Sept façons d’utiliser un logiciel comptable pour exploiter un restaurant

Lorsqu’il s’agit d’exploiter un restaurant, de nombreux facteurs doivent être pris en compte pour que l’entreprise continue de bien fonctionner. Comme propriétaire, vous devez veiller à ce que vos stocks d’ingrédients sont bien remplis, faire en sorte que quelqu’un gère vos fourneaux tous les jours et prévoir suffisamment d’employés pour couvrir le quart de milieu de journée, bien préparer les commandes des clients et payer vos cuisiniers et vos serveurs en échange de leurs services. Le rôle de jongleur de propriétaires de restaurants devient infiniment plus facile avec le logiciel de comptabilité de restaurant de QuickBooks. Cet article vous présente sept façons de tirer parti d’un logiciel comptable pour bien gérer votre restaurant.

Suivi des stocks

Une grande partie de l’argent que vous dépensez, comme propriétaire de restaurant, est consacrée à la nourriture et aux boissons. Il est donc essentiel que vous gériez bien vos stocks. Comme une grande partie de votre stock est périssable, vous devez trouver un équilibre délicat lorsque vous passez des commandes de nourriture pour vous assurer de ne pas en avoir trop ou pas assez à un moment donné.

Alors qu’un surplus de serviettes en papier ne pose pas vraiment de problème, une surabondance d’œufs ou de blancs de poulet dont la durée de conservation est limitée nuira à votre résultat net si le produit est gaspillé. Pour éviter de devoir constamment jeter des aliments avariés et périmés, les restaurateurs utilisent souvent un système de suivi des stocks pour vente unique.

Plutôt que de miser sur une prise d’inventaire une fois par année, comme c’est le cas pour de nombreuses entreprises, cette méthode nécessite des dénombrements de produits beaucoup plus fréquents. Avant de passer de nouvelles commandes, passez en revue les ingrédients qui se trouvent dans vos chambres-congélateurs et autres aires d’entreposage des aliments pour obtenir une vue d’ensemble exacte de vos stocks. Cela vous évitera de commander quatre nouvelles caisses de tranches de jambon alors que vous avez déjà plusieurs emballages en stock qui sont sur le point d’expirer.

De nombreux restaurants et autres entreprises ayant des stocks de denrées périssables choisissent d’utiliser la méthode « premier entré, premier sorti ». Cette méthode avantageuse vise la vente des stocks plus anciens avant d’utiliser ceux reçus plus récemment. Bien que cette méthode puisse vous aider à réduire la nécessité de jeter les aliments inutilisés, périmés et avariés, elle profite également à la marge de profit de votre petite entreprise lorsqu’il s’agit de calculer le coût des produits vendus (CPV). L’équation pour calculer le coût des marchandises vendues est la suivante :

Stock initial + stock acheté – stock final = CPV

Imaginez que vous commencez le mois avec 4 000 $ de denrées périssables et que vous achetez pour 3 000 $ de plus de produits durant le mois. Vous terminez le mois avec un stock de 2 000 $. Cela signifie que votre CPV pour le mois est de 5 000 $. Le CPV est considéré comme une dépense et réduit votre revenu brut. Étant donné que le gaspillage est inévitable, la tenue de registres détaillés de la valeur des produits inutilisés est utile lorsque vient la période des impôts. Le coût de ces produits périssables gonfle votre CMV, ce qui réduit le revenu imposable à la fin de l’année.

Une tenue de livres rigoureuse est impérative pour les restaurateurs, en particulier en ce qui concerne le suivi des stocks de denrées périssables. Un logiciel de comptabilité peut faciliter ce processus. En passant en revue les rapports sur les ventes, les stocks et les revenus passés, vous pourrez cerner des tendances et formuler des hypothèses raisonnables au moment de passer des commandes de produits alimentaires. Par exemple, vous pourriez remarquer que vos ventes de tartes aux bleuets triplent pendant les mois d’été. Cela vous amènerait donc à réduire vos commandes de tartes aux bleuets en hiver et à planifier une livraison supplémentaire à partir du mois de juin.

