Toute entreprise devra gérer des produits constatés d’avance à un moment donné. En tant que propriétaire d’une petite entreprise, il vous appartient de déterminer la meilleure façon de gérer et de déclarer les produits constatés d’avance dans vos registres comptables.
Voici tout ce que vous devez savoir à propos des produits constatés d’avance et de leur incidence sur votre petite entreprise.
Les produits constatés d’avance désignent les sommes que les petites entreprises perçoivent auprès de leurs clients pour des produits ou des services qui n’ont pas encore été fournis. Plus simplement, il s’agit d’actifs prépayés par le client à l’entreprise pour des biens ou des services qui seront fournis à l’avenir.
En comptabilité, les produits constatés d’avance sont comptabilisés dans un compte distinct, qui figure au bilan de l’entreprise. Ils sont classés comme des passifs à court terme, car il s’agit de dettes envers le client. Une fois que la livraison a été effectuée et que votre entreprise a finalement livré les biens ou les services payés d’avance, les produits constatés d’avance sont convertis en revenu au bilan.
« Produits constatés d’avance » et « produits reportés » sont synonymes, tout comme « produits reportés » et « revenus impayés ». Tous ces termes désignent les produits constatés d’avance en comptabilité.
Votre entreprise peut enregistrer des produits constatés d’avance dans ses comptes pour plusieurs raisons. Une telle comptabilisation des produits constatés d’avance peut se produire pour les postes suivants :
Pour un exemple de produit constaté d'avance, prenons le cas de James. Comme James adore les surprises, il décide de souscrire un abonnement de six mois auprès d’une entreprise de lots aléatoires populaire, qui lui enverra chaque mois un lot thématique rempli d’articles surprises. James paie 40 $ par lot à Beeker’s Mystery Boxes pour un abonnement de six mois totalisant 240 $.
James a payé ce montant au magasin, mais n’a pas encore reçu ses lots mensuels. Par conséquent, Beeker's Mystery Boxes enregistre 240 $ comme produit constaté d'avance dans ses registres.
Chaque mois, une fois que James aura reçu son lot aléatoire, Beeker’s retirera 40 $ des produits constatés d'avance pour les convertir en revenu, puisque James est maintenant en possession des biens qu’il a achetés. À la fin de la période de six mois, tous les produits constatés d’avance ont été convertis en revenus, car James a reçu les six boîtes mystères qu’il a payées au départ.
Voici un exemple de l’entreprise Beeker’s Mystery Box et de ce à quoi son bilan comptable pourrait ressembler. Comme vous pouvez le voir, les produits constatés d’avance figurent sur le côté droit du bilan, dans la colonne des passifs à court terme.
Une entreprise doit enregistrer les produits constatés d’avance dans ses journaux comptables et dans son bilan lorsqu’un client a payé à l’avance pour un bien ou un service qu'elle n'a pas encore livré. Une fois le bien ou le service livré au client, le produit constaté d’avance est converti en revenu dans les comptes de l'entreprise.
La création et le rajustement des écritures de journal pour les produits constatés d’avance seront plus faciles si votre entreprise utilise la méthode de comptabilité d’exercice pour enregistrer ses opérations.
Lorsqu’un client paie un service à l’avance, votre entreprise doit rajuster son bilan ainsi que les écritures de journal liées aux produits constatés d’avance. Votre entreprise devra utiliser la méthode de comptabilité en partie double pour créditer un compte et débiter un autre compte des montants correspondants.
Les produits constatés d’avance doivent être inscrits dans votre journal comme crédit au compte des produits constatés d’avance et débit au compte de caisse. Cette écriture de journal illustre le fait que l’entreprise a reçu de l’argent pour un service, mais qu’il a été gagné à crédit, c’est-à-dire qu’il s’agit d’un prépaiement pour des biens ou des services futurs.
Une fois que les biens ou les services auront été livrés et que le client aura reçu le bien ou service payé, l’entreprise devra remplacer son écriture de journal précédente par une autre écriture en partie double. Cette fois-ci, l’entreprise débitera le compte des produits constatés d’avance, et créditera le compte des revenus de services, du montant correspondant.
Les produits constatés d'avance devont donc être comptabilisés deux fois dans les registres de l’entreprise : lorsqu'ils sont reçus et lorsque le bien ou service payé est livré.
Vous trouverez ci-dessous un exemple des deux écritures de journal que votre entreprise devra créer lors de la comptabilisation des produits constatés d’avance. Si nous reprenons l’exemple précédent, Beeker’s Mystery Boxes enregistrera ses opérations avec James dans ses journaux comptables.
Les produits constatés d’avance sont considérés comme des passifs d’une entreprise, car il s’agit d’une dette envers les clients. Ils sont classés en tant que passifs à court terme jusqu’à ce que les biens ou les services aient été livrés au client. Ils devront ensuite être convertis en revenus.
Non, les produits constatés d’avance ne figurent pas dans l’état des résultats. Les produits constatés d'avance figurent au bilan de l’entreprise dans la catégorie des passifs à long terme.
La comptabilisation des produits constatés d’avance peut s’avérer délicate pour les entreprises qui doivent composer avec des entrées et des sorties de fonds continues. Pourquoi ne pas se doter d’un logiciel de qualité pour assurer le suivi des flux de trésorerie et générer automatiquement des rapports financiers?
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