Comment consigner des écritures de journal dans QuickBooks?

December 7, 2016Temps de lecture : 2 minutes

Les écritures de journal vous permettent de corriger les renseignements inexacts dans vos documents comptables ou d’ajouter des opérations qu’il vous est impossible d’ajouter dans d’autres sections du logiciel, par exemple des redressements d’impôt ou des charges de dépréciation. En tant que propriétaire de petite entreprise, vous devez bien connaître cette fonction de votre logiciel comptable QuickBooks. Découvrez les étapes à suivre et les pièges courants à éviter en ce qui a trait aux écritures de journal.

Écriture de journal initiale

Sélectionnez l’entreprise dans le menu qui se trouve en haut de l’écran, puis choisissez Créer des écritures de journal générales. Une nouvelle fenêtre s’affiche alors pour vous permettre de créer votre écriture de journal. Vous n’avez qu’à remplir les champs en conséquence. S’il s’agit de votre première écriture de journal, ajoutez un numéro dans le champ qui se trouve près du haut de la fenêtre. Après la première écriture, le logiciel générera automatiquement un numéro pour vos nouvelles écritures de journal. La date est aussi inscrite automatiquement, mais vous pouvez la modifier manuellement au besoin.

Détails de base

Au centre de la fenêtre se trouve un tableau, un peu comme dans un registre comptable ou une feuille de calcul. Les en-têtes de chaque colonne affichent Compte, Débit, Crédit, Mémo, Nom, Facturable et Catégorie. Trouvez le compte que vous souhaitez modifier dans le menu déroulant Compte, puis notez le débit ou le crédit correspondant. Répétez le processus pour toutes les opérations que vous souhaitez inclure dans votre écriture de journal.

Imaginez que vous avez inscrit un paiement de 100 $ à votre compagnie d’assurances, mais que, par erreur, vous l’avez inscrit dans la section Services publics de votre logiciel comptable. Dans ce cas, vous devez sélectionner le compte Services publics et saisir un débit de 100 $. À la ligne suivante, sélectionnez le compte Assurance, puis saisissez un crédit de 100 $. Vous pouvez utiliser la colonne Mémo pour expliquer la modification.

Autres détails

Si vous créez une écriture de journal en lien avec des comptes clients ou des comptes fournisseurs, vous devez saisir le nom d’un client ou d’un fournisseur dans la colonne Nom de l’écriture de journal. Par exemple, si vous avez envoyé une facture de 500 $ à un client, mais que le montant aurait plutôt dû être de 200 $, sélectionnez Comptes clients au moment de créer l’écriture de journal. Dans ce cas, QuickBooks vous demande de sélectionner le nom du client associé à la modification. Si une écriture de journal concerne le compte d’un client et que vous souhaitez que le logiciel génère une facture, cochez la case qui se trouve sous Facturable.

Solde nul

Puisque QuickBooks est un système comptable à partie double, toutes les écritures s’affichent dans deux colonnes afin de créer un équilibre. Lorsque vous créez une écriture de journal, vous amorcez une modification directe de vos documents comptables. Vous devez donc indiquer au logiciel ce qui doit être modifié et veiller à ce que l’ensemble des postes de chaque écriture de journal crée un solde nul.

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