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Utiliser le système de localisation GPS de QuickBooks Time en tant qu’administrateur ou gestionnaire

RÉSOLU•de QuickBooks•QuickBooks Time•Mis à jour il y a 1 mois

Apprenez comment utiliser le suivi GPS dans QuickBooks Time si vous êtes un administrateur ou un gestionnaire. Découvrez également certaines techniques de dépannage courantes.

Général

  • Le suivi GPS ne fonctionne que si les membres de l’équipe pointent par l’intermédiaire du Application mobile QuickBooks Time.
  • Les positions GPS sont enregistrées lors de l’utilisation de l’horloge pointeuse, de l’ouverture de l’application et d’un changement de projet. Elles peuvent aussi être partagées pendant les heures de travail.
    • Un membre de l’équipe peut forcer l’extraction d’un point GPS pendant qu’il est en poste en accédant à Horloge pointeuse > Lieu > touchez la carte > touchez le marqueur de lieu dans le coin supérieur droit (un administrateur ne peut pas le faire au nom d’un membre de l’équipe).
    • Les utilisateurs de QuickBooks Time Touch doivent laisser QuickBooks Time Touch actif sur leur écran pour saisir les points (lorsqu’une action est effectuée, comme pointer une arrivée ou un départ, saisir des notes, sélectionner un champ, etc.).
  • Les positions GPS ne sont pas recueillies lors des pauses, après les heures de travail ou une fois la session fermée.
    • Différents facteurs environnementaux peuvent empêcher les satellites de localiser une position GPS.
    • Les positions ne sont pas enregistrées lorsque le téléphone est éteint, ou si la fermeture de l’application a été forcée.

Configuration du suivi par lieu

  1. Allez à Paramètres de l’entreprise.
  2. À gauche, sélectionnez Lieu > Suivi onglet.
  3. Choisissez l’une des options suivantes :
    1. Requis : les membres de l’équipe doivent activer les services de localisation sur leur appareil mobile pour pouvoir faire le suivi de leurs heures travaillées.
    2. Facultatif : les membres de l’équipe peuvent choisir d’activer ou de désactiver les services de localisation, et peuvent tout de même faire le suivi de leurs heures travaillées.
    3. Désactivé : le suivi par lieu n’est jamais effectué.
  4. Pour la configuration du géorepérage, veuillez consulter Comment configurer et utiliser le géorepérage.
  1. Aller à Mon équipe > sélectionnez un membre de l’équipe > Options mobiles onglet.
  2. Sélectionnez Règles personnalisées pour ce membre de l’équipe.
  3. Faites votre choix, puis sélectionnez Enregistrer.

Afficher les autorisations

  • Les administrateurs, les gestionnaires et les utilisateurs qui ont l’autorisation de gérer les feuilles de temps pour tous les membres de l’équipe peuvent accéder aux positions GPS d’un autre membre de l’équipe.
    • Les membres de l’équipe peuvent seulement consulter leurs propres positions GPS.
    • Les membres de l’équipe et les administrateurs ont accès aux mêmes données de la carte.
  • Une fois qu’elles ont été enregistrées, les positions GPS ne peuvent pas être modifiées.
    • Si une feuille de temps est modifiée et que des heures durant lesquelles une position a été perdue sont supprimées, cette position GPS ne sera plus affichée.
  • Les administrateurs et les gestionnaires peuvent seulement accéder aux positions GPS une fois que les données de l’appareil ont été synchronisées avec leur compte QuickBooks Time. Pour effectuer la synchronisation, l’appareil doit être connecté au Wi-Fi ou à un réseau de données.
    • Il pourrait y avoir un délai de 15 secondes avant qu’une position GPS s’affiche durant une bonne connexion au Wi-Fi ou à un réseau de données.
  • Si un gestionnaire pointe les heures d’un membre de l’équipe à distance, le lieu ne sera pas affiché jusqu’à ce que le membre de l’équipe confirme son quart de travail à partir de son appareil mobile.
    • Si le membre de l’équipe rejette le quart de travail, la feuille de temps est supprimée et le lieu n’est pas affiché.
    • Si le membre de l’équipe ne veut pas recevoir de notification avant que le gestionnaire termine la feuille de temps, le lieu ne sera pas affiché, mais la feuille de temps sera enregistrée.
  1. Aller à Saisie des heures travaillées > Feuilles de temps onglet.
  2. Repérez la feuille de temps concernée et sélectionnez Afficher la carte.
  3. Dans la carte, s’il y a plus d’une feuille de temps ce jour-là, choisissez les heures de début et de fin dans le menu déroulant pour vous déplacer entre les feuilles de temps.
  4. Sous Calendrier des feuilles de temps, consultez la chronologie et les dates de création.
    • Passez en revue les heures marquées, qui s’affichent lorsqu’un membre de l’équipe ne se trouve pas dans une zone de géorepérage définie pour ce client à une heure donnée. (Vous devez avoir Configuration du géorepérage pour cette fonction.)
  5. Sélectionnez le bouton Lecture pour voir une simulation des déplacements du membre de l’équipe pour cette feuille de temps.
  6. Sélectionnez une position pour afficher la date et l’heure à laquelle elle a été enregistrée, l’étendue du périmètre, en mètre, dans lequel elle est située (le périmètre est délimité par un cercle bleu) et l’appareil à partir duquel elle a été enregistrée.
  • Un membre de l’équipe en particulier :
    1. Allez à En service. Sélectionnez ensuite un membre de l’équipe, puis .
  • Tous les membres de l’équipe :
    1. Allez à En service. Au besoin, dans le haut de la fenêtre En service, modifiez les options des fonctions FILTRER et TRIER en sélectionnant le texte en bleu.
    2. Effectuez l’une des opérations suivantes :
      • Pour afficher un aperçu des positions de tous les membres de l’équipe : sélectionnez CARTE . L’emplacement de tous les membres de l’équipe actifs et en service s’affichera.
        Note : La mise à jour de la carte peut prendre quelques minutes. Affichez le marqueur de localisation GPS d’un membre de l’équipe pour obtenir sa plus récente position enregistrée.
      • Si plusieurs membres de l’équipe sont au même endroit, un marqueur s’affiche et indique le nombre de membres de l’équipe qui y sont regroupés. Pour afficher une liste des membres de l’équipe situés à cet endroit, placez votre curseur sur le marqueur.
      • Pour voir un groupe de marqueurs de membres de l’équipe individuels (voir l’exemple d’image affiché), sélectionnez le marqueur numéroté. Pour fermer ce regroupement, sélectionnez le bouton bleu au centre du groupe .
  • À partir de Feuilles de temps :
    • Touchez Feuilles de temps > Toutes les feuilles de temps > touchez une feuille de temps pour l’afficher > sous EMPLACEMENT, touchez Touchez pour afficher la carte.
  • À partir de la fenêtre En service :
    • Touchez Qui travaille? ou Plus > Qui travaille?.
    • Touchez un membre de l’équipe pour ouvrir la carte.
    • Touchez les trois points pour sélectionner (ou non) l’option Afficher l’étendue du périmètre.
    • Touchez un point pour voir l’heure à laquelle le lieu a été enregistré et connaître sa précision en mètres.
    • Touchez l’icône de lecture pour afficher une simulation de ses déplacements tout au long de ses heures de travail.

