Usando documentos compartilhados no QuickBooks para Contadores

QuickBooks As empresas de contabilidade e seus clientes do QuickBooks podem enviar e receber documentos entre si com apenas alguns cliques.

Os recursos dos documentos compartilhados incluem:

q Mover e/ou excluir vários documentos
q Criar observações contextualmente associadas a documentos e as compartilhar entre contadores
q Defina um tipo de documento para facilitar a organização
q Use Ver solicitação associada a um documento da lista de Documentos compartilhados

Adicionando documentos compartilhados do cliente

Um contador pode criar uma solicitação de cliente para solicitar os documentos necessários do cliente. Após o upload dos documentos para o QuickBooks, eles ficarão na guia Documentos compartilhados .

Para fazer upload de documentos compartilhados:

1. Clique no link para concluir as etapas no produto
2. Selecione o nome do cliente.
3. Selecione a guia Documentos compartilhados .
4. Em Adicionar documentos, selecione uma das opções a seguir:
   1. Fazer upload deste dispositivo: acesse os arquivos que deseja enviar.
   2. Adicionar de um dispositivo móvel: digitalize o código QR com seu celular para fazer upload dos documentos dele.
5. Insira uma observação no campo Adicionar observação .
   Observação: você pode mencionar um membro da equipe com @[name] para notificá-lo por e-mail.
6. Clique em Publicar.

Documentos individuais podem ser baixados, renomeados, excluídos ou transferidos clicando no ícone de reticências na coluna Ações e selecionando a ação aplicável.

Associando tipos a documentos

Definir tipos de documentos (por exemplo, extrato bancário, faturae recibo) ajuda a manter os documentos organizados. Quando um documento é adicionado, seu tipo é definido como Outro.

Para alterar o tipo:

1. Na guia Documentos compartilhados , clique no menu suspenso na coluna Tipo na mesma linha do documento.
2. Selecione o Tipo mais adequado ao documento.

As opções de tipo de documento são:

q Extrato bancário
q Fatura
q Recibo
q Outros
q Desconhecido

Adicionando notas contextual a documentos

É possível criar e ver observações para um cliente de cada vez, mesmo após o upload do documento:

1. Na guia Documentos compartilhados , selecione o ícone na coluna Observações na mesma linha do documento.
2. Insira a observação e clique em Publicar. Assim que uma observação for adicionada, um ponto amarelo será adicionado ao ícone Observações para facilitar a identificação dos documentos que incluam observações.
3. Comentários subsequentes podem ser adicionados clicando no ícone Observações novamente e inserindo um novo comentário.

Observação: depois de publicadas, observações e comentários não podem ser editadas ou excluídas.

Ver solicitações

Quando um contador solicita um documento de seu cliente, a solicitação é anexada ao documento. O contador pode clicar em Exibir solicitação na coluna Ações da guia Documentos compartilhados para ver os detalhes da solicitação.

Criando e usando pastas

Simplifique o compartilhamento de documentos e a consultoria financeira usando estruturas de pastas para organizar os documentos:

1. No menu suspenso Gerenciar pastas, clique em Criar pasta .
2. Na janela pop-up, insira o nome da pasta e clique em Criar.
3. Para adicionar uma subpasta a uma pasta existente, selecione a pasta e clique em Criar pasta em Gerenciar pastas. Insira o nome da pasta e selecione Criar.
4. Selecione as opções do menu suspenso Adicionar documentos para fazer upload de um novo documento na pasta recém-criada.
5. Para mover um documento existente para a nova pasta, navegue até o cabeçalho Documentos para selecionar os itens que deseja mover.

As subpastas podem ser acessadas selecionando a pasta principal.

Os contadores podem mover arquivos individualmente ou em massa para organizá-los em pastas e subpastas.

Pastas individuais podem ser renomeadas ou excluídas usando a opção aplicável na coluna Ações .

Ativando ações em massa

Os recursos Fazer download, Movere Excluir permitem o gerenciamento em massa, economizando tempo e esforço.

Use a caixa de seleção na guia Documentos compartilhados para selecionar várias ou todas as pastas e documentos para fazer download, moverou excluir em massa.

Uma vez selecionados os itens, selecione a ação apropriada a ser realizada para concluir a ação em massa.

Na janela Mover , selecione as pastas principais para exibir as subpastas. Os itens podem ser transferidos para uma pasta existente ou você pode selecionar + Criar pasta para criar uma nova pasta. Selecione a nova pasta e clique em Mover para mover o item para ela.

Acesso a documentos e pastas