S'ils ont payé personnellement des dépenses professionnelles, vous pouvez les rembourser immédiatement ou enregistrer les dépenses et les rembourser plus tard. Lisez la suite pour en savoir plus.
| Attention : Si vous devez rembourser un prestataire (consultant, freelance, etc...), il doit d'abord être enregistré en tant que fournisseur. Ensuite, enregistrez une facture fournisseur pour les dépenses encourues et payez-la. |
Enregistrer un remboursement immédiat à votre collaborateur
- Cliquez sur + Nouveau.
- Sélectionnez Chèque ou Achat comptant.
- Dans le menu déroulant Bénéficiaire ▼, cherchez le nom de votre collaborateur.
- Sous Catégorie, sélectionnez un compte de passif (compte commençant par 42, dettes vis-à-vis du personnel). Note : Créez un compte dans votre plan comptable s'il n'existe pas encore.
- Renseignez les autres infos :
- Montant : Entrez le montant dû à votre employé. Au besoin, répartissez-le en différentes lignes si vous utilisez la fonctionnalité de suivi ou si vous voulez facturer la dépense à différents clients.
- À facturer : (facultatif) Cochez la case dans la colonne À facturer si vous voulez ajouter la dépense à une facture client.
- Client : (facultatif) Sélectionnez un client dans le menu déroulant si vous souhaitez ajouter cette dépense au suivi d'un ou plusieurs clients particuliers. (Note : les champs Client et À facturer ne sont pas disponibles dans QuickBooks Online Simple Start, mais dans QuickBooks Online Plus, vous pouvez activer cette fonction. Consultez l'article Comment activer l'option Autoriser la facturation des dépenses ?
- Cliquez sur Enregistrer et fermer.
Enregistrer une dépense pour paiement ultérieur à votre collaborateur
- Cliquez sur + Nouveau. puis sélectionnez Écriture de journal.
- Sur la première ligne :
- Sous Compte, sélectionnez votre compte de passif (compte commençant par 42, dettes vis-à-vis du personnel).
- Sous Crédits, saisissez le montant à rembourser à votre collaborateur.
- Dans le menu déroulant Nom ▼, sélectionnez le nom du collaborateur concerné.
- Sur la deuxième ligne :
- Sous Compte, sélectionnez le compte de charges correspondant à la dépense professionnelle payée par votre collaborateur (par exemple 625100 pour voyages et déplacements).
- Sous Débits, saisissez le montant dépensé.
- Cliquez sur Enregistrer et fermer.
Une fois l'écriture enregistrée, vous pouvez rembourser votre collaborateur via un chèque ou un achat comptant.
Vérifier les remboursements à vos collaborateurs
Si vous n'avez pas entièrement remboursé votre collaborateur, consultez le rapport Détail des opérations pour voir combien vous lui devez.
- Accédez à Rapports (Accès direct), sélectionnez Opérations bancaires, puis allez dans l'onglet À valider. Recherchez Détail des opérations par compte.
- Ouvrez le rapport, puis cliquez sur le bouton Personnaliser.
- Dans la section Général, renseignez la période couverte par le rapport.
- Dans la section Lignes/Colonnes, cliquez sur le menu déroulant Regrouper par, puis sélectionnez Employé.
- Dans la section Filtre, dans le menu déroulant Compte de répartition, sélectionnez le compte de passif où sont enregistrés les remboursements à effectuer (compte commençant par 42).
- Dans le menu déroulant Employé, sélectionnez le nom du collaborateur concerné. Bon à savoir : Si vous souhaitez que le rapport indique les sommes dues à l'ensemble des collaborateurs, choisissez Tout.
- Cliquez sur Exécuter le rapport.