14 questions à se poser avant de choisir un logiciel comptable

La comptabilité des petites entreprises n’est pas une blague. Lorsqu’il s’agit de gérer la santé financière d’une petite entreprise, une erreur ou une erreur peut coûter plus cher que prévu. Pour cette raison, les propriétaires d’entreprise doivent avoir à leur disposition des outils comptables fiables et complets pour les aider avec les finances de l’entreprise.

De nombreux propriétaires d’entreprise se tournent vers des logiciels de comptabilité et de tenue de comptes pour répondre à leurs besoins en matière de comptabilité. Si vous êtes à la recherche d’un tel outil pour votre petite entreprise, voici ce que vous devez savoir lorsque vous magasinez pour les bons produits.

Ce sont les 14 questions que vous devez vous poser en tant que propriétaire d’entreprise lorsque vous effectuez une recherche pour trouver l’entreprise de logiciel que vous avez choisie.

1. Un logiciel de comptabilité peut-il fonctionner avec les méthodes de comptabilité de caisse et d’exercice?

Selon la méthode comptable que votre petite entreprise utilise pour faire le suivi de ses opérations et garder ses comptes en ordre, vous aurez besoin d’un logiciel qui correspond à votre système. Si votre petite entreprise utilise comptabilité de caisse ou d’exercice Pour reconnaître et enregistrer les revenus, un logiciel de qualité doit permettre aux utilisateurs d’utiliser les deux et de passer facilement de l’un à l’autre au besoin.

2. Ce système logiciel a-t-il toutes les fonctions dont j’ai besoin?

De quelles fonctions logicielles votre entreprise a-t-elle besoin? De nombreux logiciels comptables gratuits à télécharger offrent aux utilisateurs un ensemble de fonctions pour les aider dans leurs besoins en matière de comptabilité. Toutefois, pour obtenir l’ensemble complet des fonctions, votre entreprise devra généralement acheter le logiciel et un abonnement aux services .

Lorsqu’elles achètent le logiciel, les entreprises doivent réfléchir à la façon dont ces fonctions peuvent améliorer leurs processus internes sur tous les plans, et pas seulement sur les plans financiers. Un logiciel de comptabilité pour petites entreprises comme QuickBooks en ligne aide les entreprises à gestion des flux de travaux, la facturation, le traitement des paiements et plus encore.

Il existe même des fonctions supplémentaires comme la planification des horaires des employés et le suivi des heures travaillées .traitement de la paie, offrant aux petites entreprises tous les outils dont elles ont besoin pour réussir.

3. Y a-t-il de la place pour grandir?

L’une des pires choses qu’un propriétaire de petite entreprise puisse faire est d’intégrer un logiciel à son infrastructure interne pour se rendre compte qu’il ne peut pas évoluer avec la croissance de l’entreprise. Par conséquent, l’évolutivité du logiciel devrait peser lourd dans votre décision. Le produit a-t-il la capacité de croître avec vous et de couvrir les nouvelles fonctions et exigences nécessaires à l’expansion? Existe-t-il des modules complémentaires et d’autres options logicielles que vous pouvez utiliser lorsque vous en avez le plus besoin?

4. Le propriétaire de l’entreprise peut-il partager des renseignements avec ceux qui en ont besoin?

Qu’il s’agisse de fournir de l’information comptable à des conseillers comptables professionnels ou de montrer un aperçu de votre entreprise à vos employés, il est toujours utile de pouvoir partager les données nécessaires par l’intermédiaire du logiciel. Vous voudrez donc vous demander si ce logiciel comptable utilisé au Canada peut facilement partager l’accès et les données avec vos employés ou des fournisseurs de services externes - que ce soit par la capacité multi-utilisateur, les rapports téléchargeables, par courriel ou facturation électronique.

5. Pouvez-vous restreindre l’accès aux utilisateurs?

Dans le même esprit que le partage de l’accès à l’information, pouvez-vous également refuser l’accès aux données aux utilisateurs? Étant donné que les logiciels de comptabilité offrent des fonctions multi-utilisateurs pour permettre aux propriétaires de petites entreprises de partager leurs comptes avec leurs employés, ils ont également besoin d’un moyen de gérer et de restreindre l’accès des utilisateurs à d’autres facettes de la plateforme du logiciel.

Par conséquent, ce logiciel permet-il aux propriétaires d’entreprise et aux utilisateurs principaux du compte de surveiller d’autres utilisateurs du compte, y compris l’accès des employés? En vous assurant que les restrictions relatives aux utilisateurs sont en place, vous pouvez ajouter une autre couche de sécurité à vos données financières.

6. Que disent les autres petites entreprises au sujet de ce logiciel?

C’est toujours une bonne idée de consulter les évaluations lorsque vous magasinez pour des produits. De nombreuses entreprises essaieront les logiciels comptables gratuits à télécharger avant vous, alors jetez un coup d’œil à leurs expériences. Donc, avant de décider d’un achat, voyez ce que d’autres entreprises similaires disent à ce sujet .

Jetez également un coup d’œil à la base d’utilisateurs. L’option logicielle que vous envisagez est-elle connue par des millions d’entreprises et de travailleurs autonomes, ou est-elle relativement inconnue sur le marché? Une entreprise bien connue et marque évaluée est plus susceptible d’offrir des services et un soutien dignes de confiance. Un logiciel comme QuickBooks d’Intuit compte des millions d’utilisateurs dans le monde taux d’évaluation élevés, vous savez donc que c’est un produit réputé.

