Utiliser QuickBooks Time dans QuickBooks en ligne ou QuickBooks en ligne Paie

Apprendre à utiliser QuickBooks Time dans QuickBooks en ligne ou QuickBooks en ligne Paie.

Si vous avez QuickBooks en ligne Standard, QuickBooks en ligne Plus, QuickBooks en ligne Avancé, QuickBooks en ligne Comptable, ou QuickBooks en ligne Paie Premium ou QuickBooks en ligne Paie Elite, vous pouvez utiliser QuickBooks Time à deux endroits :

• Dans QuickBooks en ligne: Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
• À l’extérieur de QuickBooks en ligne: Aller à QuickBooks Time classique.

Si vous ne l’avez pas déjà fait, assurez-vous de configurer votre compte QuickBooks Time. Vous pouvez trouver des rapports avancés et gérer des paramètres détaillés sur la version classique QuickBooks Time site Web, mais vous pouvez le faire dans QuickBooks en ligne: 

• Faites le suivi et la gestion des heures de votre équipe
• Approuver les heures de votre équipe
• Gérer les quarts de travail
• Gérer les affectations des clients
• Ajouter et inviter des membres de l’équipe pour faire le suivi de leurs heures travaillées
• Découvrez qui travaille et sa position GPS
• Gérer les demandes de congés
• Configurer et gérer le poste de pointage
• Configurer les pauses
• Afficher la paie et les rapports détaillés sur le total des heures travaillées

Faites le suivi et la gestion des heures de votre équipe

Dans QuickBooks en ligne:

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Une fois que vous êtes ici, vous pouvez faire le suivi et gérer les heures travaillées des membres de votre équipe.

Approuver les heures de votre équipe

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Sélectionnez Approuver, puis sélectionnez Approuver et verrouiller les heures.
3. Vous pouvez réviser les feuilles de temps de votre équipe et apporter des corrections.
4. Une fois que vous avez approuvé les heures travaillées, vous pouvez les utiliser pour la paie, la facturation et la production de rapports dans QuickBooks.
5. Personne ne peut modifier des feuilles de temps approuvées à moins que vous n’annuliez leur approbation.

Note : Si vous soumettez des feuilles de temps ou si vous vous conformez à la DCAA, vous devez approuver les heures dans la version classique. QuickBooks Time au lieu de QuickBooks en ligne. 

Gérer les quarts de travail

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Vous trouverez une vue Calendrier qui vous permet de gérer les quarts de travail de votre équipe.

Gérer les affectations des clients

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Avec les affectations, vous pouvez décider quels clients et quels projets seront visibles par quels membres de l’équipe lorsqu’ils font le suivi des heures travaillées.
3. Vous pouvez également afficher ou masquer certains éléments de service ou champs personnalisés pour un client ou un projet donné.

Ajouter et inviter des membres de l’équipe pour faire le suivi de leurs heures travaillées

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Vous pouvez ajouter, inviter et gérer des membres de l’équipe ici.

Découvrez qui travaille et sa position GPS

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Sélectionnez Who’s working.
3. Vous trouverez une liste des membres de l’équipe qui sont actuellement au travail.
4. S’il partage sa position avec son navigateur Web ou QuickBooks Main-d’œuvre (anciennement QuickBooks Time l’application mobile), vous trouverez également une carte indiquant sa position GPS la plus récente.

Gérer les demandes de congés

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Vous trouverez une liste des demandes de congés de votre équipe, y compris les demandes approuvées, refusées et en attente.
3. Les administrateurs peuvent examiner les demandes en attente et les approuver ou les refuser.

Si vous devez configurer vos catégories et vos soldes de congés, vos étapes dépendront si vous avez ou non QuickBooks en ligne Paie. Si vous n’avez pas Paie, vous pouvez configurer et gérer les congés dans la version classique QuickBooks Time. Si vous avez Paie, vous configurerez et gérerez les congés directement dans Paie.

Configurer et gérer les postes de pointage

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Sélectionnez Gérer les postes de pointage.
3. Avec les postes de pointage, votre équipe peut pointer son arrivée sur place grâce à une horloge pointeuse numérique.
4. Il créera un NIP à 4 chiffres pour ouvrir une session dans l’appareil.
5. Si vous avez besoin de plus de responsabilités, vous pouvez activer la prise de photos pour vous assurer qu’il s’agit bien de la personne.
6. Vous pouvez configurer n’importe quel ordinateur ou tablette compatible comme poste de pointage.

Configurer les pauses payées et non payées

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Sélectionnez Préférences de pause.
3. De là, vous pouvez configurer des pauses payées et non payées.
4. Ensuite, vous pouvez permettre aux employés de pointer manuellement leurs pauses ou de les appliquer automatiquement en fonction de certains critères.

Afficher les rapports sur la paie et le total détaillé des heures travaillées

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Deux rapports sont offerts :

• Rapport de paie : Trouvez le nombre total d’heures travaillées par chaque membre de l’équipe pour une période donnée, réparties par type de paie.
• Rapportdétaillé des heures totales  : Trouvez le nombre total d’heures travaillées pour chaque client, projet, article de service ou tout autre champ de feuille de temps.

Pour trouver des rapports d’heures travaillées plus avancés, allez à QuickBooks Time classique.