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Remboursement d'un employé dans QuickBooks

RÉSOLUde QuickBooks1Mis à jour le 01 janvier, 2024

S'ils ont payé personnellement des dépenses professionnelles, vous pouvez les rembourser immédiatement ou enregistrer les dépenses et les rembourser plus tard. Lisez la suite pour en savoir plus.

Attention : Si vous devez rembourser un prestataire (consultant, freelance, etc...), il doit d'abord être enregistré en tant que fournisseur. Ensuite, enregistrez une facture fournisseur pour les dépenses encourues et payez-la.

Enregistrer un remboursement immédiat à votre collaborateur

  1. Cliquez sur + Nouveau.
  2. Sélectionnez Chèque ou Achat comptant.
  3. Dans le menu déroulant Bénéficiaire ▼, cherchez le nom de votre collaborateur.
  4. Sous Catégorie, sélectionnez un compte de passif (compte commençant par 42, dettes vis-à-vis du personnel). Note : Créez un compte dans votre plan comptable s'il n'existe pas encore.
  5. Renseignez les autres infos :
    • Montant : Entrez le montant dû à votre employé. Au besoin, répartissez-le en différentes lignes si vous utilisez la fonctionnalité de suivi ou si vous voulez facturer la dépense à différents clients.
    • À facturer : (facultatif) Cochez la case dans la colonne À facturer si vous voulez ajouter la dépense à une facture client.
    • Client : (facultatif) Sélectionnez un client dans le menu déroulant si vous souhaitez ajouter cette dépense au suivi d'un ou plusieurs clients particuliers. (Note : les champs Client et À facturer ne sont pas disponibles dans QuickBooks Online Simple Start, mais dans QuickBooks Online Plus, vous pouvez activer cette fonction. Consultez l'article Comment activer l'option Autoriser la facturation des dépenses ?
  6. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Enregistrer une dépense pour paiement ultérieur à votre collaborateur

  1. Cliquez sur + Nouveau. puis sélectionnez Écriture de journal.
  2. Sur la première ligne :
    1. Sous Compte, sélectionnez votre compte de passif (compte commençant par 42, dettes vis-à-vis du personnel).
    2. Sous Crédits, saisissez le montant à rembourser à votre collaborateur.
    3. Dans le menu déroulant Nom ▼, sélectionnez le nom du collaborateur concerné.
  3. Sur la deuxième ligne :
    1. Sous Compte, sélectionnez le compte de charges correspondant à la dépense professionnelle payée par votre collaborateur (par exemple 625100 pour voyages et déplacements).
    2. Sous Débits, saisissez le montant dépensé.
  4. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Une fois l'écriture enregistrée, vous pouvez rembourser votre collaborateur via un chèque ou un achat comptant.

Vérifier les remboursements à vos collaborateurs

Si vous n'avez pas entièrement remboursé votre collaborateur, consultez le rapport Détail des opérations pour voir combien vous lui devez.

  1. Accédez à Rapports (Accès direct), sélectionnez Opérations bancaires, puis allez dans l'onglet À valider. Recherchez Détail des opérations par compte.
  2. Ouvrez le rapport, puis cliquez sur le bouton Personnaliser.
  3. Dans la section Général, renseignez la période couverte par le rapport.
  4. Dans la section Lignes/Colonnes, cliquez sur le menu déroulant Regrouper par, puis sélectionnez Employé.
  5. Dans la section Filtre, dans le menu déroulant Compte de répartition, sélectionnez le compte de passif où sont enregistrés les remboursements à effectuer (compte commençant par 42).
  6. Dans le menu déroulant Employé, sélectionnez le nom du collaborateur concerné. Bon à savoir : Si vous souhaitez que le rapport indique les sommes dues à l'ensemble des collaborateurs, choisissez Tout.
  7. Cliquez sur Exécuter le rapport.

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