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Comment gérer les factures fournisseurs dans QuickBooks ?

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks66Mis à jour le 28 septembre, 2021

Cet article explique comment créer des factures fournisseurs et enregistrer les paiements correspondants.

QuickBooks vous permet d'effectuer facilement le suivi de vos ventes et de vos dépenses professionnelles. Enregistrez vos entrées et sorties d'argent pour obtenir un aperçu détaillé de votre entreprise et de vos bénéfices.

Si vous prévoyez de régler votre dépense ultérieurement, entrez-la comme facture fournisseur. Vous pouvez enregistrer chaque facture individuellement ou de manière groupée pour plusieurs fournisseurs en même temps. Si vous avez déjà réglé votre dépense professionnelle, entrez-la comme achat comptant. QuickBooks traitera ces opérations différemment en fonction de leur type. Voici comment créer des factures fournisseurs et enregistrer les paiements correspondants dans QuickBooks :

Pour en savoir plus sur la différence entre une facture fournisseur, un chèque et un achat comptant, consultez cet article.

Enregistrer une facture fournisseur

Suivez les étapes décrites ci-dessous pour savoir comment enregistrer une facture fournisseur :

  1. Cliquez sur + Nouveau.
  2. Sélectionnez Facture fournisseur.
  3. Sélectionnez le fournisseur dans le menu déroulant correspondant.
  4. Sélectionnez les conditions de la facture fournisseur dans le menu déroulant correspondant. Il s'agit du délai de paiement exigé par votre fournisseur.
  5. Entrez la date, l'échéance et le numéro de votre facture fournisseur.
  6. Dans la section Détail des catégories, renseignez les informations telles qu'indiquées sur votre facture fournisseur. Dans le menu déroulant Catégorie, sélectionnez le compte de charges que vous utilisez pour suivre vos dépenses. Entrez ensuite une description. Conseil : Vous pouvez également entrer des produits et services dans la section Détail des produits/services pour détailler la facture fournisseur.
  7. Entrez le montant HT et la TVA.
  8. Si vous souhaitez facturer la dépense à un client, cochez la case Facturable, puis sélectionnez le nom du client. Pour en savoir plus sur les dépenses facturables, cliquez ici.
  9. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Conseil : Si vous avez plusieurs sites de travail ou secteurs d'activité, vous pouvez également sélectionner les sites dans le menu déroulant correspondant. Pour savoir comment activer et utiliser le suivi par site, consultez cet article.

Enregistrer des paiements de factures fournisseurs

Vous pouvez procéder de deux manières différentes. Suivez les étapes décrites dans l'une des deux sections ci-dessous, selon le mode de paiement que vous avez utilisé pour régler votre facture fournisseur.

La procédure ci-dessous s'applique aux paiements de factures fournisseurs par carte ou en espèces. Enregistrez les paiements séparés une fois que vous les avez effectués.

Note importante : Il ne s'agit là que de l'enregistrement comptable des paiements de factures fournisseurs que vous effectuez. Vous devez encore traiter les paiements exactement comme le souhaite votre fournisseur :

  1. Cliquez sur + Nouveau.
  2. Sélectionnez Paiement sortant.

La page qui s'affiche répertorie toutes les factures fournisseurs impayées que vous avez créées dans QuickBooks, ainsi que leur solde et leur échéance. Par défaut, les factures qui apparaissent sont celles qui ont été enregistrées au cours des 365 derniers jours. Pour modifier la période ou afficher uniquement les factures associées à un fournisseur en particulier, cliquez sur Filtre.

Pour enregistrer plusieurs paiements correspondant à une seule et même facture fournisseur :

  1. Dans le menu déroulant Compte de paiement, sélectionnez le compte à partir duquel vous avez réglé la facture, par exemple, votre compte courant.  Vous pouvez enregistrer des paiements effectués à partir de comptes différents pour une seule et même facture (par exemple un paiement partiel par chèque et un autre par carte de paiement), ou enregistrer des paiements séparés effectués à des dates différentes.
  2. Si vous choisissez un compte courant ou d'épargne, vous pouvez entrer le n° de référence. Cette étape est facultative.
  3. Entrez la date du paiement.
  4. Cochez les cases correspondant aux factures fournisseurs pour lesquelles vous avez effectué un paiement.
  5. Dans la colonne Paiement, entrez le montant que vous avez payé pour chaque facture. Conseil : Si vous avez un avoir pour le fournisseur, vous pouvez l'appliquer dans la colonne Avoir utilisé.
  6. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur le menu déroulant Programmer les paiements en ligne. Ensuite, cliquez sur Enregistrer ou Enregistrer et fermer. Vous pouvez également sélectionner Programmer les paiements en ligne pour en savoir plus sur les options disponibles.

Les factures fournisseurs sélectionnées sont marquées comme payées.

La procédure ci-dessous s'applique uniquement aux paiements de factures fournisseurs par chèque. Elle vous permet de garantir l'exactitude de vos comptes dans QuickBooks si vous avez eu recours à ce mode de paiement.

  1. Cliquez sur + Nouveau.
  2. Sélectionnez Chèque.
  3. Dans le menu déroulant Bénéficiaire, sélectionnez le fournisseur que vous avez payé. Une page s'ouvre alors. Vous pouvez y voir toutes les factures impayées pour ce fournisseur.
  4. Sélectionnez + Ajouter pour ajouter une facture fournisseur en cours au chèque. Note : Si cette option ne s'affiche pas, cliquez sur la petite flèche à côté du montant. Si vous avez un avoir pour le fournisseur, vous pouvez également l'ajouter dans la section Avoirs.
  5. Dans le menu déroulant Compte à débiter, sélectionnez le compte à partir duquel vous avez effectué le paiement.
  6. Dans le champ Montant HT, entrez le montant du chèque.
  7. Dans la section Opérations en cours, sélectionnez la facture fournisseur pour laquelle le paiement par chèque a été effectué. Conseil : Si le paiement couvre plusieurs factures, cochez les cases correspondantes. Vous pouvez répartir le paiement et entrer le montant pour chaque facture fournisseur dans la colonne Paiement.
  8. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Enregistrer et créer ou Enregistrer et fermer.
  9. Cliquez sur Imprimer.

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