Suivi des ventes de produits alimentaires et de boissons

Courir rapports de ventes quotidiens à la fin de chaque jour ouvrable vous fournit de nombreux renseignements utiles. Les chiffres présentés dans ces rapports vous donnent un aperçu du rendement de votre restaurant pour un jour donné. En utilisant le bon logiciel pour votre restaurant, vous pouvez rapprocher les ventes quotidiennes avec les données des rapports de votre système de point de vente afin de réduire les risques d’erreurs. Vous avez également la possibilité de déterminer le montant des ventes de produits alimentaires et de boissons réalisées en une seule journée, un chiffre qui pourrait vous aider à cerner les problèmes qui doivent être résolus en matière de qualité des aliments ou de service.

Le rapprochement quotidien est une étape importante pour les propriétaires de petites entreprises. Rapprochez vos entrées et sorties d’argent quotidiennes pour déterminer si votre entreprise enregistre un excédent ou un déficit de caisse.

Les entrées d’argent comprennent généralement les montants suivants :

• Ventes de produits alimentaires
• Ventes de boissons
• Ventes d’articles
• Ventes de chèques-cadeaux
• Dépôts de clients pour des services de traiteur ou de banquet
• Taxe de vente perçue
• Pourboires de carte de crédit retenus

Les sorties d’argent comprennent généralement les montants suivants :

• Dépôts en espèces
• Dépôts par carte de crédit
• Rabais
• Repas gratuits
• Coupons utilisés
• Chèques-cadeaux utilisés
• Comptes clients

Une fois que vous avez additionné toutes les entrées et toutes les sorties d’argent, vous pouvez soustraire les sorties des entrées. Un solde négatif indique un déficit de trésorerie, tandis qu’une valeur positive indique un excédent de trésorerie. Idéalement, le résultat du rapprochement devrait être le plus proche possible de zéro chaque jour.

Au fil du temps, les rapports de ventes quotidiennes que vous exécutez deviennent des données historiques qui vous aident à prendre des décisions et à déterminer si certains changements sont nécessaires. Si les ventes de produits alimentaires et de boissons sont constamment faibles les dimanches après-midi, vous pourriez envisager de modifier vos heures d’ouverture pour la fin de semaine ou de réduire vos effectifs à l’horaire pour ce quart en particulier.

Imaginez que vos ventes de boissons alcoolisées sont 30 % inférieures le mercredi soir par rapport à n’importe quel autre soir de la semaine. Grâce à cette information, vous pourriez stimuler les ventes en proposant un menu promotionnel en formule 5 à 7 ou en offrant des bières en fût à prix réduit les mercredis soirs. Toutes ces décisions de gestion découlent de rapports précis sur les ventes quotidiennes, et un logiciel de comptabilité pour petits restaurants vous aide à tenir des registres diligents et à consulter les chiffres des ventes à tout moment.

Synchronisation avec vos applications de point de vente

L’utilisation de systèmes de point de vente pour petits restaurants avec votre logiciel de comptabilité permet de relier de nombreux aspects de vos activités. Les applications de point de vente aident à simplifier les opérations de première ligne grâce à une foule de fonctions intuitives. Elles permettent, par exemple, aux serveurs de saisir les commandes de chaque table à partir d’une tablette pour les envoyer aux cuisines simplement en appuyant sur un bouton.

Les programmes d’aménagement de salle à manger permettent à votre hôte ou hôtesse de surveiller l’ensemble du restaurant à partir d’un seul écran, de calculer les temps d’attente pour obtenir une table, de faire le suivi des réservations et de gérer les listes d’attente. Des applications permettent aussi aux caissiers de diviser les factures des clients, d’utiliser des programmes de fidélisation des clients réguliers et d’accepter les paiements en espèces ou par carte de crédit.

