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Comment importer mes opérations bancaires manuellement dans QuickBooks ?

RÉSOLUde QuickBooksQuickBooks31Mis à jour il y a 3 jours

La connexion de vos comptes bancaires et de carte de paiement à QuickBooks vous permet de gagner du temps. Une fois la connexion établie, vos opérations sont automatiquement importées.

Si vous avez besoin d'enregistrer des opérations plus anciennes ou si vous ne pouvez pas connecter votre compte bancaire ou carte de paiement à QuickBooks, vous devrez importer vos opérations manuellement. Voici la procédure à suivre :

  1. Dans QuickBooks, accédez à Ma compta et sélectionnez Plan comptable (Accès direct).
  2. Recherchez le compte bancaire ou de carte de paiement vers lequel vous souhaitez importer les opérations.
  3. Sélectionner Historique du compte.
  4. Recherchez et notez la date de l’opération la plus ancienne. Généralement, l'opération la plus ancienne est le solde d'ouverture.

Étape 1 : Télécharger vos opérations bancaires

  1. Connectez-vous au site Web de votre banque.
  2. Suivez les instructions de votre banque pour télécharger vos opérations sur votre ordinateur. Les procédures diffèrent selon les établissements. Choisissez une période pour laquelle aucune opération n'a encore été importée dans QuickBooks.
  3. Téléchargez le fichier au format CSV et sauvegardez-le sur votre bureau ou dans un dossier, où vous êtes sûr de le retrouver facilement.

Note : Si votre banque propose un téléchargement au format Microsoft Money (OFX), choisissez ce dernier et passez à l'étape 3.

Étape 2 : Nettoyer votre fichier CSV

QuickBooks ne reconnaît que les fichiers CSV à 3 ou 4 colonnes.

Le fichier à trois colonnes doit comporter la Date, la Description et le Montant de l'opération.

ABC
1DateDescriptionMontant
201/01/2020Exemple de paiement sortant-100,00
301/01/2020Exemple de paiement entrant200,00

Dans les fichiers à quatre colonnes, le montant de l'opération est réparti entre Débit et Crédit.

ABCD
1DateDescriptionDébitCrédit
201/01/2020Exemple de paiement sortant100,00
301/01/2020Exemple de paiement entrant200,00

Suivez ces quelques instructions pour un formatage correct de votre fichier CSV, indispensable à l'importation de vos opérations :

  • Les en-têtes de colonne doivent figurer sur la première ligne du fichier CSV.
  • Dans les fichiers à 3 colonnes, les dépenses doivent être précédées du signe moins (-). 
  • Le montant doit être au format Nombre. Faites un clic droit sur la colonne, choisissez Format de cellule, puis Nombre.
  • Si une cellule ne contient pas de montant, entrez « 0 ».
  • Choisissez un format de date reconnu par QuickBooks, (par exemple JJ/MM/AAAA). Par exemple, certaines banques mentionnent le jour de la semaine et l’incluent dans la colonne Date (« MAR. 20/11/2018 »). Pour que QuickBooks reconnaisse la date, déplacez le jour de la semaine dans une colonne séparée. :
    1. Insérez une colonne à gauche de la colonne Date
    2. Cliquez sur la colonne Date.
    3. Sélectionnez Données > Convertir.
    4. Suivez les instructions de l'assistant de conversion et sélectionnez les options suivantes :
      • Type de données d'origine : Délimité
      • Séparateurs : consultez l'aperçu en bas de la fenêtre pour sélectionner le bon séparateur (il peut y en avoir plusieurs, virgule ET espace, par exemple).
      • Format des données en colonne : Date
    5. Cliquez sur Terminer.
    6. Supprimez la colonne indiquant le jour de la semaine.
    7. Assurez-vous que le nom de la colonne comportant les dates d'opérations s'appelle bien Date.

Étape 3 : Lancer l'importation

  1. Accédez à Ma compta, sélectionnez Opérations bancaires, puis Opérations bancaires (Accès direct).
  2. Cliquez sur la flèche à droite du bouton Connecter un compte et sélectionnez Importer à partir d'un fichier. À savoir : Si c'est la première fois que vous vous rendez à la page Opérations bancaires, cliquez sur le bouton Importer des opérations.

Étape 4 : Importer votre fichier dans QuickBooks

  1. Faites glisser le fichier dans l'encadré ou cliquez sur Sélectionner des fichiers pour sélectionner le fichier CSV, puis cliquez sur Continuer.
Un message d'erreur s'affiche ? Consultez cet article pour en savoir plus.
  1. Depuis le menu déroulant Compte , sélectionnez le compte dans lequel importer les opérations bancaires, puis cliquez sur Continuer.
Si vous n'avez pas encore connecté de compte bancaire, QuickBooks vous proposera un compte déjà existant dans votre plan comptable par défaut. Vous pouvez aussi en créer un par vous-même en cliquant sur Ajouter.
  1. Suivez les instructions à l'écran. Faites bien correspondre les colonnes du fichier CSV avec les champs dans QuickBooks, puis cliquez sur Continuer.
  2. Sélectionnez les opérations que vous souhaitez importer, puis cliquez sur Continuer.
  3. Cliquez sur Oui pour confirmer l'importation des données.
  4. Une fois l'importation des opérations effectuée, cliquez sur Terminer. Les opérations apparaissent maintenant sur votre page Opérations bancaires dans l'onglet À valider.

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