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Résoudre des problèmes à la fin d’un rapprochement dans QuickBooks en ligne

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks en ligne5Mis à jour le 14 mai, 2021

Apprenez quoi faire si les données de QuickBooks en ligne ne correspondent pas à celles de votre relevé de compte à la fin d’un rapprochement.

Pour rapprocher un compte, vous devez comparer les opérations qui se trouvent dans QuickBooks avec celles qui correspondent dans vos relevés de comptes. Une fois que vous avez tout révisé, la différence entre votre solde de fermeture dans QuickBooks et le solde de fermeture de votre relevé bancaire devrait être nulle.

Si les deux soldes ne correspondent pas, ne vous en faites pas. Voici comment résoudre les problèmes afin de bien terminer votre rapprochement.

Conseil : Si vous ne l’avez pas déjà fait, commencez par jeter un œil à notre guide sur le rapprochement. Il se peut que vous ayez d’autres problèmes à résoudre pour obtenir le bon solde de fermeture.
  • Quelqu’un a saisi un solde de fermeture incorrect au début du rapprochement.
  • Certaines opérations s’affichent en double ou sont manquantes dans QuickBooks.
  • Quelqu’un a saisi des opérations dans QuickBooks sans les rapprocher de celles de votre compte bancaire.

Étape 1 : Réviser les soldes d’ouverture, de départ et de fermeture

Si vous ne l’avez pas déjà fait, révisez les soldes d’ouverture et les soldes initiaux. Une fois que vous avez la certitude que ces soldes sont exacts, passez à l’étape suivante.
Pour commencer un rapprochement, vous devez saisir le solde de fermeture de votre relevé de compte. QuickBooks s’en sert pour vérifier l’exactitude des données. Assurez-vous que le montant saisi est exact.

  1. Au moment d’effectuez le rapprochement d’un compte, sélectionnez Modifier les renseignements dans la fenêtre Rapprochement.
  2. Révisez le solde de fermeture et la date de fin.
  3. Vérifiez votre relevé de compte. Apportez les modifications nécessaires, le cas échéant.
  4. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer. S’il y a encore une différence entre le solde de QuickBooks et celui de votre relevé, passez à l’étape 3

Étape 2 : Combiner plusieurs opérations en une opération unique

Si votre banque combine plusieurs paiements en une seule écriture, vous devez faire de même dans QuickBooks. Si vous les avez saisis individuellement, il pourrait sembler y avoir une erreur.

Si vous constatez que vous n’avez pas combiné dans QuickBooks des paiements combinés sur votre relevé bancaire, placez-les dans le compte Fonds non déposés. Effectuez ensuite un dépôt bancaire afin de les combiner en une seule écriture.

S’il y a encore une différence entre le solde de QuickBooks et celui de votre relevé, passez à l’étape 3.

Étape 3 : Éliminer les opérations qui ne posent pas de problème ou entrer les opérations qui ne se trouvent pas dans QuickBooks

Vous savez maintenant que votre solde de fermeture est exact et avez passé en revue les problèmes potentiels. Vous pouvez rapidement repérer les opérations qui peuvent poser un problème.

Sur votre relevé bancaire, marquez physiquement les opérations qui correspondent à celles saisies dans QuickBooks. Ces opérations ne posent pas de problème.

Saisir des opérations :
Assurez-vous que vous avez tout saisi dans QuickBooks. Si vos comptes sont connectés à vos services bancaires en ligne, révisez et catégorisez toutes vos transactions téléchargées. Vous ne pouvez pas les rapprocher tant que ce ne sera pas fait.
Révisez ensuite la liste des opérations qui se trouve dans la fenêtre Rapprochement. Si vous voyez qu’une opération de votre relevé de compte ne s’affiche pas dans QuickBooks :

  1. Dans QuickBooks, allez au menu Ventes ou Dépenses, selon le cas.
  2. Vérifiez si une opération se trouve sur votre relevé, mais pas dans QuickBooks.
  3. Si c’est le cas, sélectionnez-la pour l’ouvrir.
  4. Vérifiez le compte Déposer sur ou Paiement. Assurez-vous que l’opération se trouve dans le bon compte. Sélectionnez un autre compte au besoin.
    Maintenant que vous avez bien vérifié QuickBooks (deux fois plutôt qu’une), vous pouvez saisir les opérations manquantes. Utilisez votre relevé bancaire pour vous guider. Saisissez les opérations qui figurent sur votre relevé de compte, mais pas dans QuickBooks, comme de nouveaux reçus de vente ou comme de nouvelles dépenses.

