Créer et modifier des champs personnalisés dans QuickBooks en ligne Avancé

Apprenez comment créer et utiliser des champs personnalisés améliorés dans QuickBooks en ligne Avancé.

Les champs personnalisés vous permettent de faire le suivi des renseignements les plus importants pour vous et vos clients.

Dans QuickBooks en ligne Avancé, vous pouvez personnaliser les champs pour presque tout : les représentants commerciaux, les types de clients, les numéros d’identification des fournisseurs, les numéros de bon de commande, les gestionnaires de projet et d’autres renseignements propres à votre secteur d’activité. Vous avez ainsi la possibilité d’ajouter des données personnalisées et d’en produire à l’aide de rapports détaillés.

Dans cet article, vous apprendrez comment :

• Créer des champs personnalisés
• Gérer vos champs personnalisés au même endroit
• Créer ou modifier des champs personnalisés à partir d’un formulaire ou d’un profil

Note : Voulez-vous utiliser cette fonction? Vous pouvez effectuer une mise à niveau vers QuickBooks en ligne Avancé. Si vous n’avez pas QuickBooks en ligne Avancé, voici comment ajouter des champs personnalisés pour d’autres versions de QuickBooks.

Créer des champs personnalisés

Vous pouvez avoir jusqu’à 12 champs personnalisés actifs pour chaque type de formulaire (facture, devis, bon de commande, dépense, facture à payer, etc.) et chaque type de profil (client et fournisseur).

Vous pouvez également créer des champs personnalisés de liste déroulante, de date et de nombre.

1. Aller à Paramètres et sélectionnez Champs personnalisés.
2. Sélectionnez Ajouter un champ personnalisé. Si vous avez déjà créé un champ, vous verrez Ajouter un champ à la place.
3. Saisissez le nom du champ personnalisé dans le champ Nom .
4. Sélectionnez le type de données dans la liste déroulante Type de données ▼ qui ira dans votre champ personnalisé : Texte et numéro, Numéro, Dateou Listedéroulante . Si vous sélectionnez la liste déroulante, saisissez les éléments dans la liste.
5. Sélectionnez la catégorie à laquelle appartient le champ personnalisé : Client, Opération, Fournisseur ou Projet. Les champs Clients sont associés aux profils de clients et les champs Fournisseurs sont associés aux profils de fournisseurs. Vous pouvez ajouter des champs d’opération aux formulaires de vente (comme les factures, les devis et les reçus de vente) et aux formulaires d’achat (comme les bons de commande, les factures à payer, les dépenses et les chèques).
6. Sélectionnez les formulaires où vous voulez que le champ personnalisé s’affiche.
   Note : Pour utiliser des champs personnalisés dans les bons de commande, vous devez d’abord activer les bons de commande pour votre entreprise.
7. Si vous voulez que les clients ou les fournisseurs voient le champ sur un formulaire (par exemple, une facture, un devis ou un bon de commande), activez l’option Imprimer sur le formulaire. Un maximum de trois champs personnalisés peut avoir l’option Afficher sur le formulaire activée pour n’importe quel type de formulaire (reçu de vente ou facture).
8. Une fois que vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer.

Maintenant que vous avez des champs personnalisés, découvrez comment les utiliser :

• Filtrer, rechercher et trier avec des champs personnalisés
• Utiliser des champs personnalisés pour les fournisseurs et les dépenses
• Utiliser des champs personnalisés dans les rapports

Gérer vos champs personnalisés au même endroit

La page Champs personnalisés contient une liste de tous vos champs personnalisés afin que vous puissiez les gérer facilement. Pour la voir, allez à Paramètres ⚙, puis sélectionnez Champs personnalisés.

Vous pouvez voir à quelle catégorie chaque champ personnalisé appartient et sur quels formulaires il apparaît. Vous verrez également l’icône Imprimer si les clients ou les fournisseurs peuvent voir le champ personnalisé sur un formulaire.

Pour modifier un champ personnalisé :

1. Dans la colonne Actions, sélectionnez Modifier.
2. Modifiez le nom du champ, sélectionnez les formulaires sur lesquels il apparaît et indiquez si vous voulez que les clients ou les fournisseurs puissent le voir.
3. Une fois que vous aurez terminé vos modifications, sélectionnez Enregistrer. Les modifications apportées à partir de cette page s’appliqueront à tous les formulaires contenant le champ en question.

Pour rendre un champ personnalisé inactif :

1. Sélectionnez la flèche à côté de Modifier.
2. Sélectionnez Rendre inactif.
3. Sélectionnez Oui dans le message contextuel pour confirmer votre choix.

Ne craignez pas de perdre d’anciennes données de champs personnalisés

Rendre un champ personnalisé inactif ne supprimera pas vos données antérieures. Vous pourrez toujours voir le champ sur les formulaires de vente et les bons de commande sur lesquels vous l’avez utilisé, mais il n’apparaîtra pas sur les nouveaux documents.

Créer ou modifier des champs personnalisés à partir d’un formulaire ou d’un profil

Vous pouvez également créer et modifier des champs personnalisés à partir de n’importe quel formulaire de vente, bon de commande, formulaire de dépenses, profil de client ou profil de fournisseur.

À partir d’un formulaire de vente (facture, reçu de vente ou dépense) ou d’un formulaire d’achat (formulaire de dépense ou bon de commande) :

1. Ouvrez un formulaire existant ou créez-en un nouveau.
2. Sélectionnez la roue dentée dans le haut du formulaire (pas dans la barre de navigation). Cette action ouvre un panneau contenant une section Champs personnalisés.
   1. Pour créer un champ personnalisé, sélectionnez + Ajouter un champ personnalisé. Saisissez les renseignements au sujet du champ, puis sélectionnez Enregistrer.
   2. Pour modifier un champ existant, sélectionnez l’icône du crayon à côté du champ. Ou sélectionnez Gérer les champs personnalisés. Cela ouvre la page Champs personnalisés afin que vous puissiez apporter des modifications. Une fois que vous aurez terminé vos modifications, fermez la fenêtre pour retourner au formulaire.

À partir des profils de clients et de fournisseurs :

Pour le profil du client :

1. Allez à Ventes et sélectionnez Clients (Aller à).
2. Recherchez un profil de client et ouvrez-le.
3. Sélectionnez Modifier.
4. Allez à l’onglet Champs personnalisés.
   1. Pour créer un champ personnalisé, sélectionnez + Ajouter un champ personnalisé. Saisissez les renseignements au sujet du champ, puis sélectionnez Enregistrer.
   2. Pour modifier un champ existant, remplissez le champ.
5. Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer vos modifications.

Pour le profil du fournisseur :

1. Aller àDépenses et sélectionnezFournisseurs (Accéder). 
2. Recherchez un profil de fournisseur et ouvrez-le. 
3. Sélectionnez Modifier.
4. Allez à l’onglet Champs personnalisés.
   1. Pour créer un champ personnalisé, sélectionnez + Ajouter un champ personnalisé. Saisissez les renseignements au sujet du champ, puis sélectionnez Enregistrer.
   2. Pour modifier un champ existant, remplissez le champ.
5. Sélectionnez Enregistrer pour enregistrer vos modifications.