Créer, modifier et imprimer des chèques dans QuickBooks Desktop

Les chèques sont des commandes écrites à une banque pour payer le montant figurant sur le chèque à la personne qui dépose le chèque. Ils sont considérés comme de l’argent comptant.

• Faire un chèque
• Supprimer ou annuler un chèque
• Imprimer des chèques
• Mémoriser un chèque
• Imprimer le registre de chèques
• Créer un rôle d’utilisateur pour faire des chèques sans voir les renseignements confidentiels
• Problèmes courants et résultats inattendus

Faire un chèque

Chèques standards

Dans QuickBooks Desktop, vous utilisez des chèques normaux pour payer une immobilisation corporelle, des articles en stock et hors stock, des services, d’autres frais et toute dépense dont vous faites le suivi. Vous pouvez également utiliser ce formulaire pour déposer de l’argent dans un compte de petite caisse ou pour payer les cotisations de carte de crédit. Pour faire des chèques, allez à Banque menu et sélectionnez Écriture de chèques,

Autres formulaires de chèque

• Paiement de factures (chèque) : Généré lorsque vous sélectionnez Payer les factures dans QuickBooks Desktop.
• Chèques de taxe de vente : Chèques créés pour payer vos passifs de taxe de vente.
• Chèque de paie : Chèques émis à un employé en paiement d’un salaire.

Supprimer ou annuler un chèque

Avant de commencer, assurez-vous de comprendre la différence entre supprimer et annuler un chèque.

Annuler un chèque écrit

1. Sélectionnez le .Banque Menu, puis sélectionnez Utiliser le registre,
2. Dans la liste déroulante, choisissez le compte utilisé pour faire le chèque.
3. Dans le Registre bancaire, sélectionnez le chèque.
4. Sélectionnez le nom Modifier Menu, puis sélectionnez Annuler un chèque,
5. Sélectionner Enregistrer,

Annuler un chèque en blanc

1. Créer un chèque au montant de 0,00 $,
2. Saisissez un nom de bénéficiaire et attribuez un compte dans Dépenses section.
3. Sélectionnez le .Modifier menu puis Annuler un chèque,

Supprimer un chèque

1. Sélectionnez le .Banque Menu, puis sélectionnez Utiliser le registre,
2. Dans la liste déroulante, choisissez le compte utilisé pour faire le chèque.
3. Dans le Registre bancaire, sélectionnez le chèque.
4. Sélectionnez le nom Modifier Menu, puis sélectionnez Supprimer le chèque,
5. Sélectionner Enregistrer,

Imprimer des chèques

1. À partir du Écriture de chèques fenêtre, sélectionnez le Imprimer, puis sélectionnez :
   • Chèquee : Pour imprimer un seul chèque. Lorsque vous choisissez cette option, vous êtes invité à entrer un Numéro de chèque imprimé,
   • Lot : Pour imprimer les chèques multiples que vous avez marqués pour Imprimer plus tard, Si vous choisissez cette option, vous serez redirigé vers le Sélectionner des chèques à imprimer fenêtre. Cochez le ou les chèques à imprimer, puis sélectionnez OK,
2. Dans le Impression des chèques fenêtre :
   1. Sélectionnez le .Nom de l’imprimante et Type d’imprimante,
   2. Le Style du chèque, choisissez si vous voulez imprimer le chèque comme à talon, Norme, ou Portefeuille,
   3. Si le nom et l’adresse de votre entreprise figurent déjà sur vos chèques préimprimés, décochez la case Imprimer le nom et l’adresse de l’entreprise,
   4. Vérifiez et assurez-vous que tous les autres paramètres sont corrects.
3. Cliquez sur Imprimer.

Mémoriser un chèque

Pour des instructions détaillées sur la mémorisation des chèques, consultez Créer un paiement récurrent automatique (chèque) à un fournisseur,

Imprimer le registre de chèques

1. Sélectionnez le .Modifier Menu, puis sélectionnez Utiliser le registre,
2. Dans la liste déroulante, choisissez le compte, puis sélectionnez OK,
3. Sélectionnez le .Imprimer en haut du registre.
4. Saisissez la période que vous voulez imprimer.
   Note : Si vous voulez imprimer le détail de la répartition, cochez la case Imprimer les détails des répartitions,
5. Sélectionner OK, puis sélectionnez Imprimer,

Créer un rôle d’utilisateur pour faire des chèques sans voir les renseignements confidentiels

Lors de la configuration d’utilisateurs ayant le rôle de faire des chèques, QuickBooks exige que les utilisateurs aient accès à un compte bancaire. Si vous utilisez Quickbooks Desktop Enterprise et que vous ne voulez pas qu’un utilisateur puisse voir des opérations sensibles ou confidentielles dans le registre bancaire, comme la paie, créez un compte bancaire rattaché. Cela vous permet de définir les comptes bancaires à partir desquels un utilisateur peut faire des chèques ou consulter.

