Usando documentos compartilhados no QuickBooks Online Accountant

QuickBooks Online Accountant empresas e suasQuickBooks Online os clientes podem enviar e receber documentos entre si com apenas alguns cliques.

Os recursos dos documentos compartilhados incluem:

• Mova e/ou exclua vários documentos.
• Crie observações contextual associadas a documentos e as compartilhe entre os contadores.
• Defina um tipo de documento para organização mais fácil.
• Use Exibir solicitação associada a um documento da lista de Documentos compartilhados .

Adicionar documentos compartilhados de clientes

Um contador pode criar uma solicitação de cliente para solicitar os documentos necessários do cliente. Depois que os documentos forem carregados noQuickBooks , eles estão na guia Documentos compartilhados .
Observação : se oQuickBooks Online cliente não foi adicionado, uma guia Documentos será exibida.

Para fazer upload de documentos compartilhados:

1. Clique no link para concluir as etapas no produto
2. Selecione o nome do cliente.
3. Selecione a guia Documentos compartilhados .
4. Clique no menu suspenso Adicionar documentos ▼ e escolha uma das opções a seguir:
   1. Fazer upload deste dispositivo : selecione o(s) arquivo(s) que deseja enviar.
   2. Adicionar do dispositivo móvel : digitalize o código QR com seu celular para fazer upload dos documentos a partir do celular.
5. Selecione a guia Observações .
6. Selecione + Adicionar observação e insira uma observação no campo Adicionar observação .
7. Clique em Publicar.

Documentos individuais podem ser baixados, renomeados, excluídos ou transferidos selecionando o ícone de mais na coluna Ações e selecionando a ação aplicável.

Associar tipos a documentos

Definir tipos de documentos (por exemplo, Extrato bancário , Fatura e Recibo ) ajuda a manter os documentos organizados. Quando um documento é adicionado, seu tipo é definido como Outro .

Para alterar o tipo:

1. Na guia Documentos compartilhados , clique no menu suspenso ▼ na coluna Tipo na mesma linha do documento.
2. Selecione o tipo mais adequado ao documento.

As opções de tipo de documento são:

• Extrato bancário
• Fatura
• Recibo
• Outro
• Desconhecido

Adicione observações contextual aos documentos

É possível criar e ver observações para um cliente de cada vez, mesmo após o upload do documento:

1. Na guia Documentos compartilhados , selecione o ícone de observações na coluna Observações , na mesma linha do documento.
2. Insira a observação e clique em Publicar. Quando uma observação é adicionada, um ponto amarelo é adicionado ao ícone de observações para facilitar a identificação de documentos que incluam observações.
3. Comentários subsequentes podem ser adicionados clicando no ícone de observações novamente e inserindo um novo comentário.

Observação: depois de publicadas, observações e comentários não podem ser editadas ou excluídas.

Ver solicitações

Quando um contador solicita um documento de seu cliente, a solicitação é anexada ao documento. O contador pode clicar em Exibir solicitação na coluna Ações da guia Documentos compartilhados para ver os detalhes da solicitação.

Criar e usar pastas

Simplifique o compartilhamento de documentos e a consultoria financeira usando estruturas de pastas para organizar os documentos:

1. Na guia Documentos compartilhados , selecione Criar pasta .
2. Na janela pop-up, insira o nome da pasta e clique em Criar.
3. Para adicionar uma subpasta a uma pasta existente, selecione a pasta e clique em Criar pasta . Insira o nome da pasta e selecione Criar .
4. Selecione as opções no menu suspenso Adicionar documentos ▼ para fazer upload de um novo documento na pasta recém-criada.
5. Para mover um documento existente para a nova pasta, navegue até o cabeçalho Documentos para selecionar os itens que deseja mover.

As subpastas podem ser acessadas selecionando a pasta principal.

Os contadores podem mover arquivos individualmente ou em massa para organizá-los em pastas e subpastas.

Pastas individuais podem ser renomeadas ou excluídas usando a opção aplicável na coluna Ações .

Executar ações em massa

Os recursos Fazer download, Movere Excluir permitem o gerenciamento em massa, economizando tempo e esforço.

Use a caixa de seleção na guia Documentos compartilhados para selecionar várias ou todas as pastas e documentos para fazer download, moverou excluir em massa.

Uma vez selecionados os itens, selecione a ação apropriada a ser realizada para concluir a ação em massa.

Na janela Mover , selecione as pastas principais para exibir as subpastas. Os itens podem ser transferidos para uma pasta existente ou você pode selecionar + Criar pasta para criar uma nova pasta. Selecione a nova pasta e clique em Mover para mover o item para ela.

Acesso a documentos e pastas