Créer ou importer des budgets dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment créer ou importer des budgets dans QuickBooks en ligne Plus et Avancé.

De nombreuses entreprises utilisent des budgets pour planifier leurs finances. Examinez actif et votre passif, puis créez un budget pour l’année, le mois ou le trimestre à venir. 

Avec toutes vos données financières dans QuickBooks, vous pouvez créer les budgets dont vous avez besoin pour votre entreprise. Vous obtiendrez un aperçu pour vous aider à comparer vos dépenses et vos revenus réels par rapport à votre budget.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Créer un budget
• Passer en revue l’exercice de votre entreprise
• Créer votre budget
• Téléverser un budget à l’aide d’un fichier .xlsx
• Dupliquer un budget existant
• Modifier un budget
• Supprimer un budget
• Exécuter des rapports budgétaires

Créer un budget

Pour créer un nouveau budget, vous devez ouvrir une session en tant qu’administrateur ou en tant qu’utilisateur (si vous avez les droits d’accès appropriés) pour accéder aux budgets. Les administrateurs peuvent également ajouter des rôles personnalisés comprenant des autorisations pour accéder uniquement aux budgets. Voici comment procéder.

Note : Seuls les clients abonnés à QuickBooks en ligne Plus ou Avancé ont accès à la fonction de budgets. Si vous avez un abonnement différent et que vous voulez utiliser la fonction de budgets, voici comment mettre à niveau votre abonnement vers Plus ou Avancé.

Passer en revue l’exercice de votre entreprise

Assurez-vous que le début de votre exercice est configuré adéquatement dans QuickBooks. Vous pouvez créer un budget à tout moment, mais il est utile de commencer au début de l’exercice.

1. Ouvrez une session dans QuickBooks en ligne.
2. Allez à Paramètres et sélectionnez Compte et paramètres.
3. Sélectionnez l’onglet Options avancées.
4. Dans la section Comptabilité, vérifiez le champ Premier mois de l’exercice. Si ce n’est pas le bon mois, sélectionnez Modifier ✎.
5. Sélectionnez le mois voulu dans la liste déroulante ▼, puis cliquez sur Enregistrer.
6. Sélectionnez Terminé.

Créer votre budget

Pour créer un budget, vous pouvez utiliser vos données financières précédentes ou vos budgets antérieurs dans QuickBooks. S’il s’agit de votre premier budget, commencez ici. Nous vous montrerons comment copier un budget après avoir ajouté votre premier budget.

Vous pouvez aussi créer un budget en important un fichier au format .xlsx (voir ci-dessous) ou, si vous utilisez QuickBooks en ligne Avancé, à partir d’Excel en utilisant Spreadsheet Sync.

Note : QuickBooks en ligne crée la liste des comptes de budget directement à partir de votre plan comptable. Si vous voulez que d’autres comptes s’affichent dans votre budget, ajoutez-les à votre plan comptable avant de créer votre budget.

1. Allez à Paramètres et sélectionnez Budgets (Aller à).
2. Sélectionnez Créer un budget.
   Note : Sélectionnez Créer un budget s’il s’agit du premier budget que vous ajoutez.
3. Assurez-vous que le champ Type de budget est rempli.
   Note : État des résultats est défini comme option par défaut.
4. À partir de la liste déroulante ▼ Période, sélectionnez l’exercice pour lequel vous souhaitez créer un budget.
5. Sélectionnez le Format de budget : Consolidé ou Subdivisé.
   • Pour le budget subdivisé, sélectionnez ce que vous voulez subdiviser, à partir de Subdiviser par, et Subdiviser pour menus déroulants ▼.
6. Facultatif, à partir de la liste déroulante ▼ Données de préremplissage, sélectionnez la valeur des données de référence que vous souhaitez préremplir pour votre budget.
7. Sélectionnez Suivante.
8. Vous pouvez faire ce qui suit, au besoin :
   1. Pour personnaliser le titre du budget, sélectionnez l’icône de modification ✎ à côté du titre généré automatiquement. 
   2. Si vous voulez ajouter des données passées réelles ou budgétaires à titre de référence, activez la fonction Comparer les données de référence et sélectionnez le type de données de référence que vous voulez utiliser.
   3. Si vous voulez préremplir votre budget avec les données de référence, cochez la case à côté de Comptes pour sélectionner toutes les lignes ou seulement une ligne. À partir du Actions groupées ▼, sélectionnez Copier les données de référence et sélectionnez Compris.
      Note : Sautez cette étape si vous avez déjà prérempli votre budget avec les données de référence.
   4. Pour supprimer les données de référence, sélectionnez les lignes requises, puis sélectionnez Effacer les données du Actions groupées ▼, et sélectionnez Effacer les données.
9. Saisissez votre budget pour chaque compte pour chaque mois.
10. Sélectionnez Enregistrer ou Enregistrer et fermer.

Téléverser un budget à l’aide d’un modèle Excel

Les utilisateurs de QuickBooks en ligne Plus et Avancé ont la possibilité de téléverser leur budget à partir d’un fichier .xlsx.

Étape 1 : Télécharger un modèle de budget

Maintenant que vous avez créé votre premier budget, téléchargez un modèle de budget au format .xlsx. QuickBooks utilise votre plan comptable et les mois de l’exercice pour formater le modèle. Vous pourrez ensuite utiliser le modèle pour créer votre budget, ce qui garantit que vos données sont compatibles et importées sans erreurs. 