Étape 4 : Supprimer les opérations qui ne se trouvent pas sur votre relevé de compte

Examinons maintenant comment faire l’inverse. Révisez la liste des opérations qui se trouve dans la fenêtre Rapprochement. Repérez les opérations qui se trouvent dans QuickBooks, mais pas sur votre relevé bancaire. Si vous en trouvez une :

  1. Trouvez la date de l’opération et vérifiez si elle s’affiche à la même période dans vos relevés de compte.
  2. Notez la date et le montant de l’opération.
  3. Exécutez un ancien rapport de rapprochement pour cette date.

Si l’opération ne se trouve pas dans le rapport

Si une opération se trouve sur un ancien relevé bancaire, mais pas sur l’ancien rapport pour cette date :

  1. Dans QuickBooks, allez au menu Comptabilité. Sélectionnez Plan comptable.
  2. Trouvez le compte à rapprocher, puis sélectionnez Historique du compte.
  3. Trouvez l’opération et sélectionnez-la pour développer l’affichage.
  4. Si la case de la colonne à cocher est vide ou contient la lettre C,  assurez-vous que l’opération est exacte.
  5. Cochez la case dans la colonne à cocher jusqu’à ce qu’un R apparaisse. Si un R est déjà inscrit dans la colonne Coche, laissez-le en place.
  6. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer.

Si l’opération se trouve dans le rapport

Finalement, jetons un œil aux opérations en double.

  1. Allez au menu Ventes ou Dépenses.
  2. Filtrez les listes par date, par client, par fournisseur ou par montant.
  3. Si vous repérez une opération en double, vous pouvez la supprimer.
    Note importante : Ne supprimez une opération que si vous avez la certitude qu’il s’agit d’un double ou d’une erreur. Si vous avez un doute, communiquez avec votre aide-comptable.
  4. Allez au menu Comptabilité. Sélectionnez Plan comptable.
  5. Trouvez le compte à rapprocher, puis sélectionnez Historique du compte.
  6. Trouvez l’opération et sélectionnez-la pour développer l’affichage.
  7. Sélectionnez Supprimer, puis cliquez sur Oui pour confirmer.

Lorsque vous avez terminé, passez à l’étape 5.

Étape 5 : Réviser les opérations qui diffèrent

Si une opération qui se trouve dans QuickBooks correspond à peu près à une opération de votre relevé bancaire, mais qu’elle diffère légèrement, communiquez avec votre comptable. Vous ne devriez pas modifier d’opération, comme des factures, que des clients ont déjà payées.

En revanche, il arrive que la banque ajoute des frais non compris au moment de saisir l’opération dans QuickBooks. Vérifiez votre relevé bancaire. Si des frais ont été ajoutés :

  1. Sélectionnez + Nouveau.
  2. Sélectionnez Dépôt bancaire.
  3. Suivez les étapes vous permettant d’ajouter des frais bancaires ou de traitement au compte à rapprocher.
  4. Dans la section Mémo, ajoutez une note indiquant à quelle opération les frais sont liés.

Erreur de l’institution financière

Si vous ne trouvez pas d’erreurs dans QuickBooks en ligne, il se peut que l’erreur provienne de votre banque ou de votre carte de crédit. Voici comment repérer les erreurs sur votre relevé de compte bancaire ou de carte de crédit.

Prochaines étapes : Terminer le rapprochement

Maintenant que vos comptes sont équilibrés, vous pouvez terminer le rapprochement.

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