Résoudre les problèmes liés aux comptes rapprochés dans QuickBooks en ligne

Apprenez ce qu’il faut réviser pour commencer le rapprochement.

Chaque fois que vous devez commencer le rapprochement d’un compte, vous vérifiez le solde d’ouverture dans QuickBooks. Il s’agit du montant dans le compte au début de la période que vous révisez. Considérez ce solde comme un point de contrôle. Il vous permet de savoir si vous commencez avec des chiffres exacts.

Le montant du solde initial doit correspondre à celui qui figure sur votre relevé de compte pour le même jour de début. Si ce n’est pas le cas, ne vous inquiétez pas. QuickBooks vous informe des changements que vous pourriez devoir apporter. Voici comment résoudre les problèmes liés au solde d’ouverture pour que vous puissiez effectuer un rapprochement.

• Découvrez les causes des problèmes liés au solde d’ouverture
• Étape 1 : Vérifier le solde d’ouverture original
• Étape 2 : Vérifier votre relevé de compte
• Étape 3 : Apparier et catégoriser les opérations téléchargées
• Étape 4 : Examiner tout rapport d’écarts
• Prochaines étapes : Commencer le rapprochement

Découvrez les causes des problèmes liés au solde d’ouverture

• Quelqu’un a saisi un solde d’ouverture incorrect lors de la création du compte dans QuickBooks.
• Quelqu’un a ajouté des opérations qui sont antérieures au solde d’ouverture, mais n’a pas modifié l’entrée du solde d’ouverture original pour tenir compte du changement.
• Quelqu’un a modifié, supprimé, déplacé ou non rapproché une opération déjà rapprochée. Cela modifie le solde de fermeture de votre dernier rapprochement, ce qui a une incidence sur le solde d’ouverture du prochain.
• Quelqu’un a rapproché manuellement une opération afin qu’elle ne s’affiche pas au prochain rapprochement.

Étape 1 : vérifier le solde d’ouverture original

Le solde d’ouverture est le point de départ des comptes dans QuickBooks. S’il est inexact, cela aura une incidence sur tous les rapprochements futurs.

Assurez-vous que votre solde d’ouverture est correct avant de vérifier votre solde initial. Puis, passez à l’étape 2.

Étape 2 : Vérifier votre relevé de compte

Assurez-vous de rapprocher le bon compte pour le bon mois :

1. Allez à Opérations et sélectionnez Rapprocher (Accéder).
2. Sélectionnez le compte que vous voulez rapprocher dans la liste déroulanteCompte  ▼.

Si vous avez plusieurs comptes à la même banque ou plusieurs comptes du même type, assurez-vous de rapprocher le bon compte.

Étape 3 : Apparier et catégoriser les opérations téléchargées

Si votre compte est connecté aux services bancaires en ligne, appariez et catégorisez toutes vos opérations téléchargées avant de commencer le rapprochement. Vous devez tout catégoriser pour obtenir votre correct solde initial.

Étape 4 : Examiner tout rapport d’écarts

Si quelqu’un a apporté une modification qui a une incidence sur votre solde initial, vous recevrez un message avant de commencer le rapprochement.

1. Sélectionnez le lien Nous pouvons vous aider à résoudre ce problème pour ouvrir votre rapport d’écarts.
2. Passez le rapport en revue. À partir des données qu’il contient, déterminez si vous devez apporter des modifications et, le cas échéant, lesquelles.
3. Avant de modifier quoi que ce soit, parlez-en à la personne qui a apporté les modifications - elles peuvent être intentionnelles.