Note : Pour formater le modèle, QuickBooks utilise les noms de compte, et non les numéros de compte de votre plan comptable. Assurez-vous d’avoir des noms de compte uniques avant de télécharger le fichier du modèle.

1. Allez à Paramètres et sélectionnez Budgets (Aller à).
2. Sélectionnez Importer un budget.
3. À partir de la liste déroulante ▼ Sélectionner la période, sélectionnez l’exercice pour lequel vous souhaitez créer un budget.
4. Sélectionnez le Format de budget : Consolidé ou Subdivisé.
   • Pour le budget subdivisé, sélectionnez ce que vous voulez subdiviser, à partir de Subdiviser par, et Subdiviser pour menus déroulants ▼.
5. Sélectionnez Suivante.
   Note : Sélectionnez Ignorer et suivez les étapes pour téléverser votre budget si vous l’avez déjà dans notre modèle.
6. Sélectionnez le lien P&L budget_template.xlspour télécharger le modèle.
7. Enregistrez le fichier à un endroit où vous le retrouverez facilement, par exemple le dossier de téléchargements sur votre ordinateur.

Étape 2 : Créer votre budget à l’aide du modèle

1. Ouvrez le modèle de budget au format .xlsx dans Excel ou Google Feuilles de calcul. 
2. Saisissez votre budget pour chaque compte pour tous les mois indiqués dans le Consolidé feuille.
    Note importante : N’ajoutez pas d’autres colonnes ou lignes. Si vous voulez que d’autres comptes s’affichent, ajoutez-les à votre plan comptable avant de télécharger le modèle.
3. Lorsque vous aurez terminé, enregistrez les modifications.

Étape 3 : Téléverser votre modèle

Lorsque vous serez prêt, importez de nouveau votre budget dans QuickBooks :

1. Allez à Paramètres et sélectionnez Budgets (Aller à).
2. Sélectionnez Importer un budget.
3. À partir de la liste déroulante ▼ Sélectionner la période, sélectionnez l’exercice pour lequel vous souhaitez créer un budget.
4. Sélectionnez le Format de budget : Consolidé ou Subdivisé.
   • Pour le budget subdivisé, sélectionnez ce que vous voulez subdiviser, à partir de Subdiviser par, et Subdiviser pour menus déroulants ▼.
5. Sélectionnez Ignorer,
6. Sélectionnez Téléverser le budget puis trouvez et ouvrez le modèle. 
7. Sélectionnez Suivant, puis Voir le budget.
8. Maintenant que votre budget est dans QuickBooks, passez-le en revue rapidement.
9. Pour personnaliser le titre du budget, sélectionnez l’icône de modification ✎ à côté du titre généré automatiquement. 
10. Passez en revue les cellules. Assurez-vous que les montants figurant dans chaque compte sont exacts. Si vous devez apporter des modifications, sélectionnez un champ et effectuez les modifications.
11. Sélectionnez Enregistrer ou Enregistrer et fermer pour enregistrer votre budget.

Dupliquer un budget existant

Au lieu de partir de zéro, vous pouvez dupliquer un budget existant. Cette option crée votre nouveau budget à partir des données de l’exercice précédent. Voici comment dupliquer un budget :

1. Allez à Paramètres et sélectionnez Budgets (Aller à).
2. Repérez le budget que vous voulez dupliquer.
3. Cliquez sur la liste déroulante ▼ de la colonne Actions, puis sélectionnez Dupliquer.
4. À partir de la liste déroulante ▼ Période, sélectionnez l’exercice pour lequel vous souhaitez créer un budget.
5. Cliquez sur Dupliquer.

Vous enregistrez ainsi la copie en tant que nouveau budget distinct.

Modifier un budget

Si vous devez modifier un budget, apportez vos modifications dans QuickBooks :

1. Allez à Paramètres et sélectionnez Budgets (Aller à).
2. Repérez votre budget dans la liste.
3. À partir du Actions, sélectionnez la liste déroulante ▼, puis sélectionnez Afficher/Modifier.
4. Modifiez chaque compte un mois à la fois.
5. Pour faire passer la période de mensuelle à trimestrielle ou annuelle, cliquez sur Annuel/Trimestriel/Mensuel.
6. Sélectionnez Enregistrer ou Enregistrer et fermer.

Supprimer un budget

Faites bien attention avant de supprimer un budget, car il est impossible de récupérer un budget supprimé.

1. Allez à Paramètres et sélectionnez Budgets (Aller à).
2. Repérez votre budget dans la liste.
3. Cliquez sur la liste déroulante ▼ de la colonne Actions, puis sélectionnez Supprimer.
4. Sélectionnez Oui pour confirmer.

Exécuter des rapports budgétaires

Vous pouvez exécuter des rapports budgétaires spéciaux à partir de l’état des résultats qui vous aident à faire le suivi de vos objectifs budgétaires.

1. Allez à Paramètres et sélectionnez Budgets (Aller à).
2. Repérez votre budget dans la liste.
3. Cliquez sur la liste déroulante ▼ de la colonne Actions, puis sélectionnez Exécuter le rapport Budgets vs réels ou Exécuter le rapport Aperçu du budget.
4. Si vous voulez exporter un budget au format PDF ou Excel, exportez-le au moyen de rapports.

Conseil :

• Le rapport Aperçu du budget présente un résumé des budgets par compte.
• Le rapport Budgets vs Réel permet de comparer les comptes et les totaux réels de votre compte. Il indique dans quelle mesure vous respectez votre budget.
• Vous pouvez aussi apprendre comment créer des budgets dans Spreadsheet Sync pour QuickBooks en ligne Avancé.