Les avantages s’étendent même à vos cuisines, grâce à l’affichage de billets numériques et d’alertes de stocks bas pour les produits alimentaires. Les applications d’intégration de la livraison et les systèmes de commande en ligne vous aident à développer votre entreprise afin que vous puissiez atteindre un public encore plus large, tandis que les systèmes de bar vous permettent de suivre les consommations des clients, de générer leurs factures et de surveiller les ventes d’alcool.

S’ils sont utilisés efficacement, les systèmes de point de vente fonctionnent de pair avec votre logiciel comptable pour assurer la continuité des opérations de votre restaurant. Les commandes de traiteur enregistrées dans le système peuvent être synchronisées avec un logiciel de facturation gratuit pour remettre une facture au client.

Les rapports générés à la fin de chaque quart de travail vous informent du montant des pourboires payés par carte de crédit qui est dû à chaque serveur. Si plusieurs serveurs saisissent des commandes de poutines, par exemple, le système de gestion des stocks de votre restaurant peut vous alerter instantanément si votre stock de pommes de terre est dangereusement bas, ce qui vous permettra de soumettre une commande à recevoir le lendemain afin d’éviter de manquer de stocks.

La comparaison des ventes quotidiennes de boissons saisies dans votre système de point de vente avec un logiciel de gestion des stocks d’alcool vous permet de surveiller facilement votre espace de bar et de remarquer facilement lorsque vos employés versent trop d’alcool ou offrent des boissons gratuitement.

Gestion des dépenses d’exploitation et des comptes fournisseurs

Pour garder les portes de votre restaurant ouvertes, il ne vous suffit pas de servir de délicieux plats, d’embaucher des serveurs sympathiques et de percevoir les paiements des clients. L’exploitation d’une petite entreprise entraîne de nombreuses dépenses.

D’abord, il y a les dépenses d’occupation, qui comprennent, notamment, le coût du loyer, l’assurance sur l’immeuble, les impôts fonciers et les services de conciergerie, ainsi que les réparations et l’entretien de l’immeuble, et les paiements de services publics. Les dépenses liées à la main-d’œuvre comprennent les salaires de vos employés ainsi que les paiements d’avantages sociaux, comme les primes d’assurance-maladie ou les rabais offerts aux employés.

Les autres dépenses d’exploitation à prendre en compte comprennent les licences et les permis, la réparation et l’entretien de l’équipement, les coûts de marketing, les frais d’uniformes, l’impression de menus et les fournitures de bureau. Vous devrez peut-être aussi comptabiliser les paiements par Internet et par téléphone, les frais bancaires et de carte de crédit, les frais de droits musicaux et de représentation, les frais d’intérêts et les charges d’amortissement.

Le plan comptable de votre restaurant catégorise tout l’argent que vous recevez et que vous payez en séparant les opérations en revenus, en dépenses, en actifs, en passifs, en CPV et en capitaux propres. À partir des documents comptables de votre restaurant, vous pouvez créer un plan comptable propre à votre entreprise et l’intégrer à son logiciel comptable.

Au fur et à mesure que vous saisirez des opérations (par exemple, des dépenses d’exploitation), elles s’inscriront dans votre plan comptable en conséquence, ce qui vous permettra de créer des états financiers plus tard, y compris des états de flux de trésorerie, des bilans et des états des résultats.

Le terme « comptes fournisseurs » fait référence au processus de paiement de vos fournisseurs. En utilisant le logiciel QuickBooks pour les petits restaurants, vous pouvez faire en sorte que les factures soient payées avec exactitude et à temps, afin qu’il n’y ait jamais d’interruption de service ou d’expédition. Avant de saisir les factures dans votre logiciel comptable et de les payer, effectuez toujours un rapprochement à trois facteurs.

