Utiliser QuickBooks Time dans QuickBooks en ligne ou QuickBooks en ligne Paie

Apprenez comment utiliser QuickBooks Time dans QuickBooks en ligne ou QuickBooks en ligne Paie.

Si vous avez QuickBooks en ligne Standard, Plus, Avancé, Comptable ou QuickBooks en ligne Paie Premium ou Elite, vous pouvez utiliser QuickBooks Time à deux endroits :

• Dans QuickBooks en ligne : Aller à Suivi des heures (Accéder).
• En dehors de QuickBooks en ligne : Allez à QuickBooks Time classique.

Si vous ne l’avez pas déjà fait, assurez-vous de configurer votre compte QuickBooks Time. Vous pouvez trouver des rapports avancés et gérer des paramètres détaillés sur le site Web QuickBooks Time classique, mais vous pouvez le faire dans QuickBooks en ligne : 

• Faites le suivi et la gestion des heures de votre équipe
• Approuver les heures de votre équipe
• Gérer les quarts de travail
• Gérer les affectations des clients
• Ajouter et inviter des membres de l’équipe pour faire le suivi de leurs heures travaillées
• Découvrez qui travaille et sa position GPS
• Gérer les demandes de congés
• Configurer et gérer le poste de pointage
• Configurer les pauses
• Afficher la paie et les rapports détaillés sur le total des heures travaillées

Faites le suivi et la gestion des heures de votre équipe

Dans QuickBooks en ligne, allez à Heures, puis sélectionnez Saisie des heures travaillées. Une fois que vous êtes ici, vous pouvez faire le suivi et gérer les heures travaillées des membres de votre équipe. 

Approuver les heures de votre équipe

Allez à Heures, puis Saisie des heures travailléeset sélectionnez Approuver les heures. Vous pouvez réviser les feuilles de temps de votre équipe et apporter des corrections. Une fois que vous avez approuvé les heures travaillées, vous pouvez l’utiliser pour la paie, la facturation et la production de rapports dans QuickBooks. Personne ne peut modifier des feuilles de temps approuvées à moins que vous n’annuliez leur approbation.

Note : Si vous soumettez des feuilles de temps ou si vous vous conformez à la DCAA, vous devez approuver les heures dans QuickBooks Time classique plutôt que dans QuickBooks en ligne. 

Gérer les quarts de travail

Allez à Heures travaillées, puis Équipe des heures travailléeset sélectionnez Horaire. Vous trouverez une vue Calendrier qui vous permet de gérer les quarts de travail de votre équipe.

Gérer les affectations des clients

Allez à Heures, puis sélectionnez Affectations. Avec les affectations, vous pouvez décider quels clients et quels projets seront visibles par quels membres de l’équipe lorsqu’ils font le suivi des heures travaillées. Vous pouvez également afficher ou masquer certains éléments de service ou champs personnalisés pour un client ou un projet donné.

Ajouter et inviter des membres de l’équipe pour faire le suivi de leurs heures travaillées

Allez à Heures, puis Équipe des heures. Vous pouvez ajouter, inviter et gérer des membres de l’équipe ici.  

Découvrez qui travaille et sa position GPS

Allez à Time, puis Time team et sélectionnez Who’s working. Vous trouverez une liste des membres de l’équipe qui sont actuellement au travail. S’il partage sa position avec son navigateur Web ou QuickBooks Main-d’œuvre (anciennement l’application mobile QuickBooks Time), vous trouverez également une carte indiquant sa position GPS la plus récente.

Gérer les demandes de congés

Allez à Heures, puis sélectionnez Congé. Vous trouverez une liste des demandes de congés de votre équipe, y compris les demandes approuvées, refusées et en attente. Les administrateurs peuvent examiner les demandes en attente et les approuver ou les refuser.

Si vous devez configurer vos catégories et vos soldes de congés, vos étapes varient selon que vous avez ou non QuickBooks en ligne Paie. Si vous n’avez pas Paie, vous pouvez configurer et gérer les congés dans la version classique de QuickBooks Time. Si vous avez Paie, vous configurerez et gérerez les congés directement dans Paie.

Configurer et gérer les postes de pointage

Allez à Heure, puis Aperçu, et sélectionnez Gérer les postes de pointage. Avec les postes de pointage, votre équipe peut pointer son arrivée sur place grâce à une horloge pointeuse numérique. Il créera un NIP à 4 chiffres pour ouvrir une session dans l’appareil. Si vous avez besoin de plus de responsabilités, vous pouvez activer la prise de photos pour vous assurer qu’il s’agit bien de la personne. Vous pouvez configurer n’importe quel ordinateur ou tablette compatible comme poste de pointage.

Configurer les pauses payées et non payées

Allez à Heures, puis Assignations, et sélectionnez Préférences de pause. De là, vous pouvez configurer des pauses payées et non payées. Ensuite, vous pouvez permettre aux employés de pointer manuellement leurs pauses ou de les appliquer automatiquement en fonction de certains critères.

Afficher les rapports sur la paie et le total détaillé des heures travaillées

Allez à Heures travaillées, puis sélectionnez Rapports des heures travaillées. Deux rapports sont offerts :

• Rapport de paie : Trouvez le nombre total d’heures travaillées par chaque membre de l’équipe pour une période donnée, réparties par type de paie.
• Rapportdétaillé des heures totales  : Trouvez le nombre total d’heures travaillées pour chaque client, projet, article de service ou tout autre champ de feuille de temps.

Pour trouver des rapports d’heures travaillées plus avancés, allez à QuickBooks Time classique.