Vous pouvez parfois rencontrer des problèmes et erreurs lorsque vous essayez d’importer votre modèle de facture dans QuickBooks. Lorsque cela se produit, nous conseillons à nos utilisateurs d’essayer les étapes ci-dessous dans l’ordre indiqué. Il suffit parfois de suivre une ou deux d’entre elles pour résoudre le problème. Toutefois, dans certains cas, vous devrez peut-être toutes les essayer.
1/ Problème lors du mapping des variables avec les champs QuickBooks
Afin d’éviter toute erreur de mapping, nous vous recommandons d’utiliser des variables spécifiques pour vos devis et factures. Vous trouverez ces différentes variables via le document Excel disponible via ce lien. Si la variable que vous recherchez n’est pas dans le tableau, c’est qu’elle n’existe pas dans QuickBooks.
Certaines variables sont en anglais sur le devis : “Estimate number”, “Estimate total” et “Estimate date”. Nous vous invitons à vous référer au document Excel attaché à cet article pour plus de précision. Les autres champs en anglais que vous rencontrerez ne sont pas disponible à ce jour pour la version française de QuickBooks.
2/ La référence de mes produits ne s’importe pas
À ce jour il n’est pas possible d’importer le champ Référence sur votre modèle de facture. Ce champ est aujourd'hui proposé mais sera bientôt retiré car il ne fonctionne pas.
3/ Je n’arrive pas à ajouter des champs personnalisés sur ma facture
Dans un premier temps, nous vous invitons à vérifier la version QuickBooks que vous utiliser. Pour cela :
Rendez-vous sur l’icône en forme de roue dentée en haut de votre écran;
Cliquez sur Comptes et Paramètres;
Rendez-vous sur l’onglet Facturation et abonnement;
Retrouvez l’information dans Détails de la version.
J’utilise la version QuickBooks Simple Start :
Cette version ne propose pas l’option d’ajouter des champs personnalisés sur les factures et devis clients. Cependant si vous souhaitez ajouter des informations supplémentaires tels que le nom du vendeur ou une référence client/contrat, vous pouvez utiliser les 3 champs d’expédition disponible sur votre facture : la date d’expédition (on ne peut pas la modifier), les informations de livraison, le suivi de livraison. Enfin vous pouvez également utiliser le champs Message commercial.
Pour activer les champs d’expédition :
Rendez-vous sur le menu en forme de roue dentée;
Cliquez sur Compte et paramètres;
Rendez-vous sur l’onglet Ventes et cocher la case Expédition dans Contenu du document commercial.
Si vous utilisez déjà ces champs pour vos factures et devis, nous vous invitons à passer à la version QuickBooks supérieur (Essentials)
J’utilise la version QuickBooks Essentials et Plus :
Vous devez activer les champs personnalisés dans QuickBooks en suivant les étapes décrites ici.
Les champs “Custom fields” en anglais que vous voyez lors du mapping, ne sont pas disponibles pour la version française de QuickBooks.
4/ Une information n'apparaît pas sur ma facture importée
Si un champs n'apparaît pas sur votre facture importée, nous vous invitons à vérifier que ce champ est correctement activé sur votre modèle de facture standard.
Pour cela :
Rendez-vous sur le menu en forme de roue dentée;
Cliquez sur Personnalisation des documents;
Retrouvez le modèle Standard et cliquez sur Modifier;
Rendez-vous sur l’onglet Contenu et cliquez sur les différentes parties de votre facture afin de vérifier que les champs que vous souhaitez faire apparaître sur votre modèle importé sont bien cochés.
5/ Comment ajouter mes CGV dans ma facture ?
Si vous souhaitez insérer vos conditions générales de vente, nous vous invitons à vous référer au modèle suivant et de modifier la deuxième page : Modèle de facture avec CGV
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