Vérifiez l’exactitude du bon de commande de votre restaurant, du bordereau de réception de votre restaurant et de la facture du fournisseur. Assurez-vous que votre restaurant a reçu la commande entière, vérifiez que les quantités et les descriptions de produits correspondent, et confirmez que le total dû au fournisseur est exact. Si tout est en règle, saisissez la facture à payer au fournisseur.

Votre logiciel comptable comptabilise la dépense de manière appropriée dans votre plan comptable et génère un chèque ou un paiement électronique au fournisseur pour un paiement rapide. Veillez à vérifier les modalités de paiement du fournisseur en question. Certains fournisseurs peuvent exiger un paiement dans les 10 jours, tandis que d’autres peuvent vous donner jusqu’à 30 jours ou plus. Établissez un échéancier pour votre processus de comptes fournisseurs, qu’il soit hebdomadaire ou bihebdomadaire, afin d’éviter que les factures ne s’accumulent et d’assurer une relation d’affaires positive avec vos fournisseurs.

Traitement des opérations de paie

Vos employés sont le cœur de votre restaurant, il est donc essentiel qu’ils soient heureux et bien payés. La gestion de la paie comprend bien plus que le versement de la paie et le suivi des heures travaillées. Vous devez également penser aux retenues, aux avantages sociaux, aux heures supplémentaires, aux cotisations sociales et plus encore. Pour commencer, veillez à ouvrir un compte auprès de l’Agence du revenu du Canada (ARC) et de Revenu Québec (si vous êtes au Québec) afin de pouvoir verser vos retenues.

Les retenues applicables comprennent l’impôt sur le revenu ainsi que votre part des cotisations au Régime de pensions du Canada (RPC)/Régime des rentes du Québec (RRQ) et à l’assurance-emploi pour vos employés. Pour calculer avec précision la responsabilité fiscale et les retenues sur la paie de chaque employé, demandez à tous vos travailleurs de fournir leur numéro d’assurance sociale (NAS) et de remplir le formulaire TD1, Déclaration des crédits d’impôt personnels, ou le formulaire TP-1015.3, Déclaration pour la retenue d’impôt (au Québec).

Avec QuickBooks en ligne fonctions de paie, il est encore plus facile de traiter la paie, que votre entreprise paie ses employés chaque semaine, toutes les deux semaines ou même mensuellement. Le logiciel comptable vous permet d’enregistrer les renseignements de chaque employé, y compris son NAS et son pourcentage de retenues sur la paie, afin que chaque travailleur soit bien rémunéré au taux horaire, au taux des heures supplémentaires ou au salaire approprié, et que les retenues et les impôts à verser sont évalués avec exactitude.

Le système de paie peut également faire le suivi des heures de vacances annuelles, des congés de maladie et des paiements connexes pour chaque employé. De plus, l’utilisation d’un logiciel comptable facilite le calcul des impôts et des retenues sur les chèques de paie de vos employés, et aide à générer le montant total des cotisations sociales que votre petite entreprise doit verser à l’ARC ou à Revenu Québec.

Enfin, le logiciel vous permet de générer des chèques pour chacun de vos employés afin de leur remettre en mains propres, de le leur poster ou de leur offrir un paiement par dépôt direct, selon leurs préférences. À tout moment du processus de paie, vous pouvez exécuter des rapports pour répondre à vos besoins en matière de comptabilité, par exemple si vous avez besoin de connaître le coût total de la paie pour les employés de la salle à manger, les cuisiniers ou la direction.

Horaires des employés

Dans le secteur de la restauration, peu de choses sont aussi stressantes que de se lancer dans la cohue du dîner en sachant que le nombre d’employés sur le plancher n’est pas suffisant. C’est pourquoi la planification est une tâche très importante pour la gestion des petits restaurants. Les applications d’établissement des horaires simplifient le processus, en plus de pouvoir être synchronisés avec votre logiciel comptable QuickBooks en ligne pour créer des rapports exhaustifs.

