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Configurer des règles bancaires pour catégoriser les opérations bancaires en ligne dans QuickBooks

Cet article explique comment catégoriser automatiquement les opérations importées depuis votre banque à l'aide des règles bancaires.

Lorsque vous télécharger des opérations depuis votre banque, vous devez les catégoriser pour accéder aux bons comptes. Pour accélérer ce processus,

vous pouvez créer des règles bancaires afin d'attribuer automatiquement des catégories à vos opérations. Plus vous utilisez cette fonctionnalité, plus les suggestions de QuickBooks deviendront précises. Progressivement, d'autres infos, comme le bénéficiaire de l'opération, pourront être attribuées automatiquement.

Étape 1 : Créer une règle bancaire

  1. Cliquez sur Banque, sélectionnez l'onglet Règles.
  2. Cliquez sur Nouvelle règle.
  3. Renseignez le nom de la règle.
  4. Dans le menu déroulant Pour, sélectionnez Débit ou Crédit.
  5. Dans le menu déroulant Dans, sélectionnez un compte bancaire ou de carte de paiement.
  6. Définissez les conditions de la règle. Juste au-dessus, sélectionnez la variable toutes ou une de dans la phrase pour déterminer comment les conditions s'appliquent. Vous pouvez en créer 5 au maximum.
    Conseil : Au lieu de créer plusieurs règles, vous pouvez utiliser plusieurs conditions dans une même règle. QuickBooks modifie les opérations qui répondent à n'importe quelle condition définie. Définir Quand une opération remplit l'une de ces conditions, puis sélectionnez Ajouter une ligne.
  7. À chaque ligne, définissez si la condition s'applique aux écritures bancaires, descriptions ou montants. Sélectionnez ensuite Contient, Ne contient pas ou Correspond exactement à pour indiquer à QuickBooks comment appliquer les règles.
  8. Définissez ensuite le type d'opération, le fournisseur et la catégorie à appliquer.
  9. Cliquez sur Enregistrer.

QuickBooks applique automatiquement vos règles aux opérations dans l'onglet À valider. Vous devez vérifier qu'elles sont correctes avant de les créer.

Conseil : Vous pouvez facilement créer une règle à partir de l'onglet À valider. Sélectionnez une opération, puis cliquez sur le lien Créer une règle à partir de cette opération pour ouvrir la fenêtre Règle et en définir les conditions.

Si vous avez créé des règles bancaires dans une autre entreprise QuickBooks, vous pouvez les transférer dans votre compte :

  1. Connectez-vous au compte à partir duquel vous voulez exporter les règles.
  2. Cliquez sur Banque, sélectionnez l'onglet Règles.
  3. Dans le menu déroulant Nouvelle règle, sélectionnez Exporter des règles.
  4. Enregistrez le fichier d'exportation au format Excel.
  5. Déconnectez-vous, puis connectez-vous au compte dans lequel vous voulez importer les règles.
  6. Cliquez sur Banque, sélectionnez l'onglet Règles.
  7. Dans le menu déroulant Nouvelle règle, sélectionnez Importer des règles.
  8. Cliquez sur Parcourir, puis recherchez le fichier Excel exporté.
  9. Sélectionnez les règles et détails que vous souhaitez importer.
  10. Suivez les instructions pour terminer la procédure.

Étape 2 : Vérifier les opérations reconnues

Chaque fois que QuickBooks utilise une règle, il place ces opérations dans Reconnu section de À valider onglet. QuickBooks ajoute également une étiquette « Règle » à ces opérations.

Si tout vous semble correct, cliquez sur Créer pour placer l'opération dans un des comptes du plan comptable. Vous pouvez également cliquer sur l'opération pour la vérifier plus en détail.

Note : Si QuickBooks ne sait pas comment catégoriser une opération, elle utilise les comptes Revenu non catégorisé, Dépense non catégorisée ou Actif non catégorisé pour les détenir temporairement.
Vous ne pouvez pas utiliser ces comptes dans les règles bancaires.

Étapes suivantes : Configurer l'ajout automatique

Vous pouvez créer des règles ciblées pour que certaines opérations soient acceptées automatiquement dans vos comptes à partir de la page Banque.
Conseil : Nous vous recommandons de commencer par des opérations simples et cohérentes, comme le loyer ou les dépenses d’essence. Une fois que vous maîtrisez cette fonctionnalité, vous pouvez l'utiliser pour une plus grande variété d'opérations.

  1. Suivez les étapes de création d'une règle bancaire.
  2. Cochez la case en regard de Catégorisation automatique et ajout automatique au bas de la fenêtre.
  3. Cliquez sur Enregistrer.

Si vous créez une règle d'ajout automatique, les opérations dans l'onglet À valider qui respectent les conditions sont ajoutées automatiquement. Ces règles s'appliquent lorsque vous vous connectez, importez un fichier et créez ou modifiez une règle automatique.

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