Performance prévue et performance réelle : comment effectuer une analyse des écarts

Vous savez probablement déjà que plusieurs aspects des activités d’une entreprise ne se déroulent pas toujours exactement comme prévu. C’est une réalité dans toutes les entreprises, à tel point que l’analyse des écarts est essentielle. L’analyse des écarts permet d’étudier la différence entre la performance prévue et la performance réelle.

Lorsqu’il s’agit de mesures de performance, l’écart montre la différence entre ce que vous produisez et ce que vous aviez prévu dans votre budget. Outil précieux de la comptabilité de gestion, cette méthode vous permet de comprendre les fluctuations du chiffre d’affaires et vous aide à trouver un moyen d’améliorer vos résultats. Il existe de nombreux types d’écarts, mais la plupart des petites entreprises préfèrent se concentrer uniquement sur les types d’écarts pertinents pour leur domaine. De même, la méthode présente quelques problèmes qui empêchent certaines entreprises de se fier à l’analyse des écarts.

Mesures de l’analyse des écarts

Comme l’analyse des écarts évalue la différence entre les chiffres prévus et les chiffres réels, vous pouvez l’appliquer à pratiquement tous les aspects de votre entreprise. Cette méthode vous permet de comprendre les principaux facteurs d’un projet. Voici quelques exemples :

• L’écart sur volume des ventes mesure les variations de bénéfices résultant des ventes prévues au budget par rapport aux ventes réelles.
• L’écart sur composition des ventes mesure les variations de bénéfices qui découlent de la répartition des ventes de produits.
• L’écart de coût direct de matière analyse la différence entre le coût réel des matières directes et le coût standard des achats de votre entreprise.
• L’écart sur taux de main-d’œuvre directe met en évidence les différences entre le coût réel et le coût standard de la main-d’œuvre que vous utilisez.
• L’écart sur capacité et efficacité des coûts indirects fixes mesure la différence entre les frais généraux fixes de production prévus et réels.

Explication de l’analyse des écarts

Pour avoir une idée de la façon de calculer l’écart, supposez que vous examinez deux projets commerciaux récemment achevés. Vous souhaitez déterminer l’écart entre le nombre d’employés prévu et le nombre réel d’employés nécessaires pour chacun des projets. Pour le projet A, vous aviez prévu dix employés au budget, mais en fin de compte, le projet n’a nécessité que sept employés. Pour le projet B, vous aviez prévu huit employés au budget, mais il a nécessité douze travailleurs. Ces calculs révèlent l’écart entre les deux projets :

• Écart du projet A = ((prévu - réel)/réel) = ((10 - 7)/10) = 0,3 ou 30 %
• Écart du projet B = ((prévu - réel)/réel) = ((8 - 12)/8) = -0,5 or -50 %
• Le projet A présente un écart positif, ce qui indique que sa performance réelle nécessitait moins de ressources que sa performance prévue au budget. Le projet B, en revanche, présente un écart négatif, ce qui montre qu’il a nécessité plus de ressources que prévu au budget. Dans la plupart des cas, les écarts négatifs indiquent la nécessité d’une analyse plus approfondie et d’améliorations pour les ramener du côté positif.

Fonctions et importance de l’analyse des écarts

L’analyse des écarts aide les entreprises à planifier, à créer des normes et à utiliser des indices de référence. De plus, elle agit comme un mécanisme de contrôle qui met en évidence les écarts opérationnels. Vous devez toujours effectuer une analyse des écarts à la fin d’un projet, et cette mesure fonctionne mieux si vous l’effectuez régulièrement afin de pouvoir corriger le tir si votre budget ne suit pas la bonne direction. Enfin, puisque cette analyse requiert des données précises, elle contribue à garantir des pratiques comptables responsables et exactes.

Quelques causes d’écart

Parmi les causes courantes d’écart, citons les procédures inappropriées, les mauvaises conditions de travail, l’équipement inadéquat, les erreurs de mesure, les accidents, le mauvais entretien de l’équipement, les pannes informatiques, et même la circulation, les conditions météorologiques ou les catastrophes naturelles. Votre petite entreprise a un certain contrôle sur quelques-unes de ces causes, d’où l’importance de trouver des moyens de susciter des changements qui améliorent vos résultats. En revanche, les écarts dus à des événements indépendants de la volonté de votre entreprise sont plus difficiles à anticiper et à corriger.

Problèmes liés à l’analyse des écarts

Si l’analyse des écarts peut vous aider à éliminer les problèmes de votre petite entreprise qui entraînent des résultats négatifs, elle présente également des inconvénients qui empêchent certaines entreprises de trop s’y fier. Étant donné que l’analyse ne peut être effectuée qu’après coup, le décalage dans le temps retarde également le retour d’information et la correction des problèmes dans les environnements de fabrication et de service au rythme rapide. De même, les données requises ne résident pas dans les informations comptables, mais dans les factures, les relevés d’heures supplémentaires et autres dossiers similaires. Ainsi, les employés doivent passer beaucoup de temps à trier les données pour trouver la source des problèmes clés. Enfin, comme l’analyse des écarts compare les résultats réels à des normes arbitraires, les informations qui en résultent ne seront pas nécessairement utiles à votre petite entreprise.

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