Résoudre les problèmes de stock négatif dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment vérifier vos stocks pour toujours avoir un dénombrement exact.

Vous conservez une certaine quantité de produits en stock à vendre aux clients. C’est ce qu’on appelle la quantité en stock. Lorsque vous vendez tous les exemplaires d’un produit, la quantité en stock est de zéro. Et si la quantité en stock est inférieure à zéro, vous avez un stock négatif.

Dans QuickBooks en ligne, vous pouvez accidentellement vendre trop de produits. Avant de commander d’autres produits, vérifiez la quantité en stock. Une fois que vous saurez que la quantité est exacte, vous pourrez commander d’autres produits.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Comprendre ce qui cause un stock négatif
• Vérifiez la quantité en stock
• Convertir les bons de commande en cours en factures à payer
• Faire un inventaire physique
• Commander plus de produits

Comprendre ce qui cause un stock négatif

• Vous vendez simplement plus de produits que vous n’en avez réellement.
• Vous n’avez pas saisi tous vos bons de commande dans QuickBooks.
• Vous avez mal compté votre inventaire physique, et la quantité dans QuickBooks est donc différente.
• La quantité que vous avez reçue de votre fournisseur ne correspondait pas au bon de commande dans QuickBooks. Cela peut entraîner une erreur de calcul.
• Vous n’avez pas converti vos bons de commande en factures à payer. QuickBooks ne comptabilise les articles en stock qu’après la création d’une facture à payer.

En savoir plus sur la méthode PEPS et son incidence sur la valeur des actifs pour l’évaluation des stocks.

Étape 1 : Vérifier la quantité en stock

Effectuer un dénombrement de l’ensemble de vos stocks

1. Allez à Rapports (Aller à).
2. Recherchez et ouvrez un rapport Détail de l’évaluation des stocks.
3. Dans la liste déroulante Période couverte par le rapport, sélectionnez Toutes les dates.
4. Sélectionnez Exécuter le rapport.

Si vous avez un stock négatif pour un produit, vous verrez un montant négatif dans la colonne QTÉ. Prenez note des quantités potentiellement vendues en trop.

Afficher seulement ce qui est en rupture de stock

Si vous voulez voir seulement les produits dont vous êtes à court :

1. Allez à Ventes et sélectionnez Produits et services (Accéder).
2. Sélectionnez Rupture de stock en haut de la liste. Sélectionnez Stock faible pour voir ce qui commence à manquer.

Étape 2 : Convertir les bons de commande en cours en factures à payer

Si vous avez des bons de commande ouverts, convertissez-les en factures à payer. Cela indique à QuickBooks que les articles sont en route. QuickBooks comptabilise les articles en stock seulement après la conversion du bon de commande.

1. Si vous ne l’avez pas encore fait, sélectionnez +  Nouveau, puis Bon de commande. Remplissez et enregistrez le bon de commande.
2. Allez à Dépenses (Accéder).
3. Recherchez les bons de commande en cours. Si vous voyez l’option Envoyer dans la colonne Action, sélectionnez-la pour envoyer des bons de commande à votre fournisseur.

Lorsque vous saurez que les produits que vous avez commandés sont en route :

1. Allez à Dépenses (Accéder).
2. Recherchez le bon de commande en cours. Dans la colonne Action, sélectionnez Copier dans la facture à payer pour convertir un bon de commande en facture à payer.
3. Révisez la facture à payer. Lorsque vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer. Vous n’avez pas encore besoin de payer la facture.
4. Après avoir converti tous vos bons de commande, exécutez un autre rapport Détail de l’évaluation des stocks.

Cela vous donne un inventaire à jour dans QuickBooks.

Si vous avez oublié de saisir une quantité sur un bon de commande

Si vous avez envoyé un bon de commande, mais que vous avez oublié de saisir une quantité ou que vous avez saisi une quantité erronée, ne vous inquiétez pas. Ouvrez le bon de commande et corrigez la quantité. Ne modifiez rien directement dans votre inventaire.

Étape 3 : Dresser un inventaire physique

Avant de commander d’autres produits, vérifiez ce que vous avez réellement en stock. Cette vérification est appelée « inventaire physique ».

1. Allez à Rapports (Aller à).
2. Recherchez et imprimez une Feuille de prise d’inventaire.
3. Rendez-vous à votre entrepôt. Comptez les produits que vous avez en stock. Enregistrez les quantités sur la Feuille de prise d’inventaire.
4. Comparez la Feuille de prise d’inventaire au rapport Détail de l’évaluation des stocks que vous avez exécuté à l’étape 2.

Si les quantités diffèrent, apportez les corrections nécessaires dans QuickBooks. Faites-le seulement après avoir converti les bons de commande en cours en factures à payer.

Si vous avez perdu ou égaré des stocks, communiquez avec votre comptable. Il existe des stratégies particulières pour gérer ces types de pertes. Si vous n’avez pas de comptable, nous pouvons vous aider à trouver un ConseillerPro.

Étape 4 : Commander d’autres produits

Si votre stock est toujours négatif, il est temps de commander d’autres produits. Créez et envoyez des bons de commande pour ce dont vous avez besoin.

Votre commande n’arrivera pas instantanément. Entre-temps, si un client commande un article en rupture de stock, créez un devis pour lancer l’opération. Lorsque vous recevrez la commande, suivez les étapes pour convertir le devis en facture.