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Créer et importer des budgets dans QuickBooks en ligne

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks en ligne41Mis à jour il y a 1 semaine

Apprenez comment ajouter des budgets dans QuickBooks.

De nombreuses entreprises utilisent leur budget pour deviner ce à quoi pourraient ressembler leurs finances au cours des mois ou des années à venir. Pour ce faire, vous devez examiner les revenus et les dépenses de l’entreprise au cours du dernier mois, trimestre ou année afin de créer un budget pour l’année à venir.

Nous allons vous montrer comment utiliser vos données QuickBooks pour créer un budget pour votre entreprise. Nous vous montrerons également comment réviser et modifier votre budget et comment exécuter des rapports pour comparer vos revenus et vos dépenses réels avec votre budget.

Créer un budget

Vous pouvez faire un budget à tout moment, mais la fin de l’année est le moment idéal pour commencer à planifier pour l’année à venir. Pour créer un budget, vous devez ouvrir une session en tant qu’administrateur ou en tant que utilisateur avec la permission appropriée pour accéder aux budgets.

Remarque : Seuls les abonnements à QuickBooks en ligne Plus et Avancé ont accès à la fonction de budget. Si vous avez un autre abonnement et voulez utiliser des budgets, apprenez comment mettre à niveau votre abonnement à Plus ou Avancé.

Étape 1 : Passez en revue l’exercice de votre entreprise

Assurez-vous que le début de votre exercice est configuré dans QuickBooks. Vous pouvez créer un budget en tout temps, mais il est préférable de commencer au début de l’exercice.

  1. Ouvrez une session dans QuickBooks en ligne.
  2. Allez à Paramètres ⚙ et sélectionnez Compte et paramètres.
  3. Sélectionnez l’onglet Options avancées.
  4. Dans la section Comptabilité, passez en revue les Premier mois de fiscal année champ. Pour modifier la date, sélectionnez Modifier ✎.
  5. Sélectionnez le mois voulu dans le menu déroulant ▼ et sélectionnez Enregistrer.

Étape 2 : Obtenir vos données budgétaires

Si vous avez déjà vos données budgétaires, vous pouvez sauter cette étape. Sinon, vous pouvez fonder votre budget sur les données de l’exercice en cours ou de l’exercice précédent. Si vous prévoyez utiliser des données historiques, exécutez un Détails du compte de résultat pour vous assurer que les opérations et les comptes semblent corrects.

Voici comment exécuter le rapport :

  1. Allez au menu Rapports.
  2. Sélectionnez le rapport État des résultats détaillé et ouvrez-le.
  3. Dans la liste déroulante Période couverte par le rapport ▼, sélectionnez une période. Par exemple :
    • Si vous voulez utiliser les données de l’an dernier, sélectionnez Année dernière.
    • Si vous voulez utiliser les données de votre exercice en cours, sélectionnez Cumul de l’année en cours.
  4. Assurez-vous que le début et la fin de l’exercice correspondent à ceux de votre exercice.
  5. Sélectionnez Exécuter le rapport.

Servez-vous de ces renseignements à titre de référence pour créer votre budget.

Étape 3 : Créer un budget

Avec QuickBooks en ligne Avancé, vous avez plusieurs options pour créer un budget. Vous pouvez créer un budget à partir de zéro, téléverser un budget à partir d’un fichier CSV ou copier et modifier un budget existant. Nous allons vous montrer comment faire les trois.

Remarque : si vous n’avez jamais établi de budget auparavant, vous devez créer au moins un budget (qui peut être un budget vierge) avant de pouvoir copier un budget ou importer un fichier .csv de budget.

Créer un budget à partir de zéro

QuickBooks en ligne crée la liste des comptes budgétaires directement à partir de votre plan comptable. Si vous avez besoin de plus de comptes dans votre budget ,les ajouter à votre plan comptable avant de créer le budget.

  1. Allez à Paramètres ⚙ et sélectionnez Budgets.
  2. Sélectionnez Ajouter un budget.
  3. Dans le Nom ,saisissez un nom pour le budget. (Si vous venez de créer un budget vide, sélectionnez Suivant puis passez à l’étape 10.)
  4. Du Exercice Dans la liste déroulante, sélectionnez l’exercice pour lequel vous créez le budget.
  5. Du Intervalle dans la liste déroulante, sélectionnez si vous voulez que le budget s’affiche Mensuelle, Trimestrielle ou Annuel.
  6. Sélectionnez l’année de la date réelle dans le Préremplir les données? ▼ si vous voulez que QuickBooks préremplisse votre budget avec les données réelles de votre plan comptable.
    Remarque : si vous utilisez les données préremplies et que vous changez d’idée, vous devrez recommencer pour supprimer les données. Sélectionnez le X pour clôturer le budget et recommencer.
  7. Utilisez le Subdiviser par pour subdiviser davantage le budget.
  8. Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez Suivant.
  9. Saisissez votre budget pour chaque compte pour chaque mois. Utilisez le rapport que vous avez enregistré à l’étape 2, au besoin. 
  10. Lorsque vous êtes satisfait de votre budget, sélectionnez Enregistrer ou Enregistrer et fermer.

