Configurer les indemnités de congés payés et les accumulations pour Payroll Desktop

QuickBooks Desktop vous permet de configurer les congés annuels et les accumulations qui peuvent être utilisés pour payer les employés.

Configurer les indemnités de congés payés

1. Aller à Employés et sélectionnez Centre employés.
   • Si l’employé figure déjà sur la liste, faites un clic droit sur le nom de l’employé et choisissez Modifier l’employé.
   • Si l’employé ne figure pas encore sur la liste, sélectionnez Nouvel employé.
2. À partir du Info sur la paie, sélectionnez Indemnité de vacances.
3. Saisissez la Paie ($) disponible et la Paie ($) utilisée CDA.
4. Sélectionner Retenue si vous voulez que QuickBooks calcule et accumule les indemnités de congés annuels.
5. Sélectionner Payer chaque période si vous voulez que QuickBooks calcule l’indemnité de congés payés de l’employé et l’ajoute à chacun de ses chèques de paie.
6. La valeur par défaut Pourcentage est de 4 %, saisissez un pourcentage différent au besoin.
7. Sélectionnez le(la) approprié(e) Éléments de paie sous Rémunération qui accumule les congés annuels.
8. Sélectionnez OK.

Rajuster la paie de vacances

Notez que la modification des vacances disponibles en accédant à Employés,  Centre employés, en double-cliquant sur un employé ,Info sur la paie, puis Vacances ne changera pas le montant réel des congés annuels cumulés ou des passifs pour l’employé. Vous devez le faire dans le module de paie.

Si vous avez rajusté la paie de vacances d’un employé et que les comptes et les rapports sont touchés par le rajustement, rajustez le montant de la paie de vacances accumulée sur le prochain chèque de paie de l’employé.

1. De Employés, sélectionnez Payer les employés.
2. Sélectionner Paie programmée ou Paie non programmée.
3. Sélectionnez l’employé, puis sélectionnez Continuer.
4. Vérifiez les options de chèque.
5. Confirmez les dates pour Date du chèque et Fin de la période de paie.
6. Sélectionnez le nom de l’employé qui a besoin d’un rajustement.
7. À partir du Réviser ou modifier le chèque de paie, saisissez l’info sur le chèque de paie.
8. Sous le Sommaire de l’entreprise, il y a un article pour VacPay - Accumulé avec un montant accumulé sur ce chèque de paie. Rajustez ce montant.
   • Exemple : Si la paie de vacances disponible est de 400,00 $ et que seulement 100,00 $ est affiché, un rajustement de 300,00 $ est nécessaire. Le montant accumulé pour ce chèque de paie est de 35 $. Vous changeriez le montant à 335 $.
9. Cliquez Enregistrer et fermer.
10. Cliquez Créer des chèques de paie.

Si vous avez rajusté la paie de vacances d’un employé et que les comptes et les rapports ne nécessitent pas de rajustement, vous pouvez effectuer un rajustement dans les renseignements sur l’employé :

1. De Employés, sélectionnez Centre employés.
2. Le Employés, double-cliquez sur l’employé.
3. À partir du Info sur la paie, sélectionnez Indemnité de vacances.
4. Dans le Paie ($) disponible en date du, saisissez le montant de la paie de vacances qui est actuellement disponible pour l’employé.

Corriger les congés annuels cumulés (trop payés) pour un employé encore au service de l’entreprise

Vous devrez peut-être corriger un calcul excédentaire de l’accumulation de congés annuels si les congés cumulés d’un employé ont été configurés incorrectement et que les indemnités de congés annuels s’accumulent à un taux supérieur à 4 %.

1. Créer une retenue sur la paie
   1. À partir du Liste menu, sélectionnez Liste d’éléments de paie.
   2. À partir du Élément de paie ▼ menu déroulant, sélectionnez Nouveau.
   3. Aller à Déduction, puis sélectionnez Suivant.
   4. Saisissez un nom pour la déduction (p. ex., rajustement du cumul de vacances).
   5. Quitter le Saisissez le nom de l’organisme auquel l’obligation est payée et Saisissez le numéro qui vous identifie auprès de cet organisme champs vides.
   6. À partir du Compte de passif ▼, sélectionnez le compte de dépenses utilisé pour l’élément de paie Accumulation de vacances, puis sélectionnez Suivant.
   7. À partir du Type de suivi de taxe, choisissez Case 14/A - Revenus d’emploi, puis cliquez sur Suivant.
   8. À partir du Retenues, sélectionnez toutes les taxes, puis sélectionnez Suivant.
   9. À l’écran Calculer en fonction de la quantité, sélectionnez Aucune, puis sélectionnez Suivant.
   10. Indiquez si vous voulez calculer sur la paie brute ou la paie nette, puis cliquez sur Suivant.
   11. Laissez les champs Taux par défaut et Limite vides, puis sélectionnez Finir.
2. Créer un chèque de paie pour l’employé
   Le rapport sommaire de vacances affichera toujours le montant original dans la colonne VacPay - Accumulé, mais vous verrez une correction dans la colonne Vacation utilisée dans VacPay - Accural Payed Out.
   1. De Employés, sélectionnez Payer les employés > Paie non programmée
   2. Sélectionnez l’employé et sélectionnez Détails sur les chèques de paie en cours.
   3. Dans le Revenus, supprimez la Salaire ou À l’heure de Nom de l’article et choisissez VacPay - Exercice payé.
   4. Saisissez le montant du calcul excédentaire.
   5. Dans le Autres éléments de paie, sélectionnez Retenue sur la paie (Rajustement de l’accumulation de vacances) et saisissez le même montant que l’accumulation de congés payés payée.
   6. SélectionnezEnregistrer et fermer.. Cela créera un chèque d’un montant de 0,00. De plus, notez dans la fenêtre des détails du chèque de paie que le montant de congés annuels disponibles diminuera.

