Créez et envoyez des devis

Apprenez comment configurer devis dans QuickBooks en ligne.

Créer un devis lorsque vous voulez donner à votre client un devis, une offre ou une proposition pour le travail que vous envisagez de faire. Le formulaire ressemble à une facture, mais au lieu de facturer votre client, vous lui donnez des renseignements sur votre proposition et sur ce qu’il peut s’attendre à payer. Lorsque le travail est terminé et que vous êtes prêt à envoyer une facture à votre client, vous pouvez convertir le devis à une facture afin que vous n’ayez pas à la saisir deux fois.

• Créer un devis et le convertir en facture avec la nouvelle mise en page
  • Créer un devis
  • Mettre à jour l’état d’un devis
  • Convertir un devis en facture
  • Réviser les devis en cours
  • Supprimer un devis

Créer un devis et la convertir en facture

Étape 1 : Créer un devis

Au fur et à mesure que vous créez un devis, vous pouvez le personnaliser pour afficher seulement ce que vous voulez que votre client voie. Voici comment créer et personnaliser un nouveau devis:

1. Sélectionnez + Nouveau ou + Créer.
2. Sélectionnez Devis.
3. Sélectionnez + Ajouter un client. Sélectionnez ensuite un client dans le menu déroulant ▼. Ou, pour ajouter un nouveau client, sélectionnez +Ajouter, saisissez les renseignements sur le client et sélectionnez Enregistrer et fermer.
4. Sélectionnez le menu déroulant ▼ dans le champ Produit ou service et ajoutez les produits ou services au devis. Ou, pour ajouter un nouveau produit ou service, sélectionnez + Ajouter, saisissez les renseignements de votre produit ou service et sélectionnez Enregistrer et fermer. 
5. Si vous avez enregistré un taux pour votre produit ou service, il s’affiche automatiquement dans la colonne Montant. Ajoutez ou rajustez la quantité ou le montant au besoin. 
6. L’état par défaut d’un nouveau devis est « En attente ». Si vous devez modifier l’état, sélectionnez ⚙ Gérer, puis sélectionnez la liste déroulante En attente ▼ et choisissez un autre état.
7. Pour personnaliser le devis, sélectionnez ⚙ Gérer. Sélectionnez ensuite la liste déroulante ▼ dans la section que vous devez personnaliser pour développer les détails. Choisissez les renseignements qui s’affichent sur votre formulaire, puis activez ou désactivez les commutateurs dans chaque section.
   Note : Lorsque vous apportez des modifications, un aperçu s’affiche sur le formulaire.
8. Une fois que vous aurez terminé, sélectionnez Enregistrer.
9. Pour envoyer le devis à votre client par courriel, sélectionnez Réviser et envoyer. Modifiez ensuite le message électronique, au besoin, et sélectionnez Envoyer un devis.

Étape 2 : Mettre à jour un devisÉtat de

Lorsque vous envoyez un courriel à votre client un devis et qu’il accepte ou refuse devis directement à partir du courriel, QuickBooks met automatiquement à jour l’état de devis pour vous.

Ou, voici comment mettre à jour manuellement l’état du devis:

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Repérez le devis.
3. Dans la colonne Action, sélectionnez le menu déroulant▼ et ensuite Mettre à jour l’état.
4. Sélectionnez Accepté ou un autre état. Sélectionnez ensuite OK.

Conseil : Le devis sont des opérations non reportées. Ils n’auront aucune incidence sur vos documents comptables tant que vous n’aurez pas converti le(la) devis à une facture.

Étape 3 : Convertir un devis à une facture

1.  Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2.  Repérez le devis.
3.  Dans la colonne Action , sélectionnez Convertir en facture.
4. Sélectionnez l’option affichée dans la fenêtre Combien voulez-vous facturer?, puis sélectionnez Créer une facture.
5.  Apportez les modifications nécessaires à la facture.
6.  Si vous devez personnaliser des champs de facture, sélectionnez ⚙ Gérez et sélectionnez la liste déroulante ▼ dans la section que vous devez personnaliser. Activez ou désactivez ensuite les commutateurs pour modifier ce qui s’affiche sur la facture. Au fur et à mesure que vous apportez des modifications, un aperçu s’affiche sur le formulaire.
7. Lorsque vous êtes prêt, sélectionnez Enregistrer pour enregistrer la facture, ou sélectionnez Réviser et envoyer pour envoyer la facture par courriel à votre client.

Vérification ouverte devis

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Trouvez le devis. Conseil : Vous pouvez trier la façon dont les devis sont affichés en sélectionnant la date, le numéro, le client, le total ou l'état.

Vous pouvez également exécuter un rapport pour obtenir plus de détails :

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Cherchez et ouvrez le rapport Devis par client.
3. Sélectionnez votre période.

Cela vous donne le nom du client, le(la) devis le numéro, l’état et le numéro de la facture si elle a été convertie.

Supprimer un devis

Si votre client décide qu’il ne veut pas que vous fassiez le travail, il est préférable de changer le devis à Refusé plutôt que de le supprimer. (Voir Étape 2 : Mettre à jour un devisÉtat de.) Vous conservez ainsi une trace du devis dans vos dossiers pour une bonne tenue des livres.

Mais si vous avez créé un devis par erreur, vous pouvez simplement le supprimer :

1. Suivez ce lien pour suivre les étapes dans le produit
2. Repérez le devis.
3. Dans la colonne Action , sélectionnez la liste déroulante ▼, puis sélectionnez Supprimer.
4. Sélectionnez Supprimer pour confirmer.