Notions de base de la comptabilité infonuagique

Un logiciel comptable infonuagique est une solution facile à la tenue de comptes des petites entreprises. De la collaboration au stockage sécurisé des données, découvrez la comptabilité infonuagique.QuickBooks en ligne est un logiciel de comptabilité infonuagique qui vous aide à prendre soin de vos finances et fait le calcul pour vous.

La comptabilité infonuagique offre de nombreux avantages. N’étant plus lié à votre bureau, le logiciel comptable infonuagique vous permet d’accéder à tous vos documents, peu importe d’où vous travaillez. Parfait pour les équipes virtuelles, tous vos comptables peuvent ouvrir une session et faire des mises à jour en temps réel .

Un logiciel de comptabilité en ligne comme QuickBooks offre plusieurs fonctions de comptabilité infonuagique selon la taille et le type d’entreprise que vous possédez.

Qu’est-ce qu’un logiciel comptable infonuagique?

Le logiciel comptable infonuagique est basé dans le « nuage » plutôt qu’installé sur votre bureau ou maintenu manuellement dans les grands livres et les journaux. Le logiciel de comptabilité infonuagique est hébergé sur un serveur distant plutôt que sur un serveur dans les locaux de votre entreprise. Vos données comptables sont envoyées dans le nuage, traitées sur le serveur distant, puis renvoyées pour que vous puissiez y accéder .

Aucun des processus de comptabilité ne se produit sur votre bureau. L’application fonctionne entièrement dans le nuage. Cela libère votre entreprise de l’installation et de la maintenance de logiciels sur plusieurs ordinateurs dans l’ensemble de votre entreprise. Votre service de comptabilité ou de RH peut accéder à la même version du logiciel que vous et aux données en temps réel de votre compte .

Différences entre la comptabilité infonuagique et les systèmes comptables traditionnels

La comptabilité infonuagique et la comptabilité traditionnelle présentent des différences importantes. La comptabilité infonuagique est beaucoup plus flexible, permettant à toute personne ayant accès à votre compte infonuagique de calculer des chiffres en temps réel à partir de n’importe quel appareil, n’importe où, à condition qu’il y ait une connexion Internet.

Le personnel n’a pas besoin d’être devant un ordinateur particulier pour faire son travail. En fait, les soldes reflétés par vos écritures avec la comptabilité infonuagique sont très précis, car beaucoup moins d’erreurs se produisent dans la comptabilité infonuagique que dans la comptabilité manuelle traditionnelle.

Avantages de la comptabilité infonuagique

Pour les nouvelles entreprises, repartir à zéro avec une solution infonuagique est aussi simple que de s’inscrire. Cependant, les entreprises établies devront planifier la migration afin de s’assurer que les données essentielles sont conservées intactes et que tout continue de fonctionner correctement.

Heureusement, les principaux fournisseurs de comptabilité infonuagique tels que QuickBooks en ligne permettent une transition en douceur des anciennes solutions de bureau traditionnelles. De nombreux propriétaires d’entreprise qui ont migré vers la technologie de comptabilité infonuagique ont signalé des économies de coûts et une plus grande efficacité dans leurs opérations quotidiennes.

La comptabilité infonuagique offre plusieurs avantages, notamment :

• Stockage sécurisé des données financières

La technologie de comptabilité infonuagique peut offrir une méthode plus sécuritaire de stockage de l’information financière que les logiciels de bureau. Les données sont régulièrement sauvegardées sur des serveurs situés à plusieurs endroits par le fournisseur SaaS, et il n’y a pas de disques durs ou d’ordinateurs contenant des données sensibles qui peuvent être volées. Comme l’information financière n’est pas conservée sur place, les risques d’incendie et de catastrophe naturelle sont également atténués.

• Synchroniser les données automatiquement

Un logiciel comptable infonuagique fait le gros du travail pour que vous puissiez consacrer votre temps à d’autres tâches importantes pour votre entreprise. Synchronisez automatiquement vos comptes bancaires pour ne pas avoir à importer les opérations ou à vérifier les dépenses manuellement. Si 84 % des entreprises qui utilisent des logiciels infonuagiques réduisent les coûts de leurs applications, c’est un bon indicateur qu’avec l’adoption de la comptabilité en ligne, vous le pouvez aussi.

• Payez à mesure que vous grandissez

Les petites entreprises connaissent souvent des difficultés de croissance, ce qui fait du choix de logiciels en fonction de leur croissance future une priorité pour plusieurs. Un logiciel comptable infonuagique permet aux entreprises d’acheter ce dont elles ont besoin et d’augmenter leurs dépenses au fur et à mesure de leur croissance. Cela comprend l’ajout d’espace de stockage, d’utilisateurs et de fonctions plus avancées.

