Comment organiser votre plan comptable

Un plan comptable ressemble beaucoup au jeu Jenga. Si vous retirez un bloc d’une section de votre entreprise, vous devez le rajouter ailleurs.

Par définition, les systèmes comptables ont un grand livre général dans lequel vos comptes d’actif (ce que vous possédez) correspondent à vos comptes de passif (ce que vous devez).

Bien qu’elle soit utile en théorie, elle est difficile à mettre en œuvre dans les faits. Comme les actifs à court terme ne correspondent jamais tout à fait aux passifs à court terme, les comptables utilisent souvent d’autres types de comptes qui servent de « blocs Jenga manquants » pour s’assurer quegrand livre général exact.

Pour mieux comprendre lebilanet d’autres états financiers pertinents, vous devez d’abord comprendre les composants d’un plan comptable. Savoir comment organiser l’organigramme de votre entreprise peut vous aider à accéder plus facilement aux données financières.

En quoi consiste le plan comptable?

Le plan comptable est une liste des numéros de compte et des noms pertinents pour votre entreprise. Un plan comptable compte généralement quatre catégories. Les quatre principaux groupes dans un plan comptable standard sont :

• Comptes d’actifs
• Comptes de passif
• Comptes de revenus
• Comptes de dépenses

Dans chaque catégorie, des lignes de formulaire permettent de distinguer les comptes. Chaque poste représente un compte dans chaque catégorie.

Certains peuvent également afficher des comptes de capital dans le diagramme de leur entreprise. Un compte capital est une représentation de tout ce qui reste après la comptabilisation de toutes les charges d’exploitation et comptes de revenus.

Voici un bref aperçu de ces quatre comptes spécifiques généralement associés au plan comptable.

Comptes d’actifs

Vos comptes d’actifs incluront tout ce que vous possédez qui a une valeur, comme un bâtiment, un terrain, de l’équipement, des véhicules, des objets de valeur et des stocks. Malheureusement, il est possible que vos actifs ne soient pas aussi beaux dans votre plan comptable que sur le site Web d’un agent immobilier. Les comptes d’actifs peuvent être déroutants, car ils font non seulement le suivi de ce que vous avez payé pour la propriété, mais aussi de la dépréciation.

Les comptes d’actifs comprennent également les liquidités, comme votre compte chèques et d’autres comptes bancaires. Les comptes d’actifs supplémentaires pourraient être des comptes clients et des effets à recevoir. Le plan comptable rationalise divers comptes d’actifs en les organisant en postes afin que vous puissiez facilement faire le suivi de plusieurs composants.

Comptes de passif

Les comptes de passif comprennent des éléments tels que les prêts bancaires, les hypothèques, les prêts personnels, les billets à ordre, l’impôt sur le revenu à payer, les cotisations sociales, les soldes de cartes de crédit et vos factures à payer, que la plupart des comptables classent dans les comptes fournisseurs.

Lorsque vous saisissez un prêt dans le tableau de votre entreprise, vous devez vous assurer de n’inclure que le montant du prêt. Consignez seulement le montant du capital et oubliez les intérêts dus. Lorsque vous effectuez chaque paiement mensuel et que vous saisissez le paiement dans votre système comptable, vous répartissez le paiement en un montant soustrait de ce que vous devez et en un montant d’intérêts payés, qui sera versé dans un compte de dépenses.

Comptes de revenus

Les revenus ont tendance à être la catégorie que les propriétaires d’entreprise sous-utilisent le plus. La plupart des nouveaux propriétaires commencent par une ou deux grandes catégories, comme « ventes » et « services ». Bien que certains types de revenus soient faciles et peu coûteux à générer, d’autres demandent des efforts, du temps et des dépenses considérables. Il est judicieux de créer des postes distincts dans votre plan comptable pour différents types de revenus.

Plutôt que de regrouper tous vos revenus dans un seul compte, envisagez vos différentes activités rentables et triez-les par type de revenu. Lorsque vous pouvez voir quels lieux ou quels événements attirent le plusflux de trésorerie, vous pouvez gérer votre entreprise de manière plus judicieuse.

Par exemple, imaginez que vous avez un magasin qui vend une variété d’articles. Dans votre plan comptable, vous pourriez créer des postes pour « revenus provenant de la vente de produits alimentaires » et « revenus provenant de la vente de livres comptables ». Vous pouvez ensuite comparer les niveaux de profit et le coût des produits vendus, ce qui vous permet de mieux déterminer votre santé financière. Lorsque vous établissez cette catégorie, tenez compte de tout ce qui rapporte de l’argent à l’entreprise, y compris des éléments tels que les intérêts créditeurs.

Comptes de dépenses

Les comptes de dépenses représentent l’argent que vous avez dépensé. Par exemple, si vous êtes locataire, l’argent est transféré de votre compte de caisse vers le compte de dépenses de location. Les comptes de dépenses vous permettent de faire le suivi de l’argent que vous n’avez plus.

C’est aussi une bonne idée de répartir les dépenses dans des comptes distincts. Par exemple, si vous expédiez beaucoup de produits, vous voudrez peut-être faire le suivi de vos coûts de différents transporteurs séparément. Dans chaque ligne de compte, vous pouvez créer des sous-catégories pour les différentes dépenses associées à chaque fournisseur.

Conseils pour organiser le plan comptable

De nombreux systèmes comptables sont préconfigurés avec un plan comptable dont les postes comprennent des en-têtes numérotés comme « 1430.2 » et « 530.8 ». Ces chiffres pourraient être pratiques pour les grands cabinets comptables, mais ils sont souvent inutiles pour les entrepreneurs et les petites entreprises.

Lorsque vous configurez vos postes pour la première fois, restez simple. Assurez-vous que vos postes ont des titres qui ont un sens pour vous et pour votre comptable. Utilisez des titres simples comme « frais bancaires » ou « équipement d’embouteillage ».

Au fil du temps, vous pourriez avoir envie de créer un nouveau poste pour chaque opération. Cependant, cela pourrait encombrer le graphique de votre entreprise et rendre la navigation difficile. Tirez plutôt parti des comptes rattachés de votre logiciel de comptabilité.

Par exemple, imaginons que vous devez créer un nouveau compte pour les « Frais PayPal ». Au lieu de créer une nouvelle ligne dans votre plan comptable, vous pouvez créer un compte rattaché sous « Frais bancaires ». De même, si vous payez le loyer d’un bâtiment ou d’une pièce d’équipement, vous pouvez configurer un compte « dépenses de location » avec des comptes rattachés pour « loyer du bâtiment » et « location de matériel ».

Un logiciel de comptabilité peut vous aider à gérer votre plan comptable

À mesure que votre entreprise croît, il en va de même pour votre besoin de rapports précis, rapides et lisibles. Votre plan comptable vous aide à comprendre le passé et à vous tourner vers l’avenir. Un plan comptable doit assurer la transparence et la simplicité de la comptabilité de votre entreprise. Cela vous permettra de déterminer rapidement votre santé financière afin de prendre des décisions éclairées à l’avenir.

Avecun logiciel de comptabilité en ligne, vous pouvez organiser vos comptes de bilan et en faire le suivi. Peu importe si vous êtes un entrepreneur qui lance une entreprise ou un propriétaire qui cherche à simplifier ses pratiques, un logiciel de comptabilité peut vous aider à faire le travail.