Il peut être utile de conserver des documents, comme des reçus ou des factures, pour soutenir l’information que vous enregistrez dans votre logiciel comptable. En cas d’audit, cette information peut être essentielle. Découvrez comment enregistrer des documents dans QuickBooks en ligne et lier les documents à des opérations en particulier.
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Joindre des documents aux opérations dans QuickBooks en ligne
Joindre des documents dans QuickBooks
QuickBooks en ligne vous permet de joindre des documents à différentes opérations, y compris les écritures de journal général, les notes de crédit, les factures à payer et les débits de carte de crédit. Vous pouvez également ajouter des documents à des rajustements de la quantité en stock, à des profils de fournisseur et à plusieurs autres champs. Tous les champs admissibles sont marqués d’un trombone.
Pour ajouter un document, vous devez d’abord le téléverser dans le centre de documents de QuickBooks. Ensuite, il suffit de cliquer sur le trombone, de sélectionner le fichier souhaité dans la liste de documents enregistrés et de double-cliquer dessus pour le joindre. Si nécessaire, vous pouvez joindre plusieurs documents à une même opération.
Pour récupérer des documents, vous pouvez les rechercher dans votre centre de documents de QuickBooks, ou y accéder en cliquant sur le trombone à côté de l’opération. Vous pouvez imiter ce processus dans QuickBooks Desktop en utilisant SmartVault.
Utiliser des documents pour les audits
L’Agence du revenu du Canada (ARC) vous demande de conserver tous les documents relatifs à l’impôt pendant au moins six ans après avoir produit votre déclaration de revenus. Le stockage de documents dans QuickBooks peut être une excellente manière d’organiser des documents. Par exemple, imaginons que l’auditeur a une question au sujet d’une dépense en particulier. Il vous suffit de chercher l’entrée correspondante dans votre logiciel comptable, de cliquer sur l’icône de trombone, puis d’exporter les pièces justificatives pour que l’auditeur les examine.
Cependant, ce type de tenue de dossiers comporte des risques. Si vous retirez ou condensez des documents comptables dans QuickBooks, vous devez faire attention à ne pas supprimer accidentellement un des documents joints.
L’ARC a des exigences strictes quant aux documents qui peuvent être présentés lors d’un audit. Les documents créés numériquement doivent être stockés numériquement, mais, si vous convertissez des documents papier au format numérique, vous devez faire en sorte qu’ils soient lisibles et accessibles. Il est recommandé de conserver le document papier original comme copie de sauvegarde au cas où.
Stocker des documents supplémentaires
En plus d’utiliser les outils de stockage de documents dans QuickBooks en ligne et QuickBooks Desktop, vous pouvez utiliser d’autres programmes de stockage de documents. Par exemple, LedgerDocs offre des outils de gestion des documents, et peut être synchronisé avec votre logiciel comptable QuickBooks. LedgerDocs vous permet de téléverser des documents de différentes façons. Vous pouvez photographier un reçu, numériser un relevé bancaire, envoyer une facture par courriel ou utiliser plusieurs autres méthodes pour enregistrer vos documents. Si vous le souhaitez, vous pouvez ensuite ajouter ces documents à QuickBooks en ligne et enregistrer la copie originale dans LedgerDocs. Puisque LedgerDocs est une application infonuagique, vous pouvez également l’utiliser pour transmettre des documents à votre comptable, à votre conseiller en affaires ou à d’autres membres de votre personnel.
Références et ressources
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