Notions de base de la comptabilité infonuagique

Les logiciels de comptabilité infonuagiques sont une solution simple pour la tenue des livres des petites entreprises. De la collaboration au stockage sécurisé des données, découvrez la comptabilité infonuagique. QuickBooks en ligneest un logiciel de comptabilité infonuagique qui vous aide à prendre soin de vos finances et fait vos calculs pour vous.

La comptabilité infonuagique présente de nombreux avantages. N’étant plus lié à votre bureau, un logiciel de comptabilité infonuagique vous permet d’accéder à tous vos documents, peu importe où vous travaillez. Idéal pour les équipes virtuelles, tous vos comptables peuvent ouvrir une session et effectuer des mises à jour en temps réel.

Un logiciel de comptabilité en ligne comme QuickBooks offre plusieursfonctions de comptabilité infonuagiquedifférentesselon la taille et le type d’entreprise que vous possédez.

Qu’est-ce qu’un logiciel comptable infonuagique?

Les logiciels de comptabilité infonuagiques sont basés sur le « nuage » plutôt que d’être installés sur votre ordinateur de bureau ou tenus à jour manuellement dans les grands livres et les journaux. Le logiciel de comptabilité infonuagique est hébergé sur un serveur distant plutôt que sur un serveur dans les locaux de votre entreprise. Vos données comptables sont envoyées dans le nuage, traitées sur le serveur distant, puis renvoyées pour que vous puissiez y accéder.

Aucun des processus comptables ne se déroule sur votre ordinateur de bureau. L’application fonctionne entièrement dans le nuage. Cela vous évite d’avoir à installer et à gérer des logiciels sur plusieurs ordinateurs au sein de votre entreprise. Votre service de comptabilité ou de RH peut accéder à la même version du logiciel que vous et accéder aux données en temps réel dans votre compte.

Différences entre la comptabilité infonuagique et les systèmes comptables traditionnels

La comptabilité infonuagique et la comptabilité traditionnelle présentent quelques différences importantes. La comptabilité infonuagique est beaucoup plus flexible, car elle permet à toute personne ayant accès à votre compte infonuagique d’effectuer des calculs en temps réel à partir de n’importe quel appareil, n’importe où, à condition de disposer d’une connexion Internet.

Le personnel n’a pas besoin d’être sur un ordinateur spécifique pour faire son travail. En fait, les soldes indiqués dans vos écritures avec la comptabilité infonuagique ont un niveau élevé de précision, car beaucoup moins d’erreurs se produisent dans la comptabilité infonuagique que dans la comptabilité manuelle traditionnelle.

Avantages de la comptabilité infonuagique

Pour les nouvelles entreprises, repartir à zéro avec une solution infonuagique est aussi simple que de s’abonner. Toutefois, les entreprises bien établies devront planifier la migration afin de s’assurer que les données critiques sont conservées intactes et que tout continue de se dérouler sans problème.

Heureusement, les principaux fournisseurs de comptabilité infonuagique comme QuickBooks en ligne permettent une transition en douceur à partir de solutions de bureau traditionnelles. De nombreux propriétaires d’entreprise qui ont migré vers la technologie de comptabilité infonuagique ont signalé des économies de coûts et une plus grande efficacité dans les opérations quotidiennes.

La comptabilité infonuagique présente plusieurs avantages, notamment :

• Stockage sécurisé des données financières

La technologie de comptabilité infonuagique offre une méthode de stockage des données financières plus sûre que les logiciels de bureau. Les données sont régulièrement sauvegardées sur des serveurs à plusieurs endroits par le fournisseur SaaS, et il n’y a pas de disques durs physiques ou d’ordinateurs contenant des données sensibles qui peuvent être volés. Comme les renseignements financiers ne sont pas conservés sur place, les risques d’incendies et de catastrophes naturelles sont également réduits.

• Synchronisez les données automatiquement

Un logiciel de comptabilité infonuagique fait le gros du travail afin que vous puissiez consacrer votre temps à d’autres tâches commerciales importantes. Synchronisez automatiquement vos comptes bancaires afin de ne pas avoir à importer manuellement vos opérations ou à vérifier vos dépenses. Si 84 % des entreprises qui utilisent des logiciels infonuagiques réduisent leurs coûts d’application, c’est un bon indicateur qu’avec l’adoption de la comptabilité en ligne, vous le pouvez aussi.

• Payer au fur et à mesure de la croissance

Les petites entreprises connaissent souvent des problèmes de croissance, ce qui fait du choix d’un logiciel axé sur la croissance future une priorité pour beaucoup. Les logiciels de comptabilité infonuagiques permettent aux entreprises d’acheter ce dont elles ont besoin et d’augmenter leurs dépenses au fur et à mesure de leur croissance. Cela inclut l’ajout d’espace de stockage, d’utilisateurs et de fonctions avancées.