Note : Les budgets peuvent être subdivisés par client, par classe ou par lieu.

Copier un budget existant

Au lieu de partir de zéro, vous pouvez créer une copie d’un budget existant. Cela démarre votre nouveau budget en utilisant les données de l’année dernière. Pour copier un budget, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez Paramètres ⚙, puis Budgets.
  2. Repérez le budget que vous voulez copier.
  3. Dans la colonne Action, sélectionnez le menu déroulant ▼, puis sélectionnez Copier.
  4. À l’écran Copier le budget, saisissez le nom du nouveau budget et l’exercice.
  5. Sélectionnez Créer le budget.
  6. Mettez à jour les montants du budget, si nécessaire.
  7. Sélectionnez Enregistrer ou Enregistrer et fermer.

Cette opération enregistre la copie en tant que nouveau budget distinct.

Importer un budget à partir d’un fichier CSV

Après avoir créé votre premier budget, téléchargez un modèle de budget .csv. QuickBooks utilise votre plan comptable et les mois de l’exercice pour formater le modèle. Ensuite, vous pouvez utiliser le modèle pour créer votre budget qui garantit que vos données sont compatibles et importées sans erreur.

Remarque : L’importation du budget n’est disponible que pour QuickBooks en ligne Avancé.
  1. Si vous n’êtes pas déjà dans Budgets, allez à Paramètres ⚙ et sélectionnez Budgets.
  2. Sélectionnez Importer un budget.
  3. Sélectionnez le lien Exemple.csv pour télécharger le modèle.
  4. Enregistrer le fichier dans un endroit où vous pourrez le trouver facilement, comme votre dossier Téléchargements.
  5. Ouvrez le modèle de budget au format CSV dans Excel ou Google Feuilles de calcul. 
  6. Entrez votre budget pour chaque compte pour tous les mois énumérés.
     Note importante : N’ajoutez pas d’autres colonnes ou lignes. Si vous voulez que d’autres comptes s’affichent, ajoutez-les à votre plan comptable avant de télécharger le modèle.
  7. Lorsque vous avez terminé, enregistrez les modifications.

Note : Le téléversement des budgets subdivisés n’est pas encore pris en charge.

Lorsque vous êtes prêt, importez de nouveau votre budget dans QuickBooks :

  1. Allez à Paramètres ⚙ et sélectionnez Budgets.
  2. Sélectionnez Importer un budget. Ensuite, sélectionnez Parcourir puis recherchez et ouvrez le modèle.
  3. Sélectionnez Suivant.
  4. Dans le Nom, saisissez un nom pour votre budget.
  5. Passez en revue les cellules. Assurez-vous que les montants figurant dans chaque compte sont exacts. Si vous devez apporter des modifications, sélectionnez un champ et apportez les modifications.
  6. Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez Enregistrer ou Enregistrer et fermer pour économiser votre budget.

Étape 1 : Passez en revue l’exercice de votre entreprise

Assurez-vous que le début de votre exercice est configuré dans QuickBooks. Vous pouvez créer un budget en tout temps, mais il est préférable de commencer au début de l’exercice.

  1. Ouvrez une session dans QuickBooks en ligne.
  2. Allez à Paramètres ⚙ et sélectionnez Compte et paramètres.
  3. Sélectionnez l’onglet Options avancées.
  4. Dans la section Comptabilité, passez en revue le champ Premier mois de l’exercice. S’il est incorrect, sélectionnez Modifier ✎.
  5. Sélectionnez le mois voulu dans le menu déroulant ▼ et sélectionnez Enregistrer.

Étape 2 : Obtenir vos données budgétaires

Si vous avez déjà les données que vous voulez utiliser pour votre budget, vous pouvez sauter cette étape. Sinon, vous pouvez fonder votre budget sur les données de l’exercice en cours ou de l’exercice précédent. Si vous prévoyez utiliser des données historiques, exécutez un Détails du compte de résultat pour vous assurer que les opérations et les comptes semblent corrects.

