Utilizzare il registro di controllo per l'accesso QuickBooks Online

Scopri le funzioni del registro di controllo e come utilizzarlo per tenere una traccia di controllo.

QuickBooks Online monitora non solo le transazioni finanziarie, ma anche tutte le attività del conto nel registro di revisione. Sono inclusi gli accessi degli utenti e le modifiche aQuickBooks impostazioni, modifiche a clienti, fornitori e dipendenti. Se è necessario trovare una transazione eliminata, ad esempio una fattura eliminata, eseguire una ricerca nel registro per trovare il record specifico. 

Il registro di controllo fornisce una panoramica dettagliata su chi ha apportato modifiche e quali azioni ha eseguito per aiutarti a gestire i tuoi libri contabili.

Gli eventi registrati nel registro di audit sono disponibili per due anni.

Nota: le disconnessioni vengono registrate nel registro di controllo solo quando si seleziona Disconnetti. Le disconnessioni non vengono registrate se si chiude il browser, si passa a un altro sito Web o quando si effettua la registrazione QuickBooks disconnettersi automaticamente a causa di inattività.

Di cosa avrai bisogno

• Un attivoQuickBooks Online abbonamento.
• Accesso come amministratore. Se non riesci a visualizzare il registro di controllo, contatta l'amministratore principale per ottenere l'accesso.

Trova una fattura o un'attività eliminata

Per scoprire come trovare una fattura eliminata o rivedere le attività relative alle fatture inQuickBooks Online , attenersi alla procedura indicata di seguito:

1. Vai a Impostazioni⚙ e selezionare Registro di controllo .
2. Selezionare Utente , Data di modifica o Eventi appropriati dai rispettivi elenchi a discesa ▼ per filtrare i risultati.
3. Individuare la transazione o l'evento nei risultati, che mostrano 150 record alla volta.
4. Selezionare Visualizza nella colonna Cronologia per aprire la cronologia di revisione per la transazione specifica.
   Nota : l'opzione Visualizza è disponibile nella colonna Cronologia solo per determinate transazioni.

Nota: per motivi di sicurezza e di controllo, non è possibile disattivare il registro di controllo.

RivediQuickBooks profili utente

QuickBooks crea automaticamente profili utente specifici per monitorare determinate azioni nel registro di controllo. Se vedi un utente che non riconosci, è probabile che sia uno dei seguenti:

• Amministrazione Banking online : mostra una modifica correlata ai conti bancari collegati effettuata automaticamente daQuickBooks Online .
• Rappresentante del supporto : mostra le modifiche apportate da aQuickBooks Online consulente di supporto.
• Amministrazione sistema : mostra le modifiche apportate automaticamente daQuickBooks Online . Ciò può verificarsi per una serie di motivi, ad esempio:
  • Se modifichi un record, la modifica influirà su un altro record. Ad esempio, se si modifica un pagamento e lo si collega a un'altra fattura, è possibile che venga visualizzato un evento dell'amministrazione di sistema relativo a una modifica alla fattura originale.
  • L'utente collega un'app di terze parti (disponibile solo in inglese) aQuickBooks . Quando l'app di terze parti invia dati a QuickBooks, o quando modifica i dati esistenti, l'operazione viene visualizzata come un evento di amministrazione di sistema.
  • L'utente crea una transazione ricorrente , ad esempio una spesa ricorrente. QuandoQuickBooks aggiunge automaticamente un'istanza della transazione ai libri contabili, nel registro di controllo viene visualizzato un evento di amministrazione di sistema.
  • Puoi configurare altri eventi in modo che si verifichino automaticamente, anche senza aver eseguito l'accesso. Ad esempio, un evento di amministrazione di sistema potrebbe essere visualizzato quando è presente un aggiornamento dei feed bancari.

Risultati

Il registro di controllo mostra la data della modifica, l'utente che l'ha apportata ed eventuali dettagli della transazione originale.

Passaggi successivi

Rivedi eventuali "modifiche indirette" nella cronologia, che si verificano quando un utente modifica una transazione già presente nei tuoi libri contabili, ad esempio una riconciliazione modificata. 

• Ruoli utente e diritti di accesso
• Crea fatture ricorrenti e altre transazioni in QuickBooks Online