La balance de vérification est un état comptable utilisé dans un système de comptabilité en partie double. Le rapport produit le total de tous les débits et crédits et est utilisé pour cerner les erreurs d’enregistrement. Il est souvent préparé à la fin de la période comptable, une fois que plusieurs enregistrements ont été inscrits. La création, la mise à jour et le rapport de la balance de vérification sont une fonction commune et automatisée des logiciels comptables modernes.
Comprendre la balance de vérification
La balance de vérification est présentée d’une manière particulière. La liste des comptes est affichée à gauche. Ces comptes peuvent être ordonnés par type de compte (ordre des biens suivi par les obligations et par le revenu, par exemple). Toutefois, ces comptes ne sont pas agrégés par la classification et leur information est mélangée. Vers la droite, une colonne agrège le débit de chaque compte, suivie par une colonne qui agrège le solde créditeur de chaque compte. Le total des deux colonnes est indiqué au bas du rapport; si les deux totaux ne sont pas égaux, une erreur de saisie est enregistrée.
Balance de vérification rajustée
La balance de vérification rajustée peut refléter les changements apportés à une balance de vérification initiale. Ceci est représenté par l’ajout de colonnes à la droite du rapport. Deux colonnes sont ajoutées : une affichant les changements de débits et une autre, les changements de crédits. Un nouveau total général est calculé dans les nouvelles colonnes. Utilisez la balance de vérification rajustée durant la période de clôture mensuelle en fonction du travail enregistré dans les relevés.
Les avantages de la balance de vérification
La balance de vérification est principalement utilisée pour repérer les erreurs. Les erreurs de logiciel dans l’enregistrement ou les écritures de journal seront trouvées si les deux côtés du journal comportent des erreurs de saisie. La balance de vérification est utilisée pour préparer les écritures d’ajustement; une fois les ajustements effectués, une nouvelle balance de vérification, qui inclut les nouvelles colonnes montrant les changements apportés, est générée. Par conséquent, la balance de vérification peut être utilisée pour faire le suivi des modifications de comptes en particulier. De plus, elle peut facilement déterminer la présence d’une activité enregistrée dans des comptes qui ne sont pas à utiliser.
Un autre élément principal de la balance de vérification est sa facilité à présenter l’information. Il s’agit d’un lieu où tous les comptes sont présentés en un seul endroit avec tous les soldes. Cette information est utilisée pour préparer les états financiers. Utilisez une balance de vérification pour vérifier le solde des comptes et pour vous assurer que les soldes finaux sont raisonnables et déclarés correctement.
Les limites de la balance de vérification
À certains égards, la balance de vérification a ses limites. Elle ne cerne pas les erreurs précises; elle indique tout simplement si le solde total est correct ou incorrect. De plus, la balance de vérification vérifie seulement les totaux agrégés, elle n’est donc pas en mesure d’identifier si les écritures de journal sont inscrites avec des montants erronés des deux côtés. Par exemple, supposons qu’un rajustement manuel est effectué et le montant utilisé est de 500 $ en débit et crédit. Toutefois, le montant devrait être de 300 $. La balance de vérification ne sera pas en mesure de cerner cette erreur de 200 $.
