Utiliser le système de localisation GPS de QuickBooks Time en tant qu’administrateur ou gestionnaire

Apprenez comment utiliser le suivi par GPS dans QuickBooks Time pour gérer votre équipe et vous assurer que tout le monde se rend là où il doit. Avant d’utiliser le suivi par GPS, assurez-vous de l’activer.

Au besoin, vous pouvez également dépanner le GPS.

Dans cet article, vous apprendrez :

Aperçu du GPS

• Le suivi par GPS ne fonctionne que si les membres de l’équipe pointent leur arrivée QuickBooks Main-d’œuvre.
• Les positions GPS peuvent être relevées à l’arrivée ou au départ, à l’ouverture de l’application, en changeant de code de projet et périodiquement pendant les heures de travail.
  • Un membre de l’équipe peut forcer l’extraction d’une position GPS lorsqu’il est au travail : allez à Suivi des heures travaillées, puis Horloge pointeuse et allez à Lieu. Sélectionnez la carte, puis sélectionnez le marqueur de lieu dans le coin supérieur droit (un administrateur ne peut pas effectuer cette tâche au nom d’un membre de l’équipe).
• Les positions GPS sont pas lorsque vous êtes en pause, que vous avez pointé votre départ ou que vous vous êtes déconnecté de l’application.
  • Différents facteurs environnementaux peuvent empêcher les satellites de localiser une position GPS.
  • Les points ne sont pas enregistrés si le téléphone est éteint ou si la fermeture de l’application est forcée.
• Les positions GPS ne peuvent pas être modifiées après avoir été enregistrées.
  • La seule exception est la suivante : si une feuille de temps est modifiée et que des heures durant lesquelles une position a été perdue sont supprimées, cette position GPS ne s’affiche plus.
• Les administrateurs et les gestionnaires ne peuvent voir les positions GPS que lorsque l’appareil est synchronisé avec le compte QuickBooks Time. Pour synchroniser, l’appareil doit être connecté au Wi-Fi ou aux données.
  • Il pourrait y avoir un délai de 15 secondes avant qu’une position GPS s’affiche durant une bonne connexion au Wi-Fi ou à un réseau de données.
• Si un gestionnaire pointe un membre de l’équipe à distance, la position ne s’affiche pas tant que le membre de l’équipe n’a pas confirmé son quart de travail sur son appareil mobile.
  • Si le membre de l’équipe rejette le quart de travail, la feuille de temps est supprimée et le lieu n’est pas affiché.
  • Si le membre de l’équipe ne voit pas la notification avant que le gestionnaire termine la feuille de temps, aucun lieu n’est affiché, mais la feuille de temps est conservée.

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Accéder aux données GPS et les lire

Feuilles de temps

1. Dans QuickBooks Time sur le tableau de bord Web, allez à Saisie des heures travaillées, puis Feuilles de temps.
2. Repérez la feuille de temps concernée et sélectionnez Afficher la carte.
3. Dans la carte, s’il y a plus d’une feuille de temps ce jour-là, choisissez les heures de début et de fin dans le menu déroulant pour passer d’une feuille de temps à l’autre.
4. Sous Calendrier des feuilles de temps, consultez la chronologie et les dates de création.
   • Passez en revue les horodatages marqués ici, qui s’affichent si le membre de l’équipe n’était pas à l’intérieur d’un géorepérage défini pour ce client à une certaine heure. Vous devez avoir configuration du géorepérage pour cette fonction.
5. Sélectionner Lire pour voir la position du membre de l’équipe pour cette feuille de temps.
6. Sélectionnez un point pour voir la date et l’heure à laquelle il a été extrait, sa précision en mètres (affiché sous forme d’un cercle autour d’un point) et l’appareil à partir duquel il a été extrait.

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À partir de la fenêtre En service

Un membre de l’équipe en particulier :

1. Dans QuickBooks Time sur le tableau de bord Web, allez à Qui travaille?.
2. Sélectionnez un membre de l’équipe, puis sélectionnez .

Tous les membres de l’équipe :

1. Dans QuickBooks Time sur le tableau de bord Web, allez à Qui travaille?. Au besoin, rajustez le Filtrer et Trier options en sélectionnant les liens.
2. Effectuez l’une des opérations suivantes :
   • Pour voir un aperçu de l’emplacement de tous les membres de l’équipe : Sélectionnez Carte. Tous les membres de l’équipe actifs et en poste affichent leur position.
     Note : La mise à jour de la carte peut prendre quelques minutes. Affichez le marqueur de localisation GPS d’un membre de l’équipe pour obtenir sa plus récente position enregistrée.
   • Si plusieurs membres de l’équipe sont au même endroit, un marqueur s’affiche et indique le nombre de membres de l’équipe qui y sont regroupés. Pour afficher une liste des membres de l’équipe situés à cet endroit, placez votre curseur sur le marqueur.
   • Pour voir un groupe de marqueurs de membres individuels de l’équipe (voir l’exemple de l’image), sélectionnez le marqueur numéroté. Pour fermer le cluster, sélectionnez au centre du cluster.

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De Appli Main-d’œuvre

À partir de Feuilles de temps :

1. Dans le Appli Main-d’œuvre, sélectionnez Suivi des heures travaillées, puis Feuilles de temps.
2. Sélectionner Toutes les feuilles de temps, ou Mes feuilles de temps puis Toutes les feuilles de temps.
3. Sélectionnez une feuille de temps quotidienne à afficher, puis sélectionnez la feuille de temps spécifique.
4. Aller à Lieu et sélectionnez la carte.

De Who’s working :

1. Dans le Appli Main-d’œuvre, sélectionnez Qui travaille? ou Plus, puis Qui travaille?.
2. Sélectionnez un membre de l’équipe, puis Plusà Afficher les bulles de précision ou non.
3. Sélectionnez un point pour voir l’heure à laquelle il a été relevé et sa précision en mètres.
4. Sélectionner jouer pour obtenir une vue d’ensemble de leurs déplacements tout au long de leur heure d’arrivée.

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Couleurs des positions GPS

Les points GPS ont l’une des quatre couleurs suivantes :

• Vert : Le membre de l’équipe est en poste.
  • Il s’agit de la première position GPS enregistrée lorsqu’il a pointé son arrivée. Il peut différer de l’heure de pointage si une feuille de temps a été modifiée ou si un problème est survenu lors de l’extraction d’un pointage.
• Rouge : Point à l’heure de départ
  • Il s’agit de la première position GPS enregistrée lorsqu’il a pointé son départ. Il peut différer de l’heure de départ si une feuille de temps a été modifiée ou si un problème est survenu lors de l’extraction d’un pointage au moment du départ.
• Bleu : Point enregistré durant le quart de travail
• Drapeau orange (s’affiche sur le bureau seulement) : Ce point n’est pas dans le lieu du géorepérage défini pour ce client. Vous devez avoir configuration du géorepérage pour cette fonction.
  • Il peut également s’agir d’un point d’accès provenant d’un appareil secondaire auquel l’utilisateur est connecté. 

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Comment exécuter un rapport de données GPS

Pour créer une feuille de calcul qui répertorie les renseignements de latitude et de longitude :

1. Dans QuickBooks Time, allez à Rapports, sélectionnez Suivi, puis Positions GPS.
2. Choisissez comment vous voulez filtrer les données, puis Télécharger le fichier CSV.

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