L’établissement des horaires semble souvent compliqué : il faut suffisamment d’employés pour assurer le bon déroulement des opérations, mais pas trop, car cela fait augmenter les coûts salariaux. Vous devez également tenir compte des demandes de congé et vous préparer pour les rappels. Grâce aux rapports de ventes générés par votre logiciel comptable pour petite entreprise, vous pourrez savoir que le petit-déjeuner buffet du dimanche matin attire un grand nombre de clients.

Vous pouvez utiliser cette information à des fins de planification, en veillant à inscrire suffisamment d’hôtesses, de serveurs, de caissiers, de cuisiniers, de plongeurs et de commis débarrasseurs à l’horaire pour couvrir adéquatement le quart de travail. Si vous synchronisez ces applications de planification avec votre logiciel comptable, elles alimenteront votre système de paie pour faciliter le traitement des chèques de paie sans qu’il soit nécessaire de saisir manuellement les fiches de présence des employés.

L’utilisation d’une application de planification des horaires conjointement avec votre logiciel de comptabilité améliore également la communication avec vos employés. Une fois que vous avez créé votre horaire de travail hebdomadaire, vous pouvez le publier en ligne pour que les employés le consultent à distance. Bon nombre d’applications permettent aux employés de soumettre des demandes de congés pour approbation, et certaines permettent aux travailleurs d’échanger leurs quarts de travail entre eux.

Elles vous permettent aussi d’envoyer des alertes ou des notifications à tous les employés ou à un groupe restreint de travailleurs. Si un employé vous avise de son absence pour le prochain quart de travail, vous pouvez proposer les heures disponibles au plus offrant afin de trouver un remplaçant volontaire rapidement. Les travailleurs peuvent pointer leur arrivée et leur départ facilement, même à distance, ce qui est pratique si certains d’entre eux travaillent ailleurs, par exemple si votre restaurant offre des services de traiteur ou si vous avez aussi un camion-restaurant. Si certains employés sont sur le point de faire des heures supplémentaires, vous recevrez une alerte afin d’éviter que les coûts salariaux ne soient trop élevés.

Exécution de rapports personnalisés

Si vous saisissez des renseignements exhaustifs et exacts dans votre logiciel comptable, vous pourrez générer une gamme infinie de rapports utiles pour vous aider à prendre des décisions éclairées et à gérer efficacement votre petite entreprise. L’analyse d’un seul rapport peut vous amener à apporter des modifications au menu, au personnel ou à la gestion qui peuvent augmenter votre résultat net et améliorer vos opérations.

Grâce à QuickBooks, il est facile de transmettre des états financiers et d’autres rapports avec les personnes qui doivent les consulter. Qu’ils soient générés à une fréquence quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou annuelle, vous pouvez programmer des rapports et les envoyer par courriel à votre comptable, à vos associés ou à vos collègues. Apprenez à connaître certains des rapports financiers que vous pouvez générer avec votre logiciel de comptabilité de restaurant et découvrez comment les utiliser à votre avantage.

Un état des résultats, également appelé état des résultats d’exploitation, état des revenus ou état des résultats, sert à vérifier la rentabilité de votre restaurant. Ce rapport, souvent préparé chaque trimestre ou chaque année, résume les revenus, les coûts et les dépenses de votre entreprise pour la période ciblée.

Vous n’avez qu’à soustraire les dépenses et les coûts des revenus pour connaître votre revenu net. Vous pouvez utiliser ce rapport pour cerner des possibilités de réduire certains coûts ou décider des moyens d’augmenter les revenus du restaurant. Comparez l’état des résultats avec votre plan de dépenses budgétisé pour cibler les écarts entre vos prévisions et la réalité.

Le bilan catégorise et répertorie les actifs, les passifs et les capitaux propres. Il est parfois aussi appelé état de la situation financière. Cet état financier important vous offre un aperçu de votre situation financière. Vous pouvez générer ce rapport à tout moment pour un aperçu à jour de votre entreprise.