• Accès multi-utilisateur

Une fois que vous atteignez un point où votre entreprise cherche à externaliser des tâches spécifiques, l’utilisation de la comptabilité infonuagique peut aider à évoluer de manière rentable et contrôlée. La fonction multi-utilisateur de la comptabilité infonuagique signifie que vous pouvez donner à différentes personnes l’accès à vos documents financiers et à votre processus de tenue de comptes, auxquels elles peuvent accéder à distance.

Cela simplifie le déroulement du travail et vous permet de poser des questions directement à votre conseiller ou à votre comptable, le tout en fonction des versions les plus récentes des documents. La fonction multi-utilisateur permet une communication rapide, une collaboration d’équipe et une réduction des allers-retours.

• Opérations immédiates

Les entreprises de vente au détail saisissent électroniquement les opérations au fur et à mesure qu’elles se produisent, alors que vous pourriez ne saisir vos opérations qu’à la fin de chaque semaine ou toutes les deux semaines, selon la taille et le volume des ventes de votre entreprise. La comptabilité des petites entreprises dans le nuage vous oblige à garder vos données à jour.

Avec la comptabilité infonuagique en place, vous pouvez rapidement repérer un écart dans le flux de trésorerie ou voir si les clients abusent de votre extension de crédit. Les propriétaires d’entreprise qui placent simplement tous leurs reçus dans un tiroir pour les traiter à une date ultérieure pourraient ne pas détecter un problème potentiel avant qu’il ne soit trop tard.

Vous pouvez exécuter des rapports de solde ou de dépenses et obtenir un aperçu financier de votre entreprise à tout moment. Un logiciel comptable infonuagique peut également traiter les calculs pour différentes devises dans le cas où vous faites affaire avec des entreprises étrangères, compensant ainsi les fluctuations des taux de change. Cela peut prendre beaucoup de temps et d’argent si vous ou votre service de comptabilité devez analyser ces chiffres toujours fluctuants sur papier.

• Centralise vos tâches les plus importantes

Plusieurs aspects de vos opérations commerciales quotidiennes, comme la gestion des stocks, des factures, de la paie et même une partie de la gestion des relations avec la clientèle, peuvent tous être liés à votre logiciel comptable infonuagique. Économisez votre argent durement gagné – aucun logiciel distinct n’est nécessaire.

De plus, l’avantage d’un logiciel comptable infonuagique est que les systèmes tiers s’intègrent harmonieusement à QuickBooks en ligne. Si votre entreprise utilise un format de type « minutes travaillées réelles », votre logiciel de suivi des heures travaillées peut s’intégrer à votre logiciel de comptabilité pour maintenir des registres de paie exacts.

Vous pouvez essentiellement créer une suite d’outils de comptabilité avec vos applications préférées qui s’appliquent à votre entreprise.

• Simplifiez la conformité fiscale

Vous devez demeurer conforme aux exigences de l’ARC, sinon vous risquez de lourdes pénalités. Un logiciel comptable infonuagique vous aide en vous montrant des choses comme le montant d’impôt que vous devez (même pour certaines factures) ou le montant des heures supplémentaires que vous avez payées pour un impôt en particulier. Les logiciels de comptabilité infonuagique comme QuickBooks facilitent grandement la compilation des renseignements dont vous avez besoin pour bien soumettre un paiement.

• Outils d’analyse

Vous êtes-vous déjà demandé à quel point les tâches de votre entreprise seraient plus faciles (et plus précises) si seulement vous aviez un conseiller financier personnel? Les applis de comptabilité infonuagique vous offrent non seulement des outils pour personnaliser vos propres rapports, mais elles vous suggèrent même des rapports en fonction du type d’entreprise que vous possédez. Vous pouvez prendre de bonnes décisions financières lorsque vous avez une vue d’ensemble, comme si vous aviez votre propre conseiller.

Il existe un rapport que vous pouvez exécuter pour pratiquement toutes les questions que vous avez concernant la santé financière de votre entreprise. Vous vous demandez lequel de vos clients ne vous a pas encore payé? Exécutez un rapport Comptes clients.

• Précision

L’exactitude de vos chiffres est cruciale. Il y a toujours la possibilité d’un nombre transposé ou d’erreurs de calcul dans la comptabilité par saisie manuelle, mais un logiciel comptable infonuagique fait les calculs pour vous. Et le logiciel conserve également d’autres renseignements nécessaires, comme les stocks en stock, les fournitures en stock et les fournisseurs que vous utilisez pour quels produits. Vous devez envoyer quelque chose à un client par la poste? Même les adresses de vos clients sont conservées dans QuickBooks en ligne pour un accès facile en cas de besoin.

La comptabilité infonuagique convient-elle à votre entreprise?

De la plus petite buanderie du centre-ville à la plus grande entreprise du classement Fortune 500, votre entreprise peut tirer parti de la mise en œuvre de la comptabilité infonuagique. Que vous ayez un employé ou 1 000 employés, même si vous êtes le seul employé, un logiciel de comptabilité infonuagique comme QuickBooks peut vous aider à gérer vos charges salariales, vos remises d’impôt et d’autres dépenses d’entreprise.

