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Activer et configurer le suivi des heures travaillées dans QuickBooks en ligne

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks en ligne7Mis à jour le 22 juillet, 2021

Apprenez comment activer et configurer le suivi des heures travaillées dans QuickBooks en ligne Standard et Plus.

Utilisez cette fonction pour faire le suivi des heures travaillées pour un projet ou une activité et les facturer à vos clients. Voici comment faire.

Activation du suivi des heures travaillées.

Voici comment activer le suivi des heures travaillées :

  1. Allez au menu Paramètres ⚙ et sélectionnez Compte et paramètres.
  2. Sélectionnez Options avancées.
  3. Dans la section Suivi des heures travaillées, sélectionnez Modifier ✏.
  4. Configurez vos préférences pour le suivi des heures travaillées :
    • Ajouter le champ Service aux feuilles de temps ou Rendre l’activité chronométrée unique facturable au client – Lorsqu’une de ces cases est cochée, les employés et les sous-traitants qui remplissent des feuilles de temps peuvent préciser si des activités doivent être facturées à un client.
    • Afficher le taux de facturation pour les utilisateurs qui saisissent les heures travaillées (facultatif)
    • Liste déroulante Premier jour de la semaine de travail ▼ – Cela modifie la façon dont les feuilles de temps hebdomadaires s’affichent pour les employés et les sous-traitants.
  5. Sélectionnez Enregistrer, puis Terminer.

Ajouter un utilisateur du suivi des heures travaillées

Voici comment ajouter un utilisateur du suivi des heures travaillées :

  1. Allez au menu Paramètres ⚙ et sélectionnez Gérer les utilisateurs.
  2. Sélectionnez Ajouter un utilisateur.
  3. Sélectionnez Suivi des heures travaillées seulement.
  4. Sélectionnez Suivant.
  5. Trouvez l’employé ou le fournisseur que vous voulez ajouter, cliquez sur Suivant, puis saisissez ses coordonnées.
  6. Sélectionnez Enregistrer.

Une fois qu’il est ajouté, l’utilisateur peut saisir les heures travaillées sur une feuille de temps :

Note : Vous ne pouvez pas changer le type d’utilisateur dans la fonction Suivi des heures travaillées seulement. Si un utilisateur du suivi des heures travaillées a besoin d’un autre type d’accès à l’entreprise, supprimez-le, puis ajoutez-le encore une fois avec un nouveau type d’utilisateur.

Effectuer le suivi des heures travaillées et les gérer

Rendre les heures travaillées facturables

Une fois le suivi des heures travaillées configuré, vous pouvez commencer à marquer des feuilles de temps comme étant facturables.

  1. Sélectionnez + Nouveau.
  2. Sélectionnez Activité chronométrée unique ou Feuille de temps hebdomadaire.
  3. Saisissez tous les détails requis.
  4. Cochez la case À facturer.
  5. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Comment rendre les heures travaillées toujours facturables

Si vous voyez l’onglet Employés à gauche :

  1. Allez à Employés.
  2. Trouvez l’employé que vous voulez, puis Modifier ✏.
  3. Cochez la case Facturable par défaut.
  4. Sélectionnez Enregistrer.

Si vous voyez l’onglet Paie à gauche :

  1. Sélectionnez Rapports sous Paie.
  2. Ouvrez le rapport Liste des coordonnées des clients.
  3. Dans l’URL de la page, changez Cust (after token =) à EMP et appuyez sur Entrée pour ouvrir le rapport Liste des coordonnées des employés.
  4. Trouvez l’employé que vous voulez, puis cliquez sur son nom.
  5. Cochez la case Facturable par défaut.
  6. Sélectionnez Enregistrer.

Accéder aux rapports de suivi des heures travaillées

  1. Allez au menu Rapports.
  2. Dans le champ prévu pour le nom du rapport, saisissez l’un des noms suivants : Activités chronométrées récentes/modifiées, Détails des activités chronométrées par client, Détails des activités chronométrées par employé ou Heures travaillées non facturées.

Détails des heures travaillées

Selon les taux que vous définissez, et le fait que les heures travaillées soient facturables ou non, les données sur les heures travaillées figureront automatiquement sur les factures des clients. Vous déterminez la quantité de renseignements figurant sur la facture. Vous pouvez inclure les éléments suivants :

  • Le nom de l’employé
  • Le taux horaire facturé
  • Le nombre d’heures facturées : indiqué sous forme de nombre décimal sur votre facture, et sous forme horaire dans la version imprimée ou envoyée par courriel. Par exemple, la valeur une heure et quinze minutes sera indiquée sous la forme de 1,25 au moment de la saisie de votre facture, et de 1:15 lorsque la facture sera envoyée au client.

Vous pouvez également personnaliser la facture afin d’y inclure les éléments suivants :

  • Le texte dans le champ Description sur la feuille de temps
  • Le nom du service standard que vous utilisez
  • Le texte personnalisé que vous spécifiez pour les frais de suivi des heures travaillées

Apprenez comment personnaliser des factures et d’autres formulaires d’opération dans QuickBooks en ligne.

Note : Les utilisateurs peuvent seulement faire le suivi des heures travaillées sur leur application ou leur téléphone cellulaire s’ils se connectent à QuickBooks en ligne par l’intermédiaire d’un navigateur.

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