Les actifs comprennent, notamment :

• les liquidités;
• les comptes clients;
• Stock
• les immobilisations corporelles.

Les passifs comprennent, notamment :

• les dettes à long terme;
• les salaires à payer;
• les prêts bancaires;
• le loyer;

Les capitaux propres correspondent à l’argent attribué au propriétaire. Sur le bilan, la formule suivante est toujours vraie :

passifs + capitaux propres = actifs

Utilisez ce rapport pour analyser les liquidités de votre petite entreprise et déterminer la valeur nette de votre restaurant. Comme son nom l’indique, l’état des flux de trésorerie (ou tableau des flux de trésorerie) permet de faire le suivi des entrées et des sorties d’argent de votre restaurant. En générant ce rapport, vous pouvez connaître le montant d’argent qui vous est disponible à un moment donné. L’état des flux de trésorerie est divisé en trois catégories, soit les flux de trésorerie d’exploitation, d’investissement et de financement.

Les flux de trésorerie d’exploitation peuvent inclure les comptes fournisseurs, la dépréciation et les éléments prépayés, tandis que les flux de trésorerie d’investissement comprennent les dépenses en immobilisations corporelles. Les flux de trésorerie de financement comprennent les dettes, les capitaux et les dividendes. Ce rapport vous aide à déterminer si vos fonds sont suffisants pour faire croître votre entreprise.

L’état des bénéfices non répartis, également appelé état des capitaux propres ou état de la variation des capitaux propres, présente un intérêt particulier pour les propriétaires de restaurants, car il mesure leur contribution financière à l’entreprise.

Il repose sur la formule suivante :

 capital de départ + cotisations supplémentaires + revenu net – retraits = nouveau capital

Le nouveau montant des capitaux représente les capitaux propres à la fin de la période ciblée. En soustrayant les capitaux de départ du nouveau montant des capitaux propres, vous obtiendrez la variation des capitaux propres.

Un rapport sur les revenus peut avoir des visées prévisionnelles pour votre restaurant et vous permettre de créer des projections financières. Ce rapport utilise des données historiques sur vos ventes pour prédire le revenu total pour une période donnée, ainsi qu’un nombre approximatif de tables à servir et de reçus à produire. Cet outil intuitif permet également de calculer le revenu moyen par table et par client. Vous pouvez utiliser ces chiffres pour établir des objectifs de vente raisonnables pour le restaurant ou les serveurs et pour planifier des campagnes de marketing. Les projections qui en découlent peuvent également être utilisées pour montrer aux investisseurs potentiels ce que votre restaurant est capable de gagner.

Une fois votre entreprise de restauration lancée, un rapport sur les coûts de démarrage peut vous aider à établir un budget et à vous assurer de rester sur la bonne voie en matière de dépenses. Les coûts de démarrage couvrent tout et s’additionnent rapidement, du loyer, des licences, des assurances et des frais juridiques à l’achat de l’équipement de cuisine, aux tables, aux stocks d’ingrédients et aux salaires du personnel. Vous devez également tenir compte des frais de publicité, de promotions et de services publics. Le rapport sur les coûts de démarrage montre aux nouveaux propriétaires d’entreprise de quelles manières ils dépensent leur capital de démarrage afin qu’ils puissent savoir à quoi s’en tenir et que leur restaurant puisse ouvrir à temps et sans dépasser son budget.

Pour assurer le succès des activités de votre petite entreprise, vous devez participer à tous les aspects de l’exploitation, que ce soit en cuisines ou en salle à manger, en passant par les ventes en espèces et le paiement des fournisseurs. En utilisant un logiciel comptable pour votre restaurant, vous garderez plus facilement une longueur d’avance sur vos finances et un œil sur l’ensemble de vos activités. L’accès à distance vous offre même la possibilité de gérer votre restaurant à la maison ou ailleurs, ce qui vous permet de réduire le nombre d’heures que vous passez au restaurant tout en vous assurant que tout se passe bien.

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