Créer, modifier et imprimer des chèques dans QuickBooks Desktop

Les chèques sont des ordres écrits donnés à une banque pour qu’elle paie le montant indiqué sur le chèque à la personne qui dépose le chèque. Ils sont considérés comme de l’argent comptant.

• Faire un chèque
• Supprimer ou annuler un chèque
• Imprimer des chèques
• Mémoriser un chèque
• Imprimer le registre de chèques
• Créer un rôle d’utilisateur pour faire des chèques sans voir les renseignements confidentiels
• Problèmes courants et résultats inattendus

Faire un chèque

Chèques réguliers

Dans QuickBooks Desktop, vous utilisez des chèques réguliers pour payer une immobilisation corporelle, des pièces en stock et hors stock, un service, d’autres frais et toute dépense dont vous faites le suivi. Vous pouvez également utiliser ce formulaire pour déposer de l’argent dans un compte de petite caisse ou payer les cotisations de carte de crédit. Pour faire des chèques, allez à Banque menu et sélectionnez Faire des chèques.

Autres formulaires de chèque

• Paiement de factures par chèque : Généré lorsque vous sélectionnez le Payer les factures dans QuickBooks Desktop.
• Chèques de taxe de vente : Chèques créés pour payer la taxe de vente à payer.
• Chèque de paie : Chèques émis à un employé en paiement d’un salaire.

Supprimer ou annuler un chèque

Avant de commencer, assurez-vous de comprendre la différence entre supprimer et annuler un chèque.

Annuler un chèque émis

1. Sélectionnez le Banque menu, puis sélectionnez Utiliser le registre.
2. Dans le menu déroulant, choisissez le compte que vous avez utilisé pour faire le chèque.
3. Dans le Registre bancaire, sélectionnez le chèque.
4. Sélectionnez QuickBooks Modifier menu, puis sélectionnez Annuler un chèque.
5. Sélectionner Enregistrer.

Annuler un chèque en blanc

1. Créer un chèque au montant de 0,00 $.
2. Saisissez le nom du bénéficiaire et assignez un compte dans le Dépenses section.
3. Sélectionnez le Modifier menu, puis Annuler un chèque.

Supprimer un chèque

1. Sélectionnez le Banque menu, puis sélectionnez Utiliser le registre.
2. Dans le menu déroulant, choisissez le compte que vous avez utilisé pour faire le chèque.
3. Dans le Registre bancaire, sélectionnez le chèque.
4. Sélectionnez QuickBooks Modifier menu, puis sélectionnez Supprimer le chèque.
5. Sélectionner Enregistrer.

Imprimer des chèques

1. À partir du Faire des chèques, sélectionnez l’icône Imprimer, puis sélectionnez :
   • Chèquee : Pour imprimer un seul chèque. Lorsque vous choisissez cette option, vous serez invité à saisir une Numéro du chèque imprimé.
   • Lot : Pour imprimer plusieurs chèques que vous avez marqués pour Imprimer plus tard. Lorsque vous choisissez cette option, vous serez redirigé vers le Sélectionner Chèques à imprimer fenêtre. Cochez le(s) chèque(s) que vous voulez imprimer, puis sélectionnez OK.
2. Dans le Imprimer des chèques fenêtre :
   1. Sélectionnez le Nom de l’imprimante et Type d’imprimante.
   2. Le Style de chèque, choisissez si vous voulez imprimer le chèque en tant que à talon, Standard, ou Portefeuille.
   3. Si vos chèques préimprimés contiennent déjà le nom et l’adresse de votre entreprise, décochez la case Imprimer le nom et l’adresse de l’entreprise.
   4. Vérifiez et assurez-vous que tous les autres paramètres sont corrects.
3. Cliquez sur Imprimer.

Mémoriser un chèque

Pour obtenir des étapes détaillées sur la mémorisation des chèques, consultez Créer un paiement récurrent automatique (chèque) à un fournisseur.

Imprimer le registre de chèques

1. Sélectionnez le Modifier menu, puis sélectionnez Utiliser le registre.
2. Dans le menu déroulant, choisissez le compte, puis sélectionnez OK.
3. Sélectionnez le Imprimer en haut du registre.
4. Saisissez la période que vous voulez imprimer.
   Note : Si vous voulez imprimer le détail de la répartition, cochez la case Imprimer le détail des répartitions.
5. Sélectionner OK, puis sélectionnez Imprimer.

Créer un rôle d’utilisateur pour faire des chèques sans voir les renseignements confidentiels

Lors de la configuration des utilisateurs ayant un rôle pour faire des chèques, QuickBooks exige que les utilisateurs aient accès à un compte bancaire. Si vous utilisez QuickBooks Desktop Enterprise et que vous ne voulez pas qu’un utilisateur puisse voir les opérations sensibles ou confidentielles dans le registre bancaire, comme la paie, créez un compte bancaire rattaché. Cela vous donne la possibilité de limiter les comptes bancaires à partir desquels un utilisateur donné peut faire des chèques ou les consulter.

1. Créer un compte rattaché au compte chèques principal :
   1. Aller à Listes menu, puis sélectionnez Plan comptable.
   2. Dans le Plan comptable ,faites un clic droit n’importe où et sélectionnez Nouveau.
   3. Pour le Type de compte, sélectionnez Banque, puis Continuer.
   4. Dans le Nom du compte, saisissez Registre des chèques CF ou tout ce qui le distingue des autres comptes bancaires.
   5. Cochez la case Compte rattaché de, puis sélectionnez le compte où les fonds seront retirés dans les opérations.
   6. Sélectionner Enregistrer et fermer.
      