Par défaut, le rapport présente les opérations créées pendant l’exercice en cours jusqu’à ce jour. Voici comment personnaliser le rapport pour qu’il affiche plutôt les montants de l’exercice précédent :

  1. Allez à Aperçu de l’entreprise et sélectionnez Rapports (Accéder).
  2. Trouvez et sélectionnez le État détaillé des résultats.
  3. Dans la liste déroulante Période couverte par le rapport ▼, sélectionnez une période. Par exemple :
    • Si vous voulez utiliser les données de l’année précédente, sélectionnez L’année dernière.
    • Si vous voulez utiliser les données de votre exercice en cours, sélectionnez Cumul de l’année en cours.
  4. Assurez-vous que le début et la fin de l’exercice correspondent à ceux de votre exercice. 
  5. Sélectionnez Exécuter le rapport.
  6. Si vous ne voulez pas rouvrir le rapport, sélectionnez l’icône d’impression ou d’exportation pour imprimer ou télécharger une copie du rapport.

Servez-vous de ces renseignements à titre de référence pour créer votre budget.

Étape 3 : Créer votre budget

Pour créer un budget, vous pouvez en créer un nouveau ou copier un budget existant. S’il s’agit de votre premier budget, commencez ici et nous vous montrerons comment copier un budget après l’avoir ajouté.

Remarque : QuickBooks en ligne crée la liste des comptes budgétaires directement à partir de votre plan comptable. Si vous avez besoin de plus de comptes dans votre budget ,les ajouter à votre plan comptable avant de créer le budget.

  1. Allez à Paramètres ⚙ et sélectionnez Budgets.
  2. Sélectionnez Ajouter un budget.
  3. Dans le Nom ,saisissez un nom pour le budget.
  4. Du Exercice Dans la liste déroulante, sélectionnez l’exercice pour lequel vous créez le budget.
  5. Du Intervalle dans la liste déroulante, sélectionnez si vous voulez que le budget s’affiche Mensuelle, Trimestrielle ou Annuel.
  6. Sélectionnez l’année de la date réelle dans le Préremplir les données? ▼ si vous voulez que QuickBooks préremplisse votre budget avec les données réelles de votre plan comptable.
    Remarque : si vous utilisez les données préremplies et que vous changez d’idée, vous devrez recommencer pour supprimer les données. Sélectionnez le X pour clôturer le budget et recommencer.
  7. Utilisez le Subdiviser par pour subdiviser davantage le budget.
  8. Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez Suivant.
  9. Saisissez votre budget pour chaque compte pour chaque mois. Utilisez le rapport que vous avez enregistré à l’étape 2, au besoin. 
  10. Lorsque vous êtes satisfait de votre budget, sélectionnez Enregistrer et fermer.

Copier un budget existant

Au lieu de partir de zéro, vous pouvez créer une copie d’un budget existant. Cela démarre votre nouveau budget en utilisant les données de l’année dernière. Pour copier un budget, procédez comme suit :

  1. Sélectionnez Paramètres ⚙, puis Budgets.
  2. Repérez le budget que vous voulez copier.
  3. Dans la colonne Action, sélectionnez le menu déroulant ▼, puis sélectionnez Copier.
  4. À l’écran Copier le budget, saisissez le nom du nouveau budget et l’exercice.
  5. Sélectionnez Créer le budget.
  6. Mettez à jour les montants du budget, si nécessaire.
  7. Sélectionnez Enregistrer ou Enregistrer et fermer.

Cette opération enregistre la copie en tant que nouveau budget distinct.

Modifier un budget

Si vous devez modifier un budget, apportez vos modifications dans QuickBooks :

  1. Allez à Paramètres ⚙ et sélectionnez Budgets.
  2. Repérez votre budget dans la liste.
  3. Dans la colonne Action, sélectionnez Modifier.
  4. Modifiez chaque compte un mois à la fois.
  5. Pour changer la période de temps de mensuelle à trimestrielle ou annuelle, sélectionnez le Équipement ⚙ en tête du budget. Sélectionnez ensuite Trimestre ou Année.
  6. Sélectionnez Enregistrer ou Enregistrer et fermer.

Supprimer un budget

Faites bien attention avant de supprimer un budget, car il est impossible de récupérer un budget supprimé.

  1. Allez à Paramètres ⚙ et sélectionnez Budgets.
  2. Repérez votre budget dans la liste.
  3. Dans la colonne Action, sélectionnez le Modifier, puis sélectionnez Supprimer.

Exécuter des rapports budgétaires

Vous pouvez exécuter des rapports budgétaires spéciaux qui vous aident à faire le suivi de vos objectifs budgétaires.

  1. Allez à Paramètres ⚙ et sélectionnez Budgets.
  2. Repérez votre budget dans la liste.
  3. Dans la colonne Action, sélectionnez la liste déroulante Modifier, puis sélectionnez Exécuter le rapport Aperçu du budget ou Exécuter le rapport Budgets vs Réel.

Le rapport Aperçu du budget présente un résumé des budgets par compte.

Le rapport Budget vs réel présente un résumé des comptes à côté des totaux réels de vos comptes. Il indique également dans quelle mesure vous respectez votre budget.

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