Utilizzo di documenti condivisi in QuickBooks Online Accountant

QuickBooks Online Accountant aziende e loroQuickBooks Online i clienti possono inviare e ricevere documenti da e verso l'altro in pochi clic.

Le funzionalità dei documenti condivisi includono:

• Spostare e/o eliminare più documenti.
• Crea note contestuali associate ai documenti e condividile tra i contabili.
• Impostare un tipo di documento per semplificare l'organizzazione.
• Utilizzare Visualizza richiesta associata a un documento dall'elenco Documenti condivisi .

Aggiungi documenti condivisi dai clienti

Un contabile può creare una richiesta cliente per richiedere al cliente i documenti di cui ha bisogno. Una volta caricati i documenti inQuickBooks , risiedono nella scheda Documenti condivisi .
Nota : se ilQuickBooks Online cliente non viene aggiunto, verrà visualizzata una scheda Documenti .

Per caricare documenti condivisi:

1. Seguire questo collegamento per completare la procedura nel prodotto
2. Selezionare il nome del cliente.
3. Seleziona la scheda Documenti condivisi .
4. Seleziona l'elenco a discesa Aggiungi documenti ▼, quindi seleziona una delle opzioni seguenti:
   1. Carica da questo dispositivo : seleziona i file che desideri caricare.
   2. Aggiungi da dispositivo mobile : scansiona il codice QR con il tuo cellulare per caricare i documenti dal tuo cellulare.
5. Seleziona la scheda Note .
6. Seleziona + Aggiungi nota e immetti una nota nel campo Aggiungi nota .
7. Selezionare Pubblica.

I singoli documenti possono essere scaricati, rinominati, eliminati o spostati selezionando il altro nella colonna Azioni e selezionando l'azione applicabile.

Associa i tipi ai documenti

L'impostazione dei tipi di documento (ad esempio, Estratto conto bancario , Fattura e Ricevuta ) aiuta a mantenere organizzati i documenti. Quando un documento viene aggiunto, il tipo predefinito è Altro .

Per modificare il tipo:

1. Nella scheda Documenti condivisi , selezionare l'elenco a discesa ▼ nella colonna Tipo sulla stessa riga del documento.
2. Selezionare il tipo più correlato al documento.

Le opzioni relative al tipo di documento sono:

• Estratto conto bancario
• Fattura
• Ricevuta
• Altro
• Sconosciuto

Aggiungi note contestuali ai documenti

Puoi creare e visualizzare le note per un cliente alla volta anche dopo aver caricato il documento:

1. Nella scheda Documenti condivisi , selezionare l'icona delle note nella colonna Note sulla stessa riga del documento.
2. Immetti la nota e seleziona Pubblica. Una volta aggiunta una nota, all'icona delle note viene aggiunto un punto giallo per semplificare l'identificazione dei documenti che includono note.
3. I commenti successivi possono essere aggiunti selezionando l'icona delle note e immettendo un nuovo commento.

Nota: una volta pubblicate, le note e i commenti non possono essere modificati o eliminati.

Visualizza richieste

Una volta che un contabile ha richiesto un documento al proprio cliente, la richiesta viene allegata al documento. Il contabile può selezionare Visualizza richiesta nella colonna Azioni della scheda Documenti condivisi per visualizzare i dettagli della richiesta.

Creare e utilizzare le cartelle

Semplifica la condivisione dei documenti e la tenuta dei libri contabili utilizzando le strutture delle cartelle per organizzare i documenti:

1. Nella scheda Documenti condivisi selezionare Crea cartella .
2. Nella finestra popup, immetti il nome della cartella e seleziona Crea.
3. Per aggiungere una sottocartella a una cartella esistente, seleziona la cartella e seleziona Crea cartella . Immettere il nome della cartella e selezionare Crea .
4. Seleziona le opzioni dall'elenco a discesa Aggiungi documenti ▼ per caricare un nuovo documento nella cartella appena creata.
5. Per spostare un documento esistente nella nuova cartella, passare all'intestazione Documenti per selezionare gli elementi da spostare.

È possibile accedere alle cartelle secondarie selezionando la cartella principale.

I contabili possono spostare i file singolarmente o in blocco per organizzarli in cartelle e sottocartelle.

Le singole cartelle possono essere rinominate o eliminate utilizzando l'opzione applicabile nella colonna Azioni .

Eseguire azioni collettive

Le funzioni di download, spostamentoed eliminazione in blocco offrono la possibilità di gestire in blocco, risparmiando tempo e fatica.

Utilizzare la casella di controllo nella scheda Documenti condivisi per selezionare più o tutte le cartelle e i documenti da scaricare, spostareo eliminare in blocco.

Una volta selezionati gli articoli, selezionare l'azione appropriata da intraprendere per completare l'azione in blocco.

Nella finestra Sposta selezionare le cartelle principali per visualizzare le cartelle secondarie. Gli elementi possono essere spostati in una cartella esistente oppure è possibile selezionare + Crea cartella per creare una nuova cartella. Seleziona la nuova cartella e seleziona Sposta per spostare l'elemento in quella cartella.

Accesso a documenti e cartelle