Configurer QuickBooks Time dans QuickBooks en ligne ou QuickBooks en ligne Paie

Apprenez comment configurer QuickBooks Time avec votre compte QuickBooks en ligne ou QuickBooks en ligne Paie.

Avec QuickBooks en ligne Standard, Plus, Avancé, Comptable ou QuickBooks en ligne Paie Premium ou Elite, les membres de votre équipe peuvent utiliser QuickBooks Time pour faire le suivi de leurs heures. Ces heures travaillées sont ensuite affectées à la paie, à la facturation et plus encore.

Dans cet article, vous apprendrez comment effectuer les tâches suivantes :

• Lancer votre compte QuickBooks Time
• Configurer la période de paie
• Configurer les paramètres des heures supplémentaires
• Réviser le mappage des éléments de paie et des heures travaillées
• Ajoutez votre équipe et les options de suivi des heures travaillées
• Inviter les membres de l’équipe à faire le suivi de leurs heures travaillées

Étape 1 : Lancer votre compte QuickBooks Time

Note : QuickBooks Time est compris dans QuickBooks en ligne Paie Premium et Elite.

Si vous n’avez pas encore QuickBooks Time :

1. Dans QuickBooks en ligne, allez à Paramètres , puis sélectionnez Abonnements et facturation.
2. Allez à QuickBooks Time et sélectionnez En savoir plus.
3. Choisissez QuickBooks Time Premium ou Elite, puis ajoutez-le à votre abonnement immédiatement ou commencez un essai gratuit de 30 jours.

Vous pouvez maintenant commencer la configuration :

1. Allez à Heures travaillées, sélectionnez l’onglet Aperçu, puis sélectionnez Aller à la version classique de QuickBooks Time.

Les renseignements de QuickBooks en ligne sont automatiquement transférés dans votre compte QuickBooks Time. Il n’y a que quelques renseignements à configurer manuellement.

Étape 2 : Configurer la période de paie

Note : Si vous utilisez QuickBooks en ligne Paie, configurez vos paramètres de période de paie ici. Sinon, continuez.

Aux étapes suivantes, assurez-vous que les paramètres que vous saisissez dans QuickBooks Time correspondent à ceux de QuickBooks en ligne. 

1. Dans QuickBooks Time, allez à Paramètres de l’entreprise.
2. Sélectionnez Paie et heures supplémentaires, puis Échéancier de paie.
3. Sélectionnez le début de la semaine et l’échéancier de paie.
4. Sélectionnez une date de clôture récente pour la paie, puis Enregistrer.

Étape 3 : Configurer les paramètres des heures supplémentaires

1. Dans QuickBooks Time, allez à Paramètres de l’entreprise.
2. Sélectionnez Paie et heures supplémentaires, puis Heures supplémentaires.
3. Faites vos sélections, puis sélectionnez Enregistrer.
   1. Si vous avez besoin de politiques plus détaillées sur les heures supplémentaires, sélectionnez Utiliser l’outil de taux de rémunération pour personnaliser vos calculs d’heures supplémentaires.

Note : Si vous avez besoin de personnaliser davantage ces paramètres pour répondre aux besoins de votre entreprise, vous pouvez le faire plus tard dans Paramètres de l’entreprise .

Étape 4 : Réviser l’élément de paie et le mappage des heures travaillées

Note : Cette option n’est disponible que si vous avez un abonnement actif à Paie.

Vos éléments de paie de QuickBooks sont automatiquement mappés au type d’heures correspondant dans QuickBooks Time. Par exemple, une « paie régulière » sera mise en correspondance avec les heures travaillées normales.

Revérifiez le mappage et apportez les rajustements nécessaires pour que les heures soient transférées vers la paie aux taux de rémunération appropriés.

1. Dans QuickBooks Time, sélectionnez QuickBooks Paie, puis Préférences.
2. Sous Autres options, sélectionnez Outil de mappage des éléments de paie.
3. Dans l’onglet Mapper les employés, sélectionnez le nom d’un employé.
4. Pour chaque type d’heures, sélectionnez un type de paie dans QuickBooks. Vos sélections sont enregistrées automatiquement.

