Intégrer Magento à QuickBooks Online avec OneSaas

Commencez par connecter vos applis à QuickBooks Connector. Si vous n'avez pas encore connecté vos applis, vous pouvez suivre nos guides pour établir la connexion connectez Magento à QuickBooks.

Sélectionnez Gérer pour continuer.

Le processus de configuration décrit ci-dessous concerne une intégration standard entre Magento et QuickBooks. Si vous connectez également une troisième application, vous devrez la configurer tout au long de la configuration.

1. Vous verrez trois flux de travail, qui sont tous facultatifs. Dans ce guide, ces trois flux de travail seront sélectionnés pour vous montrer toutes les possibilités de la configuration.

• Ventes de Magento à envoyer dans QuickBooks.
• Produits Magento à envoyer dans QuickBooks Online.
• Si vous avez activé le stock dans QuickBooks, QuickBooks Connector peut lire ces informations et mettre à jour Magento.

2. Lancez la configuration en sélectionnant le premier flux de travail pour synchroniser les commandes Magento avec QuickBooks.

Une fois que vous avez sélectionné la première option pour créer des commandes dans QuickBooks, vous êtes invité à :

• Sélectionnez les états des commandes Magento à partir desquels l'appli récupérera les ventes pour les synchroniser avec QuickBooks. En fonction de la nature de votre entreprise, vous pouvez également synchroniser les ventes dans le compte En attente ou d'autres états.
• Sélectionner comment Les commandes Magento apparaîtront dans votre système comptable. Dans le cas de QuickBooks Online, choisissez si vous souhaitez que vos commandes Magento soient envoyées à QuickBooks Online en tant que Facture ou reçus de vente. Sélectionnez l'option appropriée pour votre entreprise.

3. Sélectionnez Produit par défaut et Options avancées.

Ces options vous permettent de mieux contrôler la manière dont les ventes apparaissent dans votre système comptable. En cas de doute, vous pouvez laisser cette section vide pour le moment et revenir plus tard pour les configurer à nouveau.

• Préfixe du numéro de commande- Le préfixe que vous entrez ici est ajouté à toutes vos commandes récupérées à partir de ce compte Magento. Par exemple, si vous avez la commande « 1234 » dans Magento et que vous ajoutez le préfixe « Mag- » dans la configuration, votre commande sera récupérée dans QuickBooks Connector avec le numéro de commande « Mag-1234 », et sera envoyée à QuickBooks Online en conséquence. Ce préfixe peut être configuré séparément pour plusieurs connexions Magento, afin d'identifier plus facilement la source de chaque facture dans QuickBooks.
• Expédition- Vous facturez peut-être à vos clients des frais d'expédition supplémentaires sur vos ventes. Dans ce cas, l'intégration peut vous permettre de spécifier un « article » dédié pour ces frais d'expédition. Cela vous permettra de suivre facilement les revenus générés par les frais d’expédition. En savoir plus sur l'utilisation de produits pour l'expédition dans QuickBooks Connector.
• Remise - De la même manière que pour l'expédition, vous pouvez créer un « article » de remise dédié afin de suivre vos remises sur vente.
• Client initial/organisation du client/client vente en ligne générique- La plupart des systèmes comptables exigent qu'un client soit enregistré et spécifié lors de la création d'une facture de vente. Cette option vous permet de choisir la nature du dossier client qui est créé. L'option par défaut est Client d'origine ; En revanche, si vos clients Magento spécifient un nom d'entreprise et que vous préférez qu'il apparaisse dans votre système comptable, vous pouvez opter pour la Organisation du client option.

Si vous ne voulez pas que des documents clients soient créés dans votre système comptable, vous pouvez sélectionner la Client de vente en ligne générique option. En d'autres termes, toutes les ventes seront synchronisées avec votre système comptable à partir d'un enregistrement client générique « Magento ».

• Numéros de facture automatiques- Cette option vous permet d'ignorer complètement le numéro de commande de Magento et d'utiliser la convention de numérotation séquentielle au sein de votre système comptable.
• Attribuer les ventes à la classe/Attribuer les ventes au site- Ces deux options vous permettent de choisir une classe ou un site par défaut dans votre système QuickBooks. Cette option est unique à QuickBooks : elle n'est disponible que si vous avez configuré des classes ou des sites dans votre compte QuickBooks.

Si vous avez des questions ,contacter notre équipe de soutien technique pour obtenir de l'aide à tout moment.

4. Vous serez redirigé vers la page de configuration de la taxe. Ici, pour chaque taxe créée ou définie dans Magento, vous devez sélectionner la taxe de vente correspondante dans votre système comptable. En savoir plus sur le configuration de la taxe.

5. Pour que les ventes s'intègrent correctement à votre système comptable, vous devez configurer tous vos articles Magento avec des références uniques.

Note : avec les intégrations de QuickBooks, nous avons deux options de correspondance :

• Nom : Nous mappons les données du produit Ref .Champ de Magento vers les produits NOM Champ dans QuickBooks
• Référence :Nous mappons les données du produit Ref .de Magento vers le produit Ref .Champ dans QuickBooks

6. Si vous n'avez pas encore configuré d'éléments dans votre système comptable, ou si vous souhaitez que QuickBooks Connector lise les éléments Magento et les crée dans votre système comptable, vous pouvez activer l'option suivante.

Sur la page de configuration Paramètres des articles, vous devez sélectionner l'option Comptes de produits et de charges à utiliser pour les articles avec et sans suivi de stock. En savoir plus sur la intégration de vos produits dans QuickBooks Connector.

7. Les paramètres de configuration des paiements vous permettent d'enregistrer si vous voulez que les données de paiement de Magento soient enregistrées en fonction de vos ventes dans votre système comptable.

Si vous voulez mapper différents modes de paiement à différents comptes de compensation, sélectionnez Mapper les modes de paiement individuels.

Cliquez sur Enregistrer une fois vos modifications effectuées.

Note : si vous ne savez pas quels comptes de compensation utiliser, consultez votre expert-comptable.

En savoir plus sur la configuration TVA avec QuickBooks Connector.

8. La prochaine option de flux de travail permettra à QuickBooks Connector de lire tous vos éléments Magento et de les créer dans votre système comptable. Certains utilisateurs préfèreront n'avoir créé que les produits/services réellement utilisés dans les ventes (conformément à la liste ci-dessus), tandis que d'autres préfèreront conserver tous les produits/services de Magento et les envoyer par le biais de la place.

Cliquez sur Enregistrer une fois vos modifications effectuées.

Note : si vous voulez que différents produits correspondent à des comptes de produits/dépenses différents, vous devez configurer cette option dans votre système comptable après la création des articles par l'appli.

Important : Cette option ne devrait être activée que si vous avez configuré des niveaux de stock dans QuickBooks avant l’intégration. Dans le cas contraire, vous risquez de supprimer vos niveaux de stock Magento. En savoir plus sur notre processus de contrôle du stock.

Une fois la configuration de vos flux de travail d'intégration terminée, vous pourrez passer à la configuration de vos paramètres de synchronisation. Ceci peut être trouvé sous la Synchroniser onglet.

Le Date de début de l'intégration Le paramètre spécifie un filtre par rapport à la date de votre commande Mageto. En d'autres termes, les commandes comportant une date antérieure à la date spécifiée ne seront pas synchronisées.

Une fois que vous avez accepté l'utilisateur QuickBooks Connector conditions générales, vous pouvez activer la synchronisation horaire automatique.