Utiliser la mémoire automatique pour préremplir les opérations dans QuickBooks en ligne

L’activation de la fonction de mémoire automatique pour les opérations de préremplissage est rapide et facile. Cependant, lorsque vous activez la mémoire automatique, il y a certains changements dont vous devez tenir compte.

Activer la mémoire automatique pour préremplir les opérations

1. Aller à Paramètres et sélectionnez Compte et paramètres.
2. Sélectionnez Options avancées.
3. Dans la section Automatisation, sélectionnez l’icône de crayon.
4. Activez l’option Préremplir les formulaires avec le contenu saisi auparavant pour utiliser la mémoire automatique. Désactivez l’option si vous ne voulez pas utiliser la fonction de mémoire automatique.
5. Sélectionnez Enregistrer au bas de la section Automatisation, puis cliquez sur Terminer pour enregistrer vos modifications.

Quels renseignements d’une opération la mémoire automatique remplit-elle automatiquement?

Lorsque la fonction de mémoire automatique est activée, QuickBooks en ligne remplit automatiquement le reste de l’opération (à l’exception de la date) lorsque vous sélectionnez un client, un fournisseur ou un employé en saisissant des factures à payer, en faisant des chèques ou en entrant des crédits sur carte de crédit.

Notes :

• La mémoire automatique utilise les renseignements du dernier type d’opération enregistré pour le client, le fournisseur ou l’employé en question.
• Si vous voyez des recommandations d’articles impayés à ajouter à une dépense, le préremplissage automatique ne fonctionne pas. Cette fonction peut uniquement être utilisée s’il n’y a pas de recommandations.

Exemples de situations :

• Lorsque vous sélectionnez le nom d’un fournisseur sur un chèque, QuickBooks en ligne remplit la totalité du chèque en utilisant les mêmes renseignements que pour le dernier chèque que vous avez saisi pour ce fournisseur.
• Si seulement un ou deux éléments ont changé, vous pouvez mettre à jour les champs et enregistrer l’opération.
• La prochaine fois que vous sélectionnerez ce client, fournisseur ou employé, les nouveaux renseignements s’afficheront automatiquement.

Quels sont les renseignements que la fonction de mémoire automatique remplit en ce qui concerne les reçus de vente et les factures?

Lorsque vous sélectionnez Reçu de vente ou Facture à partir du menu Clients, seul le lieu est récupéré.

Si vous voulez utiliser une opération de vente préremplie pour un client, vous pouvez configurer une opération programmée ou créer un modèle d’opération récurrente pour les opérations sans intervalle fixe.

Vous êtes désormais en mesure de comprendre comment la fonction de mémoire automatique remplit vos formulaires d’opérations.