Configurer QuickBooks Time dans QuickBooks en ligne ou dans QuickBooks en ligne Paie

Apprenez comment configurer QuickBooks Time avec votre compte QuickBooks en ligne ou QuickBooks en ligne Paie.

Avec QuickBooks en ligne Standard, QuickBooks en ligne Plus, QuickBooks en ligne Avancé, QuickBooks en ligne Comptable ou QuickBooks en ligne Paie Premium ou Elite, les membres de votre équipe peuvent faire le suivi de leurs heures travaillées dans QuickBooks Time. Ces heures travaillées sont ensuite transférées à la paie, à la facturation et plus encore.

Voici les sujets abordés dans cet article :

• Lancer votre compte QuickBooks Time
• Configurer la période de paie
• Configurer les paramètres des heures supplémentaires
• Réviser le mappage des éléments de paie et des heures travaillées
• Ajouter votre équipe et les options de suivi des heures travaillées
• Inviter les membres de l’équipe à faire le suivi de leurs heures travaillées

Étape 1 : Ouvrir le compte QuickBooks Time

Note : QuickBooks en ligne Paie Premium et Elite comprennent QuickBooks Time.

Si vous n’avez pas encore QuickBooks Time :

1. Dans QuickBooks en ligne, allez à Paramètres et sélectionnez Abonnements et facturation.
2. Allez à QuickBooks Time et sélectionnez En savoir plus.
3. Choisissez si vous voulez QuickBooks Time Premium ou QuickBooks Time Elite, puis ajoutez-le à votre abonnement ou commencez un essai gratuit de 30 jours.

Vous pouvez maintenant commencer la configuration :

1. Allez à Toutes les applications , sélectionnez Heures travaillées, puis sélectionnez Aperçu (Accéder).
2. Sélectionnez Aller à QuickBooks Time classique.

Les données de QuickBooks en ligne sont automatiquement transférées vers votre compte QuickBooks Time. Il n’y a que quelques renseignements à configurer manuellement.

Étape 2 : Configurer la période de paie

Note : Si vous utilisez QuickBooks en ligne Paie, configurez vos paramètres de période de paie à cet endroit. Sinon, continuez.

1. Dans QuickBooks Time, allez à Paramètres de l’entreprise.
2. Sélectionnez Paie et heures supplémentaires, puis Échéancier de paie.
3. Sélectionnez votre échéancier de paie dans la section Échéanciers de paie par défaut.
4. Sélectionnez une date dans Sélectionnez une date de clôture récente pour la paie, puis cliquez sur Enregistrer.

Étape 3 : Configurer les paramètres des heures supplémentaires

Vérifiez que la rémunération des heures supplémentaires est configurée dans le profil de la paie de votre employé. Sinon, les heures supplémentaires apparaîtront comme une paie normale.

1. Dans QuickBooks Time, allez à Paramètres de l’entreprise.
2. Allez à Paie et heures supplémentaires et sélectionnez Heures supplémentaires.
3. Faites vos sélections, puis sélectionnez Enregistrer.
   1. Si vous avez besoin de politiques plus détaillées sur les heures supplémentaires, sélectionnez Utiliser l’outil de taux de rémunération pour personnaliser vos calculs d’heures supplémentaires.

Note : Si vous avez besoin de personnaliser davantage ces paramètres pour répondre aux besoins de votre entreprise, vous pouvez le faire plus tard dans Paramètres de l’entreprise.

Étape 4 : Réviser l’élément de paie et le mappage des heures travaillées

Note : Cette option n’est disponible que si vous avez un abonnement actif à QuickBooks Paie.

Vos éléments de paie de QuickBooks sont mappés automatiquement au type d’heures correspondant dans QuickBooks Time. Par exemple, une « paie normale » sera mise en correspondance avec les heures travaillées normales.

Vérifiez le mappage et apportez les changements nécessaires pour que les heures soient transférées vers la paie aux taux de rémunération appropriés.

1. Dans QuickBooks Time, sélectionnez QuickBooks Paie, puis Préférences.
2. Sélectionnez Outil de mappage des éléments de paie.
3. Dans l’onglet Mapper les employés, sélectionnez le nom d’un employé.
4. Pour chaque type d’heures, sélectionnez un type de paie dans QuickBooks. Vos choix sont enregistrés automatiquement.

