Ajouter des articles de produit ou de service dans QuickBooks en ligne

Découvrez comment configurer les articles de produit ou de service que vous achetez et vendez et qui ne font pas l’objet de suivi dans vos stocks.

Dans QuickBooks en ligne, il est facile de faire le suivi de vos profits et dépenses pour chaque produit ou service. Vous pouvez également saisir les produits et services que vous vendez en tant qu’articles afin de les ajouter instantanément aux formulaires de vente. Cela vous permet d’obtenir des rapports financiers plus détaillés et d’effectuer vos opérations plus rapidement.

Dans cet article, vous apprendrez comment effectuer les tâches suivantes :

• Comprendre les types de produits et de services
• Ajouter un nouvel article de produit ou de service
• Ajouter les renseignements sur l’achat d’un service ou produit
• Suivre et gérer les articles de produit et de service vendus

Note : Si vous souhaitez faire le suivi de la quantité d’un produit, ajoutez-le plutôt aux articles en stock.

En savoir plus sur les types de produits et services

• Stock : Produits que vous vendez et dont vous faites le suivi des quantités. Les fonctions de gestion des stocks sont offertes dans QuickBooks en ligne Plus et Avancé. Voici comment activer et utiliser les fonctions de gestion des stocks.
• Hors stock : Produits ou articles que vous achetez ou vendez, mais qui ne nécessitent pas de suivi des quantités. Par exemple, les écrous et boulons que vous utilisez pour les travaux d’installation, mais que vous ne vendez pas directement.
• Service : Services que vous fournissez aux clients.
• Offre groupée : Plusieurs produits ou services que vous vendez ensemble en un seul article, par exemple un panier-cadeau.

Étape 1 : Ajouter un nouvel article de produit ou de service

Vous n’avez à créer un produit ou service qu’une seule fois. Après quoi, vous pourrez l’ajouter aux formulaires de vente aussi souvent que nécessaire.

Conseil : Faites-vous déjà le suivi de vos produits et services à l’aide d’une feuille de calcul? Économisez du temps et importez-les tous en même temps.

1. Allez à Ventes et sélectionnez Produits et services (Accéder).
2. Sélectionnez Nouveau.
3. Sélectionnez Hors stock ou Service.
4. Saisissez un nom pour le produit ou le service et une UGS si vous en faites le suivi.
5. À partir du menu déroulant Catégorie ▼, sélectionnez la catégorie correspondant le mieux à votre produit. En savoir plus sur les catégories d’articles.
6. Cochez la case Je vends ce produit/service à mes clients. Si vous ne vendez pas l’article, ne cochez pas cette case.
7. Dans le champ Description sur les formulaires de vente, saisissez une description. C’est cette description que vos clients liront sur le formulaire de vente.
8. Saisissez un montant dans le champ Prix/taux de vente.
   Note: Si le taux de vos services fluctue, laissez ce champ vide. Ajoutez plutôt le prix au moment de remettre la facture ou le reçu de vente.
9. Dans le menu déroulant Compte de revenus ▼, sélectionnez le compte dans lequel vous souhaitez faire le suivi de vente.
   

   Conseil : Vous pouvez utiliser un compte de revenus que QuickBooks a déjà configuré pour vous ou sélectionner + Ajouter pour créer un nouveau compte de revenus. En savoir plus sur l’ajout de comptes à votre plan comptable.

10. Si vous devez faire le suivi taxe de vente, sélectionnez la taxe de vente dans la liste déroulante Taxe de vente ▼.
    Note : Si ce menu déroulant est manquant, veuillez suivre les étapes pour configurer la taxe de vente dans QuickBooks.
11. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer.

Vous pouvez maintenant ajouter le produit ou service à vos factures, reçus de vente, dépenses et tout autre formulaire de vente. Vous pouvez également en faire le suivi dans vos rapports financiers.

Étape 2 : Ajouter les renseignements sur l’achat d’un service ou produit

Pour faire le suivi des dépenses liées à un produit ou service :

1. Allez à Ventes et sélectionnez Produits et services (Accéder).
2. Repérez le produit ou service dans la liste et sélectionnez Modifier dans la colonne Action.
3. Sélectionnez J’achète ce produit/service d’un fournisseur.
4. Ajoutez une description qui figurera notamment sur les factures à payer, les bons de commande et les autres formulaires que vous envoyez aux fournisseurs.
5. Ajoutez le Coût. Si le prix change, ne vous inquiétez pas. Vous pourrez saisir le nouveau prix lorsque vous achèterez le produit.
6. Dans le menu déroulant Compte de dépenses ▼, sélectionnez le compte utilisé pour faire le suivi du coût des produits vendus.
7. Si vous devez faire le suivi de la taxe sur vos achats, sélectionnez une taxe appropriée dans la liste déroulante Taxe d’achat ▼.
8. Sélectionnez votre fournisseur préféré.
9. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer.

Étape 3 : Suivre et gérer les articles de produit et de service vendus

Vous pouvez facilement faire le suivi de ce que vous achetez ou vendez. Voici comment commencer.

• Si vous avez besoin d’autres articles, obtenez de l’aide pour passer des commandes à vos fournisseurs.
• Obtenez de précieux renseignements sur les ventes en consultant ces rapports.

Modifier un article de produit ou de service

Tous les produits et services du menu Produits et services peuvent être modifiés.

1. Allez à Ventes et sélectionnez Produits et services (Accéder).
2. Repérez le produit ou le service à modifier.
3. Sélectionnez Modifier dans la colonne Action.
4. Apportez les modifications nécessaires.
5. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer et fermer.

Modifier un type de produit ou de service

Si, par erreur, vous ajoutez un article en stock comme s’il était hors stock, ou bien un article de service comme un article en stock, ne vous inquiétez pas. Voici comment modifier le type d’un article.

Supprimer un article de produit ou de service

Il est possible de rendre un article inactif afin qu’il ne s’affiche plus sur les formulaires ou listes de vente ni sur les rapports financiers. Pour masquer un article sans le supprimer :

1. Allez à Ventes et sélectionnez Produits et services (Accéder).
2. Repérez le produit ou le service à modifier.
3. Dans le menu déroulant ▼, sous la colonne Action, sélectionnez Rendre inactif, puis sélectionnez Oui pour confirmer.

Pour réactiver l’article :

1. Allez à Ventes et sélectionnez Produits et services (Accéder).
2. Sélectionnez l’icône Filtre.
3. À partir du menu déroulant État ▼, sélectionnez Tout, puis sélectionnez Appliquer. Vous verrez ainsi tous vos articles actifs et inactifs.
4. Repérez le produit ou le service que vous voulez réactiver.
5. Dans la colonne Action, sélectionnez Rendre actif.