Note : Des options de mappage plus détaillées peuvent être obtenues en mappant les éléments de paie aux articles de service ou aux types de classe.

Étape 5 : Ajouter votre équipe et les options de suivi des heures travaillées

Ajouter des membres de l’équipe pour faire le suivi des heures travaillées

Lorsque vous ajoutez de nouveaux employés ou entrepreneurs à QuickBooks en ligne, ils sont automatiquement ajoutés à QuickBooks Time dans Mon équipe.

1. Allez à Heures, puis sélectionnez Équipe des heures.
2. Pour ajouter un employé, sélectionnez Ajouter des membres de l’équipe, puis Ajouter un employé.
   1. Remplissez les champs requis, puis cliquez sur Continuer. 

Ajouter d’autres options de suivi dans QuickBooks Time

Vous pouvez configurer et gérer les pauses dans QuickBooks en ligne afin que votre équipe puisse en faire le suivi et que vous puissiez ajouter des feuilles de temps pour les absences au besoin. 

Note : Les options importées de QuickBooks en ligne ou de QuickBooks en ligne Paie (employés et fournisseurs, clients, éléments de paie, éléments de service, éléments facturables, classe et lieu) doivent être gérées ici.

Si vous avez besoin que les membres de votre équipe fassent le suivi des heures travaillées par rapport aux articles de service, aux articles facturables ou aux classes :

1. Dans QuickBooks Time, sélectionnez le menu QuickBooks, puis sélectionnez Préférences.
2. Choisissez parmi les options suivantes :
   • Clients et clients rattachés : une sélection de client est requise sur les feuilles de temps. Vous pouvez attribuer ces clients plus tard. Note : Les clients peuvent être ajoutés ou modifiés dans QuickBooks en ligne ou QuickBooks Time et le changement sera appliqué aux deux endroits.
   • Articles de service : une sélection d’articles de service est requise sur les feuilles de temps. Vous pouvez assigner des articles de service plus tard.
   • Choix oui/non facturable : marquer les feuilles de temps comme étant facturables ou non facturables. Les feuilles de temps facturables peuvent être utilisées lors de la facturation dans QuickBooks.
     • Exiger un choix oui/non facturable : le choix facturable est requis avant le pointage de départ. 
   • Classe : une sélection de classe est requise sur les feuilles de temps.
3. Vos sélections sont enregistrées automatiquement. Selon les options que vous sélectionnez, ces éléments seront importés automatiquement de QuickBooks en ligne vers QuickBooks Time.

Étape 6 : Inviter les membres de l’équipe à faire le suivi de leurs heures travaillées

1. Allez à Heures, puis Équipe des heures.
2. Sélectionnez Inviter des membres de l’équipe.
3. Sélectionnez les membres de l’équipe que vous voulez inviter, puis choisissez de les inviter par message texte ou par courriel. 
4. Sélectionnez Inviter (#) membres de l’équipe ou Envoyer des invitations.

Assurez-vous que votre employé voit l’invitation

Une fois que vous invitez vos employés à utiliser QuickBooks Time, ils doivent effectuer certaines tâches avant de pouvoir commencer à faire le suivi des heures travaillées :

1. Attendez-vous à recevoir un message texte avec l’invitation.
2. Acceptez l’invitation.
3. Créez un nom d’utilisateur et un mot de passe (si ce n’est pas déjà fait).
4. Téléchargez QuickBooks Main-d’œuvre.

Une fois que les membres de votre équipe ont effectué ces étapes, ils peuvent maintenant faire le suivi de leurs heures travaillées dans QuickBooks Main-d’œuvreou le tableau de bord Web.  Vous pouvez également faire le suivi et la gestion des heures travaillées des membres de votre équipe dans QuickBooks en ligneou utiliser le poste de pointage.