7.  Le logiciel est-il compatible avec le nuage?

Les logiciels basés sur le nuage devraient être un facteur essentiel dans votre décision, car il existe de nombreux avantages de l’infonuagique. Un logiciel comptable infonuagique permet aux utilisateurs d’accéder à leurs données financières de n’importe où dans le monde, en tout temps. Fini le temps où un logiciel était téléchargé localement sur un ordinateur et qu’il était impossible d’y accéder sans d’abord être installé sur l’appareil. Désormais, les utilisateurs peuvent accéder aux données pertinentes de leur compte à partir de n’importe quel appareil utilisant Internet .

Les capacités infonuagiques permettent également des mises à jour automatiques, de sorte que vous n’aurez pas besoin de réinstaller de nouvelles fonctions ou de corriger des bogues. Et les petites entreprises n’auront pas à craindre de perdre leurs données comptables importantes en cas de panne de leur ordinateur de bureau ou de leur appareil, car les comptes sont automatiquement enregistrés dans le stockage infonuagique pour les protéger contre la perte de renseignements .

8.  Cette marque offre-t-elle un logiciel homologué par l’ARC?

Ces entreprises de logiciels de comptabilité offrent-elles des produits homologués par l’Agence du revenu du Canada (ARC) et le gouvernement? Les entreprises ont besoin d’un logiciel homologué par l’ARC si elles souhaitent utiliser les fonctions de comptabilité pour produire leurs déclarations de revenus. Un logiciel conforme aux exigences du gouvernement est nécessaire pour configurer les déclarations de revenus et les soumettre au Portail IMPTNET de l’ARC.

9. Existe-t-il une fonction de création de rapports pour vous aider avec Business Insight?

Le logiciel que vous avez choisi peut-il fournir des indications précieuses sur votre santé financière ?Générer des rapports financiers et les relevés de compte, comme l’état des résultats et l’état des flux de trésorerie, constituent une partie importante du processus de comptabilité. Vous aurez donc besoin d’un logiciel qui fournit ces fonctions à votre entreprise. La fonction de rapport devrait également être en mesure de configurer des présentations et des sommaires professionnels pour partager l’information à l’interne et à l’externe .

10. Peut-il se synchroniser avec d’autres applications et logiciels?

L’intégration de plusieurs applications est une fonction nécessaire si votre petite entreprise utilise plusieurs logiciels pour fonctionner. Comme la comptabilité couvre tous les aspects des finances d’une entreprise, elle doit être connectée à vos autres systèmes de processus internes pour assurer un suivi précis de ces éléments .

La synchronisation des applis vous permet de connecter des solutions logicielles à d’autres plateformes nécessaires, comme la gestion des stocks, la paie, les fonctions de commerce électronique ,Suivi des heures travaillées et des employés, et d’autres applications liées à l’industrie. Avant d’opter pour le logiciel comptable, assurez-vous qu’il offre une marché des applis qui affiche toutes les applications avec lesquelles le logiciel peut se synchroniser et s’intégrer pour répondre à tous vos besoins.

11. Ce logiciel comptable fonctionne-t-il sur toutes les plateformes?

Quel que soit le logiciel utilisé par votre petite entreprise, vous aurez besoin d’un système de comptabilité qui peut fonctionner à l’aide de cette plateforme. Qu’il s’agisse de Windows ,Mac, ou Linux, il est nécessaire de trouver un outil de comptabilité qui fonctionne sur votre logiciel établi. Sinon, comment pouvez-vous tirer parti de cet outil essentiel s’il ne fonctionne pas avec votre système d’exploitation actuel?

12. Mes données financières seront-elles sécurisées?

Ces entreprises de logiciels de comptabilité offrent-elles des produits sécurisés et protégés contre le piratage et l’hameçonnage pour votre organisation? Étant donné que les logiciels de comptabilité traitent les données financières privées et sont liés directement aux comptes bancaires, ces outils doivent avoir suffisamment de mesures de sécurité pour se protéger contre les menaces extérieures, d’autant plus que ces stratagèmes préjudiciables sont en hausse en cette ère technologique.

Par conséquent, votre entreprise aura besoin d’un logiciel d’un fournisseur de logiciels qui utilise le chiffrement des données et des sauvegardes pour garder les contacts de vos clients, vos données comptables et vos renseignements financiers à l’abri des regards indiscrets.

13. La marque du logiciel offre-t-elle un soutien et des ressources à la clientèle?

Les logiciels comptables utilisés au Canada devraient toujours offrir soutien à la clientèle à leurs clients. Si quelque chose ne va pas avec le logiciel, vous devrez pouvoir accéder facilement au réseau de soutien de la marque et à un représentant du service à la clientèle pour résoudre ce problème. Le fournisseur du logiciel de comptabilité que vous avez choisi devrait également ressources pour les petites entreprises pour fournir des connaissances et des renseignements propres au secteur d’activité afin d’aider les entreprises à prospérer.

14. Puis-je payer le coût mensuel?

Enfin, au moment de choisir un logiciel, assurez-vous que vous pouvez vous permettre les frais d’abonnement mensuels à leurs services. Le logiciel ne sera d’aucune utilité pour votre entreprise si vous ne pouvez vous le permettre que pour la moitié de l’exercice financier .

Votre entreprise peut trouver des prix abordables pour un ensemble complet d’outils en obtenant l’aide d’entreprises de logiciels de comptabilité comme Intuit. Cette marque canadienne offre des logiciels comptables de qualité à un prix abordable .

Les petites entreprises peuvent profiter des téléchargements gratuits de logiciels de comptabilité, car QuickBooks offre maintenant un essai gratuit à tous les clients potentiels. Inscrivez-vous à votre essai gratuit et faites l’expérience des pouvoirs comptables de QuickBooks en ligne pour vous aider à améliorer les finances de votre entreprise dès aujourd’hui.