Créer, modifier et imprimer des chèques dans QuickBooks Desktop

Les chèques sont des ordres écrits donnés à une banque pour qu’elle paie le montant indiqué sur le chèque à la personne qui dépose le chèque. Ils sont considérés comme de l’argent comptant.

• Faire un chèque
• Supprimer ou annuler un chèque
• Impression des chèques
• Mémoriser un chèque
• Imprimer le registre de chèques
• Créer un rôle d’utilisateur pour faire des chèques sans voir les renseignements confidentiels
• Problèmes courants et résultats inattendus

Faire un chèque

Chèques réguliers

Dans QuickBooks Desktop, vous utilisez des chèques réguliers pour payer une immobilisation corporelle, des pièces en stock et hors stock, un service, d’autres frais et toute dépense dont vous faites le suivi. Vous pouvez également utiliser ce formulaire pour déposer de l’argent dans un compte de petite caisse ou payer les cotisations de carte de crédit. Pour faire des chèques, allez au menu Banque et sélectionnez Faire des chèques.

Autres formulaires de chèque

• Chèque de paiement de facture : Produit lorsque vous sélectionnez l’option Payer les factures dans QuickBooks Desktop.
• Chèques de taxe de vente : Chèques créés pour payer vos passifs de taxe de vente.
• Chèque de paie : Chèques émis à l’intention d’un employé en guise de paiement de salaire.

Supprimer ou annuler un chèque

Avant de commencer, assurez-vous de comprendre la différence entre supprimer et annuler un chèque.

Annuler un chèque émis

1. Sélectionnez le menu Banque , puis sélectionnezUtiliser le registre.
2. Dans le menu déroulant, choisissez le compte que vous avez utilisé pour faire le chèque.
3. Dans le registre bancaire, sélectionnez le chèque.
4. Sélectionnez le menu Modifier de QuickBooks, puis sélectionnezAnnuler un chèque.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Annuler un chèque en blanc

1. Créez un chèque au montant de 0,00 $.
2. Saisissez le nom du bénéficiaire et attribuez un compte dans la section Dépenses .
3. Sélectionnez le menu Modifier , puis Annuler un chèque.

Supprimer un chèque

1. Sélectionnez le menu Banque , puis sélectionnez Utiliser le registre.
2. Dans le menu déroulant, choisissez le compte que vous avez utilisé pour faire le chèque.
3. Dans le registre bancaire, sélectionnez le chèque.
4. Sélectionnez le menu Modifier de QuickBooks, puis sélectionnezSupprimer un chèque.
5. Sélectionnez Enregistrer.

Impression des chèques

1. Dans la fenêtre Faire des chèques , cliquez sur l’icône Imprimer , puis sélectionnez :
   • Chèque : Pour imprimer un seul chèque. Lorsque vous choisissez cette option, vous serez invité à saisir un numéro de chèque imprimé.
   • Lot : Pour imprimer plusieurs chèques que vous avez marqués pour Imprimer plus tard. Lorsque vous choisissez cette option, vous serez redirigé vers la fenêtreSélectionner les chèques à imprimer . Cochez le(s) chèque(s) que vous voulez imprimer, puis sélectionnezOK.
2. Dans la fenêtre Imprimer des chèques  :
   1. Sélectionnez le nom de l’imprimante et le type d’imprimante.
   2. Dans la section Style de chèque , choisissez si vous voulez imprimer le chèque en tant que chèque à talon, standardou portefeuille.
   3. Si vos chèques préimprimés contiennent déjà le nom et l’adresse de votre entreprise, décochez la case Imprimer le nom et l’adresse de l’entreprise.
   4. Vérifiez et assurez-vous que tous les autres paramètres sont corrects.
3. Sélectionnez Imprimer.

Mémoriser un chèque

Pour obtenir des étapes détaillées sur la mémorisation des chèques, voir Créer un paiement récurrent automatique (chèque) à un fournisseur.

Imprimer le registre de chèques

1. Sélectionnez le menu Modifier , puis sélectionnezUtiliser le registre.
2. Dans le menu déroulant, choisissez le compte, puis cliquez surOK.
3. Sélectionnez l’icône Imprimer dans le haut du registre.
4. Saisissez la période que vous voulez imprimer.
   Note : Si vous voulez imprimer le détail des répartitions, cochez la case Imprimer le détail des répartitions.
5. Sélectionnez OK, puis sélectionnezImprimer.

Créer un rôle d’utilisateur pour faire des chèques sans voir les renseignements confidentiels

Lors de la configuration des utilisateurs ayant un rôle pour faire des chèques, QuickBooks exige que les utilisateurs aient accès à un compte bancaire. Si vous utilisez QuickBooks Desktop Enterprise et que vous ne voulez pas qu’un utilisateur puisse voir les opérations sensibles ou confidentielles dans le registre bancaire, comme la paie, créez un compte bancaire rattaché. Cela vous donne la possibilité de limiter les comptes bancaires à partir desquels un utilisateur donné peut faire des chèques ou les consulter.

1. Créer un compte rattaché au compte chèques principal :
   1. Allez au menuListes, puis sélectionnezPlan comptable.
   2. Dans la fenêtre Plan comptable , faites un clic droit n’importe où et sélectionnez Nouveau.
   3. Pour le Type de compte, sélectionnez Banque, puis Continuer.
   4. Dans le champ Nom du compte , saisissez Registre des chèques CFou tout ce qui le distingue des autres comptes bancaires.
   5. Cochez la case Compte rattaché, puis sélectionnez le compte où les fonds seront retirés dans les opérations.
   6. Sélectionnez Enregistrer et fermer.
      
