Utiliser le suivi par GPS dans QuickBooks Time en tant qu’administrateur ou gestionnaire

Apprenez comment utiliser le suivi par GPS dans QuickBooks Time afin de pouvoir gérer votre équipe et veiller à ce que chaque membre se rend au bon endroit. Avant de pouvoir utiliser le suivi par GPS, vous devez l’activer. 

Au besoin, vous pouvez également résoudre les problèmes liés au suivi par GPS.

Voici les sujets abordés :

• Aperçu du suivi par GPS
• Comment trouver les données GPS à partir des feuilles de temps
• Comment trouver les données GPS à partir de la fonction Qui travaille
• Comment trouver les données GPS dans l’Appli Main-d’œuvre
• Couleurs des positions GPS 
• Comment générer un rapport de données GPS

Aperçu du suivi par GPS

• Le suivi par GPS fonctionne uniquement si les membres de l’équipe pointent leur arrivée au moyen de QuickBooks Main-d’œuvre.
• Les positions GPS sont enregistrées lors de l’utilisation de l’horloge pointeuse, lors de l’ouverture de l’application et lors d’un changement de code de projet. Elles peuvent aussi être enregistrées à certains moments pendant les heures de travail.
• Les positions GPS ne sont pas recueillies lors des pauses, après les heures de travail ou une fois la session fermée.
  • Différents facteurs environnementaux peuvent empêcher les satellites de localiser une position GPS.
  • Les positions ne sont pas enregistrées lorsque le téléphone est éteint, ou si la fermeture de l’application a été forcée.
• Les positions GPS ne peuvent pas être modifiées après avoir été enregistrées.
  • La seule exception est la suivante : si une feuille de temps est modifiée et que des heures durant lesquelles une position a été perdue sont supprimées, cette position GPS n’affiche plus.
• Les administrateurs et les gestionnaires peuvent uniquement consulter les positions GPS; l’appareil doit être connecté au Wi-Fi ou aux données cellulaires.
  • Il pourrait y avoir un délai de 15 secondes avant qu’une position GPS s’affiche durant une bonne connexion au Wi-Fi ou à un réseau de données.
• Si un gestionnaire pointe les heures d’un membre de l’équipe à distance, le lieu s’affiche uniquement lorsque le membre de l’équipe confirme son quart de travail à partir de son appareil mobile.
  • Si le membre de l’équipe rejette le quart de travail, la feuille de temps est supprimée et le lieu n’est pas affiché.
  • Si le membre de l’équipe ne voit pas la notification avant que le gestionnaire termine la feuille de temps, le lieu ne sera pas affiché, mais la feuille de temps sera enregistrée.

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Accéder aux données GPS et les lire

À partir des feuilles de temps 

1. Aller à Toutes les applications , sélectionnez Heure , puis sélectionnez Saisie des heures travaillées ( Aller à ).
2. Repérez la feuille de temps concernée, et sélectionnez Afficher la carte.
3. S’il y a plus d’une feuille de temps par jour sur la carte, sélectionnez les heures de début et de fin depuis le menu déroulant pour consulter les différentes feuilles de temps.
4. Sous Calendrier des feuilles de temps, consultez la chronologie et les dates de création.
   • Passez en revue les heures signalées qui s’affichent lorsqu’un membre de l’équipe ne se trouve pas dans une zone de géorepérage définie pour ce client à une heure donnée. Vous devez d’abord configurer le géorepérage pour pouvoir utiliser cette fonction.
5. Sélectionnez Lire pour voir la position du membre de l’équipe pour cette feuille de temps.
6. Sélectionnez une position pour afficher la date et l’heure à laquelle elle a été enregistrée, l’étendue du périmètre, en mètre, dans lequel elle est située (délimité par un cercle autour d’un point) et l’appareil à partir duquel elle a été enregistrée.

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À partir de la fenêtre Qui travaille

Un membre de l’équipe en particulier :

1. Dans le tableau de bord Web de QuickBooks Time, allez à Qui travaille. 
2. Sélectionnez un membre de l’équipe, puis sélectionnez .

Tous les membres de l’équipe :

1. Dans le tableau de bord Web de QuickBooks Time, allez à Qui travaille. Au besoin, modifiez les options Filtrer et Trier en sélectionnant les liens.
2. Effectuez l’une des actions suivantes :
   • Pour voir un aperçu de l’emplacement de tous les membres de l’équipe, sélectionnez l’icône de la carte . L’emplacement de tous les membres de l’équipe actifs et en service s’affiche.
     Note : La mise à jour de la carte peut prendre quelques minutes. Affichez le marqueur de localisation GPS d’un membre de l’équipe pour obtenir sa plus récente position enregistrée.
   • Si plusieurs membres de l’équipe sont au même endroit, un marqueur s’affiche et indique le nombre de membres de l’équipe qui y sont regroupés. Pour afficher une liste des membres de l’équipe situés à cet endroit, placez votre curseur sur le marqueur.
   • Pour afficher les marqueurs de chaque membre de l’équipe qui composent ce groupe (exemple ci-dessous), sélectionnez le marqueur comportant un chiffre. Pour fermer le groupe de marqueurs, sélectionnez au centre du groupe.

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À partir de l’Appli Main-d’œuvre

À partir des feuilles de temps :

1. Dans l’Appli Main-d’œuvre, sélectionnez Faire le suivi des heures travaillées, puis Feuilles de temps.
2. Sélectionnez Toutes les feuilles de temps ou Mes feuilles de temps, puis Toutes les feuilles de temps.
3. Sélectionnez une feuille de temps quotidienne à afficher, puis sélectionnez la feuille de temps concernée.
4. Allez à Lieu et sélectionnez la carte.

À partir de Qui travaille :

1. Dans l’Appli Main-d’œuvre, sélectionnez Qui travaille ou Plus, puis Qui travaille.
2. Sélectionnez un membre de l’équipe, puis Plus pour afficher ou non l’étendue du périmètre.
3. Sélectionnez un point pour voir l’heure à laquelle le lieu a été enregistré et sa précision en mètres.
4. Sélectionnez Lire pour afficher les déplacements tout au long des heures de travail du membre de l’équipe.

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Couleurs des positions GPS

Les positions GPS sont marquées par un point correspondant à l’une des quatre couleurs ci-dessous.

• Vert : Le membre de l’équipe est en poste.
  • Il s’agit de la première position GPS enregistrée lorsqu’il a pointé son arrivée. Elle peut différer de l’heure d’arrivée si une feuille de temps a été modifiée ou si un problème est survenu lors de l’enregistrement d’une position au moment du pointage d’arrivée.
• Rouge : Le membre de l’équipe a pointé son départ.
  • Il s’agit de la première position GPS enregistrée lorsqu’il a pointé son départ. Elle peut différer de l’heure de départ si une feuille de temps a été modifiée ou si un problème est survenu lors de l’enregistrement d’une position au moment du pointage de départ.
• Bleu : Position enregistrée pendant les heures de travail.
• Drapeau orange (visible uniquement depuis un ordinateur) : Cette position se trouve à l’extérieur de la zone de géorepérage définie pour le client. Vous devez d’abord configurer le géorepérage pour pouvoir utiliser cette fonction.
  • Il peut également s’agir d’une position enregistrée à partir d’un appareil secondaire auquel l’utilisateur est connecté. 

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Comment générer un rapport de données GPS

Pour créer une feuille de calcul qui répertorie les renseignements de latitude et de longitude :

1. Dans QuickBooks Time, allez à Rapports, sélectionnez Suivi, puis Positions GPS.
2. Choisissez comment vous voulez filtrer les données, puis téléchargez le fichier CSV.

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