Rembourser les frais de kilométrage et de véhicule des employés dans QuickBooks en ligne

Apprenez comment saisir et accorder des remboursements de kilométrage à vos employés.

Vous pouvez utiliser l’appli mobile QuickBooks en ligne pour effectuer le suivi du kilométrage de votre entreprise.

Les employés devraient utiliser les véhicules de l’entreprise pour leurs déplacements professionnels. Si un employé a utilisé sa voiture personnelle pour affaire, vous pouvez lui rembourser le kilométrage. Voici comment faire le suivi des remboursements de kilométrage et payer les dépenses des employés.

Dans cet article, vous apprendrez comment faire ce qui suit :

• Configurer le suivi manuel des remboursements de kilométrage
• Créer une facture pour le remboursement du kilométrage
• Rembourser votre employé
• Voir tous vos remboursements de kilométrage

Note : Suivez ces étapes si votre employé a payé pour les frais de véhicule d’une entreprise comme un changement d’huile.

Étape 1 : Configurer le suivi manuel des remboursements de kilométrage

Si vous ne l’avez pas déjà fait, configurez un profil de fournisseur pour votre employé et un compte de frais spéciaux pour faire le suivi des remboursements.

Configurer un profil de fournisseur pour votre employé

Ce profil de fournisseur est distinct du profil d’employé utilisé habituellement pour la paie. Utilisez-le uniquement pour faire le suivi des remboursements. Continuez d’utiliser les profils d’employés pour tout le reste.

1. Allez à Dépenses et sélectionnez Fournisseurs (Accéder).
2. Sélectionnez Nouveau fournisseur.
3. Saisissez les renseignements de votre employé.
4. Donnez un nom unique au compte fournisseur de votre employé dans le champ Nom du fournisseur à afficher. Conseil : Ajoutez «(Kilométrage)» à la fin pour savoir quel profil de fournisseur choisir pour faire le suivi du kilométrage.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Configurer un compte de remboursement de frais de kilométrage

1. Allez à Paramètres⚙ et sélectionnez Plan comptable.
2. Sélectionnez Nouveau.
3. À partir du menu déroulant Type de compte, sélectionnez Dépenses.
4. Dans le menu déroulant Sous-type, sélectionnez Auto ou Déplacement.
5. Donnez au compte un nom unique facile à repérer.
6. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Créer un article pour le remboursement du kilométrage

Créez un article de kilométrage que vous pouvez ajouter à une facture à payer. Utilisez-le chaque fois pour faire le suivi de ce type de remboursement.

1. Allez à Paramètres ⚙, puis sélectionnez Produits et services.
2. Sélectionnez Nouveau, puis Hors stock.
3. Nommez l’article « Kilométrage manuel ».
4. Dans la section Description, cochez la case Je vends ce produit/service à mes clients. Saisissez ensuite une description.
5. Dans le champ Prix de vente/tarif, saisissez le coût du déplacement par kilomètre.
6. Dans la section Renseignements sur l’achat, cochez la case J’achète ce produit/service d’un fournisseur. Saisissez ensuite une description.
7. Dans le menu déroulant Compte de dépenses ▼, sélectionnez le compte de dépenses pour le kilométrage que vous venez tout juste de créer.
8. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Étape 2 : Créer une facture pour le remboursement du kilométrage

Créez une facture à payer chaque fois que vous devez rembourser un employé. Utilisez le profil du fournisseur, le compte de dépenses et l’article de kilométrage que vous venez de créer.

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sélectionnez la facture à payer.
3. Dans le menu déroulant Fournisseur ▼, sélectionnez le profil de fournisseur de l’employé que vous avez créé pour le kilométrage.
4. Sélectionnez Détail des articles pour développer la section.
5. Dans le menu déroulant Produit/service, sélectionnez l’élément de kilométrage que vous avez créé.
6. Saisissez ou mettez à jour les champs Description, Qté, Taux et Montant au besoin.
7. Sélectionnez la Taxe de vente applicable.
8. Sélectionnez la case à cocher Facturable si vous devez en faire une dépense facturable pour un client. Sélectionnez ensuite le Client/Projet dans le menu déroulant.
9. Sélectionnez Enregistrer et fermer.

Étape 3 : Rembourser votre employé

Après avoir remboursé votre employé, vous pouvez enregistrer le paiement dans QuickBooks :

1. Sélectionnez + Nouveau.
2. Sélectionnez Payer les factures.
3. Sélectionnez le compte de paiement ainsi que l’employé à rembourser.
4. Sélectionnez Enregistrer.

Ces remboursements s’affichent dans votre rapport État des résultats. À la fin de l’année, vous pouvez déterminer votre déduction.

Prochaines étapes : voir tous vos remboursements de kilométrage

QuickBooks fait le suivi de ces factures à payer dans votre compte de frais de kilométrage. Vous pouvez aller à Rapports (Aller à), puis exécutez une État des résultats rapport. Toutes les dépenses sont répertoriées dans votre compte de frais de kilométrage.

Vous pouvez également aller à votre Plan comptable et passer en revue l’historique de votre compte de dépenses pour voir les dépenses que vous avez remboursées.