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Annulation de facture impossible

Bonjour

Je viens de démarrer avec Quickbooks, suite à un import de facture, je me suis retrouvé avec cette facture dans les actifs à payer. Qui plus est cette facture est erronée par rapport à l'originale suite à des modifications sur les item produits et génération de prix TTC alors qu'au départ ils sont enregistrés HT.

J'ai essayé toutes les possibilités et me suis résolus à l'annuler afin de générer un avoir, le message que je reçois en fin d'opération c'est : impossible d'annuler l'opération, veuillez recommencer....

Je suis bloqué, donc 2 possibilités : soit je crée un nouveau compte mais celà veut dire que tout le temps que j'ai passé à paramétrer mes fichiers (100 articles + fichiers clients +personnalisation) est perdu, soit j'abandonne et retourne à mon ancien logiciel, soit vous avez une autre solution pour me dépêtrer de ma situation.

Merci d'avance

Cordialement

2 RÉPONSES 2
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Modérateur

Annulation de facture impossible

Bonjour @mafermebio-sfr-f, 

 

Nous sommes ravis de vous revoir sur la Communauté QuickBooks Online France. 

 

Pourriez-vous me confirmer les informations suivantes : 

 

  • Quel message d’erreur recevez-vous exactement ? 

  • Quel paramètre avez-vous appliqué en allant sur la Roue dentée, Compte et paramètres, Options avancées et enfin : Calcul de la TVA par défaut ? 

 

Vous soulevez trois questions auxquelles je tâcherai de répondre point par point afin de vous apporter une réponse aussi complète que possible que vous trouverez ci-dessous. 


 

1. La modification des factures de vente dans QuickBooks 

 

QuickBooks vous permet de modifier vos factures en toute conformité. Au niveau légal, le principe général est le suivant : vos opérations de vente doivent être inaltérables. Si vous voulez modifier un champ sur une facture, QuickBooks va créer automatiquement les opérations suivantes :

    • Un avoir et une facture de remplacement,

    • Une écriture de journal (afin d’annuler le ou les paiements de la facture concernée), et un ou des nouvelles opérations de paiement de remplacement.

Ne vous inquiétez pas, QuickBooks va créer toutes ces opérations pour vous automatiquement.

 

Pour connaitre les champs qui n’ont pas d’impact financier ou comptable, et peuvent donc être modifiés à souhait, consultez l’article suivant :Pourquoi QuickBooks crée-t-il une nouvelle facture lorsque je modifie certains champs sur une factur...

 

Vous trouverez par ailleurs sur le lien suivant, les informations relatives à la loi anti-fraude : QuickBooks et la certification anti-fraude

 

 

2. L’importation des factures

 

Lors de l’importation de vos factures dans QuickBooks, assurez-vous d’effectuer le mappage des en-têtes colonnes de la manière suivante : 

 

Avant toute importation : 

  • La TVA doit être activée dans QuickBooks pour pouvoir importer des opérations comportant des montants de TVA.

  • Si la TVA est applicable/activée dans QuickBooks, les taux de TVA sont nécessaires. Votre fichier type doit contenir des colonnes TVA.

  • QuickBooks calcule la TVA en fonction du taux de TVA si aucun montant de TVA n'est précisé.

  • Si un montant de TVA est précisé, celui-ci remplace le montant calculé par QuickBooks. Des différences d'arrondi peuvent dès lors apparaître entre QuickBooks et les applications tierces.


 

Sur votre fichier Excel à importer : 

  • Assurez-vous que votre colonne TVA est correctement remplie sur chaque ligne de facture à importer. 

 

Lors du mappage dans QuickBooks avant la validation de l’importation : 

  • Sélectionnez l'option de TVA (HT ou TTC), le cas échéant. Cette option n'est pas disponible si la TVA n'est pas activée dans QuickBooks.

  • Sur l'avant-dernière page de l'étape de mappage, mappez vos taux de TVA avec ceux de QuickBooks, puis sélectionnez Suivant.

 

À ce stade, recevez-vous une erreur ? 


 

3. Le paiement des factures de vente 

 

Après avoir effectué l’importation de vos factures, il convient d’enregistrer les paiements de ces dernières afin qu’elles soient comptabilisées dans votre chiffre d’affaires. 

 

Existe-t-il dans QuickBooks un paiement lié à la facture que vous souhaitez modifier ou bien est-ce qu'il y a toujours écrit sur la facture Marquer comme payé

 

==> Lorsque vous recevez un paiement, vous devez indiquer que la facture associée a été payée, sans quoi elle restera en cours dans QuickBooks.

 

 

Voici comment procéder à l’enregistrement d’un paiement de facture : 

  • Enregistrer le(s) paiement(s) de la facture en cliquant sur Marquer comme payé et/ou en effectuant le rapprochement depuis le menu Banque. 

 

Vous trouverez sur le lien suivant, les différentes façons d'enregistrer le paiement de vos factures : Comment enregistrer le paiement d’une facture. 

 

 

J’espère que ces informations vous seront utiles. 

Je vous souhaite en attendant une excellente journée,

Nawel 

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Niveau 5

Annulation de facture impossible

Bonjour @DomiCyb ,

@Nawela déjà répondu d'un point de vue technique. je voudrais ici ajouter une vison de comptable.

QuickBooks respecte la loi anti-fraude. Cela implique qu'une facture ne peut être modifiée. La seule méthode autorisée est l'annulation par un avoir soit de la différence erronée soit par le montant total et l'édition d'une nouvelle facture avec les bons montants.

 

Comme vous avez expliqué l'erreur provient d'une importation de données. Alors je suis désolé, mais il n'y a pour le moment aucune possibilité de corriger les importations. Nous, au Expert Lab, ont participé à une rédaction d'un cahier de charge pour développer une amélioration de la solution. Elle arrivera dans les prochaine semaines.

 

En effet je me méfie énormément des importations "toute faites" (factures, mais aussi clients, comptes etc.) -> A ÉVITER au maximum !!

A bientôt

Steve_68