Configurer QuickBooks Time dans QuickBooks en ligne ou QuickBooks en ligne Paie

Apprenez comment configurer QuickBooks Time avec votre QuickBooks en ligne ou QuickBooks en ligne Paie compte.

Avec QuickBooks en ligne Standard, QuickBooks en ligne Plus, QuickBooks en ligne Avancé, QuickBooks en ligne Comptable, ou QuickBooks en ligne Paie Premium ou Élite, les membres de votre équipe peuvent faire le suivi de leurs heures avec QuickBooks Time Ces heures travaillées sont ensuite affectées à la paie, à la facturation et plus encore.

Dans cet article, vous apprendrez comment effectuer les tâches suivantes :

• Lancer votre compte QuickBooks Time
• Configurer la période de paie
• Configurer les paramètres des heures supplémentaires
• Ajouter votre équipe et les options de suivi des heures travaillées
• Inviter les membres de l’équipe à faire le suivi de leurs heures travaillées

Étape 1 : Lancer votre QuickBooks Time compte

Aller à QuickBooks Time Suivi et sélectionnez En savoir plus.

Choisir QuickBooks Time Premium ou QuickBooks Time Elite, puis ajoutez-le à votre abonnement ou commencez un essai gratuit de 30 jours.

Si vous n’avez pas encore QuickBooks Time :

1. Dans QuickBooks en ligne, allez à Paramètres et sélectionnez Abonnements et facturation.
2. Allez à QuickBooks Time et sélectionnez En savoir plus.
3. Choisissez si vous voulez QuickBooks Time Premium ou QuickBooks Time Elite, puis ajoutez-le à votre abonnement maintenant ou commencez un essai gratuit de 30 jours.

Vous pouvez maintenant commencer la configuration :

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Sélectionnez Aller à QuickBooks Time classique.

Information de QuickBooks en ligne transfère automatiquement à votre QuickBooks Time compte. Il n’y a que quelques renseignements à configurer manuellement.

Étape 2 : Configurer la période de paie

Note : Si vous utilisez QuickBooks en ligne Paie, configurez vos paramètres de période de paie ici. Sinon, continuez.

Dans les étapes suivantes, assurez-vous que les paramètres que vous saisissez dans QuickBooks Time correspondent à ceux de QuickBooks en ligne. 

1. Dans QuickBooks Time, allez à Paramètres de l’entreprise.
2. Sélectionnez Paie et heures supplémentaires, puis Échéancier de paie.
3. Sélectionnez le début de la semaine et l’échéancier de paie.
4. Sélectionnez une date de clôture récente pour la paie, puis Save (Enregistrer).

Étape 3 : Configurer les paramètres des heures supplémentaires

1. QuickBooks Time, allez à Paramètres de l’entreprise.
2. Sélectionnez Paie et heures supplémentaires, puis Heures supplémentaires.
3. Faites vos sélections, puis sélectionnez Save (Enregistrer).
   1. Si vous avez besoin de politiques plus détaillées sur les heures supplémentaires, sélectionnez Utiliser l’outil de taux de rémunération pour personnaliser vos calculs d’heures supplémentaires.

Note : Si vous avez besoin de personnaliser davantage ces paramètres pour répondre aux besoins de votre entreprise, vous pouvez le faire plus tard dans Company Settings (Paramètres de l’entreprise).

Étape 4 : Ajouter votre équipe et modifier les options de suivi des heures travaillées

Note : Les ajouts et les modifications apportés dans QuickBooks en ligne seront automatiquement importés dans QuickBooks Time. Le journal de synchronisation affichera (Auto) à côté des importations automatiques. Une importation manuelle peut toujours être effectuée, au besoin.
Dans QuickBooks Time, sélectionnez le menu QuickBooks, puis sélectionnez Import (Importer).

Ajouter des membres de l’équipe pour faire le suivi des heures travaillées

Lorsque vous ajoutez de nouveaux employés ou entrepreneurs à QuickBooks en ligne, ils sont automatiquement ajoutés à QuickBooks Time dans Mon équipe.

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Pour ajouter un employé, sélectionnez Add employee (Ajouter un employé).
3. Remplissez les champs obligatoires, puis cliquez sur Add employee (Ajouter un employé). 

Ajouter d’autres options de suivi dans QuickBooks Time

Vous pouvez configurer et gérer les pauses dans QuickBooks en ligne afin que votre équipe puisse faire le suivi des pauses et que vous puissiez ajouter des feuilles de temps au besoin. 

Note : Options importées de QuickBooks en ligne ou QuickBooks en ligne Paie (employés et fournisseurs, clients, éléments de paie, articles de service, articles facturables, classe et lieu) doivent y être gérés.

Si vous avez besoin que les membres de votre équipe fassent le suivi des heures travaillées par rapport aux articles de service, aux articles facturables ou aux classes :

1. Dans QuickBooks Time, sélectionnez QuickBooks , puis sélectionnez Préférences.
2. Choisissez parmi les options suivantes :
   • Clients et clients rattachés : Une sélection de client est requise sur les feuilles de temps. Vous pouvez attribuer ces clients plus tard. Note : Les clients peuvent être ajoutés ou modifiés dans les deux QuickBooks en ligne ou QuickBooks Time et le changement sera appliqué aux deux endroits.
   • Articles de service : Une sélection d’articles de service est requise sur les feuilles de temps. Vous pouvez assigner des articles de service plus tard.
   • Choix oui/non facturable : Marquer les feuilles de temps comme étant facturables ou non facturables. Les feuilles de temps facturables peuvent être utilisées lors de la facturation dans QuickBooks.
     • Exiger un choix oui/non facturable : Le choix facturable est requis avant le pointage de départ. 
   • Classe : Une sélection de classe est requise sur les feuilles de temps.
3. Vos sélections sont enregistrées automatiquement. Selon les options que vous sélectionnez, ces éléments seront importés automatiquement de QuickBooks en ligne à QuickBooks Time.

Pour en savoir plus, consultez l’article sur les préférences d’intégration de QuickBooks. 

Étape 5 : Inviter les membres de l’équipe à faire le suivi de leurs heures travaillées

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Sélectionnez Invite team members (Inviter des membres de l’équipe).
3. Sélectionnez les membres de l’équipe que vous voulez inviter, puis faites-le par message texte ou par courriel. 
4. Sélectionnez Inviter des membres de l’équipe (Inviter (#) membres de l’équipe) ou Send invitations (Envoyer des invitations).

Assurez-vous que votre employé voit l’invitation.

Une fois que vous invitez vos employés à utiliser QuickBooks Time, ils doivent effectuer certaines tâches avant de pouvoir commencer à faire le suivi des heures travaillées :

1. Attendez-vous à recevoir un message texte avec l’invitation.
2. Acceptez l’invitation.
3. Créez un nom d’utilisateur et un mot de passe (si ce n’est pas déjà fait).
4. Téléchargez QuickBooks Main-d’œuvre.

Une fois que les membres de votre équipe ont suivi ces étapes, ils peuvent maintenant faire le suivi de leurs heures travaillées dans QuickBooks Main-d’œuvreou sur le Web. Vous pouvez également faire le suivi et la gestion des heures travaillées des membres de votre équipe dans QuickBooks en ligne ou utiliser le poste de pointage.