• Accès multi-utilisateur

Une fois que votre entreprise cherche à externaliser des tâches spécifiques, l’utilisation de la comptabilité infonuagique peut contribuer à la croissance de manière rentable et contrôlée. La fonction multi-utilisateurs de la comptabilité dans le nuage signifie que vous pouvez donner à différentes personnes l’accès à vos documents financiers et à votre processus de comptabilité, qu’elles peuvent accéder à distance.

Cela simplifie le flux des travaux et vous permet de poser des questions directement à votre conseiller ou à votre comptable, le tout en fonction des versions les plus récentes des documents. La fonction multi-utilisateur permet une communication rapide, une collaboration en équipe et moins d’allers-retours.

• Opérations immédiates

Les opérations de vente au détail saisissent électroniquement les opérations au fur et à mesure qu’elles se produisent, alors que vous pourriez seulement saisir vos opérations à la fin de chaque semaine ou toutes les deux semaines, selon la taille et le volume des ventes de votre entreprise. La comptabilité des petites entreprises dans le nuage vous oblige à garder votre entrée de données à jour.

Avec la comptabilité infonuagique en place, vous pouvez rapidement repérer un écart dans le flux de trésorerie ou voir si les clients abusent de votre demande de crédit. Les propriétaires d’entreprise qui placent simplement tous leurs reçus dans un tiroir pour les traiter à une date ultérieure pourraient ne pas déceler un problème potentiel avant qu’il ne soit trop tard.

Vous pouvez exécuter des rapports de solde ou des rapports de dépenses et obtenir un aperçu de la situation financière de votre entreprise à un moment donné. Les logiciels de comptabilité infonuagiques peuvent également effectuer les calculs pour différentes devises dans le cas où vous faites affaire avec des entreprises étrangères, en compensant les fluctuations des taux de change. Cela peut être chronophage et coûteux si vous ou votre service comptable devez croquer ces chiffres toujours fluctuants sur papier.

• Centralise vos tâches les plus importantes

Plusieurs aspects de vos opérations commerciales quotidiennes, comme la gestion des stocks, les factures, la paie et même une partie de la gestion de vos relations avec la clientèle peuvent tous être liés à votre logiciel comptable infonuagique. Économisez votre argent durement gagné – aucun logiciel distinct n’est requis.

De plus, ce qu’il y a de formidable avec les logiciels de comptabilité infonuagiques, c’est que les systèmes tiers s’intègrent de manière transparente à QuickBooks en ligne. Si votre entreprise utilise un format de type « minutes travaillées réelles », votre logiciel de suivi des heures travaillées peut s’intégrer à votre logiciel de comptabilité pour tenir des registres de paie exacts.

Vous pouvez essentiellement créer la suite d’outils logiciels de comptabilité avec vos applications préférées qui s’appliquent à votre entreprise.

• Conformité fiscale simplifiée

Vous devez rester conforme à l’ARC ou vous risquez des pénalités sévères. Les logiciels de comptabilité infonuagiques vous aident en vous montrant par exemple combien vous devez (même jusqu’à des factures spécifiques) ou combien vous avez payé en heures supplémentaires sur une taxe spécifique. Un logiciel de comptabilité infonuagique comme QuickBooks facilite considérablement la compilation des renseignements dont vous avez besoin pour produire un versement réussi.

• Outils d’analyse

Vous êtes-vous déjà demandé à quel point vos tâches professionnelles pourraient être plus faciles (et plus précises) si seulement vous aviez un conseiller financier personnel? Les applications de comptabilité infonuagique vous offrent non seulement des outils pour personnaliser vos propres rapports, mais aussi vous suggérer des rapports en fonction de votre type d’entreprise. Vous pouvez prendre de bonnes décisions financières lorsque vous avez une vue d’ensemble, tout comme si vous aviez votre propre conseiller.

Il y a un rapport que vous pouvez exécuter pour pratiquement toutes les questions que vous avez concernant la santé financière de votre entreprise. Vous vous demandez lesquels de vos clients ne vous ont pas encore payé? Exécuter un rapport Comptes clients.

• Précision

L’exactitude de vos chiffres est cruciale. Il y a toujours un risque de transposer des nombres ou des calculs erronés dans la comptabilité par saisie manuelle, mais les logiciels de comptabilité infonuagiques font les calculs pour vous. Le logiciel conserve également d’autres renseignements nécessaires, comme les stocks en main, les fournitures en main et les fournisseurs que vous utilisez pour quels produits. Vous devez poster quelque chose à un client? Même les adresses de vos clients sont conservées dans QuickBooks en ligne pour en faciliter l’accès en cas de besoin.

La comptabilité infonuagique convient-elle à votre entreprise?

De la plus petite laverie automatique du centre-ville à la plus grande entreprise Fortune 500, votre entreprise peut bénéficier de la mise en œuvre de la comptabilité infonuagique. Que vous ayez un employé ou 1 000 – même si vous êtes le seul employé – un logiciel de comptabilité infonuagique comme QuickBooks peut vous aider à gérer vos charges salariales, vos versements d’impôts et vos autres dépenses d’entreprise.

