Utilizzare il registro di controllo per l'accesso QuickBooks Online

Scopri le funzioni del registro di controllo e come utilizzarlo per tenere una traccia di controllo.

QuickBooks Online tiene traccia delle attività nel registro di audit. Puoi vedere chi ha apportato modifiche ai tuoi libri contabili e cosa ha fatto.

Scopri di più sul registro di audit

QuickBooks Online registra tutte le transazioni finanziarie nel piano dei conti.

Ma registra anche tutte le attività dell'account nel registro di controllo, come accessi degli utenti, modifiche a QuickBooks impostazioni, modifiche a clienti, fornitori, dipendenti e presentazioni di retribuzioni. QuickBooks registra quanto segue nel registro di audit:

• La data di eventuali modifiche ai libri contabili
• Il nome dell'utente che ha apportato la modifica
• Tipo di modifica o evento
• Il nome di qualsiasi cliente o fornitore correlato alla modifica
• Qualsiasi data e importo della transazione originale

Gli eventi registrati nel registro di audit sono disponibili per due anni.

Nota: le disconnessioni vengono registrate nel registro di controllo solo quando si seleziona Disconnetti. Le disconnessioni non vengono registrate se si chiude il browser, si passa a un altro sito Web o quando si effettua la registrazione QuickBooks disconnettersi automaticamente a causa di inattività.

Utilizzare il registro di audit

Per accedere al registro di controllo è necessarioeseguire l'accesso come amministratore . Chiedi al tuo amministratore principale se non riesci a visualizzarlo.

1. Vai a Impostazioni⚙ e selezionare Registro di controllo.
2. Utilizzare i campi della pagina per scegliere il filtro appropriatoper Utente,DataoEventi per restringere i risultati.

Il registro di controllo mostra 150 record alla volta. Per la maggior parte delle transazioni o degli eventi, selezionaVisualizzanella colonna Cronologia per aprire la cronologia di revisione. Indica l'utente che ha apportato la modifica e le relative operazioni.

Potrebbe essere visualizzata una funzione denominata "modifica indiretta". QuickBooks registra le modifiche indirette quando qualcuno modifica una transazione già presente nei tuoi libri contabili, ad esempio, se qualcuno modifica una riconciliazione completata.

Nota: per motivi di sicurezza e di controllo, non è possibile disattivare il registro di controllo.

Scopri di più sugli utenti creati da QuickBooks

QuickBooks crea automaticamente profili utente specifici per monitorare determinate azioni nel registro di controllo. Se vedi un utente che non riconosci, è probabile che sia uno dei seguenti:

• Amministrazione Banking online: mostra una modifica relativa ai conti bancari collegati effettuata automaticamente da QuickBooks Online.
• Rappresentante dell'assistenza: mostra le modifiche apportate da un consulente dell'assistenza QuickBooks Online.
• Amministrazione di sistema: mostra le modifiche apportate automaticamente da QuickBooks Online. Ciò può verificarsi per una serie di motivi, ad esempio:
  • Se modifichi un record, la modifica influirà su un altro record. Ad esempio, se si modifica un pagamento e lo si collega a un'altra fattura, è possibile che venga visualizzato un evento dell'amministrazione di sistema relativo a una modifica alla fattura originale.
  • Colleghi un'app di terze parti a QuickBooks. Quando l'app di terze parti invia dati a QuickBooks, o quando apporta una modifica ai dati esistenti, questo viene visualizzato come un evento di amministrazione di sistema.
  • L'utente crea una transazione ricorrente, ad esempio una spesa ricorrente. Quando QuickBooks aggiunge automaticamente un'istanza della transazione ai libri contabili, nel registro di controllo viene visualizzato un evento di amministrazione di sistema.
  • Puoi configurare altri eventi in modo che si verifichino automaticamente, anche senza aver eseguito l'accesso. Ad esempio, un evento di amministrazione di sistema potrebbe essere visualizzato quando è presente un aggiornamento dei feed bancari.