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Entrer des factures et enregistrer leurs paiements dans QuickBooks

Découvrez comment effectuer le suivi des factures et enregistrer les paiements.

En plus du suivi des ventes, QuickBooks facilite l’enregistrement des dépenses professionnelles. La saisie de vos revenus et dépenses donne un aperçu plus complet de votre entreprise et de vos bénéfices.

Si vous prévoyez de payer la dépense à l'avenir, entrez-la comme facture fournisseur. Vous pouvez enregistrer une facture à la fois ou plusieurs factures pour plusieurs fournisseurs à la fois.En revanche, si vous avez déjà payé une dépense professionnelle, entrez-la comme dépense.Ces types d'opérations spécifiques indiquent à QuickBooks comment tout enregistrer. Voici comment entrer des factures fournisseurs et enregistrer les paiements à leur égard dans QuickBooks.

Ou apprenez la différence entre les factures, les chèques et les dépenses.

Étape 1 : Entrer les factures dans QuickBooks

Après avoir reçu une facture d'un fournisseur, voici comment procéder :

  1. Cliquez sur + Nouveau.
  2. Sélectionnez Facture.
  3. À partir de Fournisseur ▼, sélectionnez un fournisseur.
  4. À partir de Conditions ▼ sélectionnez les conditions de la facture. Il s'agit de la date prévue pour le paiement de votre fournisseur.
  5. Entrez le Date de la factureÉchéance et N ° de facture. telles qu’elles sont inscrites sur la facture.
  6. Entrez les détails de la facture dans le Détails de la catégorie section. À partir de Catégorie sélectionnez le compte de dépenses que vous utilisez pour effectuer le suivi des dépenses. Entrez ensuite une description.Conseil : Vous pouvez également entrer des produits et services spécifiques dans le Détails de l'article pour détailler la facture.
  7. Entrez le Montant et la taxe.
  8. Si vous envisagez de facturer la dépense à un client, sélectionnez le Facturable et entrez leur nom dans le champ Client champ. En savoir plus à propos des dépenses facturables.
  9. Cliquez sur Enregistrer et fermer.

Conseil : Si vous avez plusieurs sites de travail ou secteurs d'activité, vous pouvez également sélectionner des sites dans Site ▼ menu déroulant. Apprenez à activer et utiliser le suivi par site.

Enregistrer les paiements sur les factures

Il existe deux manières d'enregistrer les paiements de factures. Suivez les étapes de la section selon que vous avez payé par carte de paiement ou par chèque.

Utilisez cette méthode pour enregistrer les paiements en espèces et par carte de paiement sur une facture fournisseur. Enregistrez des paiements séparés après chaque opération.

Important : Ceci enregistre uniquement les paiements de factures que vous effectuez. Vous devez toujours traiter les paiements comme votre fournisseur le demande :

  1. Cliquez sur + Nouveau.
  2. Sélectionnez Paiement sortant.

Cette liste répertorie toutes les factures fournisseurs que vous avez entrées dans QuickBooks, y compris leur solde et leur échéance. Par défaut, il affiche les 365 derniers jours. Pour modifier la période ou uniquement pour un bénéficiaire spécifique (par exemple, un fournisseur), sélectionnez Filtre.

Pour enregistrer les paiements effectués sur une facture :

  1. À partir de Compte de paiement sélectionnez le compte à partir duquel vous avez payé la facture. Par exemple, si vous avez payé à partir de votre compte courant, sélectionnez chèque.Conseil : Pour enregistrer des paiements pour la même facture à partir de différents comptes (c.-à-d. Une partie par chèque et une partie par carte de paiement), ou enregistrer des paiements séparés à des jours différents.
  2. Si vous sélectionnez un compte courant ou d'épargne, vous pouvez entrer le N ° de référence. Cette étape est facultative.
  3. Entrez le Date de paiement.
  4. Cochez les cases des factures fournisseurs pour lesquelles vous avez effectué un paiement.
  5. Dans le Paiement, entrez le montant que vous avez payé pour chaque facture.Conseil : Si vous avez un crédit auprès du fournisseur, vous pouvez l'appliquer dans Crédit appliqué colonne.
  6. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez le Programmez vos paiements en ligne Menu déroulant. Puis sélectionnez Enregistrer, ou Enregistrer et fermer. Ou sélectionnez Programmez vos paiements en ligne pour en savoir plus sur les options de traitement des paiements disponibles.

Les factures fournisseurs sélectionnées sont marquées comme payées.

Ne suivez ces étapes que si vous avez payé par chèque. Cette option permet d'enregistrer le paiement d'une manière spécifique afin que QuickBooks reste exact :

  1. Cliquez sur + Nouveau.
  2. Sélectionnez Chèque.
  3. À partir de Payee sélectionnez le fournisseur que vous avez payé. Cela ouvre une fenêtre avec toutes leurs factures impayées.
  4. Sélectionnez Ajouter pour ajouter une facture fournisseur en cours au chèque.Note : Si vous ne voyez pas ce message, sélectionnez le petite flèche à côté du montant.Si vous avez un crédit auprès du fournisseur, vous pouvez également l'ajouter à partir du Section Crédits.
  5. À partir de Compte bancaire sélectionnez le compte à partir duquel vous avez effectué le paiement par chèque.
  6. Dans le Montant, entrez le montant du chèque.
  7. Dans le Opérations en cours, sélectionnez les factures auxquelles le paiement par chèque a été envoyé.TIp : S'il s'agit de plusieurs factures fournisseurs, cochez les cases correspondantes. Vous pouvez répartir le paiement et entrer un montant pour chaque facture dans le Paiement colonne.
  8. Lorsque vous avez terminé, sélectionnez Enregistrer et créer ou Enregistrer et fermer.
  9. Cliquez sur Imprimer.

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