Recevoir les paiements anticipés des clients dans QuickBooks Desktop Enterprise

Apprenez comment configurer, enregistrer et gérer les paiements anticipés des clients (dépôts des clients) dans QuickBooks Desktop Enterprise.

Les paiements anticipés de clients (également appelés dépôts de clients) sont des paiements que vous recevez d’un client avant la création d’une facture et la livraison du produit ou du service.

Vous pouvez gérer et utiliser les paiements anticipés des clients dans QuickBooks Enterprise 24.0 ou une version plus récente.

Voici comment :

• Exigences pour utiliser les paiements anticipés
• Activer les paiements anticipés
• Recevoir des paiements anticipés sur un bon de commande ou un devis
• Imprimer un bon de commande indiquant que vous avez reçu un paiement anticipé
• Appliquer un crédit de paiement anticipé à une facture
• Exécuter des rapports pour voir les paiements anticipés impayés sur les bulletins de vente ou les devis
• Modifier un paiement anticipé
• Rembourser un paiement anticipé

Pour gérer les paiements anticipés dans la version QuickBooks Enterprise 24.0 ou ultérieure :

Exigences pour utiliser les paiements anticipés

Prépaiements :

• Peut seulement être utilisé avec les bulletins de vente et les devis
• Peut être utilisé avec les devis proportionnels et non proportionnels
• Ils ne peuvent pas être modifiés une fois qu’ils sont appliqués aux factures.
• Ne peut pas être utilisé avec la fonction multidevise activée
  • Si vous utilisez Paiements anticipés et que vous activez ensuite la fonction multidevise, les paiements anticipés seront désactivés.

Activer ‌paiements anticipés

1. Allez à Modifier, puis à Préférences.
2. Sélectionner Paiements et ensuite Préférences de l’entreprise.
3. Aller à Prépaiements et sélectionnez Paramètres de paiement anticipé.
4. Sélectionner Activer le paiement anticipé.
5. Sélectionnez un compte de passif à court terme dans la liste déroulante. Si vous devez créer un nouveau compte de passif à court terme, sélectionnez .
6. Une fois que vous avez terminé, sélectionnez OK, puis sélectionnez OK de nouveau dans les préférences.

Recevoir des paiements anticipés sur un bon de commande ou un devis

Créez et enregistrez un nouveau bulletin de vente ou ouvrez un bulletin de vente existant.

Remarque : Si les bulletins de vente ne sont pas activés dans votre fichier d’entreprise, vous devrez d’abord les activer.

1. Créer un nouveau bon de commande ou devis ou en ouvrir un existant.
   • Vous pouvez ouvrir le bon de commande à partir de la Centre clients. Dans le volet de gauche, sélectionnez Opérations, puis sélectionnez Bulletins de vente.
2. Sélectionner Recevoir des paiements.
3. Sélectionner Prépaiement sur bulletin de vente.
4. Saisissez le montant et les autres détails du paiement anticipé, puis sélectionnez Enregistrer et fermer.
5. Vous verrez que le montant a été saisi pour PAIEMENT PRÉCOCE APPLIQUÉ.

Imprimer un bulletin de vente ou un devis qui indique un paiement anticipé reçu

1. Ouvrez le bon de commande ou le devis, puis sélectionnez Formatage.
2. Sélectionner Personnaliser la mise en page des données ,et ensuite Pied de page.
3. Sélectionner Prépaiements et Solde à payer.  
   Note :Vous pouvez sélectionner Conceptrice de mise en page pour rajuster la position de ces champs dans le modèle d’impression.
4. Sélectionnez OK.
5. Cliquez sur Imprimer.

Appliquer un crédit de paiement anticipé à une facture

1. Ouvrez le bon de commande ou le devis et sélectionnez Créer une facture.
2. Sélectionnez l’une des deux options :
   1. Créer une facture pour tous les bulletins de vente.
   2. Créer une facture pour les articles sélectionnés.
3. Sélectionnez OK.
4. Sélectionner Enregistrer, puis Enregistrer la facture, puis Oui pour appliquer des crédits de paiement anticipé.
   Note : Vous pouvez également sélectionner Appliquer des crédits sur une facture pour appliquer des crédits de paiement anticipé.
5. Sélectionnez le crédit de paiement anticipé et saisissez ou modifiez le montant du crédit à appliquer à cette facture. Sélectionnez ensuite Terminé.

Comment QuickBooks applique les crédits de paiement anticipé

QuickBooks crée deux écritures de journal général pour chaque crédit de paiement anticipé lorsque vous l’appliquez à une facture.

Pour les voir dans QuickBooks, allez à Centre clients et trouvez le client ou le projet à qui vous avez appliqué un crédit de paiement anticipé sur une facture.

Vous verrez deux écritures de journal général pour chaque crédit de paiement anticipé.

• La première écriture de journal général est mappée à un compte de passif avec un montant positif.
• La deuxième écriture de journal général est mappée à un compte client avec un montant négatif.

Remarque : Le Compte de transfert de paiement anticipé dans les deux écritures de journal général est un compte inactif créé par QuickBooks. QuickBooks l’utilise pour transférer un montant d’un compte de passif vers un compte client.

Exécuter des rapports pour voir les paiements anticipés impayés sur les bulletins de vente ou les devis

Vous pouvez exécuter deux rapports pour voir les paiements anticipés en cours et les soldes des paiements anticipés en cours. Ce sont les Ouvrir les paiements anticipés par client et Bulletins de vente en cours par client rapports. Voici comment vous pouvez les exécuter et les personnaliser.

Ouvrir le rapport Paiements anticipés par client

Ce rapport affiche tous les paiements anticipés que vous avez reçus et que vous n’avez pas encore appliqués à une facture.

1. Allez au menu Rapports.
2. Sélectionner Clients et créances.
3. Sélectionnez Paiements anticipés en cours par client.

Vous pouvez personnaliser ce rapport pour inclure les paiements anticipés qui ont été entièrement appliqués aux factures.

1. Sélectionner Personnaliser le rapport, puis Filtres.
2. Sélectionner Solde de paiement anticipé, puis Soit et ensuite OK.

Ouvrir le rapport Bulletins de vente par client

1. Allez à Rapports, puis à Ventes.
2. Sélectionner Ouvrez le rapport Bulletins de vente par client.

Nous avons ajouté Solde courant de paiement anticipé à ce rapport.

Vous pouvez personnaliser ce rapport pour afficher les devis et bulletins de vente en cours.

1. Sélectionner Personnaliser le rapport, puis Filtres.
2. Sélectionner Type d’opération, puis Plusieurs types d’opérations.
3. Sélectionner Devis et Bulletin de vente puis sélectionnez OK.
4. Sélectionner OK de nouveau.

Le rapport sera mis à jour pour afficher les bulletins de vente et les devis en cours avec leurs soldes de paiement anticipé en cours.

Modifier un paiement anticipé

Vous pouvez modifier un paiement anticipé s’il n’a pas été appliqué à une facture. Une fois qu’il a été appliqué à une facture, vous devez supprimer le paiement anticipé (cela supprimera également les deux écritures de journal général liées), puis créer un nouveau paiement anticipé.

Rembourser un paiement anticipé

Les paiements anticipés, comme les autres paiements de clients, peuvent être remboursés.

Si le paiement n’a pas été déposé dans votre compte bancaire, vous pouvez supprimer le paiement anticipé et les entrées de vente auxquelles il est appliqué (bon de commande, devis et facture). 

Si le paiement anticipé a été déposé dans votre dos, vous pouvez créer une note de crédit et l’appliquer à une autre facture ou faire un chèque au client.