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Recevoir les paiements anticipés des clients dans QuickBooks Desktop Enterprise

by Intuit• Dernière mise à jour : 2 octobre 2024

Apprenez comment configurer, enregistrer et gérer les paiements anticipés des clients (dépôts des clients) dans QuickBooks Desktop Enterprise.

Les paiements anticipés de clients (également appelés dépôts de clients) sont des paiements que vous recevez d’un client avant de créer une facture et de livrer le produit ou le service.

Vous pouvez gérer et utiliser les paiements anticipés des clients dans QuickBooks Enterprise 24.0 ou une version plus récente.

Voici comment :

Pour gérer les paiements anticipés dans la version QuickBooks Enterprise 24.0 ou ultérieure :



Exigences pour utiliser les paiements anticipés

Prépaiements :

  • Peut seulement être utilisé avec les bulletins de vente et les devis
  • Peut être utilisé avec les devis proportionnels et non proportionnels
  • Ils ne peuvent pas être modifiés une fois qu’ils sont appliqués aux factures.
  • Ne peut pas être utilisé avec la fonction multidevise activée
    • Si vous utilisez Paiements anticipés et que vous activez ensuite la fonction multidevise, les paiements anticipés seront désactivés.

Lorsque vous créez des paiements anticipés :

  • Vous ne pouvez pas modifier le « Compte de transfert de paiement anticipé », car il s’agit d’un compte interne utilisé uniquement pour transférer de l’argent du compte de passif au compte client. 
  • Impossible de sélectionner un compte de taxe de vente et un compte rattaché (Autre passif à court terme).

Activer ‌paiements anticipés

  1. Allez àModifier, puis àPréférences.
  2. SélectionnezPaiements, puisPréférences de l’entreprise.
  3. Allez àPrépaiements, puis sélectionnezParamètres des paiements anticipés.
  4. SélectionnezActiver le paiement anticipé.
  5. Sélectionnez un compte de passif dans le menu déroulant. Si vous devez créer un nouveau compte de passif, sélectionnez .
  6. Une fois que vous avez terminé, sélectionnezOK, puis sélectionnezOKde nouveau dans les préférences.

Recevoir des paiements anticipés sur un bon de commande ou un devis

Créez et enregistrez un nouveau bulletin de vente ou ouvrez un bulletin de vente existant.

Remarque : Si les bulletins de vente ne sont pas activés dans votre fichier d’entreprise, vous devrez d’abord les activer.

  1. Créer un nouveau bon de commande ou devis ou en ouvrir un existant.
    • Vous pouvez ouvrir le bulletin de vente à partir du Centre clients. Dans le volet de gauche, sélectionnez l’onglet Opérations , puis Bulletins de vente.
  2. Sélectionnez Recevoir des paiements.
  3. Sélectionnez Il s’agit d’un paiement anticipé sur le bon de commande.
  4. Saisissez le montant et les autres détails du paiement anticipé, puis sélectionnez Enregistrer et fermer.
  5. Vous verrez que le montant a été entré pour le paiement anticipé appliqué.


Imprimer un bulletin de vente ou un devis qui indique un paiement anticipé reçu

  1. Ouvrez le bon de commande ou le devis, puis sélectionnez Formatage.
  2. Sélectionnez Personnaliser la mise en page des données, puis Piedde page .
  3. Sélectionnez Paiements anticipés et Solde à payer.  
    Note : Vous pouvez sélectionner Mise en page pour rajuster la position de ces champs dans le modèle d’impression.
  4. Sélectionnez OK.
  5. Sélectionnez Imprimer.


Appliquer un crédit de paiement anticipé à une facture

  1. Ouvrez le bon de commande ou le devis et sélectionnez Créer une facture.
  2. Sélectionnez l’une des deux options :
    • Créer une facture pour tous les bulletins de vente.
    • Créer une facture pour les articles sélectionnés.
  3. Sélectionnez Enregistrer et fermer , puis Oui pour appliquer des crédits de paiement anticipé.
    Note : Vous pouvez également appliquer des crédits sur une facture pour appliquer des crédits de paiement anticipé.
  4. Sélectionnez le crédit de paiement anticipé et saisissez ou modifiez le montant du crédit à appliquer à cette facture.
  5. Sélectionnez Enregistrer.


