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Utiliser le système de localisation GPS de QuickBooks Time en tant qu’administrateur ou gestionnaire

RÉSOLUde QuickBooksMis à jour le 20 décembre, 2023

Apprenez à utiliser le suivi GPS dans QuickBooks Time pour gérer votre équipe et faire en sorte que tout le monde se rende à portée de main. Avant de pouvoir utiliser le suivi GPS, assurez-vous que vous activez-le,

Au besoin, vous pouvez également Dépannage pour GPS,

Dans le présent article, vous allez apprendre à :



Aperçu du GPS

  • Le suivi GPS fonctionne uniquement si les membres de l’équipe pointent leur arrivée QuickBooks Main-d’œuvre,
  • Les positions GPS sont enregistrées lors de l’utilisation de l’horloge pointeuse, de l’ouverture de l’application et d’un changement de projet. Elles peuvent aussi pendant les heures de travail.
    • Un membre de l’équipe peut partager manuellement sa position GPS pendant les heures de travail : allez à Suivi des heures travaillées, puis Horloge pointeuse et allez à Emplacement, Sélectionnez la carte, puis sélectionnez le marqueur de lieu .Location_QBTime_US_Ext_052623.png en haut à droite (un administrateur ne peut pas effectuer cette action au nom d’un membre de l’équipe).
  • Les points GPS sont non extraits lors d’une pause, en dehors de vos heures de travail ou quand l’appli a été fermée.
    • Différents facteurs environnementaux peuvent empêcher les satellites de localiser une position GPS.
    • Les positions ne sont pas enregistrées lorsque le téléphone est éteint, ou si la fermeture de l’application a été forcée.
  • Les positions GPS ne peuvent pas être modifiées après avoir été enregistrées.
    • Par contre, si une feuille de temps est modifiée et que des heures durant lesquelles une position a été perdue sont supprimées, cette position GPS ne s’affiche plus.
  • Les administrateurs et les gestionnaires peuvent seulement accéder aux positions GPS une fois que les données de l’appareil ont été synchronisées avec le compte QuickBooks Time. Pour synchroniser, l’appareil doit être connecté au Wi-Fi ou aux données.
    • Il pourrait y avoir un délai de 15 secondes avant qu’une position GPS s’affiche durant une bonne connexion au Wi-Fi ou à un réseau de données.
  • Si un gestionnaire pointe les heures d’un membre de l’équipe à distance, le lieu ne sera pas affiché jusqu’à ce que le membre de l’équipe confirme son quart de travail à partir de son appareil mobile.
    • Si le membre de l’équipe rejette le quart de travail, la feuille de temps est supprimée et le lieu n’est pas affiché.
    • Si le membre de l’équipe ne veut pas recevoir de notification avant que le gestionnaire termine la feuille de temps, le lieu ne sera pas affiché, mais la feuille de temps sera enregistrée.

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Accéder aux données GPS et les lire

À partir de Feuilles de temps

  1. Dans QuickBooks Time sur le tableau de bord Web, allez à Saisie des heures travaillées, puis Feuilles de temps,
  2. Repérez la feuille de temps concernée et sélectionnez Singlemap_QBTime_US_Ext_052323.png Afficher la carte.
  3. S’il y a plus d’une feuille de temps par jour sur la carte, choisissez les heures de début et de fin depuis le menu déroulant pour consulter les différentes feuilles de temps.
  4. Sous Calendrier des feuilles de temps, consultez la chronologie et les dates de création.
    • Passez en revue les heures marquées, qui s’affichent lorsqu’un membre de l’équipe ne se trouve pas dans une zone de géorepérage définie pour ce client à une heure donnée. Vous devez avoir configuration du géorepérage pour cette fonction.
  5. Sélectionner Lire Play_QBTime_US_Ext_052223.png pour voir une simulation des déplacements du membre de l’équipe pour cette feuille de temps.
  6. Sélectionnez une position pour afficher la date et l’heure à laquelle elle est enregistrée, son exactitude en mètres (affiché sous la forme d’un cercle autour d’une position) et l’appareil à partir duquel elle a été enregistrée.