Note : Des options de mappage plus détaillées peuvent être obtenues en mappant les éléments de paie aux articles de service ou aux types de classe.

Étape 5 : Ajouter votre équipe et les options de suivi des heures travaillées

Note : Les ajouts et les modifications effectués dans QuickBooks en ligne seront importés automatiquement dans QuickBooks Time. Le journal de synchronisation affichera (Auto) à côté des importations automatiques. Une importation manuelle peut toujours être effectuée, au besoin.

Dans QuickBooks Time, sélectionnez QuickBooks ou QuickBooks Paie, puis sélectionnez Importer.

Ajouter des membres de l’équipe pour faire le suivi des heures travaillées

Lorsque vous ajoutez de nouveaux employés à QuickBooks en ligne, ils sont automatiquement ajoutés à QuickBooks Time dans Mon équipe.

1. Allez à Toutes les applications , sélectionnez Time, puis sélectionnez Time team (Accéder).
2. Pour ajouter un employé, sélectionnez Ajouter un employé.
3. Remplissez les champs obligatoires, puis cliquez sur Ajouter un employé.

Ajouter d’autres options de suivi dans QuickBooks Time

Vous pouvez configurer et gérer les pauses dans QuickBooks en ligne afin que votre équipe puisse faire le suivi des pauses et que vous puissiez ajouter des feuilles de temps au besoin. 

Note : Les options importées à partir de QuickBooks en ligne ou de QuickBooks en ligne Paie (employés et fournisseurs, clients, éléments de paie, articles de service, articles facturables, classe et lieu) doivent être gérées à cet endroit.

Si vous avez besoin que les membres de votre équipe fassent le suivi des heures travaillées par rapport aux articles de service, aux articles facturables ou aux classes :

1. Dans QuickBooks Time, sélectionnez QuickBooks ou QuickBooks Paie, puis sélectionnez Préférences.
2. Choisissez parmi les options suivantes :
   • Clients et clients rattachés : une sélection de client est requise sur les feuilles de temps. Vous pouvez attribuer ces clients plus tard. 
     Note : Les clients peuvent être ajoutés ou modifiés dans QuickBooks en ligne ou dans QuickBooks Time, et le changement sera appliqué aux deux endroits.
   • Articles de service : une sélection d’articles de service est requise sur les feuilles de temps. Vous pouvez assigner des articles de service plus tard.
   • Choix Facturable (oui/non) : marquer les feuilles de temps comme étant facturables ou non facturables. Les feuilles de temps facturables peuvent être utilisées lors de la facturation dans QuickBooks.
     • Exiger un choix Facturable (oui/non) : le choix Facturable est requis avant le pointage de départ.
   • Classe : une sélection de classe est requise sur les feuilles de temps.
3. Vos choix sont enregistrés automatiquement. Selon les options que vous sélectionnez, ces éléments seront importés automatiquement depuis QuickBooks en ligne dans QuickBooks Time.

Étape 6 : Inviter les membres de l’équipe à faire le suivi de leurs heures travaillées

1. Allez à Toutes les applications , sélectionnez Time, puis sélectionnez Time team (Accéder).
2. Sélectionnez Invite team members.
3. Sélectionnez les membres de l’équipe que vous voulez inviter, puis choisissez de les inviter par message texte ou par courriel.
4. Sélectionnez Invite (#) Team members.

Vérifier que l’employé voit l’invitation

Une fois que vous invitez vos employés à utiliser QuickBooks Time, ils doivent effectuer quelques tâches avant de pouvoir commencer à faire le suivi des heures travaillées :

1. Vérifier s’ils ont reçu un message texte avec l’invitation.
2. Accepter l’invitation.
3. Créer un nom d’utilisateur et un mot de passe (si ce n’est pas déjà fait).
4. Télécharger QuickBooks Main-d’œuvre.

Une fois que les membres de votre équipe ont suivi ces étapes, ils peuvent faire le suivi de leurs heures travaillées dans QuickBooks Main-d’œuvre ou sur le Web. Vous pouvez également faire le suivi et la gestion des heures travaillées des membres de votre équipe dans QuickBooks en ligne, ou utiliser le poste de pointage.