2. Créer un rôle d’utilisateur :
   1. Connectez-vous en tant qu’administrateur de QuickBooks.
   1. Sélectionnez le menu Entreprise , puis sélectionnez Utilisateurs , puisConfigurer les utilisateurs et les rôles.
   2. Sélectionnez l’onglet Liste de rôles .
   3. Créez un nouveau rôle ou dupliquez-en un qui correspond à l’accès requis pour l’utilisateur.
   4. Modifier le rôle :
      1. Sélectionnez + devant Banque.
      2. Autoriser l’accès complet à Créer des chèques.
   5. Dans la zone Banque , sélectionnez le signe + devant Registres bancaires.
   6. Sélectionnez + à côté du compte chèques principal.
   7. Mettez en surbrillance le compte rattaché nouvellement créé et autorisez l’accès Afficher et imprimer .
   8. Continuez à modifier le rôle pour accéder à d’autres tâches au besoin.
      
3. Sélectionnez le menu Entreprise , puis sélectionnez Configurer les utilisateurs et les mots de passe , puis Configurer les utilisateurs.
4. Dans la fenêtre Liste d’utilisateurs , vous pouvez ajouter un nouvel utilisateur et lui accorder l’accès nécessaire ou modifier l’accès pour l’utilisateur existant.
   
5. Pour ajouter un nouvel utilisateur ayant un accès en écriture de chèques :
   1. Dans la fenêtre Liste d’utilisateurs , sélectionnez Ajouter un utilisateur.
   2. Dans la fenêtre Configurer le mot de passe et l’accès de l’utilisateur , saisissez le nom d’utilisateur et le mot de passe du nouvel utilisateur et sélectionnez Suivant jusqu’à ce que vous atteigniez la page Banque et cartes de crédit .
   3. Sélectionnez Accès completet sélectionnez Finir.
      
6. Pour modifier un utilisateur existant afin qu’il ait accès à la rédaction de chèques :
   1. Dans la fenêtre Liste d’utilisateurs , sélectionnez l’utilisateur que vous voulez modifier.
   2. Sélectionnez Suivant jusqu’à ce que vous atteigniez la page Banque et cartes de crédit .
   3. Sélectionnez Accès completet sélectionnez Finir.

Cette méthode pourrait être inversée pour que la paie ou d’autres opérations confidentielles d’un compte rattaché restent accessibles uniquement aux utilisateurs qui ont besoin d’accéder aux renseignements. Les utilisateurs spécifiés pourraient avoir accès au compte principal pour diverses activités de registre et ne pas être en mesure de voir les opérations confidentielles du compte rattaché.

Problèmes courants et résultats inattendus

Le numéro du chèque est toujours le même

Lorsque vous faites un chèque, le numéro du chèque reste toujours le même, même après avoir enregistré un chèque avec un autre numéro. Le prochain numéro de chèque est stocké dans la file d’attente des numéros de chèqueset, par conséquent, la file d’attente est endommagée et doit être réparée. Essayez les solutions suivantes pour régler le problème :

• Corrigez les données endommagées dans votre fichier d’entreprise.
• Faites un chèque de nouveau. Si le numéro est toujours erroné, enregistrez le chèque avec le bon numéro.

Champ de classe manquant dans le registre des chèques ou dans la fenêtre Faire des chèques

Lorsque vous ouvrez le registre de chèques ou la fenêtre Faire des chèques , l’option d’inclure l’information sur la classe est manquante. Les chèques et les dépôts n’ont pas de classes sources. Vous pouvez ajouter des classes cibles en utilisant le bouton Répartitions dans le coin inférieur gauche de la fenêtre du registre des chèques.

Si vous ouvrez le registre et que les boutons Champ Classe, Restaurerou Enregistrer sont manquants, fermez la fenêtre et rouvrez-la tout en maintenant la touche Maj enfoncée . Si cela ne résout pas le problème, vérifiez les paramètres PPP de la police et la résolution d’écran pour vous assurer qu’ils sont optimisés pour s’afficher correctement dans QuickBooks.

1. Assurez-vous que le suivi par classe est activé.
   1. Dans le menuModifier , sélectionnezPréférences.
   2. Sélectionnez Préférencesde comptabilité .
   3. Sélectionnez l’onglet Préférences de l’entreprise .
   4. Cochez la case Utiliser le suivi par classe .
   5. SélectionnezOK pour fermer les Préférences.
2. Ouvrez le registreet sélectionnez le bouton Répartition dans le coin inférieur gauche.
3. Cela ajoutera l’option d’ajouter une classe.
4. Si vous n’utilisez pas la police par défaut recommandée pour Windows :
   1. Dans Windows, réglez les paramètres d’affichage surPlus petit - 100 % (par défaut).
   2. Dans QuickBooks, allez à Banque, puisFaire des chèques (et/ou Fournisseurs, puis Saisir les factures à payer).
   3. Dans une opération vide, sous les onglets Articles et Dépenses, rajustez les colonnes être très étroit.
   4. Sélectionnez Enregistrer et fermer.
   5. Dans Windows, changez les paramètres d’affichage à Moyen - 125 %.
   6. Dans QuickBooks, rajustez les colonnes du formulaire de saisie des chèques et des factures à payer au besoin.