Combien cela coûte-t-il?

Les coûts peuvent varier considérablement selon les différents fournisseurs de services de comptabilité infonuagique.QuickBooks en ligne offre un essai gratuit de 30 jours de son logiciel de comptabilité en ligne. Ce logiciel de comptabilité en ligne infonuagique offre les compatibilités habituelles avec les navigateurs, ainsi que des applications pour les appareils mobiles Android et iOS. La gamme de programmes QuickBooks d’Intuit comprend différents niveaux, selon l’envergure de votre entreprise et les raisons pour lesquelles vous avez besoin du logiciel.

Les niveaux comprennent :

• Démarrage
• Standard
• Plus
• Avancé

Il existe également des versions de QuickBooks pour les travailleurs autonomes et même pour les entreprises de taille moyenne.

L’avenir de la comptabilité infonuagique

Rien ne reste éternellement pareil et chaque jour de nouvelles technologies sont développées qui auront une incidence sur l’avenir des petites entreprises canadiennes. De l’aide de l’IA aux intégrations continues, l’avenir des systèmes comptables infonuagique n’a jamais été aussi radieux.

Apprentissage automatique et IA

Dans la science-fiction, l’intelligence artificielle et les algorithmes d’apprentissage automatique commencent déjà à faire une différence dans la façon dont les petites entreprises canadiennes gèrent leur comptabilité dans un logiciel infonuagique .

Comme les cabinets canadiens recueillent des volumes de données sans cesse croissants, un mécanisme de tri doit être utilisé pour les comprendre et tirer des conclusions raisonnables. Avec les bons systèmes d’apprentissage automatique, il devient possible non seulement de faire le suivi des revenus et des dépenses pour une seule entreprise, mais aussi de faire le suivi de ceux de tout un secteur d’activité à travers des décennies de données enregistrées et d’en tirer des projections probables. Cela a des applications évidentes pour les petites entreprises montantes, ainsi que pour les entreprises canadiennes qui cherchent à soutenir la concurrence à l’étranger dans un post-USMCA environnement commercial.

Une bonne IA comptable peut déjà utiliser sa capacité de traitement du langage presque humaine pour parcourir rapidement des milliers de documents et trouver certaines phrases clés – comme « dette » et « non viable » – pour arriver à des prédictions sur la santé financière de votre entreprise .

L’intelligence artificielle peut également aider à trier les documents comptables d’une entreprise grâce à des prédictions à long terme et spécifiques sur les clients, les clients ou les marchés qui posent plus de problèmes qu’ils n’en valent la peine. Un système informatique intelligent peut passer au crible les divers signes de clients et d’employés problématiques et prédire ce qui deviendra probablement un casse-tête plus tard. Un bon système d’intelligence artificielle peut vous aider à déceler les problèmes potentiels dans des lieux géographiques particuliers et à faire le suivi des heures chômées et rémunérées des employés et de la conciliation travail-vie personnelle de vos employés.

Intégration continue

L’intégration verticale de applis compatibles avec un logiciel est déjà devenu une partie normale des systèmes logiciels basés sur le nuage. L’amélioration de l’intégration harmonieuse d’applications offrant différentes capacités est un projet continu pour de nombreux développeurs d’applications et de logiciels de comptabilité. Cette tendance ne peut que se poursuivre jusqu’à ce qu’une sorte de norme du marché en matière de compatibilité soit commune à toutes les applications et qu’une solution infonuagique soit disponible pour pratiquement tous les besoins .

Une autre approche de l’intégration verticale consiste à superposer les applications. Cela fonctionne un peu comme les offres groupées offertes actuellement sur les marchés d’applications verticales, mais avec une approche plus personnalisée qui permet à l’utilisateur de créer une solution de comptabilité infonuagique spécifiquement pour son entreprise .

Par exemple, si un petit cabinet comptable devait s’occuper des données financières d’une entreprise en démarrage, de la paie d’un client établi et d’une vérification de la sécurité des données d’un client ponctuel qui pourrait devenir un contrat à long terme, il lui faudrait trois types différents applis pour fournir une solution à leurs différents clients. Une solution idéale consiste à avoir une appli de paie standard associée à une appli de financement, un calculateur de taux d’intérêt/de prêt et un générateur de rapports pour le client de vérification .

L’approche en couches consiste à choisir une application spécifique pour chaque tâche, puis à les combiner dans l’application que vous utilisez à l’aise. Bien que cela soit déjà possible avec les capacités d’intégration de QuickBooks en ligne, on peut affirmer sans risque de se tromper que la superposition sera un aspect essentiel des systèmes infonuagiques de l’avenir .

Prêt à vous lancer? Les applications de comptabilité de bureau sont peut-être sur le point de disparaître, alors la transition vers la comptabilité infonuagique est un choix judicieux dès maintenant. 5,6 millions d’entreprises utilisent QuickBooks en ligne. Rejoignez-les dès aujourd’hui pour aider votre entreprise à prospérer.