Activer et configurer le suivi des heures travaillées dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment activer et configurer le suivi des heures travaillées dans QuickBooks en ligne Standard, Plus et Avancé.

Activez et gérez le suivi des heures travaillées pour suivre et facturer aux clients le nombre d’heures consacrées à un projet ou à une activité.

Note : Le suivi des heures travaillées n’est pas disponible si vous utilisez QuickBooks en ligne Paie de base. La feuille de temps hebdomadaire ne fonctionnera pas correctement si Paie de base est associée à votre abonnement à QuickBooks en ligne.

Suivez les étapes pour configurer et gérer le suivi des heures travaillées.

Dans cet article, vous apprendrez comment :

• Activer le suivi des heures travaillées
• Effectuer le suivi des heures travaillées et les gérer
• Ajouter un utilisateur du suivi des heures travaillées
• Accéder aux rapports de suivi des heures travaillées
• Détails des heures travaillées

Activer le suivi des heures travaillées

Choisissez si vous voulez faire le suivi des heures travaillées de base dans QuickBooks en ligne, ou si vous voulez essayer une QuickBooks Time avec plus de fonctions de suivi des heures travaillées. Dans les deux cas, vous pouvez accéder aux feuilles de temps à partir de QuickBooks en ligne.

• Le suivi des heures travaillées de base dans QuickBooks en ligne peut être effectué à l’aide des options Activité chronométrée unique ou Feuilles de temps hebdomadaires .
• Pour plus de fonctions de suivi des heures travaillées, vous pouvez essayer une QuickBooks Time compte.
  1. Sélectionnez un abonnement approprié.
  2. Suivez les étapes pour vous abonner à QuickBooks Time.

Ensuite, rajustez vos préférences de suivi des heures travaillées (au besoin) :

1. Allez au menu Paramètres ⚙, puis sélectionnez Compte et paramètres.
2. Sélectionnez l’onglet Suivi des heures.
3. Dans la section Suivi des heures travaillées , cliquez sur l’icône de modification. .
   • Dans la liste déroulante Premier jour de la semaine de travail ▼, sélectionnez un jour. Cela modifie la façon dont les feuilles de temps hebdomadaires s’affichent pour les employés. Sélectionnez Enregistrer.
4. Dans la section Champs de la feuille de temps , sélectionnez l’icône de modification. .
   • Pour personnaliser vos feuilles de temps, cochez ou décochez les champs que vous voulez afficher sur les feuilles de temps. Sélectionnez Enregistrer.
5. Dans la section Gérer le poste de pointage , sélectionnez l’icône de modification. .
   • Suivez les étapes pour ajouter ou supprimer des ordinateurs ou des tablettes que votre équipe utilise pour pointer l’arrivée et le départ. Sélectionnez Terminer.
   • Consultez l’article Configurer le poste de pointage dans QuickBooks Time pour en savoir plus.
6. Sélectionnez Terminer.

Effectuer le suivi des heures travaillées et les gérer

Maintenant que le suivi des heures travaillées est activé, vous pouvez ajouter et gérer les heures travaillées de vos employés à partir de l’onglet Heures travaillées.

Ajouter un utilisateur du suivi des heures travaillées

Si vous voulez qu’un membre de l’équipe fasse le suivi de ses heures travaillées, vous pouvez l’inviter à utiliser le suivi des heures travaillées dans votre compte.

Voici comment ajouter un utilisateur du suivi des heures travaillées :

1. Aller à Paramètres ⚙ et sélectionnez Gérer les utilisateurs.
2. Sélectionnez Ajouter un utilisateur.
3. Ajoutez les renseignements personnels de l’utilisateur, puis sélectionnez Suivi des heures travaillées seulement dans la liste déroulante ▼ sous Attribuer des rôles.
4. Dans Afficher toutes les autorisations, sélectionnez Synchroniser un membre de l’équipe.
5. Sélectionnez un membre de l’équipe, puis sélectionnez Synchronisation.
6. Sélectionnez Envoyer une invitation.

Note : Vous ne pouvez pas changer le type d’un utilisateur Suivi des heures travaillées seulement . Si un outil de suivi des heures travaillées a besoin d’un autre accès à l’entreprise, supprimez l’utilisateur et rajoutez-le avec le nouveau type d’utilisateur.

Une fois ajouté, l’utilisateur pourra saisir les heures travaillées sur une feuille de temps.

Accéder aux rapports de suivi des heures travaillées

1. Allez à Rapports (Aller à) et sélectionnez Rapports standard.
2. Dans la liste déroulante Tapez le nom du rapport ici  ▼, recherchez et sélectionnez l’un des rapports suivants : Activités chronométrées récentes/modifiées, Détails des activités chronométrées par client, Détails des activités chronométrées par employé ou Heures travaillées non facturées.
3. Sélectionnez les paramètres de rapport disponibles, au besoin.

Détails des heures travaillées

Selon les taux que vous définissez, et selon que les heures travaillées sont facturables ou non, les données sur les heures travaillées figureront automatiquement sur les factures des clients. Vous pouvez inclure les renseignements suivants :

• Nom de l’employé.
• Taux horaire facturé.
• Nombre d’heures facturées : Ce nombre apparaît comme un nombre décimal sur votre facture et comme heures travaillées sur la version imprimée ou envoyée par courriel. Par exemple, une heure et quinze minutes s’affichera comme 1,25 lorsqu’elle est saisie sur une facture et 1:15 lorsqu’elle est envoyée à votre client.

Vous pouvez également personnaliser la facture afin d’y inclure les données suivantes :

• La description ou les notes saisies dans la feuille de temps.
• Le nom du service standard que vous utilisez.
• Le texte personnalisé que vous spécifiez pour les frais de suivi des heures travaillées.

Apprenez comment personnaliser des factures et d’autres formulaires d’opération dans QuickBooks en ligne.