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À partir de la fenêtre En service

Un membre de l’équipe en particulier :

  1. Dans QuickBooks Time sur le tableau de bord Web, allez à Qui travaille,
  2. Sélectionnez un membre de l’équipe, puis cliquez sur Doublemap_QBTime_US_Ext_052323.png,

Tous les membres de l’équipe :

  1. Dans QuickBooks Time sur le tableau de bord Web, allez à Qui travaille, Au besoin, rajustez le Filtrer et Trier en sélectionnant les liens.
  2. Effectuez l’une des opérations suivantes :
    • Pour afficher un aperçu des lieux de tous les membres de l’équipe : Sélectionnez Carte, Tous les membres de l’équipe actifs et en service affichent leur emplacement.
      Note : La mise à jour de la carte peut prendre quelques minutes. Affichez le marqueur de localisation GPS d’un membre de l’équipe pour obtenir sa plus récente position enregistrée.
    • Si plusieurs membres de l’équipe sont au même endroit, un marqueur s’affiche et indique le nombre de membres de l’équipe qui y sont regroupés. Pour afficher une liste des membres de l’équipe situés à cet endroit, placez votre curseur sur le marqueur.
    • Pour afficher les marqueurs de chaque membre de l’équipe qui composent ce groupe (voir l’image illustrée), sélectionnez le marqueur comportant un chiffre. Pour fermer le regroupement, sélectionnez le Cluster_QBTime_US_Ext_052323.png au centre du groupe.

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De Appli Main-d’œuvre

À partir de Feuilles de temps :

  1. Dans le Appli Main-d’œuvre, sélectionnez Suivi des heures travaillées, puis Feuilles de temps,
  2. Sélectionner Toutes les feuilles de temps, ou Mes feuilles de temps puis Toutes les feuilles de temps,
  3. Sélectionnez la feuille de temps quotidienne à afficher, puis sélectionnez la feuille de temps spécifique.
  4. Allez à Emplacement, puis sélectionnez la carte.

À partir de En service :

  1. Dans le Appli Main-d’œuvre, sélectionnez Qui travaille ou Plus, puis Qui travaille,
  2. Sélectionnez un membre de l’équipe, puis PlusMore_QBTime_US_Ext_052223.pngà Afficher les bulles de précision ou non.
  3. Sélectionnez une position pour afficher l’heure à laquelle le lieu a été enregistré et indiquer sa précision en mètres.
  4. Sélectionner jouer Play_QBTime_US_Ext_052223.png pour obtenir une simulation de ses déplacements tout au long de ses heures de travail.

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Couleurs du point GPS

Les points GPS ont l’une des quatre couleurs suivantes :

  • Vert : un membre de l’équipe est en service. 
    • Il s’agit de la première position GPS enregistrée au moment de l’heure d’arrivée. Il peut différer de l’heure d’arrivée si une feuille de temps a été modifiée ou s’il y a un problème d’enregistrement de point lors de l’heure d’arrivée.
  • Rouge : Point à l’heure de départ 
    • Il s’agit de la première position GPS enregistrée au départ. Il peut différer de l’heure de départ si une feuille de temps a été modifiée ou s’il y a un problème d’enregistrement de point lors du pointage de départ.
  • Bleu : Point enregistré durant le quart de travail
  • Drapeau orange (visible uniquement depuis un ordinateur) : cette position se trouve à l’extérieur de la zone de géorepérage définie pour le client. Vous devez avoir configuration du géorepérage pour cette fonction.
    • Il peut également s’agir d’un point extrait de l’appareil secondaire dans lequel l’utilisateur est connecté. 

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Comment générer un rapport de données GPS

Pour créer une feuille de calcul qui répertorie les coordonnées de coordonnées et de longitude :

  1. Dans QuickBooks Time, allez à Rapports, sélectionnez Suivi, puis Positions GPS.
  2. Choisissez comment vous voulez filtrer les données, puis Télécharger le fichier CSV,

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