Comprendre la balance de vérification

En tant que propriétaire d’entreprise, vous connaissez probablement la balance de vérification qui est souvent préparée à la fin de chaque période comptable. Puisque les logiciels comptables modernes ont pour fonction commune de créer, de mettre à jour et de présenter automatiquement la balance de vérification, il est important d’en comprendre le fonctionnement.

Qu’est-ce qu’une balance de vérification?

La balance de vérification est un état comptable utilisé dans un système d’enregistrement en partie double. Généralement préparé après l’enregistrement de plusieurs écritures, ce rapport totalise les débits et les crédits pour vous aider à repérer toute erreur d’enregistrement.

Pourquoi préparer une balance de vérification?

La préparation d’une balance de vérification vous aide à détecter toute erreur éventuelle. Si la somme de tous les débits n’est pas égale à celle de tous les crédits, vous saurez que vous avez une erreur de comptabilisation. De plus, une balance de vérification aide à détecter les soldes de compte anormaux. Par exemple, une balance de vérification peut révéler un solde négatif dans un compte de dépenses que vous devrez rectifier.

Comment préparer une balance de vérification?

En général, vous inscrivez vos différents comptes dans une grille à trois colonnes. Le libellé du compte se trouve à l’extrême gauche, par exemple Compte de caisse, Comptes clients, Compte de terrains, Comptes fournisseurs ou Compte de dépenses de services publics. La colonne immédiatement à droite énumère vos débits en dollars. Les crédits vont dans la colonne à droite de la colonne des débits.

Pour commencer votre balance de vérification, dressez la liste de vos comptes, ajoutez une colonne pour les débits, puis une autre colonne pour les crédits. Inscrivez le total de chaque compte dans la colonne appropriée, et le total général au bas de la colonne. Le total des débits et le total des crédits indiqués au bas de la balance de vérification devraient être égaux.

La balance de vérification peut également contenir des colonnes pour refléter les écritures d’ajustement. Ainsi, vous pouvez faire le suivi des modifications entre la balance de vérification d’origine et la balance de vérification après régularisations.

Comment lire une balance de vérification?

La balance de vérification est présentée d’une manière particulière. La liste des comptes est affichée à gauche. Ces comptes peuvent être ordonnés par type de compte (actifs suivis des passifs, puis des produits, par exemple). Gardez cependant à l’esprit que ces comptes se confondent les uns avec les autres, car ils ne sont pas regroupés par classification.

Une colonne à droite indique le solde débiteur de chacun de vos comptes; elle est suivie par une colonne indiquant le solde créditeur de chaque compte. Le total des deux colonnes est indiqué au bas du rapport; si les deux totaux ne sont pas égaux, une erreur de saisie est enregistrée.

Qu’est-ce qu’une balance de vérification après régularisations?

Une balance de vérification après régularisations reflète les modifications apportées à la balance de vérification d’origine. On indique ces modifications en ajoutant des colonnes à la droite du rapport. Deux colonnes sont ajoutées : l’une affiche les changements de débits et l’autre, les changements de crédits. Un nouveau total général est calculé dans les nouvelles colonnes. Vous pouvez faire le suivi des données que vous avez déjà saisies dans les états au moyen d’une balance de vérification après régularisations pendant la période de clôture mensuelle.

Quels sont les avantages de la balance de vérification?

La balance de vérification permet de repérer les erreurs de comptabilisation dans les journaux. Une autre balance de vérification est créée après toutes les écritures d’ajustement; elle inclut toutes les modifications apportées dans les nouvelles colonnes. Ainsi, vous pouvez utiliser la balance de vérification pour faire le suivi des modifications dans certains comptes. La balance de vérification permet également de repérer facilement toute activité qui ne devrait pas être enregistrée dans les comptes.

Comme la balance de vérification présente tous les comptes avec tous les soldes en un seul endroit, elle constitue un outil utile pour la préparation des états financiers. Utilisez la balance de vérification pour vérifier les soldes des comptes et vous assurer que tous les soldes de fermeture sont raisonnables et présentés correctement.

Quelles sont les limites de la balance de vérification?

Bien que la balance de vérification soit une fonction clé de votre gestion financière, il est important de se rappeler qu’elle ne permet pas précisément de cerner des erreurs. Elle indique simplement si le solde total est correct ou incorrect.

De plus, la balance de vérification ne vérifie que les totaux agrégés et ne permet donc pas de repérer les écritures de journal erronées.

Par exemple, supposons que vous effectuez un redressement manuel indiquant que le montant du débit et du crédit est de 500 $. Si le montant exact devait être de 300 $, la balance de vérification ne permettra pas de cerner cette erreur de 200 $.

À ce stade, vous devrez vérifier que vos soldes ne contiennent pas d’erreurs, refaire les calculs dans vos sommaires de journal, et vous assurer que votre grand livre et votre journal ne contiennent pas d’erreurs afin de résoudre ces messages d’erreur et d’avancer avec assurance sur le plan financier.

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