1. Créez un compte rattaché pour le compte chèques principal :
   1. Allez à Listes Menu, puis sélectionnez Plan comptable,
   2. Dans le Plan comptable cliquez avec le bouton droit n’importe où et sélectionnez Nouv.,
   3. Pour le Type de compte, sélectionnez Banque, puis Continuer,
   4. Dans le Nom du compte champ, saisissez Registre de chèques CF ou tout autre compte bancaire qui le distingue des autres comptes bancaires.
   5. Cochez la case Compte rattaché de, puis sélectionnez le compte d’où seront retirés les fonds dans les opérations.
   6. Sélectionner Enregistrer et fermer,
      
2. Créer un rôle d’utilisateur :
   1. Ouvrez une session en tant que administrateur QuickBooks,
   1. Sélectionnez le .Entreprise Menu, puis sélectionnez Utilisateurs puis Configurer les utilisateurs et les rôles,
   2. Sélectionnez le .Liste de rôles onglet.
   3. Créez un nouveau rôle ou dupliquez un rôle similaire à celui de l’accès nécessaire pour l’utilisateur.
   4. Modifiez le rôle :
      1. Sélectionnez le .+ devant Banque,
      2. Autoriser Complet accès à Créer un chèque,
   5. Pendant que vous êtes toujours dans la Banque, sélectionnez le + ouvrir une session devant Registres bancaires,
   6. Sélectionner + à côté du compte chèques principal.
   7. Mettez en surbrillance le compte rattaché nouvellement créé et autorisez Afficher et Imprimer accès.
   8. Continuez à modifier le rôle pour avoir accès à d’autres tâches, au besoin.
      
3. Sélectionnez le .Entreprise Menu, puis sélectionnez Configurer des utilisateurs et des mots de passe puis Configurer les utilisateurs,
4. Dans le Liste d’utilisateurs ,vous pouvez ajouter un nouvel utilisateur et fournir l’accès nécessaire pour l’utilisateur ou vous pouvez modifier l’accès pour l’utilisateur existant.
   
5. Pour ajouter un nouvel utilisateur ayant un accès à la fonction d’écriture de chèque :
   1. Dans le Liste d’utilisateurs fenêtre, sélectionnez Ajouter un utilisateur,
   2. Dans le Configurer le mot de passe et l’accès de l’utilisateur ,saisissez le nom d’utilisateur et le mot de passe du nouvel utilisateur et sélectionnez Suivant jusqu’à ce que vous atteigniez le Banque et cartes de crédits sous
   3. Sélectionner Accès complet et sélectionnez Terminer,
      
6. Pour modifier un utilisateur afin qu’il puisse écrire des chèques :
   1. Dans le Liste d’utilisateurs sélectionnez l’utilisateur que vous voulez modifier.
   2. Sélectionner Suivant jusqu’à ce que vous atteigniez le Banque et cartes de crédits sous
   3. Sélectionner Accès complet et sélectionnez Terminer,

Cette méthode peut être renversée afin que la paie ou d’autres opérations confidentielles liées à un compte rattaché soient accessibles uniquement aux utilisateurs qui ont besoin d’accéder aux renseignements. Les utilisateurs spécifiés pourraient avoir accès au compte principal pour diverses activités de registre et ne pas être en mesure de voir les opérations confidentielles du compte rattaché.

Problèmes courants et résultats inattendus

Le numéro du chèque est toujours le même

Lorsque vous faites un chèque, le numéro du chèque est toujours le même, même après avoir enregistré un chèque avec un numéro différent. Le numéro de chèque suivant est enregistré dans Numéro de chèque en file d’attente et, par conséquent, la file d’attente est endommagée et doit être réparée. Essayez les solutions suivantes pour résoudre le problème :

• Corriger les données endommagées dans votre fichier d’entreprise,
• Faire un chèque de nouveau. Si le numéro n’est toujours pas valide, enregistrez le chèque avec le bon numéro.

Champ de classe manquant dans le registre de chèques ou la fenêtre Faire des chèques

Lorsque vous ouvrez le registre de chèques ou Écriture de chèques, l’option permettant d’inclure l’information sur la classe est manquante. Les chèques et les dépôts n’ont pas de classe source. Vous pouvez ajouter des classes cibles en utilisant le Répartition en bas à gauche de la fenêtre du registre de chèques.

Si vous ouvrez le registre et le Champ Classe, Restaurer, ou Enregistrer boutons sont manquants, fermez la fenêtre et rouvrez en tenant les Quarts de travail clé. Si cela ne résout pas le problème, vérifiez les paramètres de DPI de votre police et la résolution d’écran pour vous assurer qu’ils sont optimisés pour afficher correctement QuickBooks.

1. Assurez-vous que le suivi par classe est activé.
   1. À partir du Modifier Dans le menu, sélectionnez Préférences,
   2. Sélectionner Comptabilité de préférence.
   3. Sélectionnez l’onglet Préférences de l’entreprise.
   4. Sélectionnez le .Utiliser le suivi par classe case à cocher.
   5. Sélectionner OK pour fermer les préférences.
2. Ouvrez le Registre et sélectionnez le Répartition dans le coin inférieur gauche.
3. Vous aurez ainsi l’option d’ajouter une classe.
4. Si vous n’utilisez pas les polices par défaut recommandées par Windows :
   1. Dans Windows, réglez les paramètres d’affichage sur Petite - 100 % (par défaut),
   2. Dans QuickBooks, allez à Banque, puis Écriture de chèques (et/ou Fournisseurs, puis Saisir les factures).
   3. Dans une opération vierge, sous les onglets Articles et Dépenses, rajustez les colonnes. être très restreint.
   4. Sélectionner Enregistrer et fermer,
   5. Dans Windows, changez les paramètres d’affichage à Moyenne - 125%,
   6. Dans QuickBooks, réajustez les colonnes des chèques et des formulaires de saisie de facture au besoin.