Comment QuickBooks applique les crédits de paiement anticipé

QuickBooks crée deux écritures de journal général pour chaque crédit de paiement anticipé lorsque vous l’appliquez à une facture.

Pour les voir dans QuickBooks, allez au centre clients et trouvez le client ou le projet à qui vous avez appliqué un crédit de paiement anticipé sur une facture.

Vous verrez deux écritures de journal général pour chaque crédit de paiement anticipé.

  • La première écriture de journal général est mappée à un compte de passif avec un montant positif.
  • La deuxième écriture de journal général est mappée à un compte client avec un montant négatif.

Remarque : Le Compte de transfert de paiement anticipé dans les deux écritures de journal général est un compte inactif créé par QuickBooks. QuickBooks l’utilise pour transférer un montant d’un compte de passif vers un compte client.



Exécuter des rapports pour voir les paiements anticipés impayés sur les bulletins de vente ou les devis

Vous pouvez exécuter deux rapports pour voir les paiements anticipés en cours et les soldes des paiements anticipés en cours. Il s’agit des rapports Paiements anticipés en cours par client et Bulletins de vente en cours par client . Voici comment vous pouvez les exécuter et les personnaliser.

Ouvrir le rapport Paiements anticipés par client

Ce rapport affiche tous les paiements anticipés que vous avez reçus et que vous n’avez pas encore appliqués à une facture.

  1. Allez au menu Rapports.
  2. Sélectionnez Clients et créances.
  3. Sélectionnez Paiements anticipés en cours par client.

Vous pouvez personnaliser ce rapport pour inclure les paiements anticipés qui ont été entièrement appliqués aux factures.

  1. Sélectionnez Personnaliser le rapport, puis Filtres.
  2. Sélectionnez Solde de paiement anticipé, puis l’une ou l’ autre , puis OK.


Ouvrir le rapport Bulletins de vente par client

  1. Allez à Rapports, puis à Ventes.
  2. Sélectionnez Ouvrir le rapport Bulletins de vente par client.

Nous avons ajouté le solde courant de paiement anticipé à ce rapport.

Vous pouvez personnaliser ce rapport pour afficher les devis et bulletins de vente en cours.

  1. Sélectionnez Personnaliser le rapport, puis Filtres.
  2. Sélectionnez Type d’ opération, puis Types d’opérations multiples.
  3. Sélectionnez Devis et bulletin de vente , puis cliquez sur OK.
  4. Sélectionnez OK de nouveau.

Le rapport sera mis à jour pour afficher les bulletins de vente et les devis en cours avec leurs soldes de paiement anticipé en cours.

Rapport Devis en cours par projet

  1. Allez au menu Rapports.
  2. Sélectionnez Projets, Heures et kilométrage.
  3. Sélectionnez ensuite le rapport Devis par projet .

Nous avons ajouté une nouvelle colonne, Solde courant des paiements anticipés, à ce rapport. Vous pouvez personnaliser ce rapport pour afficher uniquement les devis auxquels des paiements anticipés ont été appliqués.

Modifier un paiement anticipé

Vous pouvez modifier un paiement anticipé s’il n’a pas été appliqué à une facture. Une fois qu’il a été appliqué à une facture, vous devez supprimer le paiement anticipé (cela supprimera également les deux écritures de journal général liées), puis créer un nouveau paiement anticipé.



Rembourser un paiement anticipé

Les paiements anticipés, comme les autres paiements de clients, peuvent être remboursés.

Si le paiement n’a pas été déposé dans votre compte bancaire, vous pouvez supprimer le paiement anticipé et les entrées de vente auxquelles il est appliqué (bon de commande, devis et facture). 

Si le paiement anticipé a été déposé dans votre dos, vous pouvez créer une note de crédit et l’appliquer à une autre facture ou faire un chèque au client.

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