Activer et configurer le suivi des heures travaillées dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment activer et configurer le suivi des heures travaillées dans QuickBooks en ligne Standard, Plus et Avancé.

• Activer le suivi des heures travaillées
• Effectuer le suivi des heures travaillées et les gérer
• Ajouter un utilisateur du suivi des heures travaillées
• Accéder aux rapports de suivi des heures travaillées
• Détails des heures travaillées

Note : Le suivi des heures travaillées n’est pas disponible si vous utilisez QuickBooks en ligne Paie de base. La feuille de temps hebdomadaire ne fonctionnera pas correctement si Paie de base est associée à votre abonnement à QuickBooks en ligne.

Utilisez cette fonction pour faire le suivi et facturer aux clients le nombre d’heures consacrées à un projet ou à une activité. Voici comment procéder.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Activer le suivi des heures travaillées
• Ajouter un utilisateur du suivi des heures travaillées
• Rendre les heures travaillées toujours facturables
• Accéder aux rapports de suivi des heures travaillées
• Détails des heures travaillées

Activer le suivi des heures travaillées

Voici comment activer le suivi des heures travaillées :

Commencez par activer les options de suivi des heures travaillées que vous voulez :

1. Aller à Suivi des heures (Accéder) et choisissez pourquoi vous voulez faire le suivi des heures. 
2. Ensuite, choisissez si vous voulez utiliser la fonction de base pour le suivi des heures travaillées dans QuickBooks en ligne, ou si vous voulez essayer un compte QuickBooks Time avec plus de fonctions de suivi des heures travaillées. Dans les deux cas, vous pouvez accéder aux feuilles de temps à partir de QuickBooks en ligne. 
3. Sélectionnez Mise en route.

Ensuite, rajustez vos préférences pour le suivi des heures travaillées :

1. Aller à Paramètres et Sélectionnez Compte et paramètres.
2. Sélectionnez l’onglet Suivi des heures.
3. Dans la section Généralités, sélectionnez Modifier ✎.
   • Liste déroulante Premier jour de la semaine de travail ▼  – Cette option modifie la façon dont les feuilles de temps hebdomadaires s’affichent pour les employés et les sous-traitants.
4. Dans les préférences des champs de feuille de temps, sélectionnez Modifier ✎.
   • Personnaliser vos feuilles de temps - Révisez ces paramètres et effacez ou mettez à jour tout ce dont vous n’avez pas besoin.
5. Sélectionnez Enregistrer, puis Terminé.

Effectuer le suivi des heures travaillées et les gérer

Maintenant que le suivi des heures travaillées est activé, vous pouvez ajouter et gérer les heures travaillées de vos employés à partir de l’onglet Heures travaillées.

Ajouter un utilisateur du suivi des heures travaillées

Voici comment ajouter un utilisateur du suivi des heures travaillées :

1. Aller à Paramètres et sélectionnez Gérer les utilisateurs.
2. Sélectionnez Ajouter un utilisateur.
3. Sélectionnez Suivi des heures travaillées seulement.
4. Dans Afficher toutes les autorisations, sélectionnez Synchroniser un membre de l’équipe.
5. Sélectionnez un membre de l’équipe et sélectionnez Synchronisation.
6. Sélectionnez Envoyer une invitation.

Une fois ajouté, l’utilisateur pourra saisir les heures travaillées sur une feuille de temps.

Rendre les heures travaillées toujours facturables

1. Allez à Rapports (Aller à).
2. Recherchez la liste des coordonnées des employés, puis sélectionnez-la.
3. Trouvez l’employé que vous voulez, ouvrez Détails de l’emploi, sélectionnez Modifier ✎.
4. Cochez la case Facturable par défaut .
5. Sélectionnez Enregistrer.

Accéder aux rapports de suivi des heures travaillées

1. Allez à Rapports (Aller à).
2. Dans le champ Recherche de rapport par nom , saisissez l’un des éléments suivants : Activités chronométrées récentes/modifiées, Détails des activités chronométrées par client, Détails des activités chronométrées par employé et Heures travaillées non facturées.

Détails des heures travaillées

Selon les taux que vous définissez, et selon que les heures travaillées sont facturables ou non, les données sur les heures travaillées figureront automatiquement sur les factures des clients. Vous pouvez inclure les renseignements suivants :

• Le nom de l’employé
• Le taux horaire facturé
• Le nombre d’heures facturées

Vous pouvez également personnaliser la facture afin d’y inclure les données suivantes :

• Le texte figurant dans le champ Description de la feuille de temps
• Le nom du service standard que vous utilisez
• Le texte personnalisé que vous spécifiez pour les frais de suivi des heures travaillées

Apprenez comment personnaliser des factures et d’autres formulaires d’opération dans QuickBooks en ligne.