Utilizzo di documenti condivisi in QuickBooks Online Accountant

Le società di revisione contabile di QuickBooks Online e i relativi clienti QuickBooks Online possono inviare e ricevere documenti da e verso l'altro in pochi clic.

Le funzionalità dei documenti condivisi includono:

● Spostare e/o eliminare più documenti
● Creare note contestuali associate ai documenti e condividerle tra i contabili
● Impostare un tipo di documento per semplificare l'organizzazione
● Utilizzare Visualizza richiesta associato a un documento dall'elenco Documenti condivisi

Aggiunta di documenti condivisi del cliente

Un contabile può creare una richiesta cliente per richiedere al cliente i documenti di cui ha bisogno. Una volta caricati su QuickBooks, i documenti si trovano nella scheda Documenti condivisi .

Per caricare documenti condivisi:

1. Seleziona Clienti e seleziona il nome del cliente.
2. Seleziona la scheda Documenti condivisi .
3. Da Aggiungi documenti selezionare una delle opzioni seguenti:
   1. Carica da questo dispositivo: passare al file o ai file che si desidera caricare.
   2. Aggiungi da un dispositivo mobile: scansiona il codice QR con il tuo cellulare per caricare i documenti dal tuo cellulare.
4. Immetti una nota nel campo Aggiungi nota .
   Nota: puoi menzionare un membro del team con @[name] per avvisarlo via e-mail.
5. Selezionare Pubblica.

I singoli documenti possono essere scaricati, rinominati, eliminati o spostati selezionando l'icona con i puntini di sospensione nella colonna Azioni e selezionando l'azione applicabile.

Associazione dei tipi ai documenti

L'impostazione dei tipi di documenti (ad esempio, rendiconto bancario, fatturae ricevuta) aiuta a mantenere organizzati i documenti. Quando un documento viene aggiunto, il tipo predefinito è Altro.

Per modificare il tipo:

1. Nella scheda Documenti condivisi selezionare il menu a discesa nella colonna Tipo sulla stessa riga del documento.
2. Selezionare il tipo più correlato al documento.

Le opzioni relative al tipo di documento sono:

● Estratto conto bancario
● Fattura
● Ricevuta
● Altro
● Sconosciuto

Aggiunta di note contestuali ai documenti

Puoi creare e visualizzare le note per un cliente alla volta anche dopo aver caricato il documento:

1. Nella scheda Documenti condivisi selezionare l'icona nella colonna Note sulla stessa riga del documento.
2. Immetti la nota e seleziona Pubblica. Una volta aggiunta una nota, all'icona delle note viene aggiunto un punto giallo per facilitare l'identificazione dei documenti che includono delle note.
3. È possibile aggiungere commenti successivi selezionando nuovamente l'icona Note e immettendo un nuovo commento.

Nota: una volta pubblicate, le note e i commenti non possono essere modificati o eliminati.

Visualizza richieste

Una volta che un contabile ha richiesto un documento al proprio cliente, la richiesta viene allegata al documento. Il contabile può selezionare Visualizza richiesta nella colonna Azioni della scheda Documenti condivisi per visualizzare i dettagli della richiesta.

Creazione e utilizzo delle cartelle

Semplifica la condivisione dei documenti e la tenuta dei libri contabili utilizzando le strutture delle cartelle per organizzare i documenti:

1. Selezionare Crea cartella dal menu a discesa Gestisci cartelle .
2. Nella finestra popup, immetti il nome della cartella e seleziona Crea.
3. Per aggiungere una sottocartella a una cartella esistente, seleziona la cartella e seleziona Crea cartella in Gestisci cartelle. Immetti il nome della cartella e seleziona Crea.
4. Selezionare le opzioni dall'elenco a discesa Aggiungi documenti per caricare un nuovo documento nella cartella appena creata.
5. Per spostare un documento esistente nella nuova cartella, passare all'intestazione Documenti per selezionare gli elementi da spostare.

È possibile accedere alle cartelle secondarie selezionando la cartella principale.

I contabili possono spostare i file singolarmente o in blocco per organizzarli in cartelle e sottocartelle.

Le singole cartelle possono essere rinominate o eliminate utilizzando l'opzione applicabile nella colonna Azioni .

Esecuzione di azioni collettive

Le funzioni di download, spostamentoed eliminazione in blocco offrono la possibilità di gestire in blocco, risparmiando tempo e fatica.

Utilizzare la casella di controllo nella scheda Documenti condivisi per selezionare più o tutte le cartelle e i documenti da scaricare, spostareo eliminare in blocco.

Una volta selezionati gli articoli, selezionare l'azione appropriata da intraprendere per completare l'azione in blocco.

Nella finestra Sposta selezionare le cartelle principali per visualizzare le cartelle secondarie. Gli elementi possono essere spostati in una cartella esistente oppure è possibile selezionare + Crea cartella per creare una nuova cartella. Seleziona la nuova cartella e seleziona Sposta per spostare l'elemento in quella cartella.

Accesso a documenti e cartelle