Configurer QuickBooks Time dans QuickBooks en ligne ou QuickBooks en ligne Paie

Apprenez comment configurer QuickBooks Time avec votre compte QuickBooks en ligne ou QuickBooks en ligne Paie.

Avec QuickBooks en ligne Standard, Plus, Avancé, Comptable ou QuickBooks en ligne Paie Premium ou Elite, les membres de votre équipe peuvent utiliser QuickBooks Time pour faire le suivi de leurs heures. Ces heures travaillées sont ensuite affectées à la paie, à la facturation et plus encore.

Dans cet article, vous apprendrez comment effectuer les tâches suivantes :

• Lancer votre compte QuickBooks Time
• Configurer la période de paie
• Configurer les paramètres des heures supplémentaires
• Ajoutez votre équipe et les options de suivi des heures travaillées
• Inviter les membres de l’équipe à faire le suivi de leurs heures travaillées

Étape 1 : Lancer votre compte QuickBooks Time

Allez à Suivi des heures travaillées dans QuickBooks et sélectionnez En savoir plus.

Choisissez QuickBooks Time Premium ou Elite, puis ajoutez-le à votre abonnement ou commencez un essai gratuit de 30 jours.

Si vous n’avez pas encore QuickBooks Time :

1. Dans QuickBooks en ligne, allez à Paramètres et sélectionnez Abonnements et facturation.
2. Allez à QuickBooks Time et sélectionnez En savoir plus.
3. Choisissez QuickBooks Time Premium ou Elite, puis ajoutez-le à votre abonnement immédiatement ou commencez un essai gratuit de 30 jours.

Vous pouvez maintenant commencer la configuration :

1. Allez à Time (Heures travaillées), sélectionnez l’onglet Overview (Aperçu), puis sélectionnez Go to classic QuickBooks Time (Aller à la version classique de QuickBooks Time).

Les renseignements de QuickBooks en ligne sont automatiquement transférés dans votre compte QuickBooks Time. Il n’y a que quelques renseignements à configurer manuellement.

Étape 2 : Configurer la période de paie

Note : Si vous utilisez QuickBooks en ligne Paie, configurez vos paramètres de période de paie ici. Sinon, continuez.

Dans les étapes suivantes, assurez-vous que les paramètres que vous saisissez dans QuickBooks Time correspondent à ceux de QuickBooks en ligne. 

1. Dans QuickBooks Time, allez à Company Settings (Paramètres de l’entreprise).
2. Sélectionnez Payroll & Overtime (Paie et heures supplémentaires), puis Pay Schedule (Échéancier de paie).
3. Sélectionnez le début de la semaine et l’échéancier de paie.
4. Sélectionnez une date de clôture récente pour la paie, puis Save (Enregistrer).

Étape 3 : Configurer les paramètres des heures supplémentaires

1. Dans QuickBooks Time, allez à Company Settings (Paramètres de l’entreprise).
2. Sélectionnez Payroll & Overtime (Paie et heures supplémentaires), puis Overtime (Heures supplémentaires).
3. Faites vos sélections, puis sélectionnez Save (Enregistrer).
   1. Si vous avez besoin de politiques plus détaillées sur les heures supplémentaires, sélectionnez Utiliser l’outil de taux de rémunération pour personnaliser vos calculs d’heures supplémentaires.

Note : Si vous avez besoin de personnaliser davantage ces paramètres pour répondre aux besoins de votre entreprise, vous pouvez le faire plus tard dans Company Settings (Paramètres de l’entreprise).

Étape 4 : Ajouter votre équipe et modifier les options de suivi des heures travaillées

Note : Les ajouts et les modifications apportés dans QuickBooks en ligne seront automatiquement importés dans QuickBooks Time. Le journal de synchronisation affichera (Auto) à côté des importations automatiques. Une importation manuelle peut toujours être effectuée, au besoin.
Dans QuickBooks Time, sélectionnez le menu QuickBooks, puis sélectionnez Import (Importer).

Ajouter des membres de l’équipe pour faire le suivi des heures travaillées

Lorsque vous ajoutez de nouveaux employés ou entrepreneurs à QuickBooks en ligne, ils sont automatiquement ajoutés à QuickBooks Time dans My Team (Mon équipe).

1. Allez à Time (Heures), puis Time team (Équipe des heures).
2. Pour ajouter un employé, sélectionnez Add employee (Ajouter un employé).
   1. Remplissez les champs obligatoires, puis cliquez sur Add employee (Ajouter un employé). 

Ajouter d’autres options de suivi dans QuickBooks Time

Vous pouvez configurer et gérer les pauses dans QuickBooks en ligne afin que votre équipe en fasse le suivi et que vous puissiez ajouter des feuilles de temps pour les absences, au besoin. 

Note : Les options importées de QuickBooks en ligne ou de QuickBooks en ligne Paie (employés et fournisseurs, clients, éléments de paie, éléments de service, éléments facturables, classe et lieu) doivent être gérées ici.

Si vous avez besoin que les membres de votre équipe fassent le suivi des heures travaillées par rapport aux articles de service, aux articles facturables ou aux classes :

1. Dans QuickBooks Time, sélectionnez le menu QuickBooks, puis sélectionnez Preferences (Préférences).
2. Choisissez parmi les options suivantes :
   • Clients et clients rattachés : Une sélection de client est requise sur les feuilles de temps. Vous pouvez attribuer ces clients plus tard. Note : Les clients peuvent être ajoutés ou modifiés dans QuickBooks en ligne ou QuickBooks Time et le changement sera appliqué aux deux endroits.
   • Articles de service : Une sélection d’articles de service est requise sur les feuilles de temps. Vous pouvez assigner des articles de service plus tard.
   • Choix oui/non facturable : Marquer les feuilles de temps comme étant facturables ou non facturables. Les feuilles de temps facturables peuvent être utilisées lors de la facturation dans QuickBooks.
     • Exiger un choix oui/non facturable : Le choix facturable est requis avant le pointage de départ. 
   • Classe : Une sélection de classe est requise sur les feuilles de temps.
3. Vos sélections sont enregistrées automatiquement. Selon les options que vous sélectionnez, ces éléments seront importés automatiquement de QuickBooks en ligne vers QuickBooks Time.

Pour en savoir plus, consultez l’article sur les préférences d’intégration de QuickBooks. 

Étape 5 : Inviter les membres de l’équipe à faire le suivi de leurs heures travaillées

1. Allez à Équipe des heures travaillées.
2. Sélectionnez Invite team members (Inviter des membres de l’équipe).
3. Sélectionnez les membres de l’équipe que vous voulez inviter, puis faites-le par message texte ou par courriel. 
4. Sélectionnez Inviter des membres de l’équipe (Inviter (#) membres de l’équipe) ou Send invitations (Envoyer des invitations).

Assurez-vous que votre employé voit l’invitation.

Une fois que vous invitez vos employés à utiliser QuickBooks Time, ils doivent effectuer certaines tâches avant de pouvoir commencer à faire le suivi des heures travaillées :

1. Attendez-vous à recevoir un message texte avec l’invitation.
2. Acceptez l’invitation.
3. Créez un nom d’utilisateur et un mot de passe (si ce n’est pas déjà fait).
4. Téléchargez QuickBooks Main-d’œuvre.

Une fois que les membres de votre équipe ont effectué ces étapes, ils peuvent maintenant faire le suivi de leurs heures travaillées dans QuickBooks Main-d’œuvreou le tableau de bord Web. Vous pouvez également faire le suivi et la gestion des heures travaillées des membres de votre équipe dans QuickBooks en ligneou utiliser le poste de pointage.