Configurer QuickBooks Time dans QuickBooks en ligne ou QuickBooks en ligne Paie

Apprenez comment configurer QuickBooks Time avec votre QuickBooks en ligne ou QuickBooks en ligne Paie compte.

AvecQuickBooks en ligne Standard ,QuickBooks en ligne Plus ,QuickBooks en ligne Avancé ,QuickBooks en ligne Comptable , ouQuickBooks en ligne Paie Premium ou Élite, les membres de votre équipe peuvent faire le suivi de leurs heures avecQuickBooks Time . Ces heures travaillées sont ensuite affectées à la paie, à la facturation et plus encore.

Dans cet article, vous apprendrez comment effectuer les tâches suivantes :

• Lancer votre compte QuickBooks Time
• Configurer la période de paie
• Configurer les paramètres des heures supplémentaires
• Réviser le mappage des éléments de paie et des heures travaillées
• Ajouter votre équipe et les options de suivi des heures travaillées
• Inviter les membres de l’équipe à faire le suivi de leurs heures travaillées

Étape 1 : Lancer votre QuickBooks Time compte

Note :QuickBooks en ligne Paie Premium et Élite comprendQuickBooks Time .

Si vous n’avez pas QuickBooks Time encore :

1. Dans QuickBooks en ligne, allez à Paramètres et sélectionnez Abonnements et facturation.
2. Allez à QuickBooks Time et sélectionnez En savoir plus.
3. Choisissez si vous voulez QuickBooks Time Premium ou QuickBooks Time Elite, puis ajoutez-le à votre abonnement maintenant ou commencez un essai gratuit de 30 jours.

Vous pouvez maintenant commencer la configuration :

1. Aller à Toutes les applications , sélectionnez Heure , puis sélectionnez Aperçu ( Aller à ).
2. Sélectionnez Aller à QuickBooks Time classique.

Information de QuickBooks en ligne transfère automatiquement à votre QuickBooks Time compte. Il n’y a que quelques renseignements à configurer manuellement.

Étape 2 : Configurer la période de paie

Note : Si vous utilisez QuickBooks en ligne Paie, configurez vos paramètres de période de paie ici. Sinon, continuez.

1. Dans QuickBooks Time, allez à Paramètres de l’entreprise.
2. Sélectionnez Paie et heures supplémentaires, puis Échéancier de paie.
3. Sélectionnez votre échéancier de paie dans la section Échéancier de paie par défaut .
4. Sélectionnez une date dans Sélectionnez une date de clôture récente pour la paie , puis cliquez sur Enregistrer .

Étape 3 : Configurer les paramètres des heures supplémentaires

Vérifiez que la rémunération des heures supplémentaires est configurée dans le profil de la paie de votre employé. Sinon, ses heures apparaîtront comme une paie normale même s’il a travaillé des heures supplémentaires.

1. Dans QuickBooks Time, allez à Paramètres de l’entreprise.
2. Allez à Paie et heures supplémentaires et sélectionnez Heures supplémentaires.
3. Faites vos sélections, puis sélectionnez Save (Enregistrer).
   1. Si vous avez besoin de politiques plus détaillées sur les heures supplémentaires, sélectionnez Utiliser l’outil de taux de rémunération pour personnaliser vos calculs d’heures supplémentaires.

Note : Si vous avez besoin de personnaliser davantage ces paramètres pour répondre aux besoins de votre entreprise, vous pouvez le faire plus tard dans Company Settings (Paramètres de l’entreprise).

Étape 4 : Réviser l’élément de paie et le mappage des heures travaillées

Note : Cette option n’est disponible que si vous avez un abonnement actif à Paie.

Vos éléments de paie deQuickBooks mapper automatiquement au type d’heures correspondant dansQuickBooks Time . Par exemple, une « paie régulière » sera mise en correspondance avec les heures travaillées normales.

Revérifiez le mappage et apportez les rajustements nécessaires pour que les heures soient transférées vers la paie aux taux de rémunération appropriés.

1. DansQuickBooks Time , sélectionnez QuickBooks Paie , puis Préférences.
2. Sélectionnez Outil de mappage des éléments de paie.
3. Dans l’onglet Mapper les employés, sélectionnez le nom d’un employé.
4. Pour chaque type d’heures, sélectionnez un type de paie parmiQuickBooks . Vos sélections sont enregistrées automatiquement.