Effacer sous Congé cumulé (trop-payé) pour un employé qui ne travaille plus pour l’entreprise

1. De Employés, sélectionnez Configuration de la paie > Configurer les montants du CDA
2. Sélectionnez Next.
3. Saisissez les bonnes dates pour Quand les sommaires du CDA doivent-ils agir sur les comptes?, puis sélectionnez Suivant.
4. Saisissez la bonne date pour le Date de paie QuickBooks la plus ancienne, puis sélectionnez Suivant.
5. Sélectionnez le nom de l’employé, puis sélectionnez Saisir le sommaire.
6. À l’écran de rajustement du CDA, saisissez le montant payé en trop dans le Montant de la période colonne à côté de VacPay - Accumulé, puis sélectionnez OK.

Effacer les congés annuels accumulés (sous-payés) pour un employé qui ne travaille plus pour l’entreprise

1. Créer un élément de retenues sur la paie pour les indemnités de congés payés :
   1. De Listes, sélectionnez Liste d’éléments de paie.
   2. À partir du Élément de paie ▼ menu déroulant, sélectionnez Nouveau.
   3. Sélectionner Déduction, puis sélectionnez Suivant.
   4. Saisissez un nom pour la déduction (p. ex. « VacPay-Write Off »), puis sélectionnez Suivant.
   5. Sélectionnez le nom de l’organisme auquel l’obligation sera payée dans le menu déroulant (facultatif).
   6. Quitter le Saisissez le nom de l’organisme auquel l’obligation est payée et Saisissez le numéro qui vous identifie auprès de cet organisme champs vides.
   7. À partir du Compte de passif ▼, sélectionnez le compte de dépenses utilisé pour l’élément de paie Accumulation de vacances, puis sélectionnez Suivant.
   8. À partir du Type de suivi de taxe, choisissez Case 14 - Revenus d’emploi, puis sélectionnez Suivant.
   9. À partir du Retenues, sélectionnez les taxes appropriées, puis sélectionnez Suivant.
   10. À l’écran Calculer en fonction de la quantité, sélectionnez Aucune, puis sélectionnez Suivant.
   11. Choisissez si vous voulez calculer sur la paie brute ou la paie nette, puis sélectionnez Suivant.
   12. Laissez les champs Taux par défaut et Limite vides, puis sélectionnez Finir.
2. Créer un chèque de paie en utilisant VacPay-Accrued Paid Out comme élément de rémunération pour le montant payé
   1. De Employés, sélectionnez Payer les employés.
   2. Sélectionner Paie non programmée.
   3. Sélectionnez l’employé et sélectionnez Détails sur les chèques de paie en cours.
   4. Dans la section Revenus, sélectionnez VacPay - Exercice payé.
   5. Saisissez le montant sous-payé.
   6. Dans la section Autres éléments de paie, sélectionnez l’élément VacPay-Write Off que vous avez créé ci-dessus et saisissez le montant pour mettre à zéro le montant VacPay-Accrual Paid Out. Cela devrait donner lieu à un chèque de paie net de 0 $.
   7. Supprimer toutes les autres cotisations sociales ou déductions
   8. Sélectionner Enregistrer et fermer.

Créer un rapport qui indique les indemnités de congé accumulées et payées pour les employés

1. À partir du Rapports, sélectionnez Employés et paie puis Soldes de passif salarial.
2. Sélectionner Personnaliser le rapport.
3. Le Filtres, sous la section Filtre, sélectionnez Élément de paie, puis à partir de l’onglet Élément de paie ▼ menu déroulant, sélectionnez Plusieurs éléments de paie
4. Le Sélectionner l’élément de paie, sélectionnez les éléments de paie suivants :
   • Salaire de vacances (si utilisé)
   • Taux horaire de congé annuel (le cas échéant)
   • VacPay - Accumulé
   • VacPay - Exercice payé
5. Cliquez sur OK.
6. De Afficher dans le Modifier le rapport : Soldes des passifs salariaux, changez la sélection pour Afficher les colonnes par à Détail des éléments de paie.
7. À partir du En-tête/Pied de page onglet :
   • modifier le Titre du rapport à « Indemnité de vacances à payer »
   • remplacer le nom de l’entreprise par le nom de l’employé
8. Sélectionnez OK.
9. Pour mémoriser le rapport afin de pouvoir le consulter plus tard, sélectionnez Mémoriser puis OK.