Une fois que vous savez que vous devez apporter des corrections, passez en revue chaque opération dans le rapport une à la fois :

1. Sélectionnez Afficher pour voir l’historique des changements de l’opération.
2. Passez en revue la colonne Changer le type. Vous y verrez les changements apportés.  
3. Apportez des modifications en fonction du message de la colonne Changer le type :

Montant modifié

Cela signifie qu’une personne a modifié une opération rapprochée ou l’a déplacée vers un autre compte. Solution :

1. Sélectionnez l’opération pour développer l’affichage.
2. Sélectionnez Modifier pour ouvrir le formulaire.
3. Rajustez le total ou modifiez le compte, au besoin.
4. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Non rapproché dans le registre

Cela signifie qu’une personne n’a pas rapproché l’opération. Pour la rapprocher de nouveau :

1. Allez à Opérations, puis sélectionnez Opérations bancaires (Accéder).
2. Sélectionnez de nouveau le compte que vous voulez rapprocher, puis sélectionnez Aller au registre bancaire.
3. Sélectionnez Rapprocher.
4. Vérifiez le compte que vous avez sélectionné et modifiez-le au besoin.
5. Saisissez les renseignements de votre relevé de compte dans les champs Solde de fermeture et Date de fermeture. Ensuite, sélectionnez Commencer le rapprochement.
6. Passez en revue les opérations et sélectionnez celles qui correspondent aux opérations de votre relevé de compte.
7. Une fois que la différence est de 0,00 $ CA, sélectionnez Finir maintenant, puis Terminer.

Autrement, pour rapprocher une opération manuellement :

1. Allez à Opérations et sélectionnez Plan comptable (Accéder).
2. Sélectionnez Historique du compte dans la colonne Action de votre compte bancaire.
3. Sélectionnez l’opération dont le rapprochement a été effectué manuellement.
4. Cochez la case dans le ✔ jusqu’à ce que vous voyiez un R. Cela rapproche l’opération manuellement.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Rapprochée par erreur

Cela signifie que quelqu’un a déjà rapproché l’opération par mégarde. Pour la supprimer et l’ajouter à votre prochain rapprochement :

1. Sélectionnez l’opération pour développer l’affichage.
2. Cochez la case dans le ✔ jusqu’à ce qu’elle soit vide ou que vous voyiez un C. Cette action supprime l’opération du rapprochement.
3. Sélectionnez Enregistrer.

Supprimé

Cela signifie que quelqu’un a supprimé l’opération. S’il s’agit d’une erreur, recréez l’opération exactement comme elle apparaît sur votre rapport d’écarts.

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sélectionnez le bon formulaire (facture, reçu de vente, dépense, etc.).
3. Remplissez le formulaire et sélectionnez Enregistrer et fermer.
4. Allez à Opérations et sélectionnez Plan comptable (Accéder).
5. Trouvez le compte dans lequel vous avez placé l’opération et sélectionnez Historique du compte.
6. Trouvez l’opération et sélectionnez-la pour afficher tout le contenu.
7. Cochez la case dans le ✔ jusqu’à ce que vous voyiez un R. Cette opération rapproche manuellement l’opération.
8. Sélectionnez Enregistrer. Si vous voyez toujours une alerte lors du prochain rapprochement, ouvrez le rapport sur les écarts. L’opération supprimée figure peut-être encore dans la liste, mais la différence devrait être de 0,00 $ CA. Cet écart n’aura aucune incidence sur votre rapprochement.

Après avoir révisé toutes les données du rapport d’écarts, la différence totale de l’écart devrait être $ CA0,00. Vérifiez de nouveau le solde initial dans QuickBooks. Il devrait correspondre au solde initial de votre relevé de compte. Sélectionnez Reprendre le rapprochement pour continuer.

Prochaines étapes : Commencer le rapprochement

Une fois que vous savez que votre solde initial est correct, vous pouvez commencer le rapprochement. Si vous rencontrez des problèmes au milieu de votre rapprochement, voici ce que vous devriez réviser.

Si vous avez suivi toutes les étapes du guide sur le processus de rapprochement, mais que vous avez encore des questions, communiquez avec votre comptable. Il peut vous aider à vous remettre sur la bonne voie.