Les points GPS ont l’une des quatre couleurs suivantes :

  • Vert : arrivée des heures travaillées.
  • Rouge : Point à l’heure de départ
  • Bleu : Point enregistré durant le quart de travail
  • Drapeau orange (visible uniquement depuis un ordinateur) : cette position se trouve à l’extérieur de la zone de géorepérage définie pour le client.(Vous devez avoir Configuration du géorepérage pour cette fonction).

Pour créer une feuille de calcul en format .csv qui détaille les coordonnées précises (latitude et longitude) :

  • Aller à Rapports > Suivi > Points GPS.
  • Sélectionnez les dates du rapport.
  • Sélectionnez les membres de l’équipe.
  • Pour inclure tous les membres de l’équipe, laissez l’option (tous les membres de l’équipe) sous Filtrer par.
  • Pour choisir seulement certains membres de l’équipe, sélectionnez (tous les membres de l’équipe), sélectionnez un groupe ou un membre de l’équipe en particulier, puis sélectionnez OK.

Le GPS est tiré d’une combinaison de données satellitaires, Wi-Fi et cellulaires. N’oubliez pas qu’il existe de nombreux facteurs qui ne peuvent pas être contrôlés (par exemple, les conditions météorologiques, l’atmosphère, etc.)

Si vous êtes incapable d’extraire des points, vérifiez les éléments suivants sur votre appareil mobile :

  • Votre appareil doit avoir une vue dégagée du ciel (divers obstacles – bâtiments en béton, arbres, sac – peuvent gêner la puissance du signal GPS).
  • La température de l’appareil doit être normale (une température trop élevée ou trop basse peut avoir une incidence sur la fonction de localisation).
  • L’appareil doit être allumé (si la batterie est épuisée ou si le téléphone est fermé, la fonction de localisation sera désactivée).
  • Le membre de l’équipe doit être connecté à l’appli et avoir activé l’horloge pointeuse.
  • L’appareil ne doit pas être en mode d’économie d’énergie (ou son équivalent).
  • L’application doit être ouverte en arrière-plan (n’en forcez pas la fermeture).

Étapes à suivre qui pourraient vous aider :

  • Éteignez et allumez l’appareil.
  • Activez puis désactivez les services de localisation GPS.
  • Assurez-vous que le système d’exploitation de votre téléphone et l’application QuickBooks Time sont à jour.
  • Activez puis désactivez le mode Avion pour réinitialiser tous les réseaux cellulaires.
  • Assurez-vous que les services de localisation sont activés pour l’application QuickBooks Time et qu’ils sont réglés sur Haute précision (Android) ou Position exacte (iOS).
  • Désactivez tous les paramètres ou applications d’économie d’énergie.
  • Réinitialisez les paramètres de lieu et de réseau.

Note : Les étapes varient en fonction de l’appareil. Veuillez consulter Dépannage GPS mobile pour des étapes plus précises.

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