2. Créer un rôle d’utilisateur :
   1. Connectez-vous en tant que Administrateur QuickBooks.
   1. Sélectionnez le Entreprise menu, puis sélectionnez Utilisateurs puis Configurer les utilisateurs et les rôles.
   2. Sélectionnez le Liste de rôles onglet.
   3. Créez un nouveau rôle ou dupliquez-en un qui correspond à l’accès requis pour l’utilisateur.
   4. Modifier le rôle :
      1. Sélectionnez le + devant Banque.
      2. Autoriser Complet accès à Créer des chèques.
   5. Toujours dans le Banque, sélectionnez la + signer devant Registres bancaires.
   6. Sélectionner + à côté du compte chèques principal.
   7. Mettez en surbrillance le compte rattaché nouvellement créé et autorisez Afficher et Imprimer accès.
   8. Continuez à modifier le rôle pour accéder à d’autres tâches au besoin.
      
3. Sélectionnez le Entreprise menu, puis sélectionnez Configurer des utilisateurs et des mots de passe et ensuite Configurer les utilisateurs.
4. Dans le Liste d’utilisateurs ,vous pouvez ajouter un nouvel utilisateur et lui accorder l’accès nécessaire ou modifier l’accès pour l’utilisateur existant.
   
5. Pour ajouter un nouvel utilisateur ayant un accès en écriture de chèques :
   1. Dans le Liste d’utilisateurs, sélectionnez Ajouter un utilisateur.
   2. Dans le Configurer le mot de passe d’utilisateur et l’accès ,saisissez le nom d’utilisateur et le mot de passe du nouvel utilisateur et sélectionnez Suivant jusqu’à ce que vous atteigniez le Opérations bancaires et cartes de crédit page.
   3. Sélectionner Accès complet et sélectionnez Finir.
      
6. Pour modifier un utilisateur existant afin qu’il ait accès à la rédaction de chèques :
   1. Dans le Liste d’utilisateurs, sélectionnez l’utilisateur que vous voulez modifier.
   2. Sélectionner Suivant jusqu’à ce que vous atteigniez le Opérations bancaires et cartes de crédit page.
   3. Sélectionner Accès complet et sélectionnez Finir.

Cette méthode pourrait être inversée pour que la paie ou d’autres opérations confidentielles d’un compte rattaché restent accessibles uniquement aux utilisateurs qui ont besoin d’accéder aux renseignements. Les utilisateurs spécifiés pourraient avoir accès au compte principal pour diverses activités de registre et ne pas être en mesure de voir les opérations confidentielles du compte rattaché.

Problèmes courants et résultats inattendus

Le numéro du chèque est toujours le même

Lorsque vous faites un chèque, le numéro du chèque reste toujours le même, même après avoir enregistré un chèque avec un autre numéro. Le prochain numéro de chèque est stocké dans le File d’attente des numéros de chèques et, par conséquent, la file d’attente est endommagée et doit être réparée. Essayez les solutions suivantes pour régler le problème :

• Corriger les données endommagées dans votre fichier d’entreprise.
• Faites un chèque de nouveau. Si le numéro est toujours erroné, enregistrez le chèque avec le bon numéro.

Champ de classe manquant dans le registre des chèques ou dans la fenêtre Faire des chèques

Lorsque vous ouvrez le registre des chèques ou Faire des chèques, l’option permettant d’inclure l’info sur la classe est manquante. Les chèques et les dépôts n’ont pas de classes sources. Vous pouvez ajouter des classes cibles à l’aide de la Répartition dans le coin inférieur gauche de la fenêtre du registre de chèques.

Si vous ouvrez le registre et le Champ de classe, Restaurer, ou Enregistrer boutons sont manquants, fermez la fenêtre et rouvrez-la tout en maintenant la touche Quart de travail clé. Si cela ne résout pas le problème, vérifiez les paramètres PPP de la police et la résolution d’écran pour vous assurer qu’ils sont optimisés pour s’afficher correctement dans QuickBooks.

1. Assurez-vous que le suivi par classe est activé.
   1. À partir du Modifier, sélectionnez Préférences.
   2. Sélectionner Comptabilité préférence.
   3. Sélectionnez l’onglet Préférences de l’entreprise.
   4. Sélectionnez le Utiliser le suivi par classe à cocher.
   5. Sélectionner OK pour fermer les Préférences.
2. Ouvrez le Registre et sélectionnez le Répartition dans le coin inférieur gauche.
3. Cela ajoutera l’option d’ajouter une classe.
4. Si vous n’utilisez pas la police par défaut recommandée pour Windows :
   1. Dans Windows, changez les paramètres d’affichage pour Plus petit - 100 % (par défaut).
   2. Dans QuickBooks, allez à Banque, puis Faire des chèques (et/ou Fournisseurs, puis Saisir des factures à payer).
   3. Dans une opération vide, sous les onglets Articles et Dépenses, rajustez les colonnes être très étroit.
   4. Sélectionner Enregistrer et fermer.
   5. Dans Windows, changez les paramètres d’affichage à Moyen - 125%.
   6. Dans QuickBooks, rajustez les colonnes du formulaire de saisie des chèques et des factures à payer au besoin.