Combien cela coûte-t-il?

Les coûts peuvent varier considérablement d’un fournisseur de services de comptabilité infonuagique à l’autre. QuickBooks en ligneoffre un essai gratuit de 30 jours de son logiciel de comptabilité en ligne. Ce logiciel de comptabilité infonuagique en ligne offre les compatibilités de navigation habituelles, ainsi que des applications pour les appareils mobiles Android et iOS. La famille de programmes Intuit QuickBooks comporte différents niveaux, selon l’envergure de votre entreprise et la raison pour laquelle vous avez besoin du logiciel.

Les niveaux comprennent :

• Démarrage
• Standard
• Plus
• Avancé

Il existe également des versions de QuickBooks pour les travailleurs autonomes et même les sociétés.

L’avenir de la comptabilité infonuagique

Rien n’est immuable et de nouvelles technologies sont mises au point chaque jour qui auront une incidence sur l’avenir des petites entreprises canadiennes. Entre l’aide de l’IA et les intégrations continues, l’avenir des systèmes comptables infonuagiques est plus prometteur que jamais.

Apprentissage machine et IA

L’intelligence artificielle et les algorithmes d’apprentissage automatique commencent déjà à faire une différence dans la façon dont les petites entreprises canadiennes gèrent leur comptabilité dans les logiciels infonuagiques.

Comme les cabinets canadiens recueillent des volumes sans cesse croissants de données, un mécanisme de tri doit être utilisé pour en donner un sens et tirer des conclusions raisonnables. Avec les bons systèmes d’apprentissage machine, il devient possible non seulement de faire le suivi des revenus et des dépenses d’une seule entreprise, mais aussi de faire le suivi de ceux d’un secteur d’activité entier sur des décennies de données enregistrées et d’en tirer des projections probables. Cela a des applications évidentes pour les petites entreprises émergentes, ainsi que pour les entreprises canadiennes qui cherchent à concurrencer à l’étranger dans unenvironnement commercialpost-USMCA.

Une bonne IA comptable peut déjà utiliser sa capacité de traitement du langage presque humaine pour parcourir rapidement des milliers de documents et inventer certaines phrases clés – comme « dette » et « non durable » – pour arriver à des prédictions sur la santé financière de votre entreprise. entreprise.

Une autre façon dont l’intelligence artificielle peut aider à trier les documents comptables d’une entreprise consiste à établir des prédictions à long terme et spécifiques sur les clients, les clients ou les marchés qui posent plus de problèmes qu’ils n’en ont. Un système informatique intelligent peut passer au crible les différents signes de clients et d’employés problématiques et prédire lesquels sont susceptibles de devenir un casse-tête plus tard. Un bon système d’IA pourrait vous aider à déceler les problèmes potentiels dans des lieux géographiques particuliers et à faire le suivi de la relation entre les congés payés des employés et l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée de vos employés.

Intégration continue

L’intégration verticale d’applications compatiblesavec le logiciel fait déjà partie intégrante des systèmes logiciels infonuagiques. Pour de nombreux développeurs d’applications et de logiciels de comptabilité, de nombreux développeurs d’applications et de logiciels de comptabilité se consacrent à une intégration meilleure et plus transparente d’applications ayant des capacités différentes. Cette tendance ne peut que se poursuivre jusqu’à ce qu’une norme sur le marché en matière de compatibilité soit commune à toutes les applications et qu’une solution infonuagique soit disponible pour pratiquement tous les besoins qui pourraient survenir.

Une autre approche de l’intégration verticale est la superposition d’applications. Cela ressemble beaucoup aux offres groupées que les marchés d’applications verticaux proposent actuellement, mais avec une approche plus personnalisée qui permet à l’utilisateur de créer une solution de comptabilité infonuagique spécialement pour son entreprise.

Par exemple, si un petit cabinet comptable doit s’occuper des données financières d’une entreprise en démarrage, de la paie d’un client établi et d’une vérification de la sécurité des données pour un client ponctuel qui pourrait se transformer en contrat à long terme, il lui faudrait trois applications pour fournir une solution à leurs différents clients. Une solution idéale consiste à utiliser une application de paie standard associée à une application de financement, à un calculateur de taux d’intérêt ou de prêt et à un générateur de rapports pour le client de vérification.

L’approche par couches consiste à choisir une application spécifique pour chaque tâche, puis à les combiner dans l’application que vous êtes à l’aise d’utiliser. Bien que cela soit déjà possible grâce aux capacités d’intégration de QuickBooks en ligne, on peut affirmer que la superposition sera un aspect essentiel des systèmes infonuagiques de demain.

Prêt à vous lancer? Les applications de comptabilité de bureau sont peut-être sur le point de disparaître, alors la transition vers la comptabilité infonuagique est un choix judicieux. 5,6 millions d’entreprises utilisentQuickBooks. Rejoignez-les dès aujourd’hui pour aider votre entreprise à prospérer.