habituel en raison d’une maladie, d’une blessure, d’une mise en quarantaine ou d’une grossesse. Pour en savoir plus, téléchargez le guide de Service Canada intitulé Comment remplir le formulaire de relevé d’emploi.

Le formulaire de relevé d’emploi (RE) dans QuickBooks Desktop ressemble au formulaire de RE émis par Service Canada. Toutefois, comme chaque formulaire de RE doit avoir un numéro de série unique, vous ne pouvez pas soumettre un formulaire imprimé directement à partir de QuickBooks Desktop ou télécharger des formulaires de RE vierges à partir du site Web de Service Canada.

Il y a deux options pour remplir un relevé d’emploi :

1. Utilisez la fonction TED de QuickBooks Desktop pour créer un fichier qui peut être téléversé sur le site Web de Service Canada. Dans ce cas, vous n’êtes pas tenu de fournir une copie à l’employé, sauf s’il en fait la demande.
2. Copiez les renseignements de QuickBooks Desktop sur un formulaire de relevé d’emploi officiel vierge, remettez une copie à l’employé lorsqu’il quitte l’entreprise et envoyez une copie à Service Canada. Pour commander des formulaires de RE, communiquez avec le bureau de Service Canada le plus près ou allez au site Web de Service Canada .

• Révisez le rapport Liste des éléments de paie avant de traiter un relevé d’emploi.
• Traiter un relevé d’emploi
• Réviser un relevé d’emploi
• Transmettre un RE
• Annuler un relevé d’emploi soumis

Révisez le rapport Liste des éléments de paie avant de traiter un relevé d’emploi.

QuickBooks Desktop utilise des éléments de paie pour générer des formulaires de RE. Cela signifie que vos éléments de paie doivent être configurés et utilisés correctement pour que le rapport fournisse les renseignements dont vous avez besoin.

1. Dans le menu Rapports , sélectionnez Employés et paie, puis sélectionnez Rapport Liste des éléments de paie. 
2. ​Vérifiez le nom et le type de chacun de vos éléments de paie.
3. Vérifiez si vous avez configuré l’élément de paie pour affecter uniquement la rémunération assurable (les paiements que l’employé a reçus de vous) ou les heures assurables (les heures travaillées par l’employé).
4. Vérifiez si vous avez assigné les éléments de paie à la période de paie dans laquelle l’employé a effectué le travail (Pour quel jour de paie) ou à la période de paie dans laquelle vous avez émis le chèque de paie (Dans quel jour de travail).
5. Si vous devez modifier un élément de paie, sélectionnez Configuration de la paiedans le menu Employés , puis sélectionnez Ajouter ou modifier des éléments de paie.

Note : Certains éléments de paie peuvent être mappés comme dans lequel pd. Cette option signifie que vous attribuez la rémunération de l’employé au jour où vous avez émis le chèque de paie, peu importe le moment où l’employé a effectué le travail. Par exemple, si vous donnez une prime à un employé, Service Canada estime que vous ne récompensez pas une heure ou une journée de travail en particulier, mais seulement son rendement en général. Par conséquent, l’employé est considéré comme ayant gagné la prime le jour où vous émettez le chèque pour lui.

La plupart des éléments de paie doivent être mappés comme Pour quel jour. Cette option signifie que vous attribuez la rémunération de l’employé à la période de paie pendant laquelle l’employé a effectué le travail, même si vous payez ce travail plus tard. Par exemple, un employé gagne son salaire ou son salaire horaire lorsqu’il fait le travail pour vous, et non lorsque vous émettez son chèque de paie deux semaines plus tard.

Traiter un relevé d’emploi

Pour générer le relevé d’emploi, vous devez avoir saisi une date d’embauche et une date de libération dans le dossier de l’employé. Si vous ne l’avez pas encore fait, suivez les étapes ci-dessous :

1. Dans le menu Employés , sélectionnez Employee Centre.
2. Double-cliquez sur l’employé pour lequel vous voulez saisir une date d’embauche et une date de libération .
3. Apportez les modifications requises dans l’onglet Info sur l’emploi , puis sélectionnez OK.
4. Dans le menu Employés , sélectionnez Formulaires de paie, puis Traiter le relevé d’emploi.
5. Cochez l’employé pour lequel vous voulez créer un relevé d’emploi, puis cliquez sur OK.

Réviser un relevé d’emploi

1. À l’écran Traiter les relevés d’emploi , cochez l’employé pour lequel vous voulez réviser le relevé d’emploi, puis cliquez sur OK.
2. Si vous recevez le message Des renseignements sont manquants ou non valides. Vous devez corriger avant de pouvoir transmettre par la TED., saisissez les renseignements requis dans tous les champs surlignés en rouge.
3. Si votre relevé d’emploi semble incorrect ou est vide, revérifiez que vous avez terminé le suivi du relevé d’emploi pour chaque élément de paie que vous avez. Sinon, les renseignements de vos éléments de paie pourraient ne pas apparaître correctement sur les formulaires de relevés d’emploi des employés. Prenez note de ces éléments de paie :
   • Salaire : taux horaire, salaire, commission et prime
   • Ajouts
   • Contributions de l’entreprise :
   • Éléments de paie Congé annuel et Salaire, Indemnité de congés payés et Accumulation d’indemnités de congés payés

Si un employé a été réembauché, mais que les renseignements du relevé d’emploi précédent s’affichent avec les renseignements actuels, la date d’embauche n’a pas été modifiée lorsque l’employé a été réembauché. Pour corriger ce problème :

1. Dans le menu Employés , sélectionnez Employee Centre.
2. Sous l’onglet Employés , double-cliquez sur le nom de l’employé pour lequel le relevé d’emploi est créé.
3. Sélectionnez l’onglet Info sur l’emploi .
4. Dans le champ Date d’embauche , saisissez la date à laquelle l’employé a été réembauché, puis sélectionnez OK.

Transmettre un RE

Vous pouvez soumettre vos formulaires de relevés d’emploi par voie électronique sur le site Web de Service Canada.

Vous avez des questions au sujet du processus de TED? Consultez l’ARC pour en savoir plus et connaître les options de soutien.

1. À l’écran Traiter les relevés d’emploi , sélectionnez Transférer.
2. Prenez en note le chemin d’accès au fichier RE.BLK fourni dans le message de production électronique des RE. Vous aurez besoin de ces renseignements de chemin d’accès lorsque vous serez invité à accéder à ce fichier.
3. Sélectionnez OK.
4. Le site Web de Service Canada s’affiche. Suivez les instructions sur le site Web pour consulter votre compte RE Web et soumettre vos formulaires de relevés d’emploi par voie électronique.
5. Conformément à la section 8.1.4 sur le site Web des exigences de l’utilisateur pour les RE de l’ARC , la mise en page du fichier XML pour les RE électroniques nécessite l’extension de fichier .blk. Vous pouvez trouver votre fichier .blk pour la soumission électronique en allant à c:\users\username\Documents\_RE.BLK

Annuler ou modifier un relevé d’emploi soumis

Un relevé d’emploi ne peut pas être annulé à partir de QuickBooks Desktop. L’ARC ne vous permettra pas d’annuler un relevé d’emploi, mais vous permettra d’apporter une modification. Veuillez consulter le guide de l’ARC sur la façon de remplir le relevé d’emploi pour obtenir des instructions sur la façon de modifier un relevé d’emploi.