Note : Des options de mappage plus détaillées peuvent être obtenues en mappant les éléments de paie aux articles de service ou aux types de classe.

Étape 5 : Ajouter votre équipe et les options de suivi des heures travaillées

Note : Ajouts et changements dansQuickBooks en ligne seront importés automatiquement dansQuickBooks Time . Le journal de synchronisation affichera (Auto) à côté des importations automatiques. Une importation manuelle peut toujours être effectuée, au besoin.

DansQuickBooks Time , sélectionnez QuickBooks ou QuickBooks Paie , puis sélectionnez Importer .

Ajouter des membres de l’équipe pour faire le suivi des heures travaillées

Lorsque vous ajoutez de nouveaux employés àQuickBooks en ligne , ils sont automatiquement ajoutés àQuickBooks Time dans Mon équipe .

1. Aller à Toutes les applications , sélectionnez Heure , puis sélectionnez Heure équipe ( Aller ).
2. Pour ajouter un employé, sélectionnez Add employee (Ajouter un employé).
3. Remplissez les champs obligatoires, puis cliquez sur Add employee (Ajouter un employé). 

Ajouter d’autres options de suivi dans QuickBooks Time

Vous pouvez configurer et gérer les pauses dans QuickBooks en ligne afin que votre équipe puisse faire le suivi des pauses et que vous puissiez ajouter des feuilles de temps au besoin. 

Note : Options importées de QuickBooks en ligne ou QuickBooks en ligne Paie (employés et fournisseurs, clients, éléments de paie, articles de service, articles facturables, classe et lieu) doivent y être gérés.

Si vous avez besoin que les membres de votre équipe fassent le suivi des heures travaillées par rapport aux articles de service, aux articles facturables ou aux classes :

1. DansQuickBooks Time , sélectionnez QuickBooks ou QuickBooks Paie , puis sélectionnez Préférences.
2. Choisissez parmi les options suivantes :
   • Clients et clients rattachés : Une sélection de client est requise sur les feuilles de temps. Vous pouvez attribuer ces clients plus tard. 
     Note : Les clients peuvent être ajoutés ou modifiés dans les deuxQuickBooks en ligne ouQuickBooks Time et le changement sera appliqué aux deux endroits.
   • Articles de service : Une sélection d’articles de service est requise sur les feuilles de temps. Vous pouvez assigner des articles de service plus tard.
   • Choix oui/non facturable : Marquer les feuilles de temps comme étant facturables ou non facturables. Les feuilles de temps facturables peuvent être utilisées lors de la facturation dans QuickBooks.
     • Exiger un choix oui/non facturable : Le choix facturable est requis avant le pointage de départ. 
   • Classe : Une sélection de classe est requise sur les feuilles de temps.
3. Vos sélections sont enregistrées automatiquement. Selon les options que vous sélectionnez, ces éléments seront importés automatiquement de QuickBooks en ligne à QuickBooks Time.

Étape 6 : Inviter les membres de l’équipe à faire le suivi de leurs heures travaillées

1. Aller à Toutes les applications , sélectionnez Heure , puis sélectionnez Heure équipe ( Aller ).
2. Sélectionnez Invite team members (Inviter des membres de l’équipe).
3. Sélectionnez les membres de l’équipe que vous voulez inviter, puis choisissez de les inviter par message texte ou par courriel. 
4. Sélectionnez Inviter (#) membres de l’équipe .

Assurez-vous que votre employé voit l’invitation.

Une fois que vous invitez vos employés à QuickBooks Time, il devra effectuer quelques tâches avant de pouvoir commencer à faire le suivi des heures travaillées :

1. Attendez-vous à recevoir un message texte avec l’invitation.
2. Acceptez l’invitation.
3. Créez un nom d’utilisateur et un mot de passe (si ce n’est pas déjà fait).
4. Téléchargez QuickBooks Main-d’œuvre.

Une fois que les membres de votre équipe ont suivi ces étapes, ils peuvent maintenant faire le suivi de leurs heures travaillées dans QuickBooks Main-d’œuvre ou sur le Web . Vous pouvez également faire le suivi et la gestion des heures travaillées des membres de votre équipe dansQuickBooks en ligne , ou utilisez le poste de pointage .