Traiter, réviser et soumettre (par la TED) des relevés d’emploi dans QuickBooks Desktop

Un relevé d’emploi (RE) doit être émis lorsqu’un employé quitte votre emploi, est licencié ou licencié, ou n’a pas eu d’emploi ou de rémunération assurable de votre part pendant sept jours consécutifs (employés à temps plein) ou 30 jours (employés à temps partiel), à moins que l’employé ne soit rémunéré principalement à commission.

Service Canada exige également que vous produisiez des formulaires de RE dans certaines situations spéciales, par exemple si les revenus de l’employé sont inférieurs à 60 % de son salaire habituel en raison d’une maladie, d’une blessure, de la quarantaine ou d’une grossesse. Pour en savoir plus, téléchargez le guide de Service Canada .Comment remplir le formulaire de relevé d’emploi,

Le formulaire de relevé d’emploi (RE) dans QuickBooks Desktop ressemble à celui du relevé d’emploi produit par Service Canada.Cependant, comme chaque formulaire de RE doit avoir un numéro de série unique, vous ne pouvez pas soumettre un formulaire imprimé directement à partir de QuickBooks Desktop ou télécharger des formulaires de RE vierges à partir du site Web de Service Canada.

Il y a deux options pour remplir un RE :

1. Utilisez la fonction TED dans Quickbooks Desktop pour créer un fichier qui peut être téléversé sur le site Web RE de Service Canada. Dans ce cas, vous n’avez pas à fournir une copie à l’employé à moins qu’il ne le demande.
2. Copiez les renseignements de QuickBooks Desktop sur un formulaire de RE officiel vierge et remettez une copie à l’employé lorsqu’il quitte l’entreprise et envoyez une copie à Service Canada.Pour commander les formulaires RE, communiquez avec votre bureau de Service Canada le plus proche ou allez au Service Canada site Web.

• Examiner le rapport Liste des éléments de paie avant de traiter un RE
• Traitement du RE
• Réviser un RE
• Produire un RE

Examiner le rapport Liste des éléments de paie avant de traiter un RE

QuickBooks Desktop utilise des éléments de paie pour générer des formulaires de RE. Cela signifie que vos éléments de paie doivent être configurés et utilisés correctement avant que le rapport fournisse les renseignements dont vous avez besoin.

1. À partir du Rapports Dans le menu, sélectionnez Employés et paie, puis sélectionnez Rapport Liste d’éléments de paie,
2. Vérifiez le nom et le type de chacun de vos éléments de paie.
3. Vérifiez si vous avez configuré l’élément de paie pour qu’il n’affecte que les gains assurables (les paiements reçus de l’employé) ou les heures assurables (heures travaillées par l’employé).
4. Vérifiez si vous avez assigné les éléments de paie à la période de paie durant laquelle l’employé a effectué le travail (Pour quelle raison) ou la période de paie pendant laquelle vous avez émis le chèque de paie (Dans quel pd).
5. Si vous devez apporter des modifications à un élément de paie, à partir de la Employés Dans le menu, sélectionnez Configuration de la paie, puis sélectionnez Ajouter ou modifier des éléments de paie.

Note :Certains éléments de la paie peuvent être mappés comme Dans quel pd, Cette option signifie que vous attribuez la rémunération de l’employé à la date à laquelle vous avez émis le chèque de paie, peu importe à quel moment l’employé a fait le travail. Par exemple, si vous remettez une prime à un employé, Service Canada estime que vous ne récompensez pas une heure ou une journée de travail en particulier; seulement son rendement en général. Par conséquent, il est considéré que l’employé a gagné la prime le jour où vous émettez le chèque.

La plupart des éléments de paie doivent être mappés comme Pour quelle raison, Cette option signifie que vous attribuez les gains de l’employé à la période de paie durant laquelle l’employé a réellement effectué le travail, même si vous payez ce travail plus tard. Par exemple, un employé gagne son salaire ou sa rémunération horaire lorsqu’il fait le travail pour vous, et non lorsque vous émettez son chèque de paie deux semaines plus tard.

Traitement du RE

Pour générer le RE, vous devez avoir saisi le numéro Embauché et une Livrée date dans le dossier de l’employé. Si vous ne l’avez pas déjà fait, suivez ces étapes :

1. À partir du menu Employees (employés), sélectionnez Employee Centre (centre employés).
2. Double-cliquez sur le nom de l’employé pour lequel vous voulez saisir un Embauché et une Livrée date pour.
3. Apportez les modifications nécessaires sur la Renseignements sur l’emploi et sélectionnez OK.
4. À partir du Employés Dans le menu, sélectionnez Formulaires de paie, puis sélectionnez Traitement du relevé d’emploi,
5. Cochez la case de l’employé pour lequel vous voulez créer un relevé d’emploi, puis sélectionnez OK,

Réviser un RE

1. À partir du Traitement des RE cochez la case de l’employé dont vous voulez réviser le RE, puis cliquez sur OK,
2. Si vous recevez le message Des renseignements sont manquants ou non valides. Vous devrez corriger les renseignements avant de pouvoir transmettre par la TED., saisissez l’information requise dans tous les champs surlignés en rouge.
3. Si votre RE semble erroné ou qu’il est vide, vérifiez que vous avez terminé le suivi du RE pour chaque élément de paie que vous avez. Autrement, les renseignements de vos éléments de paie pourraient ne pas s’afficher correctement sur les formulaires de RE de l’employé.Prenez note spécialement de ces éléments de paie :
   • Traitement : À taux horaire, salaire, commission et prime
   • Ajouts
   • Contributions de l’entreprise
   • Éléments de paie relatifs aux congés annuels (à l’heure et à salaire), indemnité de congés payés et accumulation d’indemnité de congés payés.

Si un employé a été réembauché, mais que les renseignements du RE précédent s’affichent avec les renseignements en cours, la date d’embauche n’a pas été modifiée lorsque l’employé a été réembauché. Pour corriger ce problème :

1. À partir du menu Employees (employés), sélectionnez Employee Centre (centre employés).
2. À partir du Employés Dans l’onglet, double-cliquez sur le nom de l’employé pour lequel le RE est créé.
3. Sélectionnez le .Info sur l’emploi onglet.
4. Dans le Date d’embauche, saisissez la date à laquelle l’employé a été réembauché, puis sélectionnez OK,

Produire un RE

Vous pouvez soumettre vos formulaires RE par voie électronique sur le site Web de Service Canada.

Vous avez des questions au sujet du processus de la TED? Visitez le site de l’ARC pour obtenir plus d’information et d’options de soutien.

1. À partir du Traitement des RE écran, sélectionnez TED,
2. Notez le chemin d’accès au fichier pour RE.BLK dans le fichier de transmission électronique de RE. Vous aurez besoin de l’information sur le chemin d’accès lorsque vous serez invité plus tard à accéder à ce fichier.
3. Sélectionnez OK.
4. Le site Web de Service Canada s’affiche. Suivez les instructions sur le site Web pour consulter votre compte RE Web et soumettre vos formulaires de relevés d’emploi par voie électronique.
5. Selon la section 8.1.4 de la Exigences pour les utilisateurs de RE de l’ARC Web, la mise en page du fichier XML pour les soumissions de RE électroniques exige une extension de fichier .blk. Vous pouvez trouver votre fichier .blk pour la soumission électronique en allant à